Geschäftsessen sind in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Wichtige Verhandlungen und Besprechungen lassen sich oftmals besser bei einem guten Essen als an einem Bürotisch führen. Geschäftsessen werden dabei häufig über den sogenannten Bewirtungsbeleg steuerlich abgesetzt.
Kennen Sie den Unterschied zwischen einer betrieblichen und geschäftlichen Bewirtung? Und wissen Sie, worauf Sie beim Ausfüllen des Beleges achten sollten?
Für den Bewirtungsbeleg gelten seit Anfang 2023 strengere Regeln. Worauf Arbeitgeber und Führungskräfte für eine korrekte Erstellung achten müssen, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.
- Was ist ein Bewirtungsbeleg?
- Betriebliche und geschäftliche Bewirtung: Unterschied
- Bewirtung und geringfügige Aufmerksamkeiten
- Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen
- Neue Regelungen seit 2023
- Bewirtungsbeleg: Vorlage Word
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg dient zur Dokumentation der im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung (z. B. Geschäftsessen) anfallenden Kosten. Auf dem Bewirtungsbeleg werden alle für die Buchhaltung und für das Finanzamt relevanten Angaben notiert. Zweck ist die dadurch mögliche steuerliche Absetzbarkeit der Bewirtung.
Achtung: Eine normale Rechnung, die Sie in einem Restaurant beim Bezahlen erhalten, ist kein Bewirtungsbeleg.
Ein Bewirtungsbeleg ist eine spezielle Quittung, auf der zusätzliche Angaben enthalten sind, die auf einer gewöhnlichen Rechnung fehlen.
Tipp: Bewirtungen in einem geschäftlichen Rahmen sind dann steuerlich absetzbar, wenn der Bewirtungsbeleg vollständig und korrekt ausgefüllt ist.
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Betriebliche und geschäftliche Bewirtung: Unterschied
Grundsätzlich wird bei einem Essen, das Sie als Arbeitgeber ausrichten, zwischen einer betrieblichen und einer geschäftlichen Bewirtung unterschieden.
Geschäftliche Bewirtung
Zu dieser gehört das klassische Geschäftsessen. Voraussetzung ist, dass bei einem Geschäftsessen immer auch unternehmensfremde Personen anwesend sein müssen. Zwar dürfen auch eigene Mitarbeitende am Geschäftsessen teilnehmen, doch muss die Mindestanzahl von einer unternehmensfremden Person erfüllt sein.
Die Bewirtung von Kunden oder Geschäftspartner*innen steht in diesem Fall also im Vordergrund. Eine geschäftliche Bewirtung ist bis zu 70 Prozent absetzbar, wenn diese in einem Restaurant stattfindet.
30 Prozent der Kosten gelten somit als private Kosten. Findet die Bewirtung im Betrieb des Gastgebers statt, ist sie bis zu 100 Prozent steuerlich absetzbar.
Achtung: Auf Geschäftsreisen sollten die Bewirtungskosten nicht mit den Kosten der Geschäftsreise gemeinsam verrechnet werden.
Betriebliche Bewirtung
Handelt es sich um ein Essen, bei dem nur Mitarbeitende anwesend sind, liegt eine betriebliche Bewirtung vor. Für diese Form der Bewirtung ist kein Bewirtungsbeleg erforderlich. Es handelt sich um Betriebsausgaben. Diese sind zu 100 Prozent steuerlich absetzbar.
Beispiele für die betriebliche Bewirtung sind:
- Weihnachtsferien,
- Betriebsfeiern,
- Interne Fortbildungen.
Bewirtung und geringfügige Aufmerksamkeiten
Nicht alle Speisen und Getränke, die Sie als Arbeitgeber einem Gast anbieten, zählen als Bewirtung. Geringfügige Aufmerksamkeiten können Sie bis zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Sie unterliegen nicht der Aufzeichnungspflicht.
Die Grenze zwischen Bewirtung und geringfügiger Aufmerksamkeit ist nicht immer eindeutig. Entscheidend sind in der Regel Preis, Art und Umfang.
