Die Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens ist nicht immer einfach. Die Verwaltung der Zugänglichkeit, die sichere Aufbewahrung der wichtigsten Unternehmensinformationen sowie das Zusammentragen von Verträgen, Vereinbarungen, Gehaltsabrechnungen, usw. auf einer einzigen Plattform gestaltet sich komplex.
Viele Unternehmen verlassen sich auf Dokumentenmanagementsysteme, um all diese Aufgaben und Prozesse zu zentralisieren. Auf dem Markt gibt es bereits viele verschiedene Programme, die sich nach Funktionen und Preis unterscheiden. Einige davon ermöglichen lediglich die Aufbewahrung von Dokumenten, ohne eine Integration der Prozesse im Unternehmen, wodurch weiterhin manuelle Arbeit anfällt.
In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie digitales Dokumentenmanagement für Ihre Personalabteilung umsetzen möchten.
Das Wichtigste in Kürze:
- Digitales Dokumentenmanagement (DMS) bezeichnet die elektronische Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Geschäftsdokumenten in einem zentralen System.
- Ein DMS ermöglicht schnelle Suche, Versionskontrolle, revisionssichere Archivierung und Workflow-Automatisierung – im Unterschied zur einfachen Dateiablage.
- 84 % der deutschen Unternehmen nutzen bereits DMS-Lösungen.
Was ist digitales Dokumentenmanagement? Definition und Abgrenzung
Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsdokumente und -prozesse zu digitalisieren, den internen Informationsfluss zu erhöhen und die Speicherung doppelter Dokumente und Informationen zu vermeiden. Das digitale Dokumentenmanagement kann entweder als Cloud-DMS (Software-as-a-Service) oder als On-Premise-Lösung auf eigenen Servern betrieben werden.
Damit ein digitaler Dokumentenmanager für das Personalmanagement in Ihrem Unternehmen seinen Zweck erfüllt, muss dieser zunächst einige grundlegende Anforderungen erfüllen:
- Ihr Dokumentenmanager sollte mit der Software, die Sie für die Verwaltung von Abwesenheiten der Mitarbeiter nutzen, synchronisiert sein. So werden Abwesenheiten, Krankmeldung sowie weitere Mitarbeiterdokumente, die sich auf die Fehlzeiten der Mitarbeiter beziehen, direkt gespeichert.
- Für jeden Mitarbeiter muss ein individueller Bereich verfügbar sein, in dem seine/ihre Verträge, Abrechnungen und Ausweisdokumente etc. gespeichert werden können.
- Der Dokumentenmanager sollte auf jedem Gerät verfügbar sein, ohne dass zusätzliche Programme heruntergeladen werden müssen. Zudem sollte dieser mit jeglichen Dateitypen kompatibel sein.
- Der Dokumentenmanager sollte als internes Werkzeug fungieren, um Dokumente und interne Ankündigungen mit dem gesamten Unternehmen zu teilen.
- Muss DSGVO-konform und GoBD-zertifiziert sein. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) ist seit 2024 verpflichtend für alle steuerrelevanten Dokumente.
84 % der deutschen Unternehmen setzen laut Bitkom Digital Office Index 2024 bereits ein ECM-System ein, 84 % der deutschen Unternehmen setzen laut Bitkom Digital Office Index 2024 bereits ein ECM-System ein, also ein System zur zentralen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Unternehmenswissen. Doch nur 15 % arbeiten komplett papierlos. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie digitales Dokumentenmanagement erfolgreich einführen und rechtssicher umsetzen.
Wichtig: Ein professionelles DMS muss revisionssicher archivieren. Das bedeutet: Dokumente müssen unveränderbar gespeichert, mit Zeitstempel versehen und gegen Verlust geschützt werden. Eine einfache Dateiablage erfüllt diese Anforderungen laut Bundesfinanzministerium nicht.
Rechtliche Anforderungen: GoBD und DSGVO im Überblick
Ein professionelles DMS muss in Deutschland strenge regulatorische Vorgaben erfüllen. Die GoBD 2024 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) definiert sieben Kernanforderungen:
- Nachvollziehbarkeit – Jede Dokumentenänderung muss protokolliert werden
- Vollständigkeit – Alle steuerrelevanten Dokumente müssen lückenlos erfasst sein
- Richtigkeit – Inhaltliche und formale Korrektheit der Daten
- Zeitgerechte Belegsicherung – Dokumente müssen unverzüglich archiviert werden
- Ordnung – Systematische Ablagestruktur muss nachweisbar sein
- Unveränderbarkeit – Originaldokumente dürfen nicht nachträglich editierbar sein
- Verfahrensdokumentation – Das DMS-System muss vollständig dokumentiert sein
Wichtig: Laut Bundesfinanzministerium erfüllt eine einfache Dateiablage (z.B. Windows-Ordner) die Anforderung der Unveränbarkeit „regelmäßig nicht“. Sie benötigen ein zertifiziertes System mit Versionierung und Audit-Trail. usätzlich verlangt die DSGVO ein Löschkonzept nach DIN 66398, Privacy by Design sowie nachweisbare Löschprotokolle für das Auskunftsrecht betroffener Personen.
