Was ist eine gute Frage? Die Beherrschung der richtigen Fragetechniken ist ein wichtiger Bestandteil beruflicher Fähigkeiten und besonders im Personalbereich ist eine einwandfreie Kommunikation entscheidend. Ob es sich dabei um Bewerbungsgespräche, Mitarbeitergespräche oder Konfliktgespräche handelt – die Art und Weise der Gesprächsführung entscheidet letztlich über dessen Ausgang und die gewonnenen Informationen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fragetechniken Sie sich für Ihr nächstes professionelles Gespräch merken sollten.
Key Facts
- Vor allem in der Personalabteilung spielen Fragetechniken eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag.
- Es gibt verschiedene Fragetechniken wie offene, geschlossene und hybride Fragen, die je nach Gesprächsziel und Kontext eingesetzt werden, um bestimmte Reaktionen zu fördern.
- Studien zeigen jedoch, dass Zuhören eines der wichtigsten Elemente eines guten Gesprächs ist.
- Was sind Fragetechniken und warum sind sie so wichtig?
- Offene Fragen
- Geschlossene Fragen
- Hybride Fragetypen
- Typische Fehler bei Fragen – So nicht!
Was sind Fragetechniken und warum sind sie so wichtig?
In wohl keiner Abteilung eines Unternehmens ist die Beherrschung der richtigen Fragetechniken so wichtig wie im Bereich HR (Human Resources). Sie spielen insbesondere bei Bewerbungs- und Mitarbeitergesprächen, aber auch bei der Lösung von Konflikten im Team oder zwischen Beschäftigten eine große Rolle.
Mit gezielten Fragestellungen können Sie nützliche Insights gewinnen, aus denen sich fundiertere Entscheidungen ableiten lassen. Bewusst kontextabhängige Fragestellungen zu wählen, ist ein essenzielles Element erfolgreicher und positiver Gesprächsführung.
So ermöglichen sie z. B. in Vorstellungsgesprächen, geeignete Kandidat*innen zu finden, indem Personalverantwortliche gezielt nach Motivation und Eignung fragen und gleichzeitig mehr über die Persönlichkeit und Werte der Bewerber*innen erfahren.
Ursprung von Fragetechniken
Fragetechniken haben sich durch ihre Anwendung in verschiedenen Disziplinen weiterentwickelt. Insbesondere sind hier die Philosophie, die Kommunikationswissenschaften und auch das Recht ausschlaggebend für die Enstehung der verschiedenen Techniken.
Diese wurden je nach Zweck verfeinert und angepasst. Besonders häufig kommen sie in den Bereichen Therapie, Coaching, Beratung und in der Pädagogik zum Einsatz.
Was sind Fragetechniken?
Fragetechniken sind verschiedene Arten, Fragen zu stellen. Je nach Fragetechnik werden bestimmte oder wahrscheinliche Reaktionen und Antworten provoziert. Zu den unterschiredlichen Fragetechniken gehören:
- Offene Fragen
- Einstiegsfragen
- Gefühlsfragen
- Hypothetische Fragen
- Lösungsorientierte Fragen
- Zirkuläre Fragen
- Geschlossene Fragen
- Abschlussfragen
- Entscheidungsfragen
- Hybride Fragen
- Skalierungsfragen
- Vergleichsfragen
Im Folgenden werden wir uns die einzelnen Frageformen genauer anschauen und und ihre Vor- und Nachteile erläutern.
Offene Fragen
Offene Fragen sind sehr weit gefasst und lassen viel Spielraum. Typisch für offene Fragen ist, dass sie keine Ja- oder Nein-Antworten zulassen. Sie geben den Befragten die Möglichkeit, ausführlich und frei auf eine Frage zu antworten. Dadurch wird der bzw. die Gesprächspartner*in zur Reflexion angeregt.
Diese Fragetechnik zeichnet sich besonders durch die sogenannten W-Fragen aus. Dazu gehören:
- Wer
- Was
- Wo
- Warum
- Wieso
- Wie
- Wann
Beispiele im Personalmanagement
Typische offene Fragen in einem Bewerbungsgespräch sind beispielsweise:
- Was hat Ihnen an Ihrer letzten Arbeit besonders gefallen?
- Welche Herausforderungen haben Sie erlebt?
- Wie würden Sie mit folgendem Szenario umgehen? Ein Teammitglied teilt Ihnen kurz vor der Abgabe eines wichtigen Projekts mit, dass es nicht rechtzeitig fertig wird. Wie gehen Sie damit um?
Der Vorteil von offenen Fragen liegt darin, dass sie umfassendere und tiefere Einblicke ermöglichen. Im Gegensatz zu geschlossenen Fragen beeinflussen sie die Gesprächspartner*innen weniger und fördern eigenständiges Nachdenken. Allerdings besteht die Gefahr, dass zu weit gefasste oder unpräzise offene Fragen die Gegenüber überfordern. Dies kann dazu führen, dass Antworten eher oberflächlich bleiben oder vom Thema abweichen. Außerdem verleiten offene Fragen manchmal zu sehr ausführlichen Antworten, die mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen.
