Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und Unterlagen eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Sie ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte. Der einzige Unterschied: Die Personaldokumente sind digitalisiert.
Automatisierte Prozesse erleichtern der Personalabteilung die Verwaltung der Dokumente. Bewerbungsunterlagen und andere Personaldokumente müssen nicht mehr einzeln herausgesucht werden, sondern sind digitalisiert auf einen Klick abrufbar.
Das Wichtigste in Kürze
- Die digitale Personalakte ersetzt zunehmend die klassische Papierakte. Unternehmen speichern damit alle relevanten Mitarbeiterdokumente digital – vom Arbeitsvertrag bis zur Lohnabrechnung.
- Die elektronische Personalakte ist nicht nur platzsparend, sondern erleichtert auch den Zugriff, die Zusammenarbeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Spätestens mit Auslaufen der Übergangsfrist 2026 wird die digitale Akte zum neuen Standard.
- Was ist eine digitale Personalakte?
- Ist die digitale Personalakte Pflicht im Jahr 2025?
- Was gehört in eine digitale Akte?
- Die Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte 2025
- Die optimale Einführung der elektronischen Personalakte
- Digitales Dokumentenmanagement und die DSGVO
- Digitale Personalakte Software
Was ist eine digitale Personalakte?
In der Personalakte befinden sich sämtliche Dokumente des Arbeitnehmenden, die für das Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind.
Dazu gehören Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und sonstige Akten zum Mitarbeitenden. Früher wurden diese für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen ausschließlich in Papierform festgehalten. Heute passiert das u.a. durch das Scannen der Papierakten in der Regel digital.
Unternehmen können die Personalakte ganz einfach elektronisch verwalten und HR-Manager profitieren von einem vereinfachten Verwaltungsaufwand. Letztendlich haben sie damit mehr Zeit, ihren Aufgaben und ihrer eigentlichen Funktion nachzukommen.
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Ist die digitale Personalakte Pflicht im Jahr 2025?
Ja – die rechtlichen Grundlagen wurden bereits in den vergangenen Jahren geschaffen:
- Seit 1. Januar 2022: Arbeitgebende müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen.
- Seit Januar 2023: Es gilt die verpflichtende digitale Führung der Personalakten für neue Mitarbeitende.
Wichtig: Arbeitgebende können sich noch bis 31. Dezember 2026 von der vollständigen elektronischen Führung befreien lassen (§ 8 Abs. 2 DEÜV). Diese Übergangsregel betrifft v. a. kleine Unternehmen ohne elektronische Infrastruktur.
Einige Dokumente, wie der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (z. B. für Minijobber und Minijobberinnen), müssen weiterhin im Original oder mit qualifizierter elektronischer Signatur vorliegen.
Was gehört in eine digitale Akte?
Der Aufbau der Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt. Trotzdem gibt es Vorschriften, die bei der Führung einer digitalen Personalakte befolgt werden müssen. Beispielsweise dürfen aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht keine ärztlichen Befunde oder Krankheitsgründe des Mitarbeitenden in der Personalakte aufgehoben werden.
Als Arbeitgebende können Sie selbst bestimmen, welche Dokumente und Unterlagen in die Personalakte gehören. Die folgende Liste kann Ihnen dabei behilflich sein:
- Personenbezogene Daten: Darunter fallen sämtliche Stammdaten einer Person. So z.B. Anschrift und Geburtstag, aber auch Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, Arbeitsproben, Zertifikate und Bescheinigungen zu Weiterbildungen etc.
- Verträge: Hier können Sie Arbeits- und/oder Ausbildungsverträge, Abmahnungen, Kündigungen und Vertragsänderungen festhalten.
- Steuerunterlagen: Diese beinhalten den Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger, Krankenkasse und Unterlagen zur Lohnsteuer.
- Gehalt: Hierzu gehören Gehaltsdaten, wie Gehaltsabrechnungen und andere Leistungen.
- Arbeitszeiten: Urlaubsanträge und -bewilligungen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Überstunden.
- Sonstiges: Urkunden, Bescheinigungen, Kopien von Führerschein und anderen relevanten Ausweisen sowie gegebenenfalls Schriftverkehr mit dem Mitarbeitenden.
Die Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte 2025
Vorteile
- Schneller Zugriff auf alle Personalakten
- Strukturierte Übersicht von Dokumenten durch ein einheitliches System
- Geringerer administrativer Aufwand und dazu gewonnene Arbeitszeit durch automatisierte Prozesse
- Minimierung des logistischen Aufwands (platzsparend)
- Kostensenkung für das Unternehmen durch eine platzschaffende Digitalisierung und weniger Druck- und Papierkosten
- Schutz sensibler Daten durch die sichere Aufbewahrung der Akten in elektronischer Form
- Datenschutz durch strenge Zugriffsrechte
- Barrierefreiheit (Texte können vergrößert oder vorgelesen werden) ist gegeben
- Sprachbarrieren (automatische Übersetzung) können überwunden werden
- Mitarbeitende können Dokument mit ihrer digitalen Signatur unterschreiben von wo auch immer sie sich befinden
Nachteile
- Je nach Anbieter oder Dienstleister hoher Kosten- und Zeitaufwand bei der Einführung der digitalen Personalakte
- Gefahr des Zugriffs auf personenbezogene Daten und Stammdaten
Die optimale Einführung der elektronischen Personalakte
Eine Umstellung von Papier zur digitalen Personalakte muss gut geplant sein.
