Um in ihrem Rekrutierungsprozess im Kampf um die Top-Talente erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen sich ständig anpassen und innovativ bleiben. Nur selten kann sich die HR bei der Beschaffung von Personal auf eine Stelle konzentrieren. Meistens sind mehrere Stellen gleichzeitig zu besetzen. Worauf Sie dabei achten müssen, verraten wir hier in diesem Beitrag und geben Ihnen Tipps, welche Schritte im Recruiting-Prozess unverzichtbar sind.
Key Facts
- Ein klar definierte Strategie und ein systematischer Rekrutierungsprozess – von der Bedarfsanalyse bis zum Onboarding – ist entscheidend, um mehrere offene Stellen effizient und zielgerichtet zu besetzen.
- Lange Wartezeiten und komplizierte Abläufe schrecken Bewerbende ab. Eine positive Erfahrung stärkt das Employer Branding und erhöht die Chancen auf qualifizierte Einstellungen.
- Tools wie ein Applicant Tracking System (ATS) und Datenanalysen helfen, den Recruiting-Prozess zu optimieren, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Stellen schneller zu besetzen.
- Definition des Rekrutierungsprozesses
- Schritte im Rekrutierungsprozess
- Förderung beim Recruiting
- Optimierung des Recruiting-Prozesses
- Fazit
Definition des Rekrutierungsprozesses
Der Rekrutierungsprozess, oder auch das Recruiting, bezeichnet alle Maßnahmen und Schritte eines Unternehmens, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. Die Personalbeschaffung beginnt üblicherweise mit der Bedarfsanalyse und endet mit dem Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Dazwischen folgen verschiedene Schritte wie die Stellenbeschreibung, das Erstellen und die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Verwaltung des Bewerbungseingangs, die Vorauswahl der Bewerber, das Führen von Bewerbungsgespräche sowie die Auswahl der geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten.
Der Recruiting-Prozess ist nicht nur eine Aufgabe der Personalabteilung, sondern eine strategische Unternehmensfunktion und erfordert transparente Kommunikation. Ihr Ziel ist es, durch effektive Personalbeschaffung und bewerberorientierte Techniken den langfristigen Erfolg des Unternehmens sicherzustellen.
Schritte im Rekrutierungsprozess
Der Rekrutierungsprozess besteht aus verschiedenen Schritten, die systematisch zur erfolgreichen Besetzung einer Stelle führen. Zunächst erfolgt die Bedarfsanalyse, bei der festgestellt wird, ob eine neue Stelle aufgrund von Wachstum, Personalabgang oder neuen Unternehmenszielen notwendig ist.
In der zweiten Phase der Personalakquise wird das Stellenprofil definiert. Hierbei klären Unternehmen Qualifikationen, Erfahrung, Fähigkeiten sowie Arbeitszeit und Vertragsart, zum Beispiel befristet oder unbefristet. Ebenso wird das Gehalt festgelegt.
Stellenanzeige veröffentlichen
Daraufhin wird eine Stellenanzeige erstellt und veröffentlicht. Diese sollte klar, präzise und ansprechend formuliert sein, um geeignete Kandidatinnen und Kandidaten anzusprechen. Die Veröffentlichung kann intern oder extern über verschiedene Kanäle erfolgen.
Es folgt die Vorauswahl der Bewerbungen. Diese werden anhand von Lebenslauf, Anschreiben und Referenzen bewertet. Digitale Tools können bei der Vorqualifikation unterstützen.
Im nächsten Schritt werden Interviews und Tests durchgeführt. Telefon-, Video- oder persönliche Gespräche sowie Kompetenz- und Persönlichkeitstests helfen dabei, die Soft und Hard Skills der Bewerbenden besser zu beurteilen.
Strukturiertes Onboarding fördert Motivation
Nach den Gesprächen folgt die Kandidatenauswahl, bei der das Unternehmen gemeinsam mit dem Team eine finale Entscheidung trifft. Auch nicht ausgewählte Bewerbende sollten eine Rückmeldung in dieser Phase der Rekrutierung erhalten, um das Employer Branding zu stärken.
Am Ende vom Einstellungsprozess wird das neue Talent durch ein strukturiertes Onboarding ins Unternehmen integriert. Eine gute Einarbeitung und ein wertschätzender Empfang nach dem Eintrittsdatum fördern die Motivation und langfristige Bindung an das Unternehmen.
Förderung beim Recruiting
Arbeitgebende können verschiedene staatliche Förderungen bei der Rekrutierung von Mitarbeitenden in Anspruch nehmen. Dazu zählen unter anderem Zuschüsse zur Arbeitsaufnahme, Ausbildungsförderungen, Eingliederungszuschüsse für die Einstellung von Arbeitslosen, sowie Förderprogramme für Menschen mit Behinderungen oder geflüchtete Personen.
