Konkrete Tipps: So vermeiden Sie eine Fehlbesetzung im Recruiting

Recruiting wird für Unternehmen zunehmend herausfordernder und nicht selten kommt es zu einer Fehlbesetzung. Wir erklären Ihnen die Ursachen von Fehlbesetzungen, welche finanziellen Konsequenzen sie mit sich bringen kann und geben Tipps, wie man eine solche Fehlbesetzung vermeiden kann.

Key Facts

1. Finanzielle Belastung: Eine Fehlbesetzung einer offenen Stelle kann erhebliche finanzielle Auswirkungen auf Unternehmen haben, da Kosten für Recruiting, Einarbeitung und mögliche Abfindungen entstehen.

2. Produktivitätsverlust: Eine Fehlbesetzung führt oft zu einem Produktivitätsverlust, da der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin möglicherweise nicht die erforderlichen Fähigkeiten oder Qualifikationen besitzt, um die gestellten Aufgaben effektiv zu erfüllen.

3. Mögliche Auswirkungen auf das Team: Eine unpassende Person im Team kann zu Konflikten, Unzufriedenheit und einer generell schlechten Arbeitsatmosphäre führen, was sich negativ auf die Leistung und Motivation anderer Teammitglieder auswirken kann.

• Was sind Fehlbesetzungen?
• Ursachen einer Fehlbesetzung
• Diese Kosten können aufgrund einer Fehlbesetzung anfallen
• So finden Sie die passenden Mitarbeiter*innen
• 10 konkrete Tipps für Unternehmen

Was sind Fehlbesetzungen?

Eine Fehlbesetzung tritt auf, wenn ein*e neue*r Mitarbeiter*in die Erwartungen und Anforderungen seiner Position nicht erfüllen kann oder nicht optimal in das Team, das Unternehmen und die Unternehmenskultur passt. Dies kann verschiedene Ursachen haben, darunter unzureichende Qualifikationen, falsch eingeschätzte Fähigkeiten während des Auswahlprozesses oder mangelnde Passung zu den Unternehmenswerten. Eine solche Fehlbesetzung im Personalmanagement kann erhebliche negative finanzielle Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

Weiterhin können diese Fehlbesetzungen einer Stelle im Unternehmen Auswirkungen auf das Team haben. Unstimmigkeiten in Bezug auf Fähigkeiten, Arbeitsstil oder Persönlichkeit können zu Konflikten und einer negativen Arbeitsatmosphäre führen. Dies beeinträchtigt nicht nur die Leistung und Motivation des oder der fehlplatzierten Mitarbeiter*in, sondern kann auch das gesamte Team negativ beeinflussen.

Um das Risiko einer Fehlbesetzung zu minimieren, setzen Unternehmen zunehmend auf sorgfältige Auswahlprozesse, um sicherzustellen, dass Kandidat*innen nicht nur über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, sondern auch gut zur Unternehmenskultur und der Teamdynamik passen.

Ursachen einer Fehlbesetzung

Die Ursachen für eine Fehlbesetzung im Unternehmen können vielfältig sein und sowohl auf Seiten von Unternehmen als auch des oder der Mitarbeitenden liegen:

1. Unzureichende Auswahlprozesse: Wenn die Auswahlverfahren während des Recruiting-Prozesses nicht gründlich genug sind, kann es zu einer Fehleinschätzung der Fähigkeiten, Qualifikationen und des Cultural Fits des Bewerbers oder der Bewerberin kommen.

2. Mangelnde Transparenz: Unklare Beschreibungen einer Stelle und Erwartungen können zu Missverständnissen führen. Wenn Bewerber*innen nicht genau wissen, was von ihnen in dem spezifischen Job erwartet wird, steigt das Risiko einer Fehlbesetzung.

3. Fehlende Integration: Ein unzureichender Onboarding-Prozess kann dazu führen, dass der/die neue Mitarbeiter*in Schwierigkeiten hat, sich in die Arbeitsumgebung einzufügen und effektiv zu arbeiten.

4. Falsche Unternehmenskultur: Wenn die Unternehmenskultur nicht klar definiert ist oder nicht zu den Werten des/der Mitarbeitenden passt, kann dies zu Unstimmigkeiten führen.

5. Unklare Karriereentwicklung: Fehlende Perspektiven für berufliches Wachstum und Fortschritt im Job können dazu führen, dass qualifizierte Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder dass die falsche Person für eine Position ausgewählt wird.

6. Schlechtes Management: Eine schlechte Führung kann dazu führen, dass Mitarbeitende unzufrieden sind oder sich nicht in ihrer Rolle unterstützt fühlen, was zu Fehlbesetzungen führen kann.

