Kommuniziert wird in Unternehmen immer, aber die Art und Weise macht den Unterschied. Während viele Unternehmen zwar zusehends mit flachen Hierarchien werben, gehört die Top-Down-Kommunikation deswegen nicht automatisch der Vergangenheit an. In vielen Situationen kann solch ein Top-Down-Management durchaus Vorteile freilegen und für Klarheit sorgen – eine gehörige Portion Fingerspitzengefühl sollten Führungskräfte aber unbedingt mitbringen.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei der Top-Down-Kommunikation wird von oben nach unten kommuniziert, sie ist also das Gegenstück zum Bottom-Up-Ansatz.
- Die interne Kommunikation in Unternehmen ist nach wie vor einer der am häufigsten genannten Kritikpunkte von Mitarbeitenden: Rund die Hälfte der deutschen Arbeitnehmenden nennt interne Kommunikation als Schwachstelle ihres Arbeitgebenden.
- Top-Down, Bottom-Down/Up: Jeder Kommunikationsstil hat Vor- und Nachteile, weshalb sich manchmal auch ein gesunder Mix aus Kommunikationsstilen empfiehlt.
- Was ist ein Top-Down-Prinzip? Mehr zur Definition und Abgrenzung
- Wo liegen die Vorteile einer Top-Down-Kommunikation?
- Nachteile gibt es ebenso – welche sind das?
- Abgrenzung gegenüber anderen Kommunikationsstilen
- Der Werkzeugkasten der Top-Down-Kommunizierenden
Was ist ein Top-Down-Prinzip? Mehr zur Definition und Abgrenzung
Die Funktionsweise steckt schon im Namen: Kommuniziert wird von oben nach unten, der Kommunikationsstil ist also eng mit klassischen Hierarchien in Unternehmen verbunden. Die Geschäftsleitung kommuniziert nach unten, hin zu Führungskräften und Abteilungsleitenden, selbige wiederum weiter nach unten hin zu den Mitarbeitenden. Auch eine „Durchgangs-Kommunikation“ ist denkbar, bei der Mitarbeitende der unteren Hierarchieebenen Anweisungen direkt von der Geschäftsführung bekommen. Das ist ein Klassiker, vor allem in deutschen KMUs und Gründer-geführten Betrieben.
Daran angelehnt, aber nicht identisch dazu, ist die Top-Down-Kommunikation nach dem Pyramidenprinzip. Das wiederum sieht vor, dass zunächst Hauptgedanken, dann wichtige Erkenntnisse zu diesen Hauptgedanken und dann über Details gesprochen wird. Sie können die Pyramiden-Kommunikation natürlich auch in Ihr internes Top-Down-Management integrieren. Das schafft Klarheit und Struktur. Ein absolutes Must-have, wenn Sie als „Sender“ aufgrund Ihrer höhergestellten Position viele „Empfänger“ mit Ihrer Message erreichen wollen.
Wo liegen die Vorteile einer Top-Down-Kommunikation?
Es würden nicht so viele Unternehmen diesen Ansatz nutzen, wenn er denn nicht gewichtige Vorteile hätte. Korrekt umgesetzt, sind das zum Beispiel:
- wichtige Informationen und strategische Ziele werden einheitlich, klar und von einem festen „Sender“ kommuniziert
- Stärken besitzt dieser Ansatz, wenn Schnelligkeit ein entscheidender Faktor ist, da sich so quasi alle Mitarbeitenden mit einmal erreichen lassen
- Führungskräfte und die Geschäftsführung behalten die maximale Kontrolle darüber, was wie genau und in welcher Form kommuniziert wird
- es entsteht eine Einheitlichkeit der Botschaft, sowohl in der Aussage als auch der Tonalität
Diese Vorteile führen im nächsten Schritt zu zwei wichtigen Zielen, die dieser Kommunikationsstrategie übergeordnet sind: Durch die klare und einheitliche Kommunikation reduziert sich das Risiko für Missverständnisse und Fehler durch ungenaue Informationen. Außerdem legt der Kommunikationsstil das Fundament für zügige Entscheidungen – zum Beispiel auch in wirklichen Notphasen, falls es im Unternehmen zu einer Krise gekommen ist oder sich ein „Shitstorm“ ankündigt.
Nachteile gibt es ebenso – welche sind das?
