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Hinweisgeberschutzgesetz: Was Unternehmen wissen müssen

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7 Minuten Lesezeit
Ein Mitarbeiter späht durch ein Bürofenster.

Arbeitgeber aufgepasst: In Deutschland ist das Hinweisgeberschutzgesetz seit Juli 2023 in Kraft, so auch in Österreich. Es verspricht Schutz für alle, die mutig Missstände und illegale Aktivitäten in Unternehmen aufdecken. Ziel des Gesetzes ist es, diese Hinweisgeber*innen zu schützen.

Das Gesetz legt den Unternehmen eine Reihe von Pflichten auf, die Arbeitgeber beachten müssen.

Im Folgenden werden die wichtigsten Regelungen für Deutschland und Österreich erläutert.

Key Facts

  1. Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen schützen. Es ermöglicht, Verstöße direkt in Unternehmen oder in externen Stellen zu melden.
  2. Unternehmen sind verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten, um frühzeitig auf Verstöße reagieren zu können.
  3. Die Einrichtung von internen Meldestellen gilt in Deutschland und Österreich erst bei Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten.

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Was beinhaltet das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist ein rechtlicher Rahmen, der darauf abzielt, Personen zu schützen, die in gutem Glauben Informationen über illegale Aktivitäten oder Missstände in Unternehmen oder Organisationen offenlegen.

Es soll hinweisgebende Personen einen Mechanismus bieten, um potenzielle Verstöße oder illegale Handlungen zu melden, ohne dabei negative Konsequenzen befürchten zu müssen.

Das Gesetz ist eine Umsetzung der seit 2021 geltenden EU-Whistleblower-Richtlinie.

Die EU-Whistleblower Richtlinie

Die Whistleblower-Richtlinie ist eine EU-Richtlinie, die den Schutz von Whistleblowern in der Europäischen Union harmonisieren soll.

 

Wann tritt die Whistleblower Richtlinie in Kraft?

Sie wurde am 07. Oktober 2019 verabschiedet und sollte von den Mitgliedstaaten bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgewandelt werden.

 

Was besagt die Whistleblower Richtlinie?

Die Richtlinie legt Mindeststandards für den Schutz von hinweisgebenden Personen fest. Sie gilt laut Artikel 2 der Richtlinie für Personen, die in beruflichem Zusammenhang Informationen über Verstöße gegen das EU-Recht in verschiedenen Bereichen erhalten, wie unter anderem im Bereich

  • des öffentlichen Auftragswesens: z. B. Informationen über Verstöße im Zusammenhang mit Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge
  • des Finanzwesens: z. B. Geldwäsche, Marktmanipulation
  • des Umweltschutzes: z. B. illegale Abfallentsorgung oder Verstöße gegen Emissionsstandards
  • des Verbraucherschutzes: z. B. irreführende Werbung
  • des öffentlichen Gesundheitswesens: z. B. fehlerhafte Arzneimittel
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit: z. B. Kontamination oder nicht deklarierte Inhaltsstoffe

Die wichtigsten Bestimmungen der Richtlinie umfassen:

  1. Definition des Begriffs „Whistleblower“ (siehe „Für wen gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie”)
  1. Schutzmaßnahmen: Die Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind. Das umfasst den Schutz vor Entlassung, Versetzung, Degradierung, Diskriminierung oder anderen negativen Folgen.
  1. Vertraulichkeit und Anonymität: Die Richtlinie sieht vor, dass die Identität von Whistleblower vertraulich behandelt wird. Unter bestimmten Bedingungen können diese auch anonym bleiben.
  1. Durchsetzungsmechanismen und Sanktionen: Die Mitgliedstaaten müssen wirksame Durchsetzungsmechanismen bereitstellen. Sie müssen sicherstellen, dass angemessene Sanktionen für diejenige verhängt werden, die Whistleblower schikanieren oder Vergeltungsmaßnahmen ergreifen.

 

Für wen gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Als Hinweisgeber werden laut Richtlinie mindestens folgende Personen im privaten oder öffentlichen Sektor verstanden

  • Arbeitnehmer im Sinne von Artikel 45 Absatz 1 AEUV, einschließlich Beamte;
  • Selbstständige im Sinne von Artikel 49 AEUV;
  • Anteilseigner und Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens angehören
  • Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeiten.