- Kaffee, Gebäck und Wasser zählen z. B. eindeutig als geringfügige Aufmerksamkeit.
- Der Ausschank von Alkohol im Rahmen von Besprechungen oder Verhandlungen wird nicht als geringfügige Aufmerksamkeit angesehen. Dementsprechend kann dies nicht als Betriebskosten abgesetzt werden.
Das Finanzgericht München entschied folgendermaßen:
Die von einem Selbstständigen steuerlich geltend gemachten Aufwendungen für Alkohol waren laut Finanzgerichts nicht dem Anlass angemessen. Daher waren diese auch nicht als Betriebsausgaben anzusehen.
Der Alkohol wurde als Bewirtung eingestuft und war damit nur noch bis zu 70 Prozent steuerlich absetzbar. Höchstrichterlich gibt es hier allerdings noch keine Entscheidung. Der Zusammenhang muss also stets betrachtet werden.
Wichtig! Ausschlaggebend für eine Bewirtung ist, dass das Essen bei einem Anlass im Vordergrund steht. Fingerfood kann also unter Umständen als Aufmerksamkeit angesehen werden. Ein Buffet würde ganz sicher als Bewirtung betrachtet werden.
Tipp: Ein Glas Sekt nach einem Projektabschluss kann sicherlich als geringfügige Aufmerksamkeit abgegolten werden.
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie einen Bewirtungsbeleg ausfüllen?
- Der Beleg muss allen Anforderungen des in § 14 des Umsatzsteuergesetzes zur Ausstellung von Rechnung (UStG) entsprechen.
- Die notwendigen Angaben unterscheiden sich dabei je nach Höhe der Rechnung.
- Bei Geschäftsessen mit einer Rechnung bis 250 Euro (vormals bis 150 Euro) sind die Regelungen etwas lockerer. Diese werden vom Gesetzgeber als sogenannte Kleinbetragsrechnungen betrachtet.
Achtung: Diese Angaben beziehen sich auf Geschäftsessen in einem Restaurant. Findet die Bewirtung im eigenen Betrieb statt, sind die Regeln nicht ganz so streng.
Einen Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen, damit dieser vom Finanzamt anerkannt wird, ist nicht immer einfach. Folgende Inhalte sollten Sie beachten:
Vom Restaurant auszufüllen:
- Name und Anschrift des Restaurants beziehungsweise Ort der Bewirtung (beispielsweise eigener Betrieb).
- Getränke und Speisen: Die Getränke und Speisen müssen genau aufgeschlüsselt werden. Eine allgemeine Notiz wie „4 x Hauptspeise” reicht nicht aus.
- Nettobetrag und Datum
Vom Gastgeber/der Gastgeberin auszufüllen:
- Anlass der Bewirtung: Es reicht nicht aus, lediglich „Geschäftsessen“ oder „geschäftliche Besprechung“ einzutragen. Der Anlass muss konkretisiert werden.
- Namen und Firmenzugehörigkeit aller Teilnehmenden, einschließlich der eigene Name. Bei größeren Gruppen reicht es allerdings aus, die Personengruppe zu benennen.
- Trinkgeld: Dieses muss vom Servicepersonal bestätigt werden, damit es steuerlich absetzbar ist. Die Höhe des Trinkgelds unterliegt in der Regel den üblichen 10 Prozent.
- Eigene Unterschrift
Das Finanzamt sieht solche Anlässe im Rahmen eines Essens als geschäftlich an, bei denen beispielsweise:
- Verträge abgeschlossen werden,
- Geschäftsbeziehungen gepflegt/Handelsbeziehungen unterhalten werden,
- Geschäfte gemacht werden oder
- über gemeinsame Projekte gesprochen wird.
Ist die Quittung nicht groß genug, um die Angaben einzutragen, müssen Sie einen separaten Bewirtungsbeleg ausfüllen.
