Die Verwaltung von HR-Dokumenten wie Verträgen und Gehaltsabrechnungen ist komplex und erfordert sichere, zentrale Ablage sowie einfache Zugänglichkeit. Obwohl viele Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme nutzen, sind einfache Ablagelösungen oft unzureichend. Dieser Artikel zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie digitales Dokumentenmanagement in Ihrer Personalabteilung umsetzen möchten.
Das Wichtigste in Kürze:
- Digitales Dokumentenmanagement (DMS) bezeichnet die elektronische Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Geschäftsdokumenten in einem zentralen System.
- Ein DMS ermöglicht schnelle Suche, Versionskontrolle, revisionssichere Archivierung und Workflow-Automatisierung – im Unterschied zur einfachen Dateiablage.
- 84 % der deutschen Unternehmen nutzen laut Bitkom Digital Office Index 2024 bereits DMS-Lösungen.
Was ist digitales Dokumentenmanagement? Definition und Abgrenzung
Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsdokumente und -prozesse zu digitalisieren, den internen Informationsfluss zu erhöhen und die Speicherung doppelter Dokumente und Informationen zu vermeiden. Das digitale Dokumentenmanagement kann entweder als Cloud-DMS (Software-as-a-Service) oder als On-Premise-Lösung auf eigenen Servern betrieben werden.
Damit ein digitaler Dokumentenmanager für das Personalmanagement in Ihrem Unternehmen seinen Zweck erfüllt, muss dieser zunächst einige grundlegende Anforderungen erfüllen:
- Ihr Dokumentenmanager sollte mit der Software, die Sie für die Verwaltung von Abwesenheiten der Mitarbeitenden nutzen, synchronisiert sein. So werden Abwesenheiten, Krankmeldung sowie weitere Mitarbeiterdokumente, die sich auf die Fehlzeiten der Mitarbeitenden beziehen, direkt gespeichert.
- Für jeden Mitarbeitenden muss ein individueller Bereich verfügbar sein, in dem seine Verträge, Abrechnungen und Ausweisdokumente etc. gespeichert werden können.
- Der Dokumentenmanager sollte auf jedem Gerät verfügbar sein, ohne dass zusätzliche Programme heruntergeladen werden müssen. Zudem sollte dieser mit jeglichen Dateitypen kompatibel sein.
- Der Dokumentenmanager sollte als internes Werkzeug fungieren, um Dokumente und interne Ankündigungen mit dem gesamten Unternehmen zu teilen.
- Das Dokumentenmanagement-System muss DSGVO-konform und GoBD-zertifiziert sein. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) ist seit 2024 verpflichtend für alle steuerrelevanten Dokumente.
84 % der deutschen Unternehmen setzen laut Bitkom Digital Office Index 2024 bereits ein ECM-System ein, also ein System zur zentralen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Unternehmenswissen. Doch nur 15 % arbeiten komplett papierlos.
Wichtig: Ein professionelles DMS muss revisionssicher archivieren. Das bedeutet: Dokumente müssen unveränderbar gespeichert, mit Zeitstempel versehen und gegen Verlust geschützt werden. Eine einfache Dateiablage erfüllt diese Anforderungen laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung (GoBD) nicht.
Rechtliche Anforderungen: GoBD und DSGVO im Überblick
Ein professionelles DMS muss in Deutschland strenge regulatorische Vorgaben erfüllen. Die GoBD 2024 definiert sieben Kernanforderungen:
- Nachvollziehbarkeit – Jede Dokumentenänderung muss protokolliert werden
- Vollständigkeit – Alle steuerrelevanten Dokumente müssen lückenlos erfasst sein
- Richtigkeit – Inhaltliche und formale Korrektheit der Daten
- Zeitgerechte Belegsicherung – Dokumente müssen unverzüglich archiviert werden
- Ordnung – Systematische Ablagestruktur muss nachweisbar sein
- Unveränderbarkeit – Originaldokumente dürfen nicht nachträglich editierbar sein
- Verfahrensdokumentation – Das DMS-System muss vollständig dokumentiert sein
Wichtig: Laut Bundesfinanzministerium erfüllt eine einfache Dateiablage (z.B. Windows-Ordner) die Anforderung der Unveränbarkeit „regelmäßig nicht“. Sie benötigen ein zertifiziertes System mit Versionierung und Audit-Trail. Zusätzlich verlangt die DSGVO ein Löschkonzept nach DIN 66398, Privacy by Design sowie nachweisbare Löschprotokolle für das Auskunftsrecht betroffener Personen.