Darüber hinaus gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie auch für

  • Personen, die Verstöße aus einem bereits beendeten Arbeitsverhältnis melden wollen
  • Mittler oder andere Dritte, die mit dem Whistleblower in Verbindung stehen und Repressalien erleiden könnten. Das können bspw. Verwandte oder Kolleg*innen sein.
  • Juristische Personen

Das Gesicht eines Mitarbeiters liegt im Dunklen, im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes bleibt seine Identität verborgen.

EU-Whistleblower-Richtlinie Deutschland

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um und schützt natürliche Personen, die Verstöße melden, vor Repressalien.

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung interner Meldesysteme, um Missstände frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren. Es enthält auch Regeln zum Umgang mit missbräuchlichen Hinweisen zugunsten der Arbeitgeber, einschließlich Schadensersatzansprüchen bei grob fahrlässigen Falschmeldungen.

Hinweisgeberschutzgesetz Stand in Deutschland

Das Gesetz ist seit 2. Juli 2023 in Kraft.

Hinweisgeberschutzgesetz Entwurf

Aktuell können Arbeitgeber den vom Bundestag und Bundesrat bestätigten Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes aufrufen.

 

Warum ist das Hinweisgeberschutzgesetz gescheitert?

Die Umsetzung des Gesetzes hätte bis Ende 2021 erfolgen soll. Das ist in Deutschland nicht geschehen. Das lag daran, dass die CDU und CSU ihre Zustimmung zu dem Gesetzesentwurf verweigert hatten. Sie begründeten die Verweigerung, mit einer zu hohen Belastung für kleinere und mittlere Unternehmen.

 

Wann tritt Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?  – Hinweisgeberschutzgesetz Deutschland

Hinweisgeberschutzgesetz Bundestag

Der Bundestag hat am 11. Mai 2023 das neue Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet.

Hinweisgeberschutzgesetz Bundesrat

Am 12. Mai 2023 wurde der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes vom Bundesrat bestätigt.

Hinweisgeberschutzgesetz Inkrafttreten

Das Gesetz ist im Juli 2023 in Kraft getreten.

Whistleblower-Richtline Österreich

Auch in Österreich verzögerte sich die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie. Das HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) wurde am 01.02.2023 im Nationalrat beschlossen.

Was Unternehmen beachten müssen – Zeitplan für die Umsetzung

EU-Whistleblower-Richtlinie Umsetzung Deutschland – Für welche Unternehmen gilt das Gesetz?

  • Unternehmen mit 250 und mehr Mitarbeitenden müssen laut Hinweisgebergesetz
  • innerhalb von drei Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes ein internes Hinweisgebersystem, also eine interne Meldestelle einrichten
  • Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden
  • haben bis Ende 2023 Zeit, eine interne Meldestelle einzurichten
  • Für viele Unternehmen aus der Finanzbranche gelten die Bestimmungen zum Einrichten einer Meldestelle unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden

 

EU-Whistleblower-Richtlinie Umsetzung Österreich – Für welche Unternehmen gilt das Gesetz?

Auch in Österreich sind Unternehmen durch das neue Gesetz verpflichtet, interne Meldestellen für Whistleblower einzurichten. Darüber hinaus müssen Unternehmen Compliance-Richtlinien umsetzen.

Es gelten folgende Regelungen:

  • Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten oder juristische Personen des öffentlichen Rechts ab 50 Mitarbeitenden müssen laut Gesetz
  • spätestens nach 6 Monaten ab Inkrafttreten des Gesetzes eine solche Meldestelle einrichten
  • Unternehmen ab 50 bis 249 Mitarbeitenden müssen
  • müssen der Pflicht bis spätestens 17. Dezember 2023 nachkommen

Tipp!

Online finden Sie bereits viele Checklisten, die Ihnen als Arbeitgeber bei der Umsetzung der Richtlinie helfen.

Maßnahmen

Alle Maßnahmen, die Unternehmen in Österreich mindestens umsetzen müssen, finden Sie bei vielen Drittanbietern von Compliance-Richtlinien.

Achtung!

