Angesichts der folgenden Zahlen wird schnell deutlich, warum eine Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz wichtig ist: Allein im Jahr 2021 verzeichnete die Deutsche Unfallversicherung fast 1 Million gemeldete Arbeits- und Wegeunfälle. Davon sind etwa 800.000 direkte Arbeitsunfälle. Die Zahl der Unfälle ist dabei gegenüber dem Vorjahr sogar gestiegen.
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für sichere Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz für Ihre Beschäftigten zu sorgen. Eine Maßnahme, um diese herzustellen, ist die Gefährdungsbeurteilung.
Was zu einer solchen Beurteilung genau gehört, erfahren Sie im folgenden Artikel.
- Gefährdungsbeurteilung: Definition
- Wie wird eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt?
- Psychische Gefährdungsbeurteilung
- Wer ist zuständig für die Gefährdungsbeurteilung?
- Besondere Regelungen zum Homeoffice
- Besonders zu schützende Gruppen
Gefährdungsbeurteilung: Definition
Eine Gefährdungsbeurteilung beschreibt die Analyse und die Beurteilung aller möglichen Gefährdungen an einem Arbeitsplatz oder während einer Tätigkeit, denen die Beschäftigten ausgesetzt sein könnten.
Die Gefährdungsbeurteilung ist somit ein zentrales Element des Arbeitsschutzes.
Wichtig: Laut § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), seit 1996 in Kraft, sind Arbeitgeber verpflichtet, durch eine Beurteilung „der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundene Gefährdung zu ermitteln“.
Viele weitere Regelungen bauen auf diesem Recht auf. Die DGUV Vorschrift 1 (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) wendet diese gesetzlichen Regelungen auch auf Personen an, die nicht als Beschäftigte eines Unternehmens zählen, beispielsweise Kinder in Schulen. Hier gelten dieselben Rechtsvorschriften.
Achtung! Halten Sie sich nicht an die gesetzliche Pflicht, droht Ihnen als Arbeitgeber eine Bußgeldstrafe. Sie begehen eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 25 000 € bestraft werden kann. In schweren Fällen kann die Nichteinhaltung sogar eine Freiheitsstrafe zur Folge haben.
Die Einhaltung des Gesetzes wird dabei vom zuständigen Unfallversicherungsträger und der zuständigen Aufsichtsbehörde überprüft und kontrolliert. Diese gemeinsame Überwachungstätigkeit ist seit 2008 in der Gemeinsamen Deutsche Arbeitsschutzstrategie verankert (GDA).
Wann muss eine Gefährdungsbeurteilung wiederholt werden?
Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliger Akt, sondern eine kontinuierliche Arbeit zum Gesundheits- und Arbeitsschutz. Aktuell existieren jedoch keine gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen, in welchen zeitlichen Abständen eine Gefährdungsbeurteilung wiederholt werden muss. Die Deutsche Unfallversicherung hat den Richtwert von einem Jahr aufgestellt. Spätestens jedoch, wenn sich die betrieblichen Gegebenheiten ändern.
Damit Ihnen im Falle einer Überprüfung durch die zuständigen Behörden keine Nachteile entstehen und die Sicherheit Ihrer Beschäftigten stets gewährleistet ist, sollte die Gefährdungsbeurteilung in jedem Fall in folgenden Fällen wiederholt werden:
- Wenn Gesetze oder Regeln sich geändert haben.
- Bei neuen Erkenntnissen (z. B. neueste wissenschaftliche Erkenntnisse oder der Stand der Technik sich geändert hat).
- Wenn neue Arbeitsplätze geplant sind.
- Bei Änderungen des Arbeitsprozesses, -bedingungen und -materialien (z. B. neue Verfahren, neue Werkzeuge oder neue Materialien.
- Wenn sich Schutzmaßnahmen als nicht ausreichend erwiesen haben (z. B. bei Arbeitsunfällen oder arbeitsbedingten Erkrankungen oder auch Beschwerden der Beschäftigten).
