Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist ein wichtiges Dokument, das alle Informationen und Daten zu einem bestimmten Arbeitsplatz im Unternehmen enthält. Sie dient verschiedenen Zwecken und ist Grundlage für die Personalplanung, die Einarbeitung und vor allem für die Übersicht und Strukturierung der Unternehmensorganisation, um Überschneidungen zu vermeiden.
Die Erstellung kann schnell überfordern. Im folgenden Artikel gehen wir daher für Sie detailliert auf alle Schritte ein, die mit der Erstellung eines solchen Dokuments verbunden sind.
Key Facts
- Eine Arbeitsplatzbeschreibung enthält grundlegende Informationen zur Stelle, wie die Bezeichnung der Position, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sowie Anforderungen an die Qualifikationen und Kompetenzen.
- Sie dient der Klärung von Aufgaben und Erwartungen, hilft bei der Einordnung der Position im Unternehmen und unterstützt das Onboarding sowie die Leistungsbeurteilung der Mitarbeitenden.
- Die Erstellung einer solchen Beschreibung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wohl aber die Erstellung und Aushändigung einer Tätigkeitsbeschreibung der im Arbeitsvertrag festgelegten Verantwortungsbereiche.
- Die Arbeitsplatzbeschreibung – Definition
- Wichtige Frage rund um die Arbeitsplatzbeschreibung
- Eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellen: So geht’s
Die Arbeitsplatzbeschreibung – Definition
Bei einer Arbeitsplatzbeschreibung handelt es sich um ein Dokument, das alle wichtigen Informationen und Aspekte einer jeweiligen Stelle im Unternehmen enthält. Die verschiedenen Positionen innerhalb eines Betriebs werden hier detailliert beschrieben. Sie dienen sowohl Vorgesetzten als auch den Beschäftigten als Grundlage für die mit der Stelle verbundenen Erwartungen und Aufgaben.
Was enthält eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Typische Elemente einer Arbeitsplatzbeschreibung sind:
- allgemeine Informationen zur Stelle
Hierzu gehören Angaben wie die Stellenbezeichnung sowie die Einordnung innerhalb des Unternehmens, also in welcher Abteilung bzw. in welchem Team sie angesiedelt ist.
Beispiel: Lagerbeschäftigte, Standort Berlin-Neukölln, Abteilung Logistik, Keine Führungsverantwortung
- Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten
Außerdem findet sich in einer Arbeitsplatzbeschreibung eine Auflistung aller Verantwortlichkeiten und Aufgaben, die die Stelle mit sich bringt.
Beispiel: Warenannahme und -prüfung, Einlagerung der Waren, Nutzung des Lagerverwaltungssystems, Zusammenstellung von Kundenbestellungen, Verpackung für den Versand von Waren, Übergabe der Pakete an die Ausliefernden, Lagerpflege- und Bestandsverwaltung wie regelmäßige Bestandsaufnahme sowie Meldung bei fehlenden Waren, Reinigung des Lagerbereichs sowie schließlich Retourenbearbeitung.
- Anforderungen an Beschäftigte
Die für die Stelle erforderlichen Qualifikationen sind Bestandteil einer Arbeitsplatzbeschreibung (d. h. bestimmte Abschlüsse, Berufserfahrung, bestimmte Kenntnisse wie Sprachen oder IT-Kenntnisse). Aber auch persönliche Eigenschaften wie Führungskompetenzen, Pünktlichkeit, Teamfähigkeit oder Kommunikationsstärke fallen in diesen Bereich.
Beispiel: Ausbildung im Lagerbereich sowie Berufserfahrung in diesem Bereich (aber nicht zwingend), Quereinstieg möglich, Führerschein zwingend erforderlich, Kenntnisse bestimmter Lagerverwaltungssysteme von Vorteil.
- Ziele der Position
Hier werden die Ziele und Ergebnisse beschrieben, die die jeweiligen Mitarbeitenden auf der Position erreichen sollen.
Beispiel: Termingerechte Abwicklung von Bestellungen, effiziente Lagerbewirtschaftung, sorgfältige Qualitätsprüfung, ggf. Prozessoptimierungen sowie Einhaltung der Sicherheitsstandards.
- Zusammenarbeit
Unter dem Punkt Zusammenarbeit werden die Schnittstellen zu anderen Abteilungen und Teams im Betrieb festgehalten.
Beispiel: Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Vertrieb, Einkauf sowie Auslieferung.
- Arbeitsbedingungen am Arbeitsplatz
In diesem Bereich fallen alle Angaben rund um die Arbeitsbedingungen wie die Arbeitszeiten, der Arbeitsort und auch besondere Bedingungen wie etwaige Reisetätigkeiten oder Schichtdienst.
Beispiel: Arbeitsort Berlin-Neukölln, Lager 2, Schichtarbeit (Früh, Spät, Nacht), 1 Stunde Pause pro Schicht, kalte Umgebung sowie Tragen und Heben schwerer Lasten, Arbeiten in ergonomisch ungünstigen Positionen.