Im Internet gibt es viele Information zu den Richtlinien. Aufgrund der Namensähnlichkeit sollten Sie genau darauf achten, ob es sich um das deutsche oder österreichische Gesetz handelt.

Deutschland – Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) (nicht HinGSchG)

Österreich – HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) 

Ein Mitarbeiter meldet sich bei der Meldestelle, die laut Hinweisgeberschutzgesetz im Unternehmen eingerichtet wurde.

Einrichtung der Meldestellen

Interne Meldestellen für Unternehmen

Zweck der internen Meldestellen ist

  • dass Rechtsverstöße erfasst, untersucht, verfolgt und unterbunden werden
  • Hinweisgeber geschützt werden
  • dass Unternehmen Haftungsansprüche und Imageverluste vermeiden können

Die Hinweisgeberschutzgesetze enthalten keine konkreten Vorgaben, wie Unternehmen die interne Meldestelle einzurichten haben.

Die internen Meldekanäle sind so einzurichten, dass Whistleblower sich vorzugsweise an diese statt der externen richten.

Wichtig ist, dass die in dieser Meldestelle waltenden Personen unabhängig sind. Dennoch dürfen diese andere Aufgaben innerhalb des Unternehmens wahrnehmen. Die Vermeidung eines Interessenkonfliktes muss allerdings sichergestellt sein.

 

Anforderungen an die interne Meldestelle

Die EU-Whistleblower-Richtlinie legt bestimmte Anforderungen fest, die für interne Meldestellen in Unternehmen gelten. Dazu gehören bspw.:

  1. Erreichbarkeit: Interne Meldestellen müssen für Hinweisgeber leicht zugänglich sein.  Die Nutzung dieser Kanäle muss also für alle erreichbar sein.
  2. Vertraulichkeit: Die Richtlinie legt großen Wert auf den Schutz der Identität der Whistleblower. Informationen über die hinweisgebende Personen sollten nur an Personen weitergegeben werden, die mit der Untersuchung des gemeldeten Vorfalls befasst sind.
  3. Unabhängigkeit: Die interne Meldestelle sollte unabhängig sein.
  4. Reaktionszeit: Die Richtlinie schreibt vor, dass Unternehmen angemessene Maßnahmen ergreifen müssen, um Meldungen zeitnah zu bearbeiten.

Laut Whistleblower-Richtlinie müssen Whistleblower bspw. spätestens 3 Monate nach Eingang der Meldung über Folgemaßnahmen in der Angelegenheit informiert werden.

Der Eingang der Meldung muss den hinweisgebenden Personen 7 Tage nach Eingang bestätigt werden.

  1. Schutz vor Sanktionen und Benachteiligungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass hinweisgebende Personen vor Sanktionen, Diskriminierung oder Benachteiligungen geschützt sind.

Unternehmen müssen dann im Falle von Benachteiligungen nachweisen, dass dies nicht auf die Meldung von Hinweisgebern zurückzuführen ist – die sogenannte Beweislastumkehr.

 

Deutschland: Externe Meldestelle des Bundes – Hinweisgeberschutzgesetz Bundesjustizministerium

Von dieser internen, unternehmenseigenen Meldestelle ist die externe Meldestelle abzugrenzen. Dies wird beim Bundesministerium für Justiz eingerichtet.

Wichtig: Versäumen Unternehmen die Einrichtung einer internen Meldestelle, kann ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro fällig werden!

Österreich: Externe Meldestelle

In Österreich sind die externen Meldestelle an verschiedenen Stellen eingerichtet. So gibt es Meldestellen bei der Bundesdisziplinarbehörde für öffentliche Stellen. Darüber hinaus sind die spezifischen Stellen für den jeweiligen Verstoß, wie bspw. die Finanzmarktaufsichtsbehörde oder Geldwäschemeldestelle zuständig.

Zentrale Stelle darüber hinaus soll das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung werden.

Folgen bei einer Falschmeldung

Whistleblower, die eine falsche Meldung machen, müssen mit Zahlung von Schadensersatz rechnen.