Wie wird eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt?
Eine Gefährdungsbeurteilung erfolgt in der Regel in sieben Schritten:
1. Struktur: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten werden festgelegt.
2. Analyse: Risikofaktoren am Arbeitsplatz werden ermittelt.
3. Beurteilung der Gefährdungen: Die ermittelten Gefährdungen für Beschäftigte am Arbeitsplatz werden beurteilt.
4. Festlegung und Umsetzung von Maßnahmen: Aus der Ermittlung werden dann geeignete und notwendige Schutzmaßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz abgeleitet. Sicherheit meint im weiteren Sinne die Gesundheit der Arbeitnehmenden.
Dazu gehört z. B. auch psychische Belastung bei der Arbeit. Die Auswahl der geeigneten Maßnahmen erfolgt dabei nach dem Stop-Prinzip. Unter diesem versteht man die Hierarchisierung und Gruppierung bestimmter, zum Arbeitsschutz beitragenden Schutzmaßnahmen, die da sind:
- S – Substitution (Gefahrenquelle vermeiden, ersetzen, minimieren)
- T – Technische Schutzmaßnahmen (Maßnahmen an der Gefahrenquelle selbst/räumliche Trennung an der Gefahrenquelle)
- O – Organisatorische Maßnahmen (Trennung von Gefahrenquelle und Mensch)
- P – Persönliche Schutzmaßnahmen (verhaltensbezogene Maßnahmen)
5. Fortschreiben der Gefährdungsbeurteilung: Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird regelmäßig überprüft.
6. Justierung: Ggf. werden die Maßnahmen angepasst.
7. Dokumentation: Die Gefährdungsbeurteilung muss dokumentiert werden. Diese Pflicht ergibt sich aus § 6 Abs. 1 ArbSchG.
Welche Risikofaktoren gilt es zu beachten?
Die detaillierte Ausarbeitung einer Gefährdungsbeurteilung ist nicht genau festgelegt. Das liegt daran, dass die Risikofaktoren natürlich je nach Branche, Tätigkeiten und Bereichen variieren. Einige grundlegende Elemente, die auf jeden Fall in einer Gefährdungsbeurteilung vorkommen sollte, sind folgende Gefährdungsarten:
- Gestaltung des Arbeitsplatzes (hierzu können geeignete Sitzgelegenheiten zählen, aber auch z. B. die Klima- und Lichtverhältnisse)
- Arbeitsmittel wie Werkzeuge und Maschinen
- Mechanische Gefährdungen (z. B. Stolper- oder Rutschgefahr)
- Arbeitszeit
- Gefahrenstoffe
- Arbeitsprozesse
- Mangelhafte Anweisungen
Gefährdungsbeurteilung Vorlagen:
Eine Checkliste speziell abgestimmt auf Ihre Branche kann Ihnen bei einer Gefährdungsbeurteilung helfen. Hier kann die Seite der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) unterstützendes Material liefern.
Gefährdungsbeurteilung erstellen: Eine Vorlage, Leitfäden sowie viele weitere Tipps für den gesamten Prozess der Gefährdungsbeurteilung gibt es z. B. bei der DGA.
Eine Checkliste für eine psychische Gefährdungsbeurteilung finden Sie hier:
Psychische Gefährdungsbeurteilung
In den letzten Jahren sind im Zusammenhang mit arbeitsbedingten Ausfällen und Erkrankungen die psychischen Erkrankungen immer mehr in den Fokus der Aufmerksamkeit gelangt. Viele Jahre wurden die durch die Arbeit ausgelösten psychischen Belastungen vernachlässigt. Dabei steigen die Zahlen an arbeitsbedingten psychischen Erkrankungen jährlich an.