E-Rechnungspflicht 2025: Wichtige Änderungen für Ihr DMS
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine weitreichende Neuerung in Kraft: Alle deutschen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können – unabhängig von ihrer Größe. Dies ist keine Option, sondern gesetzliche Pflicht aus dem Wachstumschancengesetz.
Die Übergangsfristen im Überblick:
- Bis 31.12.2026: Papier- und PDF-Rechnungen noch als Ausgangsformat erlaubt
- Ab 01.01.2027: E-Rechnungspflicht für Unternehmen über 800.000€ Jahresumsatz
- Ab 01.01.2028: Vollständige E-Rechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen
Akzeptierte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD nach EU-Norm EN 16931. Ein modernes DMS sollte diese Formate automatisch verarbeiten, GoBD-konform archivieren und mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren können.
Welche Vorteile bringt die digitale Dokumentenverwaltung?
1. Mehr Übersichtlichkeit
Alle Ihre Unternehmensdokumente sind in einer zentralen Plattform gespeichert. So müssen Sie nicht mehr einen Mix aus analogen oder digitalen Dokumenten verwalten, sondern haben alle Ihre Unterlagen vereinheitlicht. Durch die Ablage in bestimmten Ordnern können Sie Ihre Dokumente außerdem sortieren und noch schneller darauf zugreifen.
2. Sie sparen Zeit mit digitaler Personalakte und e-Signatur
Mit der Umstellung auf eine digitale Personalakte lassen Sie Papierberge und volle Aktenschränke hinter sich. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr länger durch etliche Unterlagen und Ordner stöbern müssen, um ein Dokument zu finden. Sie müssen auch nicht mehr für Ewigkeiten auf die Unterschriften Ihrer Mitarbeiter warten, da diese Dokumente ganz einfach mit Ihrer digitalen Signatur unterschreiben können.
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3. Sie erhöhen die Produktivität
Da das Teilen von Dokumenten mit ihren Mitarbeitern in kürzester Zeit erfolgt, ist ein schneller Informationsfluss garantiert. Wenn Mitarbeiter die benötigten Unterlagen direkt zur Hand haben, können digitale Prozessabläufe beschleunigt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit im Unternehmen und erhöht die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
4. Unterstützt flexible Arbeitsmodelle
Mit der digitalen Dokumentenverwaltung können Ihre Mitarbeiter in Zeiten von Industrie 4.0 jederzeit und von überall auf die geteilten Dokumente zugreifen. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home-Office darauf zugreifen können und immer auf dem neuesten Stand sind und es nicht länger notwendig ist, Dokumente auf dem Postweg zu versenden.
5. Konfigurierbare Zugriffskontrolle
Im Dokumentenmanager können Sie entscheiden, welche Mitarbeiter Zugriff auch welche Dokumente haben. Dabei kann ein Dokument für bestimmte Teams verfügbar gemacht werden und so schnell und einfach an die verantwortlichen Personen zugestellt werden.
Wenn es um Gehaltsabrechnungen oder Verträge geht, kann der Zugriff nur für den einzelnen Mitarbeiter erteilt werden.
6. Sicherheit
Die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente in einem zertifizierten DMS bietet Ihnen rechtssichere Archivierung nach GoBD-Standards. DMS müssen sowohl DSGVO-konform als auch GoBD-zertifiziert sein. Das bedeutet: Nachvollziehbare Versionierung, Audit-Trail für alle Änderungen und ein dokumentiertes Löschkonzept nach DIN 66398. Zum anderen schützen Sie sich auch vom Verlust der Dokumente, z.B. durch Brände, und verhindern, dass wichtige Dokumente plötzlich unauffindbar sind.
7. Mehr Transparenz
Da Sie Geschäftsdokumente schnell, einfach und ressourcensparend mit allen Mitarbeitern teilen können, bieten Sie ihnen auch eine erhöhte Transparenz in die Prozesse und das Geschehen im Unternehmen. Wenn Sie zum Beispiel eine offizielle interne Mitteilung an alle kommunizieren möchten, können Sie dies über das Dokumentenmanagement tun.
8. Nachhaltig und kostensparend
Durch die digitale Dokumentenverwaltung ist es nicht länger notwendig alle Unterlagen auszudrucken oder zu kopieren. Das spart Ihnen durch den geringeren Papier- und Tintenverbrauch nicht nur Kosten, sondern ist auch besser für die Umwelt.