Welche Vorteile bringt die digitale Dokumentenverwaltung?
1. Mehr Übersichtlichkeit
Alle Ihre Unternehmensdokumente sind in einer zentralen Plattform gespeichert. So müssen Sie nicht mehr einen Mix aus analogen oder digitalen Dokumenten verwalten, sondern haben alle Ihre Unterlagen vereinheitlicht. Durch die Ablage in bestimmten Ordnern können Sie Ihre Dokumente außerdem sortieren und noch schneller darauf zugreifen.
2. Sie sparen Zeit mit digitaler Personalakte und e-Signatur
Mit der Umstellung auf eine digitale Personalakte lassen Sie Papierberge und volle Aktenschränke hinter sich. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr länger durch etliche Unterlagen und Ordner stöbern müssen, um ein Dokument zu finden. Sie müssen auch nicht mehr für Ewigkeiten auf die Unterschriften Ihrer Mitarbeiter warten, da diese Dokumente ganz einfach mit Ihrer digitalen Signatur unterschreiben können.
3. Sie erhöhen die Produktivität
Da das Teilen von Dokumenten mit ihren Mitarbeitern in kürzester Zeit erfolgt, ist ein schneller Informationsfluss garantiert. Wenn Mitarbeiter die benötigten Unterlagen direkt zur Hand haben, können digitale Prozessabläufe beschleunigt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit im Unternehmen und erhöht die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
4. Unterstützt flexible Arbeitsmodelle
Mit der digitalen Dokumentenverwaltung können Ihre Mitarbeiter in Zeiten von Industrie 4.0 jederzeit und von überall auf die geteilten Dokumente zugreifen. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home-Office darauf zugreifen können und immer auf dem neuesten Stand sind und es nicht länger notwendig ist, Dokumente auf dem Postweg zu versenden.
5. Konfigurierbare Zugriffskontrolle
Im Dokumentenmanager können Sie entscheiden, welche Mitarbeiter Zugriff auch welche Dokumente haben. Dabei kann ein Dokument für bestimmte Teams verfügbar gemacht werden und so schnell und einfach an die verantwortlichen Personen zugestellt werden.
Wenn es um Gehaltsabrechnungen oder Verträge geht, kann der Zugriff nur für den einzelnen Mitarbeiter erteilt werden.
6. Sicherheit
Die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente in einem zertifizierten DMS bietet Ihnen rechtssichere Archivierung nach GoBD-Standards. DMS müssen sowohl DSGVO-konform als auch GoBD-zertifiziert sein. Das bedeutet: Nachvollziehbare Versionierung, Audit-Trail für alle Änderungen und ein dokumentiertes Löschkonzept nach DIN 66398. Zum anderen schützen Sie sich auch vom Verlust der Dokumente, z.B. durch Brände, und verhindern, dass wichtige Dokumente plötzlich unauffindbar sind.
7. Mehr Transparenz
Da Sie Geschäftsdokumente schnell, einfach und ressourcensparend mit allen Mitarbeitenden teilen können, bieten Sie ihnen auch eine erhöhte Transparenz in die Prozesse und das Geschehen im Unternehmen. Wenn Sie zum Beispiel eine offizielle interne Mitteilung an alle kommunizieren möchten, können Sie dies über das Dokumentenmanagement tun.
8. Nachhaltig und kostensparend
Durch die digitale Dokumentenverwaltung ist es nicht länger notwendig alle Unterlagen auszudrucken oder zu kopieren. Das spart Ihnen durch den geringeren Papier- und Tintenverbrauch nicht nur Kosten, sondern ist auch besser für die Umwelt.
Cloud-DMS vs. On-Premise: Welches Modell passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Wahl zwischen Cloud und On-Premise ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Einführung eines DMS. Die Marktentwicklung zeigt einen klaren Trend: Die Mehrheit der digitalen Office-Prozesse wird bei deutschen Unternehmen laut Bitkom Cloud Report 2024 bereits heute aus der Cloud betrieben – Tendenz steigend.
Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
| Kriterium | Cloud-DMS (SaaS) | On-Premise-Lösung |
| Initialkosten | Niedrig (ab 15€/Nutzenden/Monat) | Hoch (5.000–50.000€ + Hardware) |
| IT-Ressourcen | Minimal, Anbieter übernimmt Wartung | Eigene IT-Abteilung erforderlich |
| Skalierbarkeit | Flexibel, jederzeit Nutzende hinzufügen | Begrenzt durch Hardware-Kapazität |
| Datenkontrolle | Daten beim Anbieter (meist DE-Server) | Vollständige interne Kontrolle |
| Updates | Automatisch, keine Ausfallzeiten | Manuell durch IT-Abteilung |
| Zugriff | Ortsunabhängig, ideal für Remote Work | VPN erforderlich für externen Zugriff |
Empfehlung:
Für KMU sind Cloud-Lösungen meist wirtschaftlicher und schneller einsatzbereit. Die HR-Software von Factorial bietet als Cloud-DMS eine DSGVO-konforme, integrierte Lösung speziell für HR-Teams, die Sie flexibel nach Bedarf skalieren können. Großunternehmen mit eigener IT-Infrastruktur und besonderen Compliance-Anforderungen (z. B. Banken, Gesundheitswesen) fahren oft mit Hybrid- oder On-Premise-Modellen besser.
Digitales Dokumentenmanagement erfolgreich einführen: 5-Schritte-Plan
Um die Dokumentenverwaltung in Ihrer Personalabteilung zu optimieren, empfiehlt es sich, einen Dokumentenmanager zu nutzen, der mit Ihrer Personalsoftware integriert ist, um Ihre manuelle Arbeit und sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren.
Mit dem Dokumentenmanager von Factorial können Sie Dokumente Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden auf einer Plattform, die 100% Sicherheit gewährt, speichern. Unsere HR-Software ist vollständig DSGVO-konform und läuft über Webserver in Deutschland, die maximale Sicherheit garantieren.
So gelingt die Implementierung in 5 Schritten:
-
Bedarfsanalyse und GoBD-Ziele definieren: Legen Sie fest, welche HR-Prozesse (z. B. Onboarding, Abwesenheiten, Lohnabrechnung) digitalisiert werden sollen. Stellen Sie sicher, dass das gewählte DMS die revisionssichere Archivierung nach GoBD gewährleisten kann.
-
Systemauswahl mit HR-Fokus: Nutzen Sie eine Cloud-Lösung, die speziell für das Personalmanagement entwickelt wurde. Der Factorial Dokumentenmanager bietet eine 100 % sichere Plattform und läuft über Webserver in Deutschland.
-
Struktur der digitalen Personalakte festlegen: Richten Sie für jede*n Mitarbeiter*in einen individuellen, vor Fehlern geschützten Ordnerbereich für Verträge, Abrechnungen und Ausweisdokumente ein, wie ihn Factorial bereitstellt.
-
Zugriffsrechte konfigurieren: Definieren Sie präzise Zugriffsberechtigungen. Sie können festlegen, dass nur die Admins oder einzelne Mitarbeitende auf sensible Dokumente (wie Gehaltsabrechnungen) zugreifen dürfen.
-
Prozesse automatisieren: Nutzen Sie die Integration des DMS mit Ihrer HR-Software (z. B. für Abwesenheitsverwaltung), sodass Dokumente (z. B. Krankmeldungen) automatisch in den persönlichen Ordner hochgeladen werden.
94 % der Unternehmen berichten laut einer Adobe-Studie von hohen Effizienzsteigerungen durch digitale Dokumentenprozesse. Die Investition in ein DMS amortisiert sich typischerweise innerhalb von 12-18 Monaten durch eingesparte Arbeitszeit und reduzierte Papierkosten.
Zukunftstrends: KI und Automatisierung im HR-DMS
Moderne DMS-Systeme nutzen Künstliche Intelligenz (KI) und Intelligent Document Processing (IDP), um die Prozesse der Digitalen Personalakte zu revolutionieren.
