Die Pflicht zur digitalen Personalakte beschäftigt viele Arbeitgeber mit Blick auf das Jahr 2027.
Der 31. Dezember 2026 ist dabei ein wichtiger Stichtag: Bis dahin können Unternehmen noch eine Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen beantragen.
Aber bedeutet das, dass ab 2027 jedes Unternehmen eine vollständig digitale Personalakte führen muss? Nein.
Verpflichtend ist die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Eine vollständige digitale Personalakte ist dagegen weiterhin keine allgemeine gesetzliche Pflicht.
Welche Unterlagen tatsächlich digital vorliegen müssen, für wen die Regelung gilt und welche Rolle DATEV oder Ihr Steuerbüro dabei spielen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab 1. Januar 2027: Arbeitgeber müssen die vorgeschriebenen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch führen.
- Keine Pflicht zur vollständigen Digitalisierung: Andere Personalunterlagen können weiterhin auf Papier geführt werden.
- Befreiung endet: Die befristete Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026.
- Auch KMU sind betroffen: Die Unternehmensgröße allein ist kein Grund für eine Ausnahme.
- DATEV ist keine Pflicht: Unternehmen können selbst entscheiden, welche Software sie für die digitale Verwaltung nutzen.
Ist die digitale Personalakte Pflicht? Die kurze Antwort
Nein, eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es auch ab 2027 nicht.
Verpflichtend ist lediglich die elektronische Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt diese Vorgabe auch für Arbeitgeber, die bisher von der Übergangsregelung Gebrauch gemacht haben.
Warum ist dann so oft von einer „digitalen Personalakte Pflicht ab 2027“ die Rede? Der Grund liegt in einer wichtigen Unterscheidung:
- Elektronische Entgeltunterlagen: Bestimmte Dokumente mit Bezug zur Sozialversicherung müssen elektronisch geführt werden.
- Vollständige digitale Personalakte: Alle relevanten Unterlagen eines Beschäftigungsverhältnisses werden digital an einem Ort verwaltet. Das ist weiterhin eine freiwillige Organisationsentscheidung.
Die gesetzliche Pflicht ist also nicht neu. Sie gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022. Neu ist lediglich, dass die befristete Befreiungsmöglichkeit zum Jahresende 2026 ausläuft.
Das bedeutet: Unternehmen, die bisher keine Befreiung beantragt haben, müssen die Vorgaben bereits erfüllen. Für Unternehmen mit einer gültigen Befreiung wird die elektronische Führung ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend.
Kurz erklärt: Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller wichtigen Unterlagen, die zu einem Beschäftigungsverhältnis gehören. Dazu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Arbeitsbescheinigungen und weitere personalbezogene Dokumente.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltunterlagen sind davon nur ein bestimmter Teil. Eine vollständige digitale Personalakte geht also über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus.
Welche Gesetze regeln die digitale Personalakte?
Es gibt kein einzelnes Gesetz, das eine vollständig digitale Personalakte für alle Unternehmen vorschreibt.
Stattdessen regeln verschiedene Vorschriften einzelne Aspekte der Personalaktenführung: von der elektronischen Dokumentation über die Aufbewahrung bis hin zum Datenschutz.
Die folgende Übersicht zeigt, welche gesetzlichen Grundlagen besonders wichtig sind.
| Rechtsgrundlage | Was wird geregelt? | Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte? |
| § 8 BVV | Bestimmte Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden. | Nein. Nur die dort genannten Unterlagen. |
| § 9a BVV | Gemeinsame Grundsätze konkretisieren die elektronische Führung. | Nein. Regelt die Umsetzung. |
| § 28f SGB IV | Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen führen und aufbewahren. | Nein. |
| § 111 SGB IV | Regelt unter anderem mögliche Bußgelder bei bestimmten Verstößen. | Nein. |
| DSGVO und BDSG | Regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten und deren Schutz. | Nein. Gelten unabhängig von der Ablageform. |
| GoBD | Enthalten Vorgaben zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen. | Nein. |
| § 83 BetrVG | Beschäftigte haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen. | Nein. Das Recht gilt unabhängig von der Ablageform. |
| § 623 BGB | Regelt die gesetzliche Schriftform bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen. | Nein. |
Entscheidend für die digitale Führung ist § 8 BVV.
