Für viele Personaler steht die Rekrutierung qualifizierter Fachkräfte bei gleichzeitiger Wahrung der Integrität des Unternehmens im Mittelpunkt. Die Auswahl geeigneter Mitarbeiter*innen kann ein komplexes Unterfangen sein. Aus diesem Grund gewinnen Bewerberscreenings (etwa in Form von einem Background Check), wie sie in den USA schon lange üblich sind, auch in Deutschland zunehmend an Bedeutung.
Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Regeln rund um Bewerberscreenings vor – Ihre Schlüsselressource zur Identifizierung von hochqualifizierten und auf Integrität geprüften Kandidat*innen.
Key Facts
- Ein Background Check ist eine Überprüfung des persönlichen und beruflichen Hintergrunds einer Person, die von Arbeitgebern durchgeführt wird, um die Eignung von Bewerber*innen für eine Stelle zu bewerten
- In Deutschland werden Background Checks durch die DSGVO, das BDSG und das allgemeine Persönlichkeitsrecht geregelt. Arbeitgeber dürfen allgemein zugängliche Daten nutzen, Einschränkungen gelten jedoch für Social-Media-Kanäle.
- Ein Pre-Employment-Screening in Deutschland kann Interviews mit früheren Arbeitgebern, Internetrecherchen, den Vergleich von Bewerbungsunterlagen und Probearbeiten umfassen.
- Was ist ein Background Check?
- Background Check in Deutschland: Das ist erlaubt
- Wie funktioniert das Pre-Employment-Screening?
- Wie lange dauert ein Background Check?
- Sollten Arbeitgeber einen Background Check machen und wenn ja, warum?
Was ist ein Background Check?
Ein Background Check ist eine Überprüfung des persönlichen und beruflichen Hintergrunds einer Person. Personaler führen ihn häufig durch, um die Eignung von Bewerber*innen für eine Stelle zu beurteilen. Ein Background Check hat unterschiedliche Namen.
Am geläufigsten sind:
- Pre-Employment-Screening
- Background-Screening
- Hintergrundprüfung
- Bewerber-Screening
- Pre-Employment-Check
- Bewerbercheck
- Hintergrundüberprüfung
- Bewerberüberprüfung
- Referenzcheck
Was zeigt ein Background Check?
Ein Background Check kann Arbeitgebern bei der Entscheidung helfen, ob ein*e Bewerber*in für eine Stelle geeignet ist.
Ein Pre-Employment-Screening gibt einen Überblick über den persönlichen und beruflichen Hintergrund einer Person. Sie umfasst in der Regel Informationen über die Ausbildung, den beruflichen Werdegang und möglicherweise Referenzen. Unternehmen nutzen Pre-Employment-Screenings häufig bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen, um sicherzustellen, dass die Bewerber*innen tatsächlich über die erforderlichen Qualifikationen verfügen und kein potenzielles Risiko darstellen.
Nützlich dafür kann ein Bewerbermanagement System wie das von Facotrial sein. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre Kandidat*innen und deren beruflichen Hintergrund.
Ursprung
Das Screening von Bewerber*innen hat seinen Ursprung in den USA und in Großbritannien, wo es ein gängiges Mittel bei der Auswahl von Bewerber*innen ist. In den USA beispielsweise können Arbeitgeber laut der amerikanischen Screening-Organisation „National Association of Professional Background Screeners“ (NAPBS) auf verschiedene Quellen zurückgreifen. Dazu gehören Personenstandsregister, Führerscheinkontrollen, Gutachten, Fahrerdaten und Aufzeichnungen aus früheren Arbeitsverhältnissen. Ebenso wird auf mögliche Vorstrafen überprüft.
Background Check in Deutschland: Was ist erlaubt?
Grundsätzlich werden Background Checks in Deutschland durch die DSGVO, das BDSG und das allgemeine Persönlichkeitsrecht geregelt. Allgemein zugängliche Daten dürfen von Arbeitgebern genutzt werden, allerdings bestehen Einschränkungen für Social-Media-Kanäle.
Datenschutz und Screenings
Anders als in den USA ist in Deutschland bei einem Pre-Employment-Screening viel weniger erlaubt. In Deutschland sind Pre-Employment-Screenings durch Arbeitgeber gesetzlich geregelt.
