Arbeitsbescheinigung, Arbeitsbestätigung, Nachweis eines Arbeitsverhältnisses. Kommen Sie auch durcheinander? Auf Unternehmen kommen bestimmte Pflichten zu, wenn Arbeitnehmer*innen das Unternehmen verlassen und Arbeitslosengeld beantragen möchten. Dabei gibt es einiges zu beachten.
In diesem Artikel klären wir auf, was hinter den Begriffen steckt, warum die Arbeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber so wichtig ist, welche Rolle die Bundesagentur für Arbeit dabei spielt und was der Unterschied zwischen Arbeitsbescheinigung und Arbeitsbestätigung ist.
Kurz erklärt
Eine Arbeitsbescheinigung ist ein amtliches Formular der Bundesagentur für Arbeit, das Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Anforderung ausstellen müssen. Sie dokumentiert Beschäftigungszeiten, Bruttoentgelt, Sozialversicherungsbeiträge und Kündigungsgründe und bildet die Grundlage für die Berechnung und Bewilligung von Arbeitslosengeld oder Bürgergeld.
Seit dem 1. Januar 2023 erfolgt die Übermittlung elektronisch über das BEA-Verfahren.
Arbeitsbescheinigung – Was ist das eigentlich?
Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür wird diese benötigt? Diese Bescheinigung muss nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses laut § 312 SGB III vom ehemaligen Arbeitgeber bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden.
Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular, für das die Bundesagentur für Arbeit zwei Vorlagen zur Verfügung stellt. Die aktuelle PDF-Vorlage (Stand 2024) dient allerdings nur noch als Ausfüllhilfe zur Vorbereitung, da seit 2023 ausschließlich die elektronische Übermittlung über das BEA-Verfahren zulässig ist.
Wichtig: Wenn Bürgergeld (ehemals Hartz 4 bzw. Arbeitslosengeld 2) beantragt werden soll, gilt nach § 57 Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) dieses Formular zur Arbeitsbescheinigung. § 57-Formulare können NICHT über das BEA-Verfahren elektronisch übermittelt werden und müssen weiterhin in Papierform beim zuständigen Jobcenter eingereicht werden.
BEA-Verfahren zur elektronischen Übermittlung
Wenn Sie sich bezüglich der Ausfüllung des Formulars unsicher sind, können Sie sich sowohl mit dem zuständigen Sachbearbeitenden als auch mit einem*r Spezialist*in für Arbeitsrecht austauschen. Das unterzeichnete Formular muss anschließend an die Bundesagentur für Arbeit versendet werden. Seit dem 1. Januar 2023 sind alle Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung elektronisch über das BEA-Verfahren („Bescheinigungen elektronisch annehmen“) zu übermitteln. Die Papierform ist nur noch für Arbeitsverhältnisse zulässig, die vor dem 31. Dezember 2022 endeten.
Bei der elektronischen Übermittlung muss eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung hergestellt werden. Daher sind aktuell zwei Versandtarten möglich: entweder über die kostenlose Standardversion von sv.net (besonders für KMUs ohne eigene Lohnsoftware geeignet) oder über zertifizierte Lohnbuchhaltungssoftware mit integriertem BEA-Modul. Die Übertragung ist durch das Verfahren automatisch verschlüsselt.
Tipp: Wenn Sie Factorial nutzen, sind Sie auf der sicheren Seite! Die Business Management Software ist DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner – das bedeutet für Sie: Über das integrierte BEA-Modul von DATEV können die Bescheinigungen an die Arbeitsagentur übermittelt werden.
Warum ist die Arbeitsbescheinigung wichtig?
Diese Formulare sind wichtig für die ehemaligen Angestellten, da von diesen der Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld abhängt.
Ist es möglich, das Arbeitslosengeld ohne eine Arbeitsbescheinigung zu erhalten?
Wenn noch keine Arbeitsbescheinigung eingegangen ist, kann trotzdem bereits ein Vorschuss des Arbeitslosengeldes gezahlt werden.
Dazu kommt es, wenn laut Bundesagentur für Arbeit der generelle Anspruch auf Arbeitslosengeld besteht, die Prüfung der Höhe allerdings noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
Wie sieht eine Arbeitsbescheinigung aus?
Da durch die Arbeitsbescheinigung die Höhe der Leistungen an ehemalige Mitarbeitende bestimmt wird, müssen die folgenden Daten in der Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber ausgefüllt werden:
- Persönliche Daten
- Daten des Arbeitgebers und Lohnsteuermerkmale des Beschäftigten
- Beschäftigungszeit und Art der Tätigkeit
- Versicherungen
- Angaben zur Art der Kündigung, Befristung oder Freistellung
- Wöchentliche Arbeitszeit und Arbeitsentgelt
- Kündigungsfrist
Damit Sie diese Daten als Arbeitgeber immer zur Hand haben, ist es empfehlenswert, eine digitale Personalakte (zum Beispiel als Teil einer HR-Software) einzurichten.
Wie erhalten Arbeitnehmende eine Arbeitsbescheinigung?
Arbeitnehmende können die Arbeitsbescheinigung anfordern, indem sie ein formloses Schreiben an den Arbeitgeber richten. Arbeitnehmende erhalten die Arbeitsbescheinigung seit der Änderung 2023 nicht mehr vom Arbeitgeber, sondern bekommen automatisch eine Kopie direkt von der Bundesagentur für Arbeit per Post zugeschickt.