Die übrigen Vorschriften betreffen andere Pflichten rund um Aufbewahrung, Datenschutz, Einsicht und Dokumentation. Dabei sind auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten wichtig.
Für wen gilt die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen?
Grundsätzlich betrifft die Pflicht Arbeitgeber, die entsprechende sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein kleines Unternehmen oder einen größeren Betrieb führen.
Eine allgemeine Ausnahme für kleine und mittlere Unternehmen gibt es nicht.
Wie die Regelung für unterschiedliche Unternehmen aussieht, hängt vor allem davon ab, ob bereits eine Befreiung vorliegt.
| Ihre Situation | Was gilt? |
| Sie führen die Unterlagen bereits elektronisch. | Die Pflicht gilt für Sie grundsätzlich bereits seit 2022. |
| Sie haben eine Befreiung beantragt und erhalten. | Die Übergangsregelung endet am 31. Dezember 2026. Ab 2027 müssen Sie die Vorgaben erfüllen. |
| Sie führen ein kleines Unternehmen. | Die Unternehmensgröße allein befreit Sie nicht von der Pflicht. |
| Sie beschäftigen Personal in einem Privathaushalt. | Für Beschäftigungen im Privathaushalt gilt die Ausnahme nach § 28f Abs. 1 Satz 2 SGB IV. |
| Sie beschäftigen Beamtinnen oder Beamte im öffentlichen Dienst. | Für Beamtinnen und Beamte gelten eigene Vorschriften zur Personalaktenführung, beispielsweise nach dem Bundesbeamtengesetz oder den jeweiligen Landesgesetzen. |
Was genau muss ab 2027 digital vorliegen?
Nicht alle Dokumente einer Personalakte müssen elektronisch geführt werden.
Die gesetzliche Vorgabe bezieht sich auf die Entgeltunterlagen, die in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführt sind.
Dazu gehören beispielsweise:
- Bescheinigungen über die Mitgliedschaft in einer Krankenkasse.
- Nachweise zur Elternschaft.
- Unterlagen zur geringfügigen Beschäftigung.
- Nachweise zur Sozialversicherung und Beschäftigung im Zusammenhang mit einer Entsendung.
Andere Dokumente wie Lebensläufe, Arbeitszeugnisse oder allgemeine Personalunterlagen fallen nicht allein deshalb unter diese elektronische Führungspflicht.
Tipp: Eine ausführliche Liste der Informationen, die Sie in der digitalen Personalakte festhalten können und solche, die nicht erlaubt sind, finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden. ⬇️
Lohnabrechnung beim Steuerbüro oder mit DATEV: Was gilt dann?
Viele kleine und mittlere Unternehmen lagern ihre Lohnabrechnung an ein Steuerbüro aus oder nutzen DATEV für die Payroll. Doch bedeutet das automatisch, dass sich das Steuerbüro auch um alle Anforderungen rund um die elektronischen Entgeltunterlagen kümmert?
Nein. Auch wenn die Lohnabrechnung extern erfolgt, bleibt Ihr Unternehmen als Arbeitgeber für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten verantwortlich.
Deshalb sollten Sie mit Ihrem Steuerbüro folgende Fragen klären:
- Welche relevanten Entgeltunterlagen werden in der Kanzlei geführt?
- Welche Dokumente müssen Sie selbst bereitstellen oder aufbewahren?
- Wo befinden sich die Unterlagen im Fall einer Betriebsprüfung?
- Wer stellt sicher, dass die Dokumentation vollständig ist?
Ist DATEV ab 2027 Pflicht?
Nein. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Software vor. DATEV ist eine mögliche Lösung für die Lohnabrechnung und den Datenaustausch, aber keine gesetzliche Voraussetzung für die digitale Personalakte.
Auch die Frage, was eine digitale Personalakte bei DATEV kostet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Kosten hängen vom gebuchten Leistungsumfang und den individuellen Vereinbarungen ab. Für konkrete Preise sollten Sie sich direkt an DATEV oder Ihr Steuerbüro wenden.