Unterarten der offenen Fragen im Personalmanagement
Die offenen Fragen lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen. Je nach Kategorie dienen sie einem bestimmten Zweck, der im Personalbereich eine entscheidende Rolle spielt:
Einstiegsfrage
Wie der Name schon sagt, dienen Einstiegsfragen dazu, ein Gespräch in Gang zu bringen. Solche sogenannten „Eisbrecherfragen“ eröffnen das Gespräch und sollen möglichst ungezwungen wirken. Zum anderen wird mit Einstiegsfragen aber auch die Richtung des Gesprächs vorgegeben.
Typische Einstiegsfragen:
- Wie war die Anreise?
- Haben Sie gut hergefunden?
- Was steht heute an?
Gefühlsfrage
Gefühlsfragen zielen auf die Emotionen, Meinungen und persönlichen Einstellungen der Gesprächspartner*innen ab. Sie können gerade zu Beginn eines Gesprächs in Richtung Smalltalk gehen, aber auch ehrlich nach dem Befinden und den Sorgen der Beschäftigten bzw. Bewerber*innen fragen.
Gefühlsfragen eignen sich auch gut als Einstiegsfragen.
Beispielfragen:
- Wie geht es Ihnen?
- Fühlen Sie Sich überlastet?
- Fühlen Sie Sich von Vorgesetzten und Führungskräften ausreichend unterstützt?
Hypothetische Fragen
Diese Fragetechnik zielt darauf ab, die Gegenüber zu einem Gedankenexperiment einzuladen. Gedankenexperiment bedeutet hier, dass sich die Gesprächspartner*innen eine bestimmte Situation vorstellen und beschreiben sollen, wie sie in diesem möglichen Szenario reagieren würden. Die Frage wird also in der Regel im Konjunktiv gestellt.
- Wenn Sie etwas in Ihrem Leben ändern könnten, was wäre das?
- Hätten Sie in der Situation der letzten Woche aus heutiger Sicht anders reagiert oder würden Sie alles wieder genauso machen?
Lösungsorientierte Fragen
Diese Fragetechnik ist besonders hilfreich bei Verhandlungen oder auch bei der Lösung von Konflikten am Arbeitsplatz. Nicht das Problem wird diskutiert, sondern die Lösung und die dafür notwendigen Ressourcen stehen im Fokus.
Beispiel:
- Welche Stärken und Kompetenzen haben Ihnen in einer ähnlichen Situation geholfen?
- Was ist unser Ziel? Welche Ressourcen brauchen wir dafür?
- Was müsste sich ändern, damit Sie mit der Situation zufrieden sind?
Zirkuläre Fragen
Diese Fragen sind systemische Fragetechniken, das heißt, sie finden besonders häufig in der systemischen Therapie zwischen Therapeut*innen bzw. Coaches und deren Klient*innen statt.
Sie regen die Gesprächspartner*innen zu einem Perspektivwechsel und zu einer Betrachtung der Situation aus einem anderen Blickwinkel an. Es soll also ein Blick von außen auf eine bestimmte Person oder Situation eingenommen werden.
Beispiel:
- Was denken Sie: Wie hat Ihr Verhalten auf ihre Kollegin gewirkt?
- Was würde sich im Team ändern, wenn wir diese neue Arbeitsweise/dieses neue Tool einführen?
Geschlossene Fragen
Im Gegensatz zu offenen Fragen erfordern geschlossene Fragen kurze und sehr präzise Antworten. Geschlossene Fragen sind sehr eng gefasst und meist sehr spezifisch. Sie sind in der Regel mit Ja oder Nein zu beantworten.
Besonders nützlich sind sie also, um ganz klare und bestimmte Informationen abzufragen.
Typische geschlossene Fragen:
- Haben Sie Erfahrung mit Programm XYZ?
- Sind Sie zu Auslandsreisen bereit?
- Können Sie auch ab und zu an Wochenenden arbeiten?
- Sind Sie mit Ihren aktuellen Aufgaben zufrieden?
- Fühlen Sie sich überfordert?
Der Vorteil dieser Technik liegt darin, dass sehr konkrete Informationen abgefragt werden können. Sie ist auch ideal, um vergleichbare Antworten zu erhalten. Geschlossene Fragen können daher besonders gut in Fragebögen eingesetzt werden. Ihr klarer Nachteil ist, dass die Frage selbst schon sehr viel vorgibt und die Antwortmöglichkeiten eingeschränkt sind.