- Eingruppierung
Schließlich enthält die Arbeitsplatzbeschreibung auch Angaben zu Informationen zu Lohn und Gehalt.
Was ist der Unterschied zwischen einer Stellenbeschreibung, einer Stellenausschreibung und einer Arbeitsplatzbeschreibung?
Obwohl die Begriffe ziemlich ähnlich klingen, sind sie doch nicht deckungsgleich.
Eine Stellenausschreibung (auch Stellenanzeige) ist ein Dokument, das zur Anwerbung neuer Kandidat*innen für eine bestimmte Position im Unternehmen dient. Sie beschreibt, um welche Art von Stelle es sich handelt, wo sie zu besetzen ist und wer (d. h. welches Unternehmen) wen (d. h. welche Art von Bewerber*innen) sucht. Je nach Branche wird die Stellenanzeige so gestaltet, dass sie möglichst viel Aufmerksamkeit auf sich zieht und sich viele Interessierte bewerben.
Die Stellenbeschreibung wiederum ist meistens Teil einer Stellenanzeige. Hier geht es um eine kurze Beschreibung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Bedingungen der jeweiligen zu besetzten Stelle.
Die Stellenbeschreibung und die Arbeitsplatzbeschreibung ähneln sich also sehr. Der Unterschied ist fein: Die Stellenbeschreibung dient vor allem als ein Soll-Instrument der Personalabteilung. Mit ihr wird also festgelegt, was gesucht und im Betrieb gewünscht und gebraucht wird.
Im Gegensatz dazu handelt es sich bei der Arbeitsplatzbeschreibung eher um ein Dokument zur Beschreibung des Ist-Zustandes. Sie ist viel detaillierter als Stellenbeschreibungen und bezieht sich in der Regel auf bereits bestehende Stellen.
Wozu dient eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Eine Arbeitsplatzbeschreibung hat viele wichtige Funktionen. Schauen wir uns die einzelnen Aspekte im Detail an.
- Klärung von Aufgaben und Erwartungen
Das Dokument schafft Klarheit über die jeweiligen Aufgaben und Rollen einer Position. Dadurch wird eine klare Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens gewährleistet. Überschneidungen mit anderen Stellen werden vermieden. - Einordnung in die Unternehmensorganisation
Zudem gelingt die Strukturierung der verschiedenen Jobprofile im Unternehmen einfacher. Die verschiedenen Arbeitsplatzbeschreibungen verschaffen einen Überblick über die organisatorische Struktur der Firma. - Einarbeitung
Das Dokument dient den neuen, aber auch bestehenden Mitarbeitenden als Grundlage für ihre Arbeit. Es bietet Orientierung und hilft ihnen, schneller in ihre Rolle hineinzuwachsen.
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Grundlage zur Leistungsbeurteilung
Außerdem fungiert die Beschreibung als Grundlage zur Leistungsbeurteilung. Über einen Soll-Ist-Vergleich können Führungskräfte bzw. die Abteilungsleitung ablesen, was die jeweiligen Beschäftigten erreicht haben und was nicht.
Personalinstrument
Schließlich sind diese Dokumente auch Instrumente der Personalabteilung, und zwar auf zwei Ebenen. Zum einen dienen sie als Instrument der Personalentwicklung. Durch den Soll-Ist-Vergleich kann die Personalabteilung z. B. den Bedarf an Fort- und Weiterbildung erkennen.
Zum anderen dienen sie der Personalplanung. Führungskräfte, Teams und Personalabteilungen erhalten so einen Überblick, ob sie über das passende Personal für die anstehenden Aufgaben im Unternehmen verfügen.
Wichtige Fragen rund um die Arbeitsplatzbeschreibung
Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung Pflicht?
Die Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung ist an sich keine Pflicht des Arbeitgebenden. Nach § 2 Abs. 1 Nr. 5 Nachweisgesetz (NachwG) ist jedoch spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses eine kurze Charakterisierung und Beschreibung der Tätigkeit an die jeweiligen Arbeitnehmenden auszuhändigen.
Wer erstellt eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Die beste Arbeitsplatzbeschreibung ist eine Kombination aus mehreren Perspektiven. An erster Stelle stehen hier natürlich die Beschäftigten selbst. Sie wissen am besten, was ihre Position ausmacht. Auch die Abteilungsleitung und die Vorgesetzten können Informationen wie Angaben zum Standort und den Arbeitsbedingungen einbringen. In der Regel ist es jedoch die Personalabteilung, die die Arbeitsplatzbeschreibung aufbereitet, finalisiert und schließlich in das System bzw. in die HR-Software überträgt.
Ist eine Arbeitsplatzbeschreibung vorteilhaft?