Die Zulässigkeit solcher Recherchen wird durch das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Bewerber*innen und die Datenschutzbestimmungen, insbesondere die DSGVO und das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), begrenzt.
DSGVO und BDSG – Regelung zum Datenschutz von Bewerber*innen
Die DSGVO legt fest, dass eine rechtmäßige Datenerhebung nach Treu und Glauben erfolgen muss. Arbeitgeber haben nicht nur das Recht, Arbeitnehmer*innen persönlich zu befragen, sondern können auch Informationen von früheren Vorgesetzten einholen und Online-Suchmaschinen nutzen.
Fragerecht
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hält im Rahmen des Fragerechts nach Vorstrafen nur solche Fragen für zulässig, die für die spezifische Art der zu besetzenden Stelle relevant sind (vgl. Urteil vom 20.05.1999, NZA 1999, 975). So ist beispielsweise die Frage nach Verkehrsdelikten bei Bewerber*innen für eine Tätigkeit als Kraftfahrer*innen als zulässig anzusehen, während sie bei Bewerber*innen für eine Stelle im Einzelhandel nicht gerechtfertigt ist.
Bewerber-Screening auf Social Media
Aber: Recherchen in sozialen Netzwerken sind in der Regel unzulässig, es sei denn, es handelt sich um berufliche Plattformen wie LinkedIn.
Die Internetrecherche ist im Rahmen des Bundesdatenschutzgesetzes zulässig. Daten dürfen nur dann erhoben werden, wenn sie für die Einstellungsentscheidung relevant sind. Die erhobenen Daten müssen tatsächlich von Bedeutung sein. Haben Personaler*innen z.B. Zweifel an der Richtigkeit des Lebenslaufs der Bewerbenden, so ist es ihnen erlaubt, gezielt im Internet nach Informationen zu suchen. Informationen, die private Fotos oder Inhalte ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis enthalten, dürfen Personaler*innen jedoch nicht in ihre Entscheidung einbeziehen.
SCHUFA, polizeiliches Führungszeugnis und Strafregister
Grundsätzlich ist anzumerken, dass es in Deutschland keine einheitliche Regelung gibt, welche Unterlagen ein Arbeitgeber genau verlangen darf und welche nicht. Der rechtliche Rahmen wird durch die verschiedenen genannten Gesetze abgesteckt. Aus diesen und verschiedenen Gerichtsurteilen ergibt sich das Ergebnis.
Die Anforderung eines Führungszeugnisses durch den Arbeitgeber setzt grundsätzlich ein nachgewiesenes berechtigtes Interesse voraus. Die Rechtmäßigkeit der Anforderung hängt jedoch häufig vom Einzelfall und der individuellen Auslegung ab. Bei sensiblen Positionen wie im Finanzsektor oder im Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie bei Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen liegt ein berechtigtes Interesse eindeutig vor. Die Anforderung eines Führungszeugnisses ist gerechtfertigt, wenn die Vorstrafen für die Stelle relevant sind, z.B. bei der Besetzung von Stellen als Datenschutzbeauftragte*r oder Bankberater*in. In anderen Fällen ist die Rechtmäßigkeit der Forderung oft auslegungsbedürftig und kann zu Rechtsstreitigkeiten führen.
Zu beachten sind auch die Vorschriften des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Unabhängig von den Erkenntnissen, die Personalverantwortliche bei der Überprüfung von Bewerber*innen gewinnen, dürfen diese nicht zu einer Benachteiligung oder Ablehnung wegen des Geschlechts, des Alters, der ethnischen Herkunft, der sexuellen Identität, einer Behinderung, der Religion oder Weltanschauung führen.
Wie funktioniert das Pre-Employment-Screening?
Das Screening vor der Einstellung ist ein Prozess, bei dem der Arbeitgeber Informationen über die Kandidat*innen sammelt, um ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen. Es ist ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses und kann dazu beitragen, die Eignung von potenziellen neuen Mitarbeitenden für die Stelle sicherzustellen und gleichzeitig problematische Bewerber*innen auszuschließen.
Auch in Deutschland gewinnen Background Checks im beruflichen Kontext zunehmend an Bedeutung, um qualifizierte Talente und Fachkräfte zu rekrutieren. Dadurch wird das Risiko einer Fehlbesetzung minimiert und der gesamte Rekrutierungsprozess effizienter gestaltet.