Unterarten der geschlossenen Fragetechnik in der HR
Im Folgenden eine Auswahl an unterschiedlichen Fragearten im geschlossenen Bereich:
Abschlussfragen
Diese Art wird besonders am Ende eines Meetings, eines Vortrags oder Gesprächs gestellt. Mit ihr soll das Gespräch abgerundet und letzte offene Fragen geklärt werden. Die Abschlussfrage ist ein ideales Werkzeug, um den Gesprächspartner*innen die Möglichkeit zu geben, Unklarheiten zu adressieren.
Beispiele:
- Gibt es noch Fragen?
- Möchte dem noch jemand etwas hinzufügen?
- Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden?
Entscheidungsfragen
Mit dieser Technik werden Befragte angeregt, eine klare Entscheidung zu treffen. Sie sollen zu einem bestimmten Sachverhalt eine klare Stellung einnehmen und sich entscheiden. Sie dienen dazu, konkrete Maßnahmen und Handlungen aus der Antwort abzuleiten.
- Welche Aufgaben des Projekts haben Priorität? Aufgabe A oder Aufgabe B?
Hybride Fragetypen
Hybride Fragetypen, auch halboffene Fragetypen genannt, kombinieren Elemente aus geschlossenen und offenen Fragetypen. Den Befragten wird hier innerhalb eines Rahmens (geschlossen) ein möglicher Antwortspielraum (offen) gegeben.
Skalierungsfrage (Rating-Frage)
Bei dieser Technik werden die Befragte gebeten, eine Einschätzung auf einer vorgegebenen Skala abzugeben.
Eine numerische (z. B. 1–10) oder abgestufte Skala (sehr wichtig bis unwichtig) wird verwendet, um den Grad oder die Intensität einer bestimmten Eigenschaft, eines Gefühls oder einer Situation zu messen.
Sie kommen besonders dann zum Einsatz, wenn Einschätzungen schwer in Worte zu fassen sind.
Beispiel in einem Mitarbeitergespräch oder auch für Mitarbeiterbefragungen über eine HR-Software wie Factorial:
Auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 1 für „überhaupt nicht zufrieden“ und 10 für „völlig zufrieden“ steht, wie zufrieden sind Sie mit Ihrer derzeitigen Arbeitsbelastung?
Tipp: Mit Factorial können Sie solche Mitarbeiterbefragungen einfach und bei Bedarf anonymisiert durchführen. Anpassbare Vorlagen für Fragebögen sparen Ihnen Zeit bei der Erstellung und die Auswertungen Ihrer Ergebnisse bilden eine Entscheidungsgrundlage für Personalplanung und Strategie Ihres Unternehmens. Aber fragen Sie doch einfach unser Expert*innenteam! Wie klingt eine kostenlose und unverbindliche Demo für Factorial?
Vergleichsfragen
Hierbei werden die Befragten aufgefordert, bestimmte Sachverhalte miteinander zu vergleichen und einen Bezug zwischen ihnen herzustellen. Das ist meistens einfacher zu beantworten, als wenn die Frage nur offen gestellt wird.
Statt also zu fragen: Wie ist die Arbeitsatmosphäre im Team zur Zeit?, könnte man auch fragen: Wie hat sich die Arbeitsatmosphäre im Team im Vergleich zum letzten Jahr verändert?
Typische Fehler bei Fragen – So nicht!
Für Personalverantwortliche ist es empfehlenswert, sich mit den verschiedenen Fragetechniken auseinanderzusetzen und diese zu trainieren.
Aus Fehlern lässt sich bekanntermaßen gut lernen. Deshalb wollen wir uns im Folgenden mit den häufigsten Fehlern befassen, die Sie beim Fragestellen unbedingt vermeiden sollten.
- Zu wenige oder zu viele Fragen:
Eine zu geringe Anzahl an Fragen kann dazu führen, dass das Gespräch ins Stocken gerät und nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt. Zu viele Fragen können hingegen dafür sorgen, dass die Gegenüber sich überfordert fühlen.
- Zu viele geschlossene Fragen:
Die ausschließliche Verwendung von geschlossenen Fragen führt dazu, dass den Befragten nicht genügend Raum für eigene Gedanken und die Möglichkeit, sich auszudrücken, gegeben wird. Gerade in Bewerbungsgesprächen, aber auch in Mitarbeitergesprächen können so wichtige Anliegen und Probleme untergehen.
- Nicht zuhören:
Die besten Fragen bringen nichts, wenn die Fragestellenden am Ende überhaupt nicht richtig zuhören, was die Befragten sagen. Aktives Zuhören ist ein wichtiger Bestandteil jeder Fragetechnik.
Nur wer richtig zuhört, kann auch die richtigen Fragen stellen. Laut Statista steht Zuhören an zweiter Stelle der Aspekte, die ein gutes Gespräch ausmachen, gefolgt von Vertrauen. Die Schaffung einer angenehmen und vertrauensvollen Gesprächsatmosphäre ist somit ein weiterer Schlüssel für ein gutes Gespräch.
