Die Prozesse in einem Unternehmen geschehen nicht einfach irgendwie, sondern sind im besten Fall genau strukturiert, organisiert und geplant. Die Art und Weise, wie Arbeitsabläufe und Tätigkeiten im Unternehmen strukturiert und gestaltet werden, nennt man Arbeitsorganisation.
Was genau dazu gehört und was Führungskräfte hier unbedingt vermeiden sollten, wird im folgenden Artikel erläutert.
Key Facts
- Arbeitsorganisation umfasst die strukturierte Gestaltung von Arbeitsabläufen, Aufgaben und Ressourceneinsatz zur Optimierung von Qualität, Effizienz und Produktivität im Unternehmen.
- Zentrale Aspekte hierbei sind die Aufgabenverteilung, die Unternehmensstruktur, die Arbeitsabläufe, das Zeit- und Ressourcenmanagement, die Kommunikationswege und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden.
- Eine gute Arbeitsorganisation zeichnet sich durch klare Zuständigkeiten, regelmäßige Kommunikation, Flexibilität und effiziente Prozesse aus.
- Was versteht man unter Arbeitsorganisation?
- Wer ist für die Arbeitsorganisation zuständig?
- Was beinhaltet die Arbeitsorganisation genau?
- Tipps und Red Flags
- Die individuelle Arbeitsorganisation – Struktur der einzelnen Beschäftigten
Was versteht man unter Arbeitsorganisation?
Unter Arbeitsorganisation versteht man die strukturierte Gestaltung von Arbeitsabläufen in Unternehmen. Dabei geht es darum, Arbeitsaufgaben sowie ihr Umfang, Tätigkeiten am Arbeitsplatz und Arbeitsabläufe, aber auch den Einsatz von Ressourcen so optimal wie möglich zu organisieren. Über eine Arbeitsorganisation wird festgelegt, wie diese verschiedenen Elemente durchgeführt und eingesetzt werden.
Die Arbeitsorganisation verfolgt das Ziel, die Arbeit optimal in Bezug auf Qualität, Produktivität und Effizienz zu strukturieren.
Abgrenzung: Arbeitsgestaltung und Arbeitsorganisation
Die beiden Begriffe sind eng verwandt. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Ziel. Während es bei der Arbeitsorganisation vor allem um die Strukturierung und Gestaltung der Arbeitsabläufe im Unternehmen geht, ist der Fokus bei der Arbeitsgestaltung ein anderer.
Hier geht es eher darum, die Arbeit für die einzelnen Beschäftigten menschengerecht und gesundheitsförderlich zu gestalten. Dazu gehört z. B. die Vermeidung von dauerhaften Überstunden oder von einer zu hohen Arbeitsbelastung. Außerdem fällt in diesen Bereich auch so etwas wie die konkrete Arbeitsplatzgestaltung, also z. B. ergonomische Arbeitsplätze, die Raumausstattung und das Vorhandensein der richtigen Ressourcen, um die jeweiligen Arbeitsaufgaben überhaupt erfüllen zu können. Die konkreten Arbeitsbedingungen stehen bei der Arbeitsgestaltung im Mittelpunkt.
Wer ist für die Arbeitsorganisation zuständig?
Jedes Unternehmen bestimmt selbst über die Arbeitsorganisation im eigenen Betrieb. Das heißt, vor allem Vorgesetzte, Führungskräfte, aber auch die Personalabteilung sind in diesem Bereich zuständig.
Im Weisungsrecht (Direktionsrecht) der Arbeitgebenden liegt es, Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsinhalt näher zu bestimmen (§ 106 GewO). Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, so hat dieser ebenso Mitbestimmungsrechte. Diese sind detailliert in § 87 BetrVG aufgeschlüsselt. Zu den Mitbestimmungsrechten gehören u. a.
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (dazu gehören auch die Pausen sowie die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage)
- Mitbestimmung über Zeit, Ort und Art der Lohnzahlung
- Mitspracherecht, wenn Vorgesetzte die Arbeitszeit vorübergehend verkürzen oder verlängern wollen
Was beinhaltet die Arbeitsorganisation genau?
Gegenstand der Arbeitsorganisation ist die systematische Planung, Lenkung und Koordination der Arbeit in einem Unternehmen. Damit Arbeitstätigkeiten und -prozesse möglichst effizient, ressourcenschonend und mit hoher Produktqualität ablaufen, müssen an verschiedenen Stellen im Unternehmen Anpassungen vorgenommen werden.
Wichtig: Arbeitsorganisation ist sowohl ein deskriptiver als auch ein analytischer Prozess. Das heißt, er dient sowohl dazu, überhaupt erst einmal festzustellen, welche Aufgaben und Abläufe es gibt, als auch dazu, diese dort, wo sie z. B. noch nicht existieren, zuzuordnen bzw. besser zu organisieren und zu strukturieren.
