Wer in einem Projekt die Übersicht behalten will, muss zunächst einmal Übersicht schaffen: Welche Aufgaben stehen noch aus? Wer arbeitet gerade woran? Was wurde schon erledigt? Wären Sie in der Lage, diese Fragen zu beantworten, ohne sich erst durch Berge von Projekt-Unterlagen wühlen zu müssen? Falls nicht, könnte die Kanban-Methode die Lösung sein. Falls doch, lohnt sich dennoch ein näherer Blick auf das Kanban-System – Verbesserungspotenzial gibt es schließlich immer.
Das Wichtigste in Kürze
- Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, in deren Fokus das namensgebende Kanban-Board steht. Da werden alle Aufgaben mitsamt ihrem Ist-Stand visualisiert.
- Mit Kanban lassen sich Prozesse und Projektaufgaben steuern und optimieren. Charakteristisch ist die Pull-Vorgehensweise: Mitarbeitende „ziehen“ Aufgaben entsprechend der Notwendigkeit.
- Erdacht wurde Kanban von einem Toyota-Ingenieur im Japan der 1940er-Jahre. Der Begriff steht für „Karte“ oder „Schild“ – angelehnt an die Visualisierung der Tasks.
- Was ist Kanban?
- Für wen ist die Kanban-Methode geeignet?
- Wie lauten die vier Prinzipien beim Kanban?
- Welche 6 Praktiken liegen Kanban zu Grunde?/a>
- Wie erstellen Sie ein Kanban Board? Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Welche Vorteile hat die Kanban-Methode?/a>
Was ist Kanban?
Die agile Projektmanagement-Methode aus Japan wurde ursprünglich in der Fertigung genutzt, um einzelne Projektabläufe gezielt zu steuern: Dabei wurden bestimmte Aufgaben über das Pull-Verfahren dann bearbeitet, sobald es notwendig war. Parallel dazu visualisiert das Kanban-Board alle Aufgaben mitsamt ihrem aktuellen Status.
Zwei Kerngedanken bestimmen das System: Einerseits soll die Visualisierung Arbeitsschritte sichtbarer und effizienter steuerbar machen. Andererseits wird die individuelle Arbeitsauslastung über festgesetzte Work-in-Progress-Limits (WiP) gesteuert.
Gemeinsam führt das zum übergeordneten Ziel: Arbeitsprozesse jederzeit individuell anpassen zu können, während sich effizienzmindernde Störungen präventiv reduzieren oder gänzlich verhindern lassen. Wenn Sie einmal einen Blick in mehrere Fallstudien dazu werfen möchten, in der Forschung ebenso wie Privatwirtschaft, finden Sie diese bei der US-amerikanischen Kanban University.
Für wen ist die Kanban-Methode geeignet?
Ihren Wurzeln in der Produktion ist die Methode mittlerweile entwachsen. De facto gibt es kaum nennenswerte Grenzen hinsichtlich ihrer praktischen Anwendung. Sie könnten diese beispielsweise hier heranziehen:
- in kleinen ebenso wie großen Teams und sogar als Einzelperson
- im HR-Wesen
- in der Softwareentwicklung
- in Massenverfahren
- und natürlich generell in jeder Form des Projektmanagements
Wie lauten die vier Prinzipien beim Kanban?
Das System ist agil, aber nicht frei von jeglichen Regeln. Einen Rahmen für die Anwendung liefern die vier Prinzipien:
- Beginnen Sie mit dem, was ohnehin ansteht: Kanban ist evolutionär und lässt sich fließend in Prozesse integrieren.
- Führen Sie anfänglich zunächst nur kleine Veränderungen durch. Das System funktioniert am besten mit kleinen, aber kontinuierlichen Anpassungen, statt einer einzigen großen Veränderung.
- Werfen Sie bereits bestehende Rollen und Verantwortlichkeiten nicht direkt über Bord. Kanban integriert sich in Prozesse, es soll diese nicht zerschlagen.
- Kreieren Sie eine Leadership-Kultur, bei der alle Mitarbeitenden im Projekt Verantwortung übernehmen.
Welche 6 Praktiken liegen Kanban zu Grunde?
Die eben dargestellten Prinzipien können Sie als eine Art übergeordnete Philosophie betrachten. Über die Jahre haben sich von Kanban-Befürwortern daraus sechs Praktiken abgeleitet, die diese Philosophie in konkrete Handlungsanweisungen transformieren.
Diese lauten nach dem „Kanban-Gebot“ wie folgt:
- Arbeit und Arbeitsschritte sind immer zu visualisieren.
- Setzen Sie Grenzen mit Hinblick auf gleichzeitig laufende Prozesse.
- Verwalten und optimieren Sie den Arbeitsfluss nicht einmalig, sondern kontinuierlich.
- Sorgen Sie für Transparenz und klare Arbeitsanweisungen.
- Nutzen Sie fortlaufend Feedbackschleifen.
- Verbessern Sie Prozesse ganzheitlich ebenso wie punktuell.
Wie erstellen Sie ein Kanban Board? Schritt-für-Schritt-Anleitung
Lassen Sie uns die vier Prinzipien und sechs Praktiken am besten einmal praktisch üben. Wie schon dargelegt, ist die Methode integrativ und evolutionär – ihre Implementation ist also nicht schwierig. Folgen Sie einfach den folgenden Schritten.