Vorteile für Unternehmen

In vielen Unternehmen gibt es Rechtsverstöße. Diese reichen von kleinen Delikten bis zu schwerwiegenden Rechtsverstößen. Daher sollte es im Interesse eines jeden Unternehmens sein, diese Verstöße zu vermeiden und zu verfolgen. Diese Möglichkeit soll durch die EU-Richtlinie geschaffen und ermöglicht werden.

Die Umsetzung der Richtlinie hat dabei folgende Vorteile für Unternehmen:

  • Frühzeitige Erkennung von Missständen: 

Durch die Einrichtung interner Meldestellen können Unternehmen mögliche Verstöße und Missstände frühzeitig erkennen, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.

  • Verbesserung der Compliance:

Das Gesetz fördert eine Kultur der Compliance und ethischen Geschäftspraktiken. Denn es ermutigt Mitarbeitende, Verstöße zu melden. Es trägt damit dazu bei, das Risiko von rechtlichen und finanziellen Konsequenzen für das Unternehmen zu minimieren.

  • Image und Reputation:

Unternehmen, die Whistleblower schützen und angemessen mit gemeldeten Verstößen umgehen, können ihr Image und ihre Reputation stärken.

  • Verringerung/Verhinderung von Straf- oder Prozesskosten

Da Missstände frühzeitig erkannt und effektiv gegen sie vorgegangen werden kann, können finanzielle Verluste durch rechtliche Probleme verhindert oder zumindest verringert werden.

Herausforderungen für Unternehmen: Ressourcen

Für Unternehmen kann die Umsetzung der EU-Richtlinie und dem damit einhergehenden Hinweisgeberschutz mit Herausforderungen verbunden sein, insbesondere im Personalbereich. Diese können sich aus folgenden Aspekten ergeben

  • Umsetzung der Richtlinie: Unternehmen müssen eine Meldestelle einrichten und bestimmte Compliance-Richtlinien einführen. Die Umsetzung ist mit einem erhöhten Arbeits- und Personalaufwand verbunden.

Für die Unternehmen stellt sich die Frage, wer die Aufgabe und die Einrichtung der Meldestelle übernehmen kann. Gleichzeitig muss die technische Sicherheit der Meldung gewährleistet sein.

  • Sensibilisierung und Schulung: Mitarbeitende müssen über das Gesetz und seine konkreten Implikationen informiert werden und wissen, wo, wann und wie ein Hinweis gegeben werden kann.
  • Schutz vor Missbrauch: Unternehmen müssen sicherstellen, dass das Gesetz nicht missbraucht wird.

Tipp: Datenschutzbeauftragte als Lösung?

Bereits in der EU-Whistleblower-Richtlinie (56) wird der*die Datenschutzbeauftragte als eine mögliche Lösung für die Entgegennahme von Meldungen genannt.

Als weitere mögliche Personen werden in der Richtlinie folgende Personen im Unternehmen genannt:

  • Vorstandmitglied
  • Integritätsbeauftragte
  • Auditverantwortliche*r
  • Finanzvorstand
  • Leitende Person der Personal- oder Complianceabteilung

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine externe Firma mit dieser Aufgabe zu betrauen. Vorteil ist hier, dass ein Interessenskonflikt zwischen den verschiedenen Funktionen vermieden wird. Der Nachteil liegt klar in der finanziellen Belastung. Gerade für mittlere Unternehmen kann dies ein Kostenfaktor sein, der unmöglich zu leisten ist.

Fazit

Um in Ihrer Personalabteilung Raum für ein funktionierendes Hinweisgebersystem zu schaffen, lohnt es sich andere Prozesse zu automatisieren. So bleibt der Personalabteilung mehr Zeit, um eventuelle Meldungen entgegenzunehmen, während eine HR-Software wie Factorial Ihre Verwaltungsprozesse komplett für Sie automatisieren kann.

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Maria Macher ist Content Managerin bei Factorial und lebt hier ihre Liebe für die deutsche Sprache und HR-Themen aus. Bereits während ihrer Studienzeit in Wien und Barcelona sammelte sie unterschiedlichste Arbeitserfahrungen: beim Early-Stage-Startup bis hin zum multinationalen Konzern. Dabei lernte sie insbesondere, was verschiedene Unternehmenskulturen ausmacht und welche Rolle die wichtigste Ressource in Unternehmen spielt: die Menschen.

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