Jede Führungskraft kennt es: Irgendwie ist der Überblick verloren gegangen oder die Kosten schnellen plötzlich in die Höhe.
Sie fragen sich bestimmt auch: Wieso dauert einige Prozesse so lange? Wie können Kosten eingespart werden? Höchste Zeit sich einmal mit der Ablauforganisation zu beschäftigen.
Was sich hinter dem Begriff Ablauforganisation versteckt, erläutern wir im folgenden Blogartikel.
- Ablauforganisation – Definition
- Ablauforganisation: Beispiel
- Ziele der Ablauforganisation
- Was unterscheidet die Ablauf- von der Aufbauorganisation?
- Wie funktioniert eine Ablauforganisation?
- Unterschiedliche Konzepte der Ablauforganisation
Ablauforganisation – Definition
Die Ablauforganisation ist ähnlich wie die Aufbauorganisation ein Begriff aus der Organisationstheorie.
Mit dieser können dynamische Prozesse eines Unternehmens beschrieben werden. Alle Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens dienen dazu, bestimmte Ziele zu erreichen. Das heißt, also: Wann, was, wo und in welcher Abfolge eine bestimmte Handlung geschieht, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Bei der Ablauforganisation handelt es sich also um ein betriebswirtschaftliches Instrument, mit dem komplexe Handlungen vereinfacht werden können. Der Begriff Ablauforganisation ist mittlerweile allerdings eher unter Schlagwörtern wie Prozessmanagement oder Workflow-Management bekannt. Auch für Personalabteilungen wird Prozessmanagement immer interessanter.
Dafür sprechen auch die Zahlen:
- In einer aktuellen Studie von Bearing Point gaben 91% der Beschäftigten an, dass Prozessmanagement sehr wichtig ist.
- Der Hauptgrund für die Beschäftigung mit diesem Thema ist die Digitale Transformation (56 %).
- Erstmals seit 2012 gab die Mehrheit der Befragten an, sich regelmäßig mit dem Thema Prozessmanagement zu beschäftigen.
Achtung: Eine Trendwende unter den befragten Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz lässt sich also verzeichnen.
Wichtig! Aufgrund der immer komplexer werdenden Arbeitsschritte und der hohen Arbeitsteilung werden Analysetools immer wichtiger für Unternehmen. Optimierungsprozesse entscheiden nicht selten über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.
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Ablauforganisation: Beispiel
Können Sie sich noch nichts unter einer Ablauforganisation vorstellen?
Das folgende Beispiel hilft Ihnen bestimmt weiter:
Ein Flugzeughersteller erhält einen Auftrag über die Herstellung von 200 Flugzeugen innerhalb von 5 Jahren. Damit das Unternehmen diesen Auftrag annehmen kann, muss es über die Arbeitsabläufe genau Bescheid wissen. Nur so können die Führungskräfte entscheiden, ob die Kapazitäten bestehen, den Auftrag in der vorgegebenen Zeit zu erfüllen.
Der Arbeitsprozess in diesem Beispiel könnte so aussehen:
- Bearbeitung der Anfrage: In diesem Schritt wird geprüft, ob das Unternehmen den Auftrag erfüllen kann.
- Bearbeitung des Angebots: Ein Angebot wird dem Kunden zugeschickt.
- Disposition: Die Hauptaufgabe wird in einzelne Teilaufgaben zerlegt und an die einzelnen Abteilungen verteilt.
- Bearbeitung des Auftrags: Die Flugzeuge werden produziert.
- Nachbearbeitung: Die Kundenzufriedenheit wird ermittelt und der Zahlungseingang überprüft.
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Ziele der Ablauforganisation
Die Studie von Bearing Point hat es bereits angedeutet: Effizienzsteigerung und digitale Transformationen sind die Hauptziele der Ablauforganisation. Doch worum geht es noch?
Die Aufgabe der Ablauforganisation ist es, durch die Analyse einzelner Arbeitsschritte den Ablauf der Arbeit im Unternehmen so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die einzelnen Arbeitsschritte sollten dabei geordnet ablaufen.
Bei der Ablauforganisation handelt es sich also ein essenzielles Analyseinstrument der Prozessoptimierung!
Beispiele für Ziele
Die Ziele der Ablauforganisation sind u.a.:
- Terminsicherung: In der Ablauforganisation können zur Sicherung der Termintreue die einzelnen Arbeitsschritte wie Beginn, Dauer und Ende berechnet werden. Das sind wichtige Faktoren, um eine rechtzeitige Auslieferung und den Produktverkauf sicherzustellen.
- Reduktion der Durchlaufzeiten: Minimale Durchlaufzeiten sollen für eine schnelle Verfügbarkeit der hergestellten Produkte auf dem Markt sorgen.
- Optimierung der Kapazitätsauslastungen von Maschinen und Personal: Durch einen hohen Auftragsbestand kann beispielsweise eine hohe Auslastung gewährleistet werden.
Dadurch ergeben sich:
- Qualitätsverbesserungen,
- Reduktion der Transportaufwendungen,
- allgemeine Kostenreduktion und
- Standardisierung der Arbeitsabläufe.
Gut zu wissen: Durch eine Standardisierung werden die einzelnen Arbeitsschritte effizienter. Leerläufe können dann vermieden werden.
Was unterscheidet die Ablauf- von der Aufbauorganisation?
Bei der Erstellung einer Ablauforganisation geht es vor allem um die verschiedenen Abläufe innerhalb eines Betriebs. Aber wie unterscheidet sie sich hinsichtlich der Aufbauorganisation?