Nach einer aktuellen Studie des Slack Future Forums klagt jeder dritte Beschäftigte im Büro durch die Arbeit von Burnout betroffen zu sein! Gerade junge Beschäftigte sind davon betroffen. Laut Young Professional Attraction Index von Academic Work haben sogar 75 Prozent der sogenannten Young Professionals schon Erfahrungen mit Burnout gemacht. Unterbesetzte Teams, fehlende Anerkennung oder auch eine nicht vorhandene Work-Life-Balance werden beklagt.
Diese durch Arbeit ausgelösten psychischen Folgen gilt es auch im Sinne Ihres Unternehmens zu verhindern. Daher sind Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber auch verpflichtet, innerhalb der psychischen Gefährdungsbeurteilung die psychischen Risikofaktoren des Arbeitsplatzes zu ermitteln. Die psychische Gefährdungsbeurteilung (GB-Psych) der GDA soll verpflichtend folgendes überprüfen:
- Arbeitsaufgabe (Monotonie, Unter- oder Überforderung)
- Arbeitsorganisation (z. B. Zeitdruck)
- Arbeitszeit (z. B. ungünstig gestalteter Dienstplan, Schichtarbeit, zu lange Arbeitszeiten)
- Soziale Beziehungen (z. B. Mobbing am Arbeitsplatz, aber auch fehlende Rückmeldung und/oder Anerkennung)
- Arbeitsmittel (z. B. ungeeignete oder fehlende Arbeitsmittel)
- Arbeitsumgebung (z. B. Raumklima oder Lärm)
So soll die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden gestärkt und Krankheiten wie Burnout, Angstzuständen oder Depressionen vorgebeugt werden.
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
Beurteilung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz:
Wichtig bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen ist, dass es nicht um die Analyse der psychischen Gesundheit der Beschäftigten an sich geht. Vielmehr steht hier im Fokus, ob die gegebenen Arbeitsbedingungen zu psychischen Belastungen am Arbeitsplatz führen können.
Bei der Ermittlung der psychischen Belastung geht es primär darum, Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung zu entwickeln. Wenn dabei eine Belastung gesundheitsgefährdend ist und sich auf die Psyche Ihrer Mitarbeitenden auswirken könnte, sind Sie verpflichtet, entsprechende Maßnahmen zu entwickeln.
Gefährdungsbeurteilung Muster:
Auch hier hilft die GDA wieder mit einem Leitfaden, der es Ihnen erleichtert, eine psychische Gefährdungsbeurteilung zu erstellen.
Wer ist zuständig für die Gefährdungsbeurteilung?
Die oberste Verantwortung für die Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung liegt beim Arbeitgeber. Gerade in größeren Unternehmen ist es sicherlich auch sinnvoll, diese Aufgabe und Verantwortung an andere fachkundige Personen auszulagern.
Das können z. B.
- Sicherheitsbeauftragte,
- Betriebsräte,
- bestimmte Führungskräfte,
- Betriebärzt*innen,
- Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder auch
- externe Arbeitsschutzgruppen sein.
Besondere Regelungen zum Homeoffice
Besonders durch die Corona-Pandemie hat sich die Arbeitswelt verändert. War das Arbeiten von zu Hause während der Pandemie vor allem eine Pflicht und Notwendigkeit, hat sie sich für viele mittlerweile zu einem bewährten Modell entwickelt. Auch Hybridformen sind beliebt. Das stellt Arbeitgeber oft vor neue Herausforderungen, was arbeitsrechtliche Regelungen und Vorschriften anbelangt.
Ob eine Gefährdungsbeurteilung auch erfolgen muss, wenn der oder die Beschäftigte von zu Hause arbeitet, erklären wir im Folgenden.
Entscheidend hierfür ist, welches Arbeitsmodell angewendet wird:
- Telearbeit: Dieses Modell ist gesetzlich durch § 2 VII Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelt. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall für die Einrichtung des Arbeitsplatzes im Haus des Beschäftigten verantwortlich. Eine Gefährdungsbeurteilung ist hier Pflicht.