7. Falsche Anreize: Wenn die Anreize oder Belohnungssysteme nicht gut auf die Leistungsziele abgestimmt sind, besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende falsche Anreize haben und ihre Fähigkeiten nicht optimal in ihren Job einbringen.

Die Minimierung einer Fehlbesetzung erfordert daher eine sorgfältige Rekrutierung, klare Kommunikation, effektive Integration und eine kontinuierliche Bewertung der Passung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmensbedürfnissen. In unseren konkreten Tipps erläutern wir diese Punkte noch weiter.

Diese Kosten können aufgrund einer Fehlbesetzung anfallen

Die Kosten im Zusammenhang mit einer Fehlbesetzung können sehr hoch sein und verschiedene Bereiche des Unternehmens betreffen:

• Recruiting-Kosten: Die Ausgaben für die Ausschreibung von Stellenanzeigen, Nutzung von Recruiting-Agenturen, sowie interne Kosten für den Auswahlprozess, Interviews und Assessment-Verfahren.
• Einarbeitung und Schulung: Die Investition in die Einarbeitung und Schulung der neuen Mitarbeiter*innen, einschließlich Kosten für Schulungsmaterialien, Schulungszeit und eventuelle externe Schulungsressourcen.
• Produktivitätsverlust: Der mögliche Produktivitätsverlust während der Einarbeitungsphase, wenn der oder die neue Mitarbeiter*in noch nicht in der Lage ist, vollständig zur Effizienz des Teams beizutragen.
• Fehlende Arbeitsleistung: Falls Mitarbeiter*innen nicht die erwartete Leistung erbringen, entstehen Kosten durch unproduktive Arbeitsstunden und möglicherweise notwendige Überstunden anderer Teammitglieder.
• Abfindung und Trennungskosten: Im Falle einer vorzeitigen Trennung können Kosten für Abfindungen, eventuelle rechtliche Beratung und administrative Aufwendungen anfallen.
• Rekrutierungsaufwand für Ersatz: Wenn der oder die Beschäftigte ersetzt werden muss, entstehen erneut Kosten für den Rekrutierungsprozess, einschließlich erneuter Ausschreibungen, Auswahlverfahren und Interviewaufwände.
• Teambeeinträchtigung: Die Fehlbesetzung kann auch Auswirkungen auf das bestehende Team haben, einschließlich verminderter Moral, möglicher Konflikte und zusätzlichem Managementaufwand zur Bewältigung dieser Probleme, was zu weiteren Kosten führen kann.
• Imageverlust: Eine Fehlbesetzung kann das Ansehen des Unternehmens beeinträchtigen, sowohl intern als auch extern, was langfristige Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung und das Employer Branding haben kann und indirekte Kosten für Ihr Unternehmen mit sich bringt.

Es ist wichtig, diese Kosten zu berücksichtigen und Strategien zu implementieren, um das Risiko einer Fehlbesetzung zu minimieren und die langfristige Effizienz und Stabilität des Unternehmens zu fördern.

So finden Sie die passenden Mitarbeiter*innen

Es gibt mehrere Quellen und Methoden, um als Arbeitgeber passende Mitarbeitende zu finden. Hier sind einige bewährte Wege der Personalsuche:

1. Online-Jobbörsen: Plattformen wie LinkedIn, Indeed und Glassdoor sind beliebte Ressourcen, um Stellenangebote zu veröffentlichen und qualifizierte Bewerber*innen anzuziehen.

2. Unternehmenseigene Karriereseiten: Die eigene Webseite des Unternehmens kann eine effektive Plattform sein, um offene Positionen zu bewerben und gleichzeitig das Unternehmensimage und die Kultur zu präsentieren.

3. Social Media: Nutzen Sie soziale Netzwerke wie LinkedIn, Facebook und Twitter, um eine offene Stelle zu teilen und potenzielle Kandidat*innen anzusprechen. Social-Media-Plattformen bieten auch die Möglichkeit, die Unternehmenskultur zu zeigen.

4. Networking-Veranstaltungen: Besuchen Sie berufsbezogene Veranstaltungen, Konferenzen und Netzwerktreffen, um potenzielle Kandidat*innen persönlich zu treffen und Kontakte in der Branche zu knüpfen.

5. Empfehlungen von Mitarbeiter*innen: Bestehende Mitarbeitende können wertvolle Empfehlungen aussprechen. Ein Mitarbeiter-Referral-Programm kann Anreize schaffen, um Talente aus dem Netzwerk der Mitarbeitenden zu gewinnen.

6. Headhunter und Personalberater: Professionelle Headhunter und Personalberater*innen können bei der Suche nach qualifizierten Kandidat*innen unterstützen, insbesondere für Führungspositionen oder spezialisierte Rollen.