Zentrale Elemente der Arbeitsorganisation sind also im Einzelnen:
Aufgaben:
Zunächst werden alle im Betrieb anfallenden Aufgaben erfasst. Anschließend wird festgelegt, wer für welche Aufgaben zuständig und verantwortlich ist.
Unternehmensstruktur:
Die Aufgabenbereiche sind in verschiedenen Teams oder Abteilungen zusammengefasst bzw. zugeordnet. Ein Organigramm, das die wichtigsten Stellen und Abteilungen mit den entsprechenden Hierarchien zeigt, kann die Struktur des Unternehmens am besten darstellen.
Ausführlichere Infos hierzu finden Sie auch im Artikel auf unserem Blog über die Aufbauorganisation.
Die einzelnen Arbeitsabläufe:
Hier wird festgelegt, wie die einzelnen Aktivitäten ablaufen sollen. Es wird auch entschieden, ob z. B. für eine Aufgabe, wie das Versenden eines Newsletters oder das Posten in den Social-Media-Kanälen des Unternehmens, ein bestimmtes Genehmigungs- oder Freigabeverfahren eingehalten werden muss und wenn ja, wer in den jeweiligen Abteilungen für die Genehmigung zuständig ist. In diesen Bereich fällt auch die Analyse und Verbesserung von Abläufen zur Steigerung von Effizienz und Qualität.
Zeitmanagement:
Ein wichtiger Bereich der Arbeitsorganisation ist das Zeitmanagement. Hier werden Arbeitszeitmodelle analysiert, aber auch Schichtpläne strukturiert und gegebenenfalls optimiert.
Tipp: Die HR-Software von Factorial kann Unternehmen in vielen Bereichen der Arbeitsorganisation effizient unterstützen. So bietet Factorial zum Beispiel einen Schichtplaner, mit dem sich Schichten bequem planen und für die Mitarbeitenden über den Desktop oder per App einsehen lassen. Im Bereich Zeitmanagement können Arbeitszeiten und Abwesenheiten einfach und unkompliziert online erfasst werden. Die Unternehmensstruktur mit Abteilungen und Ansprechpartner*innen ist für alle Mitarbeitenden jederzeit im Organigramm einsehbar.
Ein wichtiger Bestandteil des Zeitmanagements ist auch das Projektmanagement. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, verfügt Factorial über ein entsprechendes Tool, mit dem Sie Termine und Zuständigkeiten sowie den individuellen Fortschritt eines Projekts immer im Blick haben.
Ressourcenmanagement:
Hier geht es darum, dass alle Beschäftigten die richtigen Ressourcen für die Erledigung ihrer Arbeitsaufgaben haben. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass mit Ressourcen nicht verschwenderisch umgegangen wird.
Kommunikationswege und Transparenz
Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor in einem Unternehmen – und nicht immer der einfachste. Daher sollte ihr besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Es ist wichtig, dass im Unternehmen klar ist, wie die Informationsflüsse organisiert sind (z. B. Meetings, digitale Tools) und auch in welche Richtung sie gehen. Kommunikation ist entscheidend für die Transparenz in einer Firma. Je transparenter ein Betrieb kommuniziert, desto mehr fühlen sich die Mitarbeitenden einbezogen und umso zufriedener sind sie.
Zusammenarbeit:
Im Weiteren wird die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden gestaltet. Wie genau sieht diese aus? Wird im Team gearbeitet oder eher nicht?
Darüber hinaus wird festgelegt, wie die Leistung der Beschäftigten erfasst und kontrolliert wird. Ebenso werden Kriterien und Maßstäbe für Leistungserwartungen festgelegt.
Beispiel: Wie genau kann man sich die Arbeitsorganisation vorstellen?
Ein gutes Beispiel für die Arbeitsorganisation lässt sich anhand eines fiktiven Supermarktes erläutern:
In einem Supermarkt analysiert die Filialleitung zunächst die täglichen Abläufe, um festzustellen, wann die meisten Kund*innen kommen und welche Aufgaben besonders zeitkritisch sind (z. B. Nachfüllen von Tiefkühlwaren). Anschließend erstellt die Filialleitung einen Arbeitsplan. Es wird festgelegt, wer für die Warenannahme und -verräumung zuständig ist, und auf Basis der Kundenstromanalyse wird ein Schichtplan erstellt. So wird die Warenannahme und -verräumung in den Vormittag verlegt, da dann die wenigsten Kund*innen kommen. Vor allem abends und nachmittags wird mehr Personal in den Schichtplan eingetragen, da der Kundenstrom hier am höchsten ist. Außerdem legt die Filialleitung u. a. fest, wer für die Bestandskontrolle und die Bestellungen zuständig ist.