- Mobiles Arbeiten: Die Beschäftigten entscheiden selbst, von wo sie arbeiten, ob also von einem Café, von zu Hause, vom Büro oder von einem anderen Ort aus. Die Vorgaben sind hier niedriger als bei der Telearbeit. Es gibt noch keine verbindlichen, rechtlichen Regelungen. Es wird jedoch empfohlen, auch in diesem Fall eine Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen!
In jedem Fall hat der Arbeitgeber bei diesem Modell laut § 12 ArbSchG eine Unterweisungspflicht. Das bedeutet, dass sie die Beschäftigten darüber informieren müssen, wie eine dem Arbeitsschutz entsprechende Gestaltung des Arbeitsplatzes aussieht.
Servicetipp: Im Internet finden Sie viele Checklisten, die Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen können. Die Deutsche Unfallversicherung stellt z. B. ein Check-Up Homeoffice zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Besonders zu schützende Gruppen
Neben den allgemeinen Regeln zur Gefährdungsbeurteilung für Beschäftigte kennt das Gesetz bestimmte Gruppen, die einen besonderen Schutz bei der Arbeit benötigen. Hierzu gehören:
1. Werdende Mütter: Gefährdungsbeurteilung Schwangerschaft
Schwangere und stillende Personen sowie ungeborene Kinder und Säuglinge stehen nach deutschem Gesetz unter besonderen Schutz. Der Arbeitgeber ist daher im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung verpflichtet, für „jede Tätigkeit die Gefährdungen (Art, Ausmaß und Dauer) [zu] beurteilen, denen eine schwangere oder stillende Frau oder ihr Kind ausgesetzt ist oder sein kann.“ Das schreibt Paragraf 10 des Mutterschutzgesetzes vor. D.h. selbst, wenn eine bestimmte Position aktuell von einer Person besetzt wird, die nicht schwanger werden kann, muss eine allgemeine Gefährdungsbeurteilung einen solchen Fall bereits berücksichtigen.
2. Beschäftigte mit chronischen Erkrankungen und/oder Allergien und/oder anderen Behinderungen
Menschen mit Behinderungen benötigen gerade in einer Zeit, da eine flächendeckende Inklusion dieser Personengruppe in der Arbeitswelt noch nicht die Regel ist, besonderen Schutz vor bestimmten Risiken am Arbeitsplatz. Bisher gibt es leider noch keine einheitlichen und verbindlichen Regelungen für Unternehmen.
Die Maßnahmen, die Arbeitgeber hier ergreifen müssen, fallen zumeist individuell je nach Beeinträchtigung und Branche aus. Hilfreiche Tipps hierzu gibt es beispielsweise bei der Aktion Mensch.
3. Jugendliche
Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht besondere Richtlinien für Personen unter 18 Jahren vor. Hier sind beispielsweise zulässige Arbeitszeiten, Härte der Arbeit, Urlaubsansprüche und weitere Besonderheiten geregelt.
Zum Schluss:
Nehmen Sie eine Gefährdungsbeurteilung ernst! Nicht nur, dass Sie etwaige Bußgelder abwenden und natürlich in erster Linie die Sicherheit Ihrer Beschäftigten gewährleisten. Nein, auch Ihr Unternehmen profitiert langfristig von einem sicheren und gesunden Arbeitsort, zu dem die Mitarbeitenden gerne kommen, sich sicher und wohlfühlen.
Mit Vorkehrungen für einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz können Sie die Motivation Ihrer Beschäftigten erhöhen, Fehlzeiten und Ausfälle verhindern und/oder reduzieren und langfristig den Erfolg Ihres Unternehmens garantieren. Denn Ihr Erfolg basiert auf Ihren Beschäftigten!
Nutzen Sie Factorial und digitalisieren Sie alltägliche HR Prozesse. So haben Sie mehr Zeit, sich um Ihre Mitarbeitenden zu kümmern.