Factorial bietet eine DATEV-Integration, über die relevante Daten an die Lohnabrechnung übergeben werden können. Welche Daten konkret übertragen werden, hängt von der eingesetzten DATEV-Lösung und dem jeweiligen Integrationsumfang ab.
Was passiert, wenn Unternehmen die Entgeltunterlagen nicht elektronisch führen?
Wenn die vorgeschriebenen Entgeltunterlagen nicht entsprechend den gesetzlichen Vorgaben geführt werden, kann das spätestens bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung zum Problem werden.
Mögliche Folgen sind:
- Zusätzlicher Prüfaufwand: Fehlende oder nicht ordnungsgemäß geführte Unterlagen können Rückfragen und Verzögerungen verursachen.
- Nachforderungen: Lassen sich relevante Sachverhalte nicht ausreichend belegen, kann das Auswirkungen auf die Prüfung und die Beitragsberechnung haben.
- Bußgelder: § 111 SGB IV sieht für bestimmte Verstöße gegen die Pflicht zur Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen Geldbußen von bis zu 50.000 Euro vor.
Wichtig: Ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro wird nicht automatisch fällig, wenn ein Unternehmen keine vollständige digitale Personalakte führt. Voraussetzung ist ein konkreter vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß gegen die dort genannten Pflichten.
Was ist mit der elektronischen Betriebsprüfung (euBP)?
Die euBP betrifft die elektronische Übermittlung von Prüfungsdaten an die Deutsche Rentenversicherung. Sie ist von der Frage zu unterscheiden, wie ein Unternehmen seine Personalunterlagen intern verwaltet.
Brauchen Unternehmen nur das Pflichtminimum oder gleich die ganze Akte digital?
Wenn Sie Ihre Entgeltunterlagen ohnehin digital führen müssen, stellt sich eine weitere Frage: Reicht es, nur die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente elektronisch zu verwalten, oder lohnt es sich, die gesamte Personalakte zu digitalisieren?
Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vor allem von Ihren Personalprozessen, der Unternehmensgröße und dem Umfang Ihrer Dokumentation ab.
| Kriterium | Nur das Pflichtminimum digital | Vollständige digitale Personalakte |
| Gesetzliche Anforderung | Vorgeschriebene Unterlagen werden elektronisch geführt. | Alle relevanten Personalunterlagen werden digital verwaltet. |
| Einführung | Geringerer anfänglicher Aufwand. | Mehr Planungs- und Umstellungsaufwand. |
| Dokumentensuche | Informationen können auf Papier und in digitalen Ablagen verteilt sein. | Personalunterlagen liegen zentral an einem Ort. |
| Zusammenarbeit | HR, Payroll und Steuerbüro arbeiten gegebenenfalls mit mehreren Ablagen. | Die Zusammenarbeit kann über eine gemeinsame Ablage einfacher organisiert werden. |
| Wachstum | Mit mehr Beschäftigten können zusätzliche Ablagen und Abstimmungen entstehen. | Eine einheitliche Struktur lässt sich für weitere Beschäftigte und Standorte nutzen. |
| Laufender Aufwand | Papier und digitale Dokumente müssen parallel verwaltet werden. | Ein Teil der doppelten Ablage entfällt. |
Wann reicht das Pflichtminimum?
Eine begrenzte digitale Ablage kann sinnvoll sein, wenn:
- Sie nur wenige Beschäftigte haben.
- Ihre Personalprozesse überschaubar sind.
- Sie bereits eine funktionierende Papierablage nutzen.
- Sie kurzfristig nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen möchten.
Bedenken Sie dabei: Die übrigen Unterlagen müssen weiterhin auffindbar und ordentlich verwaltet werden. Sie arbeiten möglicherweise dauerhaft mit zwei unterschiedlichen Ablagesystemen.
Wann lohnt sich die vollständige Digitalisierung?
Eine vollständige digitale Personalakte kann besonders sinnvoll sein, wenn:
- Ihr Unternehmen wächst oder mehrere Standorte hat.
- Viele Personalveränderungen und Dokumente anfallen.
- HR und Payroll regelmäßig Informationen austauschen.
- Sie Papierakten und verstreute digitale Ordner ablösen möchten.
- Sie Beschäftigten und berechtigten Personen einen strukturierten Zugriff ermöglichen wollen.