Digitales Dokumentenmanagement erfolgreich einführen: 5-Schritte-Plan
Um die Dokumentenverwaltung in Ihrer Personalabteilung zu optimieren, empfiehlt es sich, einen Dokumentenmanager zu nutzen, der mit Ihrer Personalsoftware integriert ist, um Ihre manuelle Arbeit und sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren.
Mit dem Dokumentenmanager von Factorial können Sie Dokumente Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter auf einer Plattform, die 100% Sicherheit gewährt, speichern. Unsere HR-Software ist vollständig DSGVO-konform und läuft über Webserver in Deutschland, die maximale Sicherheit garantieren.
Jeder Mitarbeiter verfügt über einen individuellen Ordner, in dem alle seine/ihre persönlichen Informationen gespeichert werden. Auf diese Weise werden Fehler vermieden und Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter ausschließlich Zugang zu seinen/ihren persönlichen Informationen hat. Außerdem werden übermittelte Krankmeldungen von Mitarbeitern automatisch in deren persönlichen Ordner hochgeladen.
Sie können zudem den Zugang zu internen Dokumenten verwalten. Das heißt, Sie können verschiedene Dateitypen hochladen und festlegen, ob das Dokument für alle Mitarbeiter öffentlich zugänglich oder ausschließlich für Administratoren und bestimmte Mitarbeiter bestimmt sein soll. Sie können den Zugang zu den Dokumenten jederzeit beliebig bearbeiten.
Viele Personalmanager denken, dass eine digitale Dokumentenmanagement-Software nur für große Unternehmen geeignet sei. Dabei profitieren Unternehmen jeder Größe davon, alltägliche Prozesse zu digitalisieren und die Dokumentverwaltung effizienter zu machen – das gilt sowohl für Personalmanager als auch für die Mitarbeiter.
94 % der Unternehmen berichten laut einer Adobe-Studie von hohen Effizienzsteigerungen durch digitale Dokumentenprozesse. Die Investition in ein DMS amortisiert sich typischerweise innerhalb von 12-18 Monaten durch eingesparte Arbeitszeit und reduzierte Papierkosten.
Häufig gestellte Fragen zu digitalem Dokumentenmanagement
Was ist digitales Dokumentenmanagement?
Digitales Dokumentenmanagement (DMS) bezeichnet die elektronische Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Geschäftsdokumenten. Ein DMS ermöglicht zentrale Ablage, schnelle Suche, Versionskontrolle und revisionssichere Archivierung nach GoBD-Standards. Im Unterschied zur einfachen Dateiablage bietet ein DMS Workflow-Automatisierung, Zugriffskontrolle und Compliance-Funktionen.
Welche DMS Systeme gibt es?
Es gibt drei Haupttypen von DMS: Cloud-basierte Systeme (z.B. Factorial, M-Files) mit SaaS-Modell und niedrigen Einstiegskosten, On-Premise-Lösungen (z.B. d.velop, DocuWare) für maximale Datenkontrolle, und Hybrid-Systeme, die beide Ansätze kombinieren. Für HR-spezifische Anforderungen empfiehlt sich ein DMS mit integrierter Personalsoftware.
Was gehört zum Dokumentenmanagement?
Damit ein digitaler Dokumentenmanager für das Personalmanagement in Ihrem Unternehmen seinen Zweck erfüllt, muss dieser zunächst einige grundlegende Anforderungen erfüllen: Ihr Dokumentenmanager sollte mit der Software, die Sie für die Verwaltung von Abwesenheiten der Mitarbeiter nutzen, synchronisiert sein. So werden Abwesenheiten, Krankmeldung sowie weitere Mitarbeiterdokumente, die sich auf die Fehlzeiten der Mitarbeiter beziehen, direkt gespeichert. Für jeden Mitarbeiter muss ein individueller Bereich verfügbar sein, in dem seine/ihre Verträge, Abrechnungen und Ausweisdokumente etc. gespeichert werden können. Der Dokumentenmanager sollte auf jedem Gerät verfügbar sein, ohne dass zusätzliche Programme heruntergeladen werden müssen. Zudem sollte dieser mit jeglichen Dateitypen kompatibel sein. Der Dokumentenmanager sollte als internes Werkzeug fungieren, um Dokumente und interne Ankündigungen mit dem gesamten Unternehmen zu teilen. Muss mit den Sicherheitsstandards sowie mit dem Datenschutzgesetz (DSGVO) vereinbar sein.
Welche rechtlichen Anforderungen muss ein DMS erfüllen?
In Deutschland muss ein DMS die GoBD-Anforderungen erfüllen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Belegsicherung, Ordnung, Unveränbarkeit und dokumentierte Verfahren. Zusätzlich gelten DSGVO-Vorgaben wie Löschkonzept nach DIN 66398, Privacy by Design und nachweisbare Audit-Trails für personenbezogene Daten.