- Digitalisierung: Eine schrittweise Einführung beginnt damit, die bereits bestehenden Papierdokumente zu digitalisieren. Dazu können Sie die Papierakten ganz einfach scannen – und schon sind sie digitalisiert. Unterlagen, die nicht mehr gebraucht oder aufgehoben werden müssen, können Sie aussortieren, da das Einscannen dieser Akten einen unnötigen Mehraufwand bedeutet. Des Weiteren können Sie im ersten Schritt Dokumente und personenbezogene Daten in der digitalen Personalakte erstellen.
- Verwendung: Als Nächstes folgt die Aufbewahrung, das „Abheften“, elektronischer Dokumente. Darin verwalten Sie die Daten. Sämtliche Vorgänge, die vorher in Papierform gemacht wurden, werden jetzt elektronisch bearbeitet, durchsucht, verschickt, ausgewertet und sogar elektronisch unterschrieben.
- Archivierung: Je nach Art der Unterlagen werden Dokumente bei der Archivierung unterschiedlich lange aufbewahrt und gegebenenfalls gelöscht. Das sollten Sie jedoch immer mit der jeweiligen Abteilung absprechen.
Was muss man im Original behalten?
Auch 2025 gilt: Die meisten Unterlagen dürfen nach dem Scannen vernichtet werden. Ausnahmen:
- Arbeitsverträge, Kündigungen & Zeugnisse mit Originalunterschrift
- Gerichtsfeste Urkundsbeweise
- Vereinbarungen mit gesetzlicher Schriftformerfordernis
Tipp: Klären Sie im Zweifel mit Rechtsberatung oder Datenschutzbeauftragten, was im Original aufbewahrt werden muss.
Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht über die Erstellung und Verwaltung der digitalen Personalakte? Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 hat der Betriebsrat das Recht, die „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmenden zu überwachen“ mitzubestimmen.
Da das Verhalten und die Leistung in der Personalakte erfasst werden kann, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.
Viele Softwarelösungen ermöglichen statistische Auswertungen, was zu einer Leistungsüberwachung führen könnte. Bei einer Gefahr der Überwachung kann der Betriebsrat von seinem Mitbestimmungsrecht Gebrauch machen und ist sogar in der Pflicht einzuschreiten. Darüber hinaus kann der Betriebsrat mit darüber entscheiden, welche Daten und Unterlagen in der (digitalisierten) Personalakte gespeichert werden.
Zwar gibt es keine gerichtliche Klärung über die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung der digitalen Personalakte. Dennoch ist es ratsam, ihn in die Entscheidungen mit einzubeziehen. Schließlich vertritt dieser mitunter die Rechte und Interessen der Arbeitnehmenden. Eine Unterlassung kann zu einer hohen Geldstrafe für den Arbeitgebenden führen.
Digitales Dokumentenmanagement und die DSGVO: Was muss ich rechtlich beachten?
Die digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten. Daher müssen Sie beim digitalen Dokumentenmanagement darauf achten, dass die Daten laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vertraulich behandelt werden.
Zudem müssen bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte festgelegt werden, um den Anforderungen eines revisionssicheren Systems gerecht zu werden.
In Bezug auf die Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO ist es die Aufgabe des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin, folgende Anforderungen zu beachten, bevor Sie Dokumente digitalisieren:
- Alle Dokumente – egal welcher Art (Personaldaten, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen etc.) – müssen sicher und fristgerecht aufbewahrt werden.
- Der Zugriff auf die Daten muss kontrolliert werden, indem Zugriffsrechte festgelegt werden. Nur berechtigte Personen aus den entsprechenden Abteilungen erhalten Einblick.
- Die Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Jeder Arbeitnehmende im Unternehmen hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen.
- Die Mindestaufbewahrungsfrist muss eingehalten und Dokumente anschließend dauerhaft gelöscht werden.
Digitale Personalakte Software
Mit einer HR-Komplettlösung wie Factorial können Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einführen.
Wichtig ist, dass die Software über die Funktion eines Employee-Self-Service verfügt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden Zugang zu einem eigenen Mitarbeiterportal haben. Dort können sie selbstständig Aktionen ausführen, wie zum Beispiel ihre Daten bei einer Adressänderung ändern oder wichtige Dokumente, wie ärztliche Atteste, hochladen.
Das hat viele Vorteile. Den Zuständigen der Personalabteilung wird nicht nur der administrative Aufwand erspart, sondern auch Unmengen an Zeit!
Digitale Personalakte DATEV
Factorial bietet Unternehmen eine DATEV-Integration an. DATEV ist eine deutsche Software für das computergestützte Rechnungswesen. In Verbindung mit ihrer Cloud-Lösung können kaufmännische Aufgaben und Prozesse vollständig digitalisiert und optimiert werden. Informationen und Daten können einfach, schnell und sicher mit Steuerberater*innen und Lohnbuchhaltern ausgetauscht werden.
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