Der zusätzliche Einführungsaufwand sollte dabei nicht unterschätzt werden. Bestehende Unterlagen müssen gesichtet, Zuständigkeiten geklärt und Zugriffsrechte festgelegt werden.
Sie möchten Ihre digitale Personalakte strukturiert planen?
Eine digitale Personalakte Software kann Ihnen dabei helfen, Personalunterlagen zentral zu verwalten.
Unsere Checkliste digitale Personalakte hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Fragen zu Inhalten, Datenschutz und Zugriffsrechten zu prüfen und den passenden Anbieter für eine digitale Personalakte auszuwählen
Fazit: Digitale Personalakte Pflicht 2027 richtig einordnen
Die digitale Personalakte Pflicht ab 2027 betrifft nicht die gesamte Personalakte. Verpflichtend ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV. Die Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026.
Eine bestimmte Software wie DATEV ist nicht vorgeschrieben. Auch wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an ein Steuerbüro auslagern, bleibt Ihr Unternehmen als Arbeitgeber verantwortlich.
Ob Sie nur die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen oder Ihre gesamte Personalverwaltung digital organisieren, hängt von Ihren Abläufen ab. Wenn Sie ohnehin mehrere Ablagen verwalten, kann eine vollständige Digitalisierung langfristig für mehr Übersicht und einfachere Prozesse sorgen.
Factorial ist die KI für Unternehmen. Mit der digitalen Personalakte Software verwalten Sie Personalunterlagen zentral an einem Ort und strukturieren Zugriffsrechte. Über die DATEV-Integration können außerdem relevante Daten an die Lohnabrechnung übergeben werden.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte Pflicht
Wird die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Nein, eine vollständige digitale Personalakte ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber jedoch die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen elektronisch führen, da die befristete Befreiungsmöglichkeit endet.
Ist die digitale Personalakte von DATEV Pflicht?
Nein. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, DATEV oder eine andere bestimmte Software zu nutzen. Entscheidend ist, dass die vorgeschriebenen Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen elektronisch geführt werden.
Was kostet eine digitale Personalakte bei DATEV?
Das hängt vom gebuchten Leistungsumfang und den individuellen Vereinbarungen ab. Verlässliche Angaben zu den für Sie geltenden Preisen erhalten Sie direkt bei DATEV oder Ihrem Steuerbüro.
Kann man sich von der Pflicht zur elektronischen Führung befreien lassen?
Die befristete Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV endet am 31. Dezember 2026. Für Zeiträume ab dem 1. Januar 2027 steht diese Übergangsregelung nicht mehr zur Verfügung.
Gilt die Pflicht auch, wenn das Steuerbüro die Lohnabrechnung macht?
Ja. Die Auslagerung der Lohnabrechnung überträgt nicht automatisch die Verantwortung für die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten auf das Steuerbüro. Klären Sie deshalb, wer welche Unterlagen führt, bereitstellt und für Prüfungen verfügbar hält.
Muss ein Unternehmen überhaupt eine Personalakte führen?
Für Unternehmen in der Privatwirtschaft gibt es keine allgemeine Pflicht, eine vollständige Personalakte anzulegen – weder auf Papier noch digital. Einzelne gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten gelten trotzdem. Für Beamtinnen und Beamte bestehen im öffentlichen Dienst eigene Regelungen zur Personalaktenführung.
Welche Nachteile kann eine digitale Personalakte haben?
Die Einführung kann zunächst Zeit und Geld kosten. Außerdem müssen Zuständigkeiten, Datenschutz und Zugriffsrechte sorgfältig geregelt werden. Weitere Prüfpunkte finden Sie in unserer Checkliste digitale Personalakte.
Darf die Geschäftsführung jede digitale Personalakte einsehen?
Nicht automatisch. Der Zugriff sollte sich nach dem jeweiligen Zweck und den erforderlichen Berechtigungen richten. Welche Zugriffsrechte sinnvoll sind, sollte das Unternehmen vorab festlegen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Prüfen Sie die für Ihr Unternehmen geltenden Anforderungen im Zweifel mit einer qualifizierten Rechtsberatung oder Ihrer zuständigen Stelle.