Hinweis: Seit dem 1. Januar 2016 entfällt die automatische Ausstellungspflicht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Arbeitgeber müssen die Arbeitsbescheinigung also nur
- auf ausdrückliches Verlangen des Arbeitnehmenden oder
- auf Aufforderung der Agentur für Arbeit ausstellen.
Die Ausstellung ist nach § 312 SGB III (Sozialgesetzbuch) jedoch gesetzlich verpflichtend, sobald sie angefordert wird – eine Verweigerung ist nicht zulässig.
Verweigert der Arbeitgeber die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung dennoch, kann die Agentur für Arbeit gemäß § 404 SGB III ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro verhängen.
Ehemalige Arbeitnehmende können das Unternehmen vor dem Arbeitsgericht auf die Erteilung der Arbeitsbescheinigung verklagen.
Arbeitgeber sollten zudem beim Ausfüllen des Formulars aufpassen, da sie bei einer Zahlungsverweigerung des Arbeitslosengeldes nach § 321 SGB III aufgrund falscher, unvollständiger oder verspäteter Angaben schadensersatzpflichtig sein können.
Wie lange haben Unternehmen Zeit, die Bescheinigung auszufüllen?
Vorab: Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist für die Ausstellung. In der Praxis sollte die Arbeitsbescheinigung jedoch innerhalb von 2 bis 4 Wochen nach Anforderung ausgestellt werden, um Verzögerungen beim Arbeitslosengeld-Antrag zu vermeiden.
Wichtig: Die Arbeitsbescheinigung kann bis zu 12 Monate rückwirkend ab Ende des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt werden. Danach wird die Datenbeschaffung für die Agentur für Arbeit deutlich schwieriger. Wenn Angestellte in den letzten 12 Monaten in verschiedenen Unternehmen tätig waren, werden diese alle berücksichtigt.
Da die Bundesagentur für Arbeit die Höhe des Arbeitslosengeldes anhand dieser letzten 12 Monate berechnet, kann es hier auch zu Sonderfällen kommen. So beispielsweise, wenn Arbeitnehmende zeitweise gehaltliche Einbußen hatten oder auch, wenn weniger als 150 Tage in einem Jahr gearbeitet wurde.
Aktuelle Arbeitslosengeldausgaben für Deutschland
Die finanziellen Dimensionen sind beachtlich: Die Bundesagentur für Arbeit gab im Jahr 2024 45,2 Milliarden Euro für Arbeitslosengeld aus – für 2025 sind 47,8 Milliarden Euro prognostiziert. Laut Biaj stiegen die Arbeitslosengeldausgaben im März 2025 um 375,8 Millionen Euro (im Vergleich zum März 2024) an.
Arbeitsbestätigung (mit kostenloser Vorlage)
Wir haben bereits geklärt, worum es sich bei der Arbeitsbescheinigung handelt. Was ist nun allerdings der Unterschied zu einer Arbeitsbestätigung?
In der Arbeitsbestätigung wird Art und Dauer der Beschäftigung des Arbeitnehmers im Unternehmen aufgeführt. In dieser wird aber nicht aufgeführt, wie sich Mitarbeitende während der Beschäftigung geführt haben, wie es z. B. in einem Arbeitszeugnis der Fall wäre. Unternehmen sind verpflichtet, die Arbeitsbestätigung auszustellen, wenn Beschäftigte den Betrieb verlassen.
In den folgenden Fällen wird eine Arbeitsbestätigung zudem angefordert bzw. kann nützlich sein:
- Der Angestellte war nur kurzzeitig im Betrieb und verlässt das Unternehmen beispielsweise schon in der Probezeit.
- Wenn Arbeitnehmende in eine neue Wohnung ziehen, verlangt der Vermieter manchmal einen Nachweis der Arbeitsstätte.
- Auch bei der Beantragung eines Kredites brauchen Banken oft den Nachweis der Beschäftigung.
Möchten Sie Ihren Angestellten eine Arbeitsbestätigung ausstellen? Laden Sie sich doch unsere kostenlose Arbeitsbestätigung-Vorlage herunter.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wie bekomme ich meine Arbeitsbescheinigung?
Unternehmen werden entweder durch die Bundesagentur für Arbeit oder die Arbeitnehmenden selber zum Ausfüllen einer Arbeitsbescheinigung aufgefordert. Arbeitnehmende können die Arbeitsbescheinigung anfordern, indem sie ein formloses Schreiben an den Arbeitgeber richten.
Wann muss der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung ausstellen?
Der Arbeitgeber muss die Arbeitsbescheinigung nur auf Verlangen ausstellen – entweder wenn der ehemalige Arbeitnehmende sie anfordert oder wenn die Bundesagentur für Arbeit bzw. das Jobcenter sie verlangt. Seit dem 1. Januar 2016 entfällt die automatische Ausstellungspflicht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sobald die Bescheinigung jedoch angefordert wird, ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, diese zu übermitteln – bei Verweigerung droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.
Wer schickt die Arbeitsbescheinigung zur Arbeitsagentur?
Seit Januar 2023 ist der Arbeitgeber in der Verantwortung, eine angeforderte Arbeitsbescheinigung elektronisch über das BEA-Verfahren an die Arbeitsagentur zu senden.
Einzige Ausnahme ist die Beantragung des Bürgergeldes (§ 57 SGB II): In diesem Fall füllt der Arbeitgeber das Formular in Papierform aus und händigt es dem Arbeitnehmenden aus, der es dann beim Jobcenter einreicht.
Was macht man mit einer Arbeitsbescheinigung?
Die Arbeitsbescheinigung ist wichtig für die ehemaligen Angestellten, da von diesen die Auszahlung von Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld abhängt.