Tipps und Red Flags
Das sollte man unbedingt vermeiden: typische Fehler in der Arbeitsorganisation
Viele Unternehmen machen oft die gleichen Fehler. Werfen wir einen Blick auf die folgenden.
- Unklare Zuständigkeiten:
Der Klassiker. Niemand weiß genau, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Das führt dazu, dass Aufgaben liegen bleiben oder teilweise doppelt bearbeitet werden. Im schlimmsten Fall führt dies zu einer dauerhaften Überlastung einzelner Mitarbeitender.
- Mangelnde Kommunikation:
Ein Kündigungsgrund für viele Arbeitnehmende. Informationen werden nicht an die Mitarbeitenden weitergegeben. Die Beschäftigten werden zu spät über anstehende Projekte und Veränderungen im Unternehmen informiert. Unzufriedenheit und Demotivation in der Belegschaft sind die Folge.
- Mangelnde Flexibilität:
Die Arbeitsorganisation ist zu kleinteilig und starr, so dass auf Veränderungen oder Personalausfälle nicht angemessen reagiert werden kann.
- Ineffiziente Prozesse:
Oft werden Arbeitsabläufe nicht regelmäßig überprüft und optimiert. Möglicherweise hat sich durch ein neu eingesetztes Tool bereits etwas verändert, einige Mitarbeitenden haben viel zu wenige Aufgaben oder langweilen sich.
Wichtig: Obwohl in den Medien oft vom Burnout in der Arbeitswelt die Rede ist, darf auch das sogenannte Boreout nicht unterschätzt werden. Mit Boreout wird ein Zustand der chronischen Unterforderung, Langeweile und fehlenden Sinnhaftigkeit im Job bezeichnet. Er kann zu ähnlichen Problemen wie dem Burnout führen, nämlich zu Stress, Unzufriedenheit und gesundheitlichen Problemen.
Besonders betroffen sind hier die Jüngeren. In einer Studie von Avantgarde Experts gaben fast 50 Prozent der bis 34-Jährigen an, sich im Job unterfordert zu fühlen.
- Unrealistische Planung:
Zeitpläne oder Ziele sind zu ehrgeizig und nicht erreichbar. Das führt zu Frust in der Belegschaft.
Was zeichnet eine gute Arbeitsorganisation aus?
Aus solchen Fehlern kann man lernen, was eine gute Arbeitsorganisation ausmacht. Dazu gehört vor allem eine klare Aufgabenverteilung, aber auch die Kommunikation.
Tipp: Auf unserem Blog haben wir einen Leitfaden erstellt, wie Sie die interne Kommunikation im Unternehmen verbessern können.
Darüber hinaus sind Elemente wie eine gerechte Arbeitsteilung sowie eine gute und bedürfnisorientierte Arbeitszeitgestaltung für die Mitarbeitenden wichtig. Vorgesetzte und Abteilungsleitung sollten sich von Zeit zu Zeit mit den Beschäftigten austauschen und ihnen zuhören, denn sie kennen ihre Aufgaben am besten und können genau sagen, wo es Verbesserungsbedarf gibt bzw. was nicht so gut läuft.
Und schließlich: Je genauer Ihre erste Analyse über die Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen ist, desto besser kann an den entsprechenden Stellen justiert werden. Nehmen Sie sich also Zeit dafür.
Die individuelle Arbeitsorganisation – Struktur der einzelnen Beschäftigten
Neben der Organisation auf Unternehmensebene ist für einen effizienten Arbeitsablauf natürlich auch die Organisation der einzelnen Mitarbeitenden, also ihre Selbstorganisation, entscheidend. Die beste Arbeitsorganisation eines Unternehmens nützt nichts, wenn die Mitarbeitenden nicht in der Lage sind, ihre eigenen Aufgaben in der vorgegebenen Zeit und nach den entsprechenden Abläufen zu strukturieren.
Die Mitarbeitenden können verschiedene Zeit- und Selbstmanagementmethoden wie die Eisenhower-Matrix oder die Pomodoro-Methode anwenden, um ihre Arbeit möglichst effizient zu organisieren.
Bei der Verbesserung der individuellen Arbeitsorganisation geht es vor allem darum, die richtige Ressource, das richtige Mittel zur richtigen Zeit einzusetzen. Man braucht keine E-Mail zu schreiben, wenn der Kollege X auf der anderen Seite des Büros sitzt, man kann ihn dann einfach ansprechen und die Frage ist viel schneller geklärt.
Auf unserem Blog haben wir noch weitere Tipps für eine effektive Selbstorganisation für Sie zusammengefasst.
