Abmahnung: Frist & Gründe: Nicht immer läuft am Arbeitsplatz alles reibungslos. Immer wieder kann es zu Konflikten und Schwierigkeiten kommen, die so schwerwiegend sind, dass Arbeitgebern manchmal nichts anderes übrig bleibt, als eine formale Rüge – also eine Abmahnung – auszusprechen. Welche Fristen Arbeitgeber hierbei beachten müssen und welche Gründe eine Abmahnung rechtfertigen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Kurz erklärt:
- Eine Abmahnung ist eine formale Rüge, die sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern ausgesprochen werden kann. Mit ihr wird ein Fehlverhalten im Arbeitsverhältnis beanstandet und dazu aufgefordert, dieses künftig zu unterlassen.
- Bei einer Fortsetzung des Fehlverhaltens kann eine Kündigung die Folge sein.
Gesetzliche Grundlage:
- Anwendbar ist hier § 314 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Dieser besagt, dass eine Kündigung nur dann ausgesprochen werden kann, wenn vorher eine Abmahnung erfolgt ist und diese erfolglos geblieben ist.
- Zusätzlich regelt § 1 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG), dass eine verhaltensbedingte Kündigung in der Regel nur dann sozial gerechtfertigt ist, wenn die betroffenen Beschäftigten zuvor abgemahnt wurden.
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Definition: Was ist eine Abmahnung?
Im Arbeitskontext ist eine Abmahnung eine formelle Rüge, mit der Beschäftigte aufgefordert werden, arbeitsvertragswidriges Verhalten künftig zu unterlassen. Mit der Abmahnung soll dieses Verhalten unterbunden werden. Bei wiederholtem Fehlverhalten kann nach der Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung folgen.
Insofern unterscheidet sich eine Abmahnung von einer Ermahnung, da Letztere keine Warnfunktion gegenüber den Arbeitnehmern besitzt.
Die Abmahnung weist die Beschäftigten konkret darauf hin,
- dass eine Wiederholung des Fehlverhaltens zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen kann,
- ihnen genau aufgezeigt wird, was sie falsch gemacht haben – beispielsweise wiederholt zu spät am Arbeitsplatz zu erscheinen –, und
- ihnen mitgeteilt wird, dass sie dieses Fehlverhalten künftig zu unterlassen haben.
Wichtig: Eine Abmahnung muss nicht zwingend schriftlich erfolgen – sie kann auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Gründen der Beweisbarkeit sollte jedoch die schriftliche Form bevorzugt werden.
Als Arbeitgeber müssen Sie das Fehlverhalten der jeweiligen Beschäftigten nachweisen können. Es lohnt sich daher, genau zu sein und das Fehlverhalten sorgfältig zu dokumentieren. Für eine korrekte Dokumentation bestimmter Aspekte bietet sich der Einsatz digitaler Software wie die HR-Software von Factorial an, die sicherstellt, dass alles im Betrieb reibungslos abläuft.
So können Sie beispielsweise mit einer automatischen digitalen Zeiterfassung wiederholtes Zuspätkommen direkt in der Software protokollieren. Damit haben Sie wichtige Beweismittel in der Hand und erleichtern sich gleichzeitig die Lohnzahlung sowie die Lohnabrechnung.
👉 Tipp: Weitere Informationen zu Form und Inhalt von Abmahnung erhalten Sie in unserem Blogartikel zum Thema.
Frist Abmahnung: Welche Regelungen gelten in Bezug auf die Abmahnung?
Gesetzliche Grundlage
Eine konkrete gesetzliche Regelung zur Abmahnung im Arbeitsrecht existiert nicht ausdrücklich im Gesetz, jedoch ergeben sich wichtige Hinweise aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG).
Im BGB, insbesondere in § 314 Abs. 2, wird im Zusammenhang mit der außerordentlichen Kündigung das Erfordernis einer vorherigen Abmahnung erwähnt. Auch wenn sich dieser Paragraf allgemein auf Dauerschuldverhältnisse bezieht, ist er auf das Arbeitsverhältnis übertragbar.
§ 314 Abs. 2 BGB: „Ist zur Beseitigung des Grundes für die Kündigung eine Abmahnung erforderlich, so kann nur gekündigt werden, wenn die Abmahnung erfolglos geblieben ist.“
Das KSchG enthält keine direkte Definition der Abmahnung, liefert aber wichtige Rahmenbedingungen. Bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist in der Regel eine vorherige Abmahnung notwendig, um die Kündigung sozial zu rechtfertigen (§ 1 KSchG). Die Abmahnung dient dabei als Warnung und gibt den Arbeitnehmern die Gelegenheit, ihr Verhalten zu ändern.
Frist Abmahnung: Wie schnell muss man eine Abmahnung aussprechen und wie lange kann man rückwirkend abgemahnt werden?
Im Arbeitsrecht gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Auch Verhaltensweisen, die bereits längere Zeit zurückliegen, können von Vorgesetzten noch im Nachhinein abgemahnt werden – sofern das Fehlverhalten noch relevant ist. Eine gesetzliche Frist für eine Abmahnung gibt es also nicht.
Abmahnung Frist – 2 Wochen: Der Mythos, eine Abmahnung müsse spätestens zwei Wochen nach dem Fehlverhalten erfolgen, ist rechtlich unbegründet.
Hinweis:
Der Ausspruch einer Abmahnung kann nicht nur von Vorgesetzten, sondern grundsätzlich auch von Arbeitnehmenden erfolgen – etwa dann, wenn der Arbeitgeber gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstößt, z. B. bei Verzug mit der Lohnzahlung.
