In Marketing und Vertrieb wird häufig von KPIs gesprochen, aber auch HR-Manager*innen machen verstärkt von diesen Kennzahlen (Personalkennzahlen) Gebrauch. Sie sind essenziell, um die Effektivität der Personalstrategie messbar zu machen und den Wertbeitrag der HR-Abteilung für das Unternehmen zu belegen.
Wir beleuchten, wie Sie ein strategisches Reporting-Framework aufbauen und stellen die 10 wichtigsten HR-Kennzahlen vor, die 2026 relevant sind.
Was sind HR-Kennzahlen? – Das Wichtigste in Kürze
HR-Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) sind messbare Größen, die die Effektivität, Effizienz und strategische Ausrichtung der Personalarbeit quantifizieren, um datenbasierte Entscheidungen im HR-Management zu ermöglichen.
- Strategische Notwendigkeit: KPIs dienen nicht nur der Messung, sondern verknüpfen Personalaktivitäten direkt mit den übergeordneten Unternehmenszielen (z. B. Umsatz, Profitabilität).
- Wichtige Frameworks: Die Balanced Scorecard (BSC) hilft, HR-Leistung aus vier Perspektiven (Finanzen, Kunde, Prozesse und Entwicklung) zu betrachten und Ziele zu harmonisieren.
- Moderne Metriken: Neben Klassikern wie Fluktuationsrate gewinnen KPIs zu Themen wie Employee Experience (EX), Diversity & Inclusion (D&I) und HR-Compliance an Bedeutung.
- Compliance: Bei der Erhebung und Analyse von HR-Kennzahlen, insbesondere bei sensiblen Daten, müssen Betriebsrat und Datenschutzbestimmungen (DSGVO) zwingend beachtet werden.
Kennzahlen: Definition
Laut dem Duden ist eine Kennzahl ein charakteristischer Zahlenwert, beziehungsweise eine charakteristische Verhältniszahl. Vielfach werden mit derselben Bedeutung auch die Bezeichnungen Kenngröße, Kennwert oder Kennziffer verwendet. Im Kontext des Performance Managements dienen Kennzahlen dazu, komplexe Sachverhalte zu verdichten und Entscheidungen objektiv begründen zu können.
HR-Kennzahlen
Bei HR-Kennzahlen handelt es sich um Schlüsselkennzahlen, die das Personal eines Unternehmens betreffen. Sie dienen zum gezielten Erfassen personenbezogener Aspekte der Mitarbeitenden. Wichtige Kennzahlen sind zum Beispiel:
- die Fluktuationsrate
- der Umsatz pro Mitarbeitender
- der Gewinn je Mitarbeitender
- die Personalkostenquote (Personalkosten im Verhältnis zum Gesamtumsatz)
Die Relevanz einer Kennzahl ist immer von der übergeordneten HR-Strategie und den spezifischen Unternehmenszielen abhängig.
Allgemein können Kennzahlen im Personalbereich besonders gut digital über eine HR Software erhoben und analysiert werden. Eine moderne HR-Plattform wie Factorial ermöglicht die zentrale Erfassung und Aggregation von Datenpunkten (wie beispielsweise Arbeitszeiten oder Abwesenheiten) und stellt sicher, dass die Berechnung der KPIs auf konsistenten Daten basiert. Das ist die Basis für Compliance-konformes Reporting.
Absolute vs. relative Kennzahlen
Kennzahlen lassen sich unterscheiden in: Relative und absolute Kennzahlen. Relativen Kennzahlen misst man dabei in der Regel eine höhere Aussagefähigkeit zu als den absoluten Kennzahlen. Werden zwei oder mehr absolute Kennzahlen zueinander in Relation gesetzt, so spricht man bei der daraus entstehenden Kennzahl von einer relativen Kennzahl. Konkrete Aspekte für relative Kennzahlen sind beispielsweise Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz oder zur Wertschöpfung.
Doch auch die absoluten Kennzahlen spielen eine wichtige Rolle. Absolute Kennzahlen ergeben sich aus Summen, Differenzen oder Durchschnittswerten. Ein Beispiel hierfür sind die Personalkosten in Euro.
Recruitingkennzahlen
Laut einer Studie aus dem Jahr 2025 von SmartRecruiters ist die durchschnittliche Einstellungszeit in Deutschland rund 2 Monate länger als der globale Durchschnitt! Solche Informationen erhalten Sie nur, wenn Sie regelmäßig Ihren Bewerbungsprozess anhand von Recruitingkennzahlen analysieren und konstant verbessern. Einzelne KPIs sollten dabei jedoch immer in Zusammenhang gebracht werden, da nur auf diesem Weg eine solide Aussage getroffen werden kann.
Hier nun einige Beispiele für Recruitingkennzahlen:
- Einstellungsquote
- Kosten je Einstellung
- Bewerbungsdurchlaufzeit
- Bewerber*innen je Stellenausschreibung
- Eingeladene Bewerber*innen je Stelle
- Absagequote
Tipp: Mit einem All-in-One-Tool wie Factorial haben Sie Ihren gesamten Mitarbeiterlebenszyklus im Griff. Nutzen Sie das Bewerbermanagement und Onboarding-Modul für smartes Hiring und haben Sie Ihre Zahlen und Daten jederzeit zentralisiert und abrufbar.
Kennzahlen und Datenschutz
Die Erfassung von Personaldaten zur KPI-Berechnung