Diese Unterstützungsmaßnahmen helfen, Personalengpässe zu überwinden und die Integration in den Arbeitsmarkt zu fördern. Ob Sie förderberechtigt sind und welche Bedingungen erfüllt sein müssen, erfahren Sie auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Eine frühzeitige Prüfung kann sich finanziell und strategisch lohnen.
Förderhöhe und -dauer hängen immer vom Einzelfall ab.
Optimierung des Recruiting-Prozesses
Der Rekrutierungsprozesses sollte kontinuierlich optimiert werden, wenn Sie die Effizienz der Personalbeschaffung steigern und den Anforderungen des Arbeitsmarktes, die sich permanent ändern, gerecht werden wollen. Es gibt es einige geeignete Maßnahmen, den Prozess effizienter zu gestalten und die Time-to-Hire zu reduzieren.
Zunächst sollte der Recruiting-Prozess gründlich analysiert werden. Die beinhaltet das Feedback von Bewerbenden und neuen Mitarbeitenden sowie eine Auswertung der Arbeit des Recruiting-Teams. So können Schwachstellen identifiziert und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Die Recruiter sollte gegebenenfalls regelmäßig geschult werden, um neue Trends nicht zu verpassen und auf dem neuesten Stand der Technik zu sein. Aber auch Soft-Skills wie interkulturelle Kompetenzen werden dabei gelernt.
Auch die Nutzung von Daten und Analyse-Tools kann Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen im Rekrutierungsprozess zu treffen. Bewerbungsquoten, Durchlaufzeiten und Erfolgsraten von Einstellungen können damit präziser gemessen, die Time-to-Hire reduziert – also offene Stellen schneller besetzt – und die Qualität der Einstellungen verbessert werden. Kosten und Zeitaufwand können so reduziert werden.
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Die Echtzeitanalyse von Daten im Rekrutierungsprozess bietet große Vorteile: Schwachstellen können sofort erkannt und korrigiert werden, bevor sie zu schlechten Entscheidungen führen. Analysen zu Einstellungsdauer, Bewerberpipeline und Herkunft der Kandidatinnen und Kandidaten sind besonders in der Screening- und Interviewphase sehr wertvoll.
Candidate Experience
Ein erfolgreiches Recruiting sollte nicht nur die Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen, sondern auch die Candidate Experience im Blick behalten. Lange Wartezeiten und komplizierte Abläufe schrecken Talente ab und führen dazu, dass sie sich der Konkurrenz zuwenden. In den vergangenen Jahren haben sich die Erwartungen von Bewerberinnen stark verändert haben. Der Arbeitsmarkt ist von einem Arbeitgeber- zu einem Arbeitnehmendenmarkt geworden. Deshalb ist es essenziell, sich diesen neuen Bedingungen anzupassen.
Stellensuche heute fast nur noch Online
Ein Applicant Tracking System (ATS) hilft dabei, den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten und ihn an moderne Anforderungen anzupassen. Heutzutage laufen Stellensuche und Kommunikation fast ausschließlich online ab – klassische Medien wie Zeitungsanzeigen verlieren zunehmend an Bedeutung. Auch soziale Medien spielen eine zentrale Rolle im modernen Recruiting.
Ein gutes ATS kann Unternehmen schnell mit verschiedenen Social-Media-Kanälen verknüpfen und sie bei der Auswahl der besten Plattformen für ihre Zielgruppe unterstützen. So lassen sich passende Kandidatinnen gezielter erreichen und offene Positionen schneller und erfolgreicher besetzen.
Fazit
Ein erfolgreicher Recruiting-Prozess erfordert strategisches Vorgehen, Anpassungsfähigkeit und moderne Applikationen. Um im Wettbewerb um Talente zu bestehen, müssen Unternehmen alle Schritte im Einstellungsverfahren – von der Bedarfsanalyse bis zum Onboarding – effizient und bewerberfreundlich gestalten. Dabei ist besonders die Candidate Experience entscheidend, um qualifizierte Bewerber nicht an die Konkurrenz zu verlieren. Digitale Lösungen wie ein Applicant Tracking System (ATS) und soziale Medien helfen, schneller und gezielter Talente zu erreichen und mehr Bewerbungen zu erhalten. Die kontinuierliche Analyse und Optimierung des Prozesses sorgt für nachhaltige Verbesserungen, eine kürzere Time-to-Hire und Time-to Fill sowie eine höhere Einstellungsqualität.