Ein Pre-Employment-Check in Deutschland umfasst typischerweise vier Optionen:
Befragung früherer Arbeitgeber
Personalverantwortliche können im Rahmen von Pre-Employment-Checks mit früheren Arbeitgebern Kontakt aufnehmen, um z.B. zu erfahren, ob der*die Kandidat*in die in den Bewerbungsunterlagen angegebenen Aufgaben tatsächlich erfüllt hat und vor allem mit welcher Zufriedenheit.
Recherche im Internet
Das Internet bietet oft einen umfassenden Einblick in das Privatleben potenzieller Bewerber*innen. Personalverantwortliche können die Angaben in den Bewerbungsunterlagen zum Beispiel mit denen in sozialen Karrierenetzwerken, auf persönlichen Websites oder auch in den sozialen Medien wie Instagram abgleichen.
Vergleich der von den Bewerber*innen angegebenen Informationen
Arbeitgeber können die Informationen in verschiedenen Dokumenten wie Lebenslauf, Arbeitszeugnis und Online-Bewerbung vergleichen und überprüfen, ob die Angaben übereinstimmen.
Gerade hier sollten Arbeitgeber genau hinschauen. Laut einer aktuellen Studie des Portals CVapp.de gaben etwas mehr als die Hälfte der Befragten an, schon einmal in ihrem Lebenslauf gelogen zu haben. Der Unterschied zwischen den Geschlechtern ist bei Lügen im Lebenslauf enorm. Fast doppelt so viele Männer haben schon einmal falsche Angaben gemacht (ca. 70 Prozent der Männer und ca. 45 Prozent der Frauen).
Gelogen wird vor allem bei der Berufserfahrung (52 Prozent) und den Fachkenntnissen (44 Prozent), wie eine Studie von Robert Half ergab.
Probearbeiten und Tests
Viele Arbeitgeber nutzen die Möglichkeit kurzer Einstellungstests im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs. Diese Tests können sich entweder direkt auf das Unternehmen oder auf die spezifischen Aufgaben der zu besetzenden Stelle beziehen, oder sie können eher allgemeiner Art sein, wie z. B. kurze Intelligenztests. Viele Unternehmen nutzen auch umfangreiche Assessment-Center, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, um Soft- und Hardskills zu überprüfen.
Wie lange dauert ein Background Check?
Die Dauer eines Screenings hängt davon, wie genau Personaler*innen prüfen und welche Quellen sie dabei nutzen.
Sollten Arbeitgeber einen Background Check machen und wenn ja, warum?
Ob ein Arbeitgeber ein Pre-Employment-Screening durchführen sollte, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
Art der Stelle
Für bestimmte Stellen, z. B. im Finanzsektor oder in der Kinderbetreuung, können Pre-Employment-Screening besonders wichtig sein, um das Risiko potenzieller Probleme zu minimieren.
In regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, der Personensicherheit oder der Luftfahrt ist ein Pre-Employment-Screening gesetzlich vorgeschrieben.
Vermeidung von Fehlbesetzungen
Die Überprüfung der Angaben von Bewerber*innen hilft, unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Verbesserung der Einstellungsqualität
Ein systematisches Pre-Employment-Screening trägt dazu bei, qualifizierte Bewerber*innen zu identifizieren und die Qualität der Neueinstellungen zu erhöhen.
Verringerung der Fluktuation
Die Einstellung der richtigen Person verringert das Risiko kurzfristiger Personalabgänge und somit auch die Fluktuationsrate.
Besseres Kennenlernen der Mitarbeiter*innen
Das Pre-Employment-Screening ermöglicht es, potenzielle Mitarbeiter*innen besser zu verstehen und mögliche Interessenkonflikte zu erkennen.
Schutz des Rufs des Unternehmens
Renommierte Unternehmen sichern ihre Reputation durch Screening. Die Einstellung der richtigen Mitarbeiter*innen ist essenziell für die Aufrechterhaltung des Unternehmensimages.
Der Einsatz von Background Checks wird immer wichtiger, um den Herausforderungen des Arbeitsmarktes und der steigenden Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften gerecht zu werden. Dabei ist es hilfreich, alle Ihre Bewerbungen zentral in einer Plattform wie Factorial abzuspeichern und auch nach spezifischen Kriterien filtern zu können.