Die Aufbauorganisation fokussiert sich eher auf die Rahmenbedingungen. Hier fallen beispielsweise folgende Fragen an:
- Welche Beschäftigte oder Sachmittel übernehmen welche Aufgaben?
- Welche Rechte gelten für bestimmte Mitarbeiter*innen?
Es geht bei der Aufbauorganisation also vor allem um Strukturen.
Mittlerweile wird diese rigorose Trennung zwischen Ablauf- und Aufbauorganisation in der Organisationsentwicklung nicht mehr so streng gesehen. Strukturen und Prozesse werden vielmehr als Teil des Ganzen gesehen.
Merke: Bei der Ablauforganisation und Aufbauorganisation handelt es sich also lediglich um zwei unterschiedliche Perspektiven bzgl. des Unternehmens.
Wie funktioniert eine Ablauforganisation?
Bei einer Ablauforganisation werden in der Regel vier Dimension berücksichtigt, nach denen eine Strukturierung erfolgen kann. Auf welche Dimension Sie mehr Gewicht legen, hängt von Ihrer Frage- oder Zielvorstellung ab.
1. Inhaltliche Strukturierung oder funktionsorientierte Ablauforganisation
Eine Ordnung erfolgt über die Größen Arbeitsobjekt oder Verrichtungsschritt. Es wird definiert, was das Arbeitsobjekt bzw. der jeweilige Verrichtungsschritt ist. Eine Reihenfolge für die einzelnen Arbeitsschritte wird festgelegt.
2. Zeitliche Strukturierung
Im Fokus stehen der Anfang und das Ende eines Produktionsprozesses. Der zeitliche Ablauf soll optimiert werden.
3. Räumliche Strukturierung
Der Fokus liegt hier auf der räumlichen Anordnung Ihres Unternehmens. Durch eine Analyse der kürzesten Wege zwischen den einzelnen Arbeitsschritten sollen die Durchlaufzeiten minimiert werden.
4. Zuordnung
In diesem Schritt wird festgelegt, welcher Beschäftigte die einzelnen Arbeitsschritte durchführen wird. Die Zusammenfassung kann beispielsweise über Gruppen oder Stellen erfolgen.
In der Analyse sind noch weitere Einflussgrößen zu berücksichtigen, die für die Prozessoptimierung entscheidend sind. Hierbei wird nach externen Einflüssen wie:
- Sozialen Normen und gesetzlichen Regelungen,
- konjunkturellen Schwankungen,
- Trends,
- Bereitstellung sowie Verfügbarkeit von Sachmitteln,
- Lieferketten außerhalb des Unternehmens
und internen Einflüssen unterschieden, wie beispielsweise:
- Wartungsarbeiten,
- Verhalten in Störfällen,
- Qualifikation der Mitarbeiter*innen,
- Logistische Bedingungen vor Ort.
Diese verschiedenen Dimensionen der Ablauforganisation werden zur besseren Übersicht meist grafisch dargestellt. Vorlagen oder Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, finden Sie online.
Tipp: Natürlich kann auch ein auf die Erstellung von Ablauforganisation spezialisiertes Unternehmen beauftragt werden.
Unterschiedliche Konzepte der Ablauforganisation
Je nach Ziel oder Typ gibt es unterschiedliche Konzepte, die im Rahmen einer Ablauforganisation zum Einsatz kommen. Zu nennen sind hier vor allem drei Konzepte:
1. Ablauforganisation als Organisation der Arbeit
Bei diesem Konzept wird zwischen Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen unterschieden. Die Hauptaufgaben werden dabei in einzelne Unteraufgaben unterteilt.
Das Ergebnis davon sind sogenannte Abteilungsstufen. Solche Stufen, die den gleichen Zweck haben, werden in Arbeitsreihen gebündelt. Reihen werden dann in größere Zyklen zusammengefasst. Die sich daraus ergebenden Aufgaben werden an die einzelnen Stellen vergeben.
2. Ablauforganisation als Arbeitsorganisation
Hierbei handelt es sich um eine Weiterentwicklung vom Konzept „Ablauforganisation als Organisation der Arbeit“
Ziel ist hier vor allem eine organisierte Arbeitsteilung zwischen und innerhalb der einzelnen Stellen und Gruppen zu gewährleisten. Besondere Berücksichtigung finden hier z. B.:
- Der Informationsfluss zwischen den einzelnen Abteilungen,
- Reihenfolge und Zeitfolge der einzelnen Teilaufgaben,
- Leistungsabstimmungen und Transport zwischen den einzelnen Arbeitsschritten.
Wichtig! Die Übereinstimmung zwischen Arbeit und Qualifikation sollte bei diesem Konzept im Vordergrund stehen.
3. Ablauforganisation als Prozessorganisation
Die einzelnen Aufgaben werden als Teil eines Ganzen gesehen. Dadurch können fundierte Entscheidungen bzgl. einzelner Arbeitsschritte besser getroffen werden.
Der Fokus liegt auf den stellenübergreifenden Verknüpfungen von Arbeitsschritten. Das Ziel ist die Harmonisierung und Optimierung letzterer.
Eine Einteilung hierfür erfolgt in drei Schritten:
- Prozessanalyse der aktuellen Situation.
- Die einzelnen Teile des Arbeitsprozesses werden innerhalb der verschiedenen Stellen organisiert.
- Koordinierung dieser Teilprozesse zwischen den einzelnen Stellen.
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