Kein Kommunikationsstil der Welt ist eine Allzweckwaffe. Speziell bei einer falschen Umsetzung können Unternehmen durch schlechte Kommunikation erhebliche Schäden entstehen. Die US-amerikanische „Society for Human Resource Management“ bezifferte die wirtschaftlichen Schäden von schlechter Kommunikation bei Unternehmen mit 100.000 Mitarbeitenden zuletzt auf rund 64 Millionen US-Dollar pro Jahr. Selbst KMUs mit weniger als 100 Mitarbeitenden verlieren dadurch noch rund 420.000 US-Dollar jährlich.
Auch bei der Top-Down-Kommunikation sind etwaige Nachteile frühzeitig zu berücksichtigen, um präventiv Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Nachteile sind unter anderem:
- Mitarbeitende unterer Hierarchien sind quasi immer nur Empfänger, was zu Lasten des Betriebsklimas gehen kann
- wenn Informationen mehrere Hierarchiestufen nacheinander durchlaufen, können diese verzerrt oder verfälscht werden
- existiert kein Feedback-Loop für die einzelnen Empfänger, könnten sich diese übergangen fühlen, auch wird so nicht auf potenzielle schlechte Entscheidungen reagiert
- fehlt es den Sendern (Führungskräften) an wichtigen kommunikativen Soft Skills, kann das zu Frust und Demotivation führen
Abgrenzung gegenüber anderen Kommunikationsstilen
Die Top-Down-Kommunikation ist lediglich eine Möglichkeit: Natürlich kann auch ganz anders kommuniziert werden. Vielleicht wird die Top-Down-Kommunikation sogar nur in Notfällen oder bei besonders wichtigen Entscheidungen, allgemein im Unternehmen aber ein anderer Stil genutzt.
Das bringt uns nun zum kompletten Gegenteil, nämlich dem Bottom-Up-Ansatz. Wie der funktioniert, ist auch hier schon am Namen erkennbar. Mitarbeitende unterer Hierarchien kommunizieren also nach oben, zum Beispiel, indem sie Probleme ansprechen, Feedback geben oder eigene Ideen einbringen. Der Bottom-Up-Ansatz könnte selbst bei einer Top-Down-Kommunikation genutzt werden, zum Beispiel als separater Feedback-Kanal.
In Organisation, wo es de facto gar keine Hierarchien gibt, können beide Ansätze keine Anwendung finden – das liegt schon in der Natur der Sache. Stattdessen kommt es bei wirklich flachen Hierarchien sowohl zur lateralen als auch zur zirkulären Kommunikation. Erstere beschreibt die Kommunikation zwischen Kollegen*innen auf einer Stufe, letztere hingegen einen Austausch über jegliche Ebenen hinweg. Sie haben es sicherlich schon bemerkt: Auch diese Kommunikationsstile können eine Top-Down-Kommunikation ergänzen. Praktisch werden sie es sowieso – denn Kollegen*innen in Abteilungen sprechen natürlich immer miteinander.
Der Werkzeugkasten der Top-Down-Kommunizierenden
Ihr symbolischer Kommunikations-Werkzeugkasten hat, wie die meisten richtigen Werkzeugkästen ebenso, zwei Ebenen. Auf der obersten Ebene davon befinden sich die großen, wirklich wichtigen Dinge. Also die, die Ihre Kommunikation wirklich prägen und Ihren Stil ausmachen. Wenn Sie von oben nach unten kommunizieren, dann sind das beispielsweise rhetorische Fähigkeiten, aber auch Empathie. Rhetorik und Ausdruck helfen Ihnen, die Informationen klar und verständlich zu vermitteln. Empathie und Menschenkenntnis stellen sicher, dass Sie die Empfänger der Botschaft nicht vor den Kopf stoßen oder diese sich übergangen fühlen.
Auf der unteren Ebene Ihres Werkzeugkastens sind die kleinen und großen Instrumente, die Sie schließlich nutzen. Das sind mit Hinblick auf die Top-Down-Kommunikation unter anderem:
- E-Mails und Nachrichten im Intranet
- Videochats
- Meetings
- offene Gesprächsrunden
- Newsletter
Parallel dazu sind da auch Feedbackmechanismen enthalten, mit denen Sie eben jenes Feedback erhalten. Das könnten interne Umfragen oder beispielsweise Sprechstunden zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitenden sein.
Eine Business Management Software wie die von Factorial liegt natürlich ebenfalls in Ihrem symbolischen Werkzeugkasten. Von der Projektzeiterfassung über 360-Grad-Umfragen bis hin zum Performance-Management können Sie über Factorial einerseits kommunizieren, vor allem aber wichtige Hintergründe Ihrer noch auszusprechenden Botschaft zusammentragen.