Bei Rechnungen ab 250 Euro müssen zusätzliche Angaben auf dem Bewirtungsbeleg gemacht werden:
- Steuernummer des Gastwirts,
- Fortlaufende Rechnungsnummer des Gastwirts,
- Netto- und Bruttobetrag, angewendeter Steuersatz.
- Bereits ab 150 Euro muss der Name des Gastgebers vom Gastwirt eingetragen werden.
Neue Regelungen seit 2023
Seit Anfang des Jahres haben sich die Bedingungen für die Erstellung eines Bewirtungsbeleges verschärft.
Ein Bewirtungsbeleg muss jetzt:
- Maschinell erstellt
- und elektronisch aufgezeichnet sein. Aus dem Bewirtungsbeleg muss klar hervorgehen, welche technische Sicherheitseinrichtung (TSE) das Kassensystem verwendet.
- Die Transaktions- und Seriennummer enthalten.
- Zeitpunkte angeben: Beginn und Ende des Geschäftsessens.
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Bewirtungsbeleg: Vorlage Word
Grundsätzlich haben alle Restaurants selbst Vorlagen für ihren Bewirtungsbeleg. Es empfiehlt sich, diesen auch zu verwenden. Der Grund dafür ist, dass nur elektronisch aufgezeichnete und maschinell erstellte Bewirtungsbelege beim Finanzamt zulässig sind.
Da diese Belege meistens auf Thermopapier ausgestellt werden, welches schnell verblasst, sollte Ihre Buchhaltung diese Belege zeitnah kopieren.
Nützlich kann eine eigene Vorlage eines Bewirtungsbeleges dann werden, wenn die Bewirtung bei Ihnen im Unternehmen selbst stattfindet.
Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen, oft abgestimmt auf die jeweilige Branche. Das Handwerksmagazin bietet ein Bewirtungsbelegmuster für kleinere Selbstständige und Unternehmer an, das Sie kostenlos downloaden können.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was muss auf einen Bewirtungsbeleg?
Einen Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen, damit dieser vom Finanzamt anerkannt wird, ist nicht immer einfach. Folgende Angaben sollten Sie beachten:
Vom Restaurant auszufüllen: Name und Anschrift des Restaurants beziehungsweise Ort der Bewirtung (z. B. im eigenen Betrieb). Datum. Getränke und Speisen: Die Getränke und Speisen müssen genau aufgeschlüsselt werden. Eine allgemeine Notiz wie „4 x Hauptspeise” reicht nicht aus.
Vom Gastgeber/der Gastgeberin auszufüllen: Anlass der Bewirtung: Namen und Firmenzugehörigkeit aller Teilnehmenden, einschließlich der eigene Name. Bei größeren Gruppen reicht es allerdings aus, die Personengruppe zu benennen. Trinkgeld: Dieses muss vom Servicepersonal bestätigt werden, damit es steuerlich absetzbar ist. Die Höhe des Trinkgelds unterliegt in der Regel den üblichen 10 Prozent.
Wann braucht man einen Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg dient zur Dokumentation der im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung (z. B. Geschäftsessen) anfallenden Kosten. Auf dem Bewirtungsbeleg werden alle für die Buchhaltung und für das Finanzamt relevanten Angaben notiert. Zweck ist die dadurch mögliche steuerliche Absetzbarkeit der Bewirtung.
Wie stellt man einen Bewirtungsbeleg aus?
Seit Anfang des Jahres haben sich die Bedingungen für die Erstellung eines Bewirtungsbeleges verschärft. Ein Bewirtungsbeleg muss jetzt: Maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Aus dem Bewirtungsbeleg muss klar hervorgehen, welche technische Sicherheitseinrichtung (TSE) das Kassensystem verwendet.
Angabe der Transaktions- und Seriennummer und Angabe der Zeitpunkte: Beginn und -ende. Grundsätzlich haben alle Restaurants selbst Vorlagen für ihren Bewirtungsbeleg. Es empfiehlt sich diesen auch zu verwenden. Der Grund dafür ist, dass nur elektronisch aufgezeichnete und maschinell erstellte Bewirtungsbelege beim Finanzamt zulässig sind.