1. Beginnen Sie mit einem leeren Board
Ein Kanban Board besteht typischerweise aus Spalten (Status) und Karten (Tasks), um den Workflow transparent und effizient zu gestalten. Doch jedes große Kunstwerk nimmt seinen Anfang mit einem leeren Canvas. So ist es auch hier.
Bevor Sie das Board füllen, überlegen Sie sich, wofür Sie es nutzen möchten. Projektmanagement, Marketingplanung, Redaktionskalender, persönliche To-Dos?
2. Legen Sie Spalten für den Ist-Zustand der Aufgabe fest
Jede Aufgabe durchläuft auf Ihrem Board, wie auch in der Praxis, einzelne Schritte und Phasen. Erstellen Sie nun die einzelnen Spalten für Ihr Projekt – den jeweiligen Workflow-Status. Wie diese genau aussehen, ist vom jeweiligen Projekt abhängig. Eine ganz klassische Aufteilung würde so aussehen:
- Neu/To-Do
- in Bearbeitung
- Überprüfung/Review
- (Pausiert)
- Fertig
3. Ordnen Sie die Aufgaben in die entsprechenden Spalten
Nun sammeln Sie die jeweiligen Aufgaben in einzelnen Karten (Tasks) und ordnen diese in die entsprechenden Spalten. Eine Karte enthält typischerweise einen Titel (Aufgabe), eine Beschreibung, eventuelle Deadlines, verantwortliche Personen und gegebenenfalls auch Checklisten oder Anhänge.
Die gute Nachricht: Mit der Factorial Business Management Software geht das fortan noch leichter. Unsere Kanban-Task-Ansicht ermöglicht Ihnen Aufgaben per Drag & Drop in die jeweiligen Spalten zu verschieben, Berechtigungskontrollen individuell zu vergeben und fortlaufend Echtzeit-Updates zu erhalten. Sie können außerdem noch zusätzliche Informationen, Kommentare und Fristen hinzufügen.
Das war’s eigentlich schon: Nun müssen Sie nur noch darauf achten, dass die Aufgaben den Workflow (repräsentiert durch die Spalten) durchlaufen und von Mitarbeitenden korrekt verschoben werden, sobald sich der Bearbeitungsstand der Aufgabe verändert. Denn: Ein Kanban Board lebt von der ständigen Aktualisierung.
Beispiel für ein Kanban Board in der HR-Abteilung
In der Praxis zeigen immer noch zu viele Unternehmen schwächen beim Onboarding: Unter einer Befragung von 775 HR-Fachkräften gaben 84 % an, dass das Unternehmen kein dediziertes Onboarding-Budget ausweist – und die Zuständigkeiten teilweise kreuz und quer zwischen HR-Mitarbeitenden, Führungskräften und Teams-Verantwortlichen liegen.
Dabei sollte das Onboarding speziell aufgrund des omnipräsenten Fachkräftemangels eigentlich exzellent sein. Nur wenige Unternehmen können es sich leisten, Mitarbeitende zwischen der Unterschrift und dem ersten eigentlichen Arbeitstag wieder zu verlieren.
Wie funktioniert das Kanban-System hier? Die Methode könnte eine Möglichkeit sein, um die Aufgaben der Onboarding-Verantwortlichen besser zu strukturieren und damit effizientere Abläufe zu schaffen. Dafür haben wir für Sie ein Board erstellt, wie es in der HR-Abteilung und mit einem Fokus auf das Onboarding aussehen könnte.
| To-Do | in Bearbeitung | Überprüfung | Fertig |
| Feedback neuer Mitarbeitenden sammeln | Onboarding-Mappe überarbeiten | E-Learning-Inhalte testen | Bewerbungsgespräch-Checkliste erarbeiten |
| Workshops für ein optimiertes Onboarding planen | feste Ansprechpartner*innen zuweisen | Willkommens-Mails neu ausformulieren | Willkommensmappe für neue Mitarbeitende zusammenstellen |
| Schulungen für HR-Teams vorbereiten | Auswertung Umfrage zur Mitarbeitendenzufriedenheit |
Welche Vorteile hat die Kanban-Methode?
- fördert die Selbstorganisation aller Verantwortlichen
- kann bestehende und selbst alteingesessene Prozesse optimieren und effizienter machen
- Work-in-Progress-Limits verbessern den Fokus auf die Aufgabe
- leicht zu realisieren, keine großen Anschaffungen oder Veränderungen notwendig
- jeder sieht jederzeit, woran wer gerade arbeitet
- Fortschritte sind sofort sichtbar
- verbessert die Zusammenarbeit im Team und vielleicht sogar den Teamspirit
… und welche möglichen Stolperfallen gibt es bei Kanban?
- außerhalb der Fertigung und IT relativ unbekannt, daher mitunter eine gewisse mentale Umstellung bei Mitarbeitenden nötig
- bei enorm großen und vielschichtigen Projekten wird das Board unübersichtlich
- das Team muss das System erst akzeptieren und jedes Teammitglied seiner Eigenverantwortung nachkommen