Ganz klar ist: Arbeitsplatzbeschreibungen sind ideal für einen Überblick und eine Strukturierung von Unternehmensorganisationen sowie den Aufgaben und Erwartungen einer bestimmten Stelle. Sie sind darüber hinaus ein wertvolles Instrument der Personalentwicklung und -planung. Schließlich erleichtern sie das Onboarding neuer Mitarbeitender und dienen als Orientierungshilfe für bestehende Beschäftigte.
Sind Stellenbeschreibungen jedoch zu starr, verlieren sie an Flexibilität und verhindern möglicherweise neue, kreative Arbeitsweisen.
Außerdem ist die Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden. Zudem müssen sie häufig aktualisiert werden, damit sie den neuesten Stand widerspiegeln, denn nur solche Stellenbeschreibungen sind sinnvoll und nützlich. Und schließlich sind sie nicht für alle Jobprofile geeignet. Gerade bei Stellen mit einem komplexen, breiten oder sich häufig ändernden Stellenprofil kann die Erstellung von solchen Beschreibungen wenig sinnvoll oder mit zu hohem Aufwand verbunden sein.
Arbeitsplatzbeschreibung im öffentlichen Dienst
Im öffentlichen Dienst ist die Arbeitsplatzbeschreibung sehr wichtig. Denn hier dient sie als Grundlage zur Eingruppierung nach TVöD.
Das Bundesverwaltungsamt hat einen Leitfaden zur korrekten Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen herausgegeben, an dem Sie sich orientieren können.
Eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellen: So geht’s
Aufbau der Beschreibung
Der Aufbau einer Arbeitsplatzbeschreibung folgt dem oben genannten Inhalt. Enthalten sein muss:
- Bezeichnung der Stelle
- Angaben zur Person in der Stelle
- Einordnung innerhalb des Unternehmens (Führungsposition, Team, Abteilung)
- Aufgaben und Ziele (Haupt- und Nebenaufgaben)
- Kompetenzen und Qualifikationen der Beschäftigten
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Beschäftigten
- Eingruppierung (Angaben zu Lohn und Gehalt)
Arbeitsplatzbeschreibung Muster
So könnte eine Arbeitsplatzbeschreibung aussehen:
1. Bezeichnung der Stelle
Social-Media-Beschäftigte, Betrieb XYZ, Abteilung Marketing, Standort Berlin-Kreuzberg, Adresse
35 Stunden die Woche, Gleitzeit (Arbeitsbeginn zwischen 7-10 Uhr, Arbeitsende zwischen 15-19 Uhr, 1 Stunde Pause, Remote-Arbeiten nach Absprache möglich)
2. Angaben zum Beschäftigten der Stelle
Name der Beschäftigten : Marleen Liebig
Geburtsdatum: 19.05.1993
Eintrittsdatum: 01.03.2025
Ggf. Kostenstelle und Personalnummer.
3. Einordnung innerhalb des Unternehmens
- Abteilung: Marketing
- Berichtslinie: Untersteht direkt der Leitung des Social-Media-Teams
- Position: Keine Führungsverantwortung
4. Aufgaben und Ziele
Hauptaufgaben:
- Erstellung und Pflege von Inhalten für die Social-Media-Kanäle des Unternehmens
- Entwicklung und Durchführung von Social-Media-Kampagnen zur Steigerung der Markenbekanntheit und Kundenbindung
- Monitoring der Social-Media-Aktivitäten
- Interaktion mit Follower*innen
Nebenaufgaben:
- Erstellung von Posts und kurzen Werbetexten
- Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung von Werbemaßnahmen
- Analyse der Social-Media-Trends
Ziele:
- Steigerung der Interaktionsrate und Reichweite auf den Social-Media-Kanälen des Unternehmens
- Förderung des positiven Markenimages durch kreative und zielgruppengerechte Inhalte
5. Kompetenzen und Qualifikationen
- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Kommunikation, Marketing oder vergleichbares
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Umgang mit Social-Media-Plattformen und Social-Media-Management-Tools
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sowie Kommunikationsstärke
- Kreativität bei der Erstellung ansprechender Inhalte
- Erfahrung im Bereich Community Management und Online-Marketing
- Grundkenntnisse in der Analyse von Social-Media-Daten
6. Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Beschäftigten
- Enge Zusammenarbeit mit dem Marketing-Team.
- Zusammenarbeit mit der Grafikabteilung zur Erstellung von visuellen Inhalten.
7. Eingruppierung (Angaben zu Lohn und Gehalt)
- Gehalt: [z. B. 3.500 € brutto pro Monat]
Arbeitsplatzbeschreibung Muster
Im Internet finden Sie verschiedene Vorlagen zum selbstständigen Ausfüllen oder als Grundlage für Ihre Anpassungen und Anforderungen.
Arbeitsplatzbeschreibung Vorlage PDF
Ein Beispiel für eine genaue Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung zum PDF-Download finden Sie unter anderem bei der Universität Wuppertal und bei der AOK.