7. Hochschul- und Bildungseinrichtungen: Kooperieren Sie mit Hochschulen und Bildungseinrichtungen, um potenzielle Absolvent*innen zu identifizieren, Praktika anzubieten und zukünftige Talente zu gewinnen.

8. Freelancer-Plattformen: Plattformen wie Fiverr und Freelancermap eignen sich für die Identifizierung von Freiberufler*innen und Spezialist*innen auf projektbezogener Basis.

9. Branchenspezifische Foren und Communitys: Online-Foren und Communitys in Ihrer Branche können eine effektive Möglichkeit sein, Fachkräfte zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten.

10. Recruiting-Events: Besuchen Sie Recruiting-Messen, Karrieretage und ähnliche Events, um persönlichen Kontakt zu potenziellen Kandidat*innen herzustellen.

Tipp: Es ist oft sinnvoll, eine Kombination dieser Methoden zu verwenden. So wird eine breite Palette von Kandidat*innen angesprochen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie den besten Talent-Pool für Ihr Unternehmen aufbauen können.

10 konkrete Tipps für Unternehmen

Wir haben einige Hinweise für Sie als Arbeitgeber zusammengestellt. Diese sollen Ihnen dabei helfen, eine Fehlbesetzung in Ihrem Unternehmen zu vermeiden.

1. Klare Anforderungen definieren:

Definieren Sie klar die erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften für jede Position. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherstellen, dass die Bewerbenden genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

2. Strukturierte Auswahlverfahren entwickeln:

Implementieren Sie strukturierte Auswahlverfahren, die systematisch auf die Bewertung von Fähigkeiten, Erfahrungen und kultureller Passung abzielen. Standardisierte Interviews, Prüfungen und praktische Aufgaben bieten eine objektive Basis für die Beurteilung der Kandidat*innen.

3. Kulturelle Passung bewerten:

Neben fachlichen Qualifikationen ist die kulturelle Passung entscheidend. Untersuchen Sie, ob die Werte, Arbeitspraktiken und die Unternehmenskultur des oder der Bewerber*in mit denen des Unternehmens harmonieren. Nur so fördern Sie eine langfristige Integration.

4. Mehrere Meinungen einholen:

Holen Sie verschiedene Meinungen von Mitarbeiter*innen unterschiedlicher Hierarchieebenen und Abteilungen ein. Dies gewährleistet eine umfassende Bewertung und minimiert individuelle Voreingenommenheiten im Auswahlprozess.

5. Referenzen überprüfen:

Verifizieren Sie die Angaben des oder der Bewerber*in durch Referenzprüfungen von einem früheren Arbeitgeber oder mehreren Arbeitgebern. Dies bietet Einblicke in die Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Leistung des oder der Bewerber*in in vergangenen Positionen.

6. Klare Kommunikation im Auswahlprozess:

Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation mit den Bewerber*innen klar und transparent ist. Informieren Sie sie über den Auswahlprozess, die erwarteten Schritte und bieten Sie konstruktive Rückmeldungen, um Transparenz zu fördern.

7. Probearbeit oder Projektaufgaben:

Integrieren Sie Elemente der Probearbeit oder kleine Projektaufgaben, um die praktischen Fähigkeiten und die Anpassungsfähigkeit der Kandidat*innen an die konkreten Anforderungen der Position zu testen.

8. Weiterbildung und Onboarding:

Investieren Sie in strukturierte Einführungs- und Onboarding-Programme. Dies ermöglicht es neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sich schnell mit den Unternehmensprozessen, der Kultur und den Kolleg*innen vertraut zu machen.

9. Regelmäßige Mitarbeiterbewertungen:

Führen Sie regelmäßige Leistungs- und Feedbackgespräche durch, um die Entwicklung der Mitarbeiter*innen zu überprüfen. Dies bietet die Möglichkeit, frühzeitig auf potenzielle Probleme einzugehen und Verbesserungen vorzunehmen.

10. Employer Branding pflegen:

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen eine positive Arbeitgeber-Marke hat. Dies kann durch gezielte Marketingstrategien, transparente Kommunikation und die Betonung von Unternehmenswerten und -kultur erreicht werden, um qualifizierte Bewerber*innen anzuziehen.

Hinweis: Die Umsetzung dieser Tipps erfordert eine strategische und proaktive Herangehensweise an das Personalmanagement, um sicherzustellen, dass die Auswahlprozesse effektiv sind und Mitarbeitende langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen können. Dabei behilflich kann Ihnen eine HR Software wie Factorial sein, die sämtliche Recruiting- und Onboarding-Prozesse in einer einzigen Plattform abbilden kann.