Welche Frist gilt für die Einstellung des Fehlverhaltens?
Darüber hinaus gibt es keine Frist, innerhalb der das abgemahnte Verhalten „ausklingen“ müsste:
Der Arbeitgeber kann verlangen, dass das Fehlverhalten sofort unterlassen wird. In bestimmten Fällen kann es jedoch aus praktischen Gründen etwas dauern, bis das Verhalten tatsächlich eingestellt ist.
Beispiel:
Wenn ein Mitarbeiter eine unerlaubte Nebentätigkeit bei einem Konkurrenzunternehmen betreibt, kann es einige Tage oder Wochen in Anspruch nehmen, bis diese Tätigkeit tatsächlich beendet wird – auch wenn die Abmahnung ein sofortiges Unterlassen fordert.
Beispiele: Welche Gründe können zu einer Abmahnung führen?
Für eine Abmahnung muss ein konkreter und nachvollziehbarer Grund vorliegen. Im Kündigungsschutzgesetz (KSchG) sind nur bestimmte Kündigungsgründe zugelassen, auf deren Grundlage der Chef überhaupt eine Kündigung aussprechen darf.
Gemäß der Rechtsprechung unterscheidet man drei Hauptarten von Kündigungsgründen:
- Betriebsbedingte Kündigung (z. B. wirtschaftliche Krise, Stellenabbau, Insolvenz)
- Personenbedingte Kündigung (z. B. dauerhafte Krankheit, Verlust des Führerscheins bei Fahrerberufen)
- Verhaltensbedingte Kündigung (z. B. anhaltendes Fehlverhalten trotz Abmahnung)
Verhaltensbedingte Kündigung
Diese Form der Kündigung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin schuldhaft gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstößt. Im Gegensatz zu den anderen Kündigungsarten setzt die verhaltensbedingte Kündigung in der Regel eine vorherige Abmahnung voraus, da dem Mitarbeitenden die Gelegenheit zu einer Verhaltensänderung gegeben werden soll und so eine Kündigung abzuwenden.
Info: Mehr Details zu den einzelnen Kündigungsarten finden Sie auf unsere Seite in unseren Blog-Artikeln.
Grund: Typische Fehlverhalten, die zu einer Abmahnung führen können:
- Wiederholtes Zuspätkommen
- Unerlaubte Konkurrenztätigkeit
- Urlaubsüberziehung (Rückkehr aus dem Urlaub ohne Genehmigung verzögert)
- Nichterscheinen zur Arbeit ohne Krankmeldung
- Wiederholtes zu frühes Verlassen des Arbeitsplatzes
- Mobbing, Diskriminierung oder Belästigung von Kollegen oder Vorgesetzten oder Kunden
- Arbeitsverweigerung, z. B. Ablehnung von Aufträgen oder Ignorieren von Weisungen
- Missachtung von Sicherheitsvorschriften
- Diebstahl von Material oder Produkten
- Mutwillige Beschädigung von Betriebseigentum
- Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht, z. B. die Weitergabe vertraulicher Informationen an Unbefugte
- (Exzessive) private Nutzung von Dienstrechnern, z. B. das Versenden privater E-Mails oder Surfen im Internet während der Arbeitszeit
Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Frist Abmahnung
Grundsätzlich gibt es keine gesetzlich festgelegte Frist, nach der eine Abmahnung automatisch aus der Personalakte entfernt werden muss. Sie darf jedoch nur so lange in der Akte verbleiben, wie der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an ihrer Aufbewahrung hat.
Ein solches Interesse kann z. B. dann bestehen, wenn:
- die Abmahnung noch aktuelle Bedeutung für die Bewertung des Arbeitsverhältnisses hat
- ein gleichartiges Fehlverhalten in naher Zukunft erneut auftritt oder zu befürchten ist
- ein arbeitsgerichtliches Verfahren bevorsteht, in dem die Abmahnung relevant ist
Beschäftigte haben das Recht auf Einsicht in die Personalakte und auch das Recht, die Löschung unrichtiger Abmahnungen zu verlangen.
Wann ist eine Abmahnung ungültig und kann eine Abmahnung angefochten werden?
Eine Abmahnung kann angefochten werden – insbesondere dann, wenn sie formale oder inhaltliche Mängel aufweist. Eine Abmahnung ist ungültig, wenn:
- der Grund nicht ausreichend konkretisiert wurde
→ Beispiel: Die bloße Aussage „Sie verhalten sich unkollegial“ reicht nicht aus. Es muss genau benannt werden, wann, wo und wie ein Fehlverhalten vorlag. - Formfehler vorliegen
→ Eine Abmahnung muss z. B. von einer dazu berechtigten Person ausgesprochen werden (z. B. Vorgesetzte, Personalabteilung). Ein Kollege ohne Weisungsbefugnis darf keine rechtswirksame Abmahnung aussprechen. - kein Pflichtverstoß vorliegt
→ Wird eine Aufgabe verweigert, die nicht zum vertraglich vereinbarten Tätigkeitsbereich gehört, liegt kein arbeitswidriges Verhalten vor.
Beispiel: Eine als Referentin eingestellte Person kann nicht zur Reinigung des Büros verpflichtet werden, wenn diese Tätigkeit nicht im Aufgabenbereich enthalten ist.
Abmahnung – Widerspruch Frist
Möchten Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung vorgehen, haben sie die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Eine gesetzliche Frist, wie sie etwa im Fall einer Kündigung besteht, gibt es bei einer Abmahnung jedoch nicht. Es ist daher ratsam, möglichst zeitnah zu reagieren.