Die Factorial HR-Plattform bietet mit dem KI-Agenten Factorial One eine leistungsstarke Automatisierung direkt im Dokumentenmanagement (DMS). Factorial One ist der integrierte digitale Assistent, der manuelle Routineaufgaben übernimmt.
KI-gestützte DMS-Funktionen von Factorial:
-
Automatische Klassifizierung: Dokumente (z. B. Verträge, Krankmeldungen) werden beim Upload sofort erkannt und dem korrekten Mitarbeiterordner zugeordnet.
-
Intelligente Datenextraktion: Relevante Informationen (z. B. Abwesenheitsdaten) werden automatisch aus den Dokumenten ausgelesen und in das Factorial HR-System übertragen.
-
Vollautomatisierte Prozesse: Durch die tiefe Integration in die Factorial One Suite (DMS, Abwesenheit, Zeiterfassung) werden Folgeprozesse (z. B. die Kalenderaktualisierung) sofort nach dem Upload eines Dokuments ausgelöst.
Der Trend ist klar: Der Anteil der Unternehmen mit KI-gestützter Prozessautomatisierung stieg laut Bitkom-Studie von 3 % (2022) auf 16 % (2024) – ein deutliches Zeichen für die wachsende Bedeutung dieser Technologie im Digital Office.
Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin lädt eine Krankmeldung hoch. Der KI-Agent Factorial One übernimmt: Er erkennt das Dokument, extrahiert das Datum, ordnet es der digitalen Personalakte zu und aktualisiert automatisch den Abwesenheitskalender – alles ohne manuellen Eingriff des HR-Teams.
Häufig gestellte Fragen zu digitalem Dokumentenmanagement
Was versteht man unter Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement bezeichnet die strukturierte Verwaltung digitaler und analoger Dokumente im Unternehmen. Es umfasst die Erfassung, Speicherung, Versionierung, Verteilung und Archivierung von Geschäftsdokumenten. Ein professionelles DMS automatisiert diese Prozesse, gewährleistet GoBD-Konformität und ermöglicht schnellen Zugriff für berechtigte Mitarbeitende. Im Unterschied zur einfachen Dateiablage bietet es Workflow-Automatisierung und Compliance-Funktionen.
Welche Arten von DMS gibt es?
Es gibt drei Haupttypen: Cloud-DMS (SaaS-Modell, z. B. Factorial), On-Premise-DMS (Installation auf eigenen Servern, maximale Datenkontrolle) und Hybrid-DMS (Kombination beider Ansätze). Branchenspezifische Varianten umfassen HR-DMS für Personalakten, Vertrags-DMS für Rechtsabteilungen und ECM-Systeme als umfassende Enterprise-Lösung.
Was ist ein DMS einfach erklärt?
Ein DMS ist wie ein digitaler Aktenschrank: Es speichert alle Unternehmensdokumente zentral, findet sie in Sekunden über die Suchfunktion, protokolliert jede Änderung automatisch und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben. Anders als bei normalen Ordnern auf dem Computer erfüllt ein DMS rechtliche Anforderungen wie GoBD und DSGVO automatisch.
Welche Aufgaben hat ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS erfüllt sieben Kernaufgaben: 1) Erfassung (Scannen, Import, E-Mail-Eingang), 2) Indexierung (automatische Verschlagwortung), 3) Speicherung (zentrale, sichere Ablage), 4) Versionierung (Änderungshistorie), 5) Suche (Volltext- und Metadatensuche), 6) Workflow-Steuerung (Freigabeprozesse) und 7) Archivierung (revisionssichere Langzeitspeicherung nach GoBD). Moderne Systeme ergänzen dies um KI-gestützte Automatisierung
Welche rechtlichen Anforderungen muss ein DMS erfüllen?
In Deutschland muss ein DMS die GoBD-Anforderungen erfüllen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Belegsicherung, Ordnung, Unveränbarkeit und dokumentierte Verfahren. Zusätzlich gelten DSGVO-Vorgaben wie Löschkonzept nach DIN 66398, Privacy by Design und nachweisbare Audit-Trails für personenbezogene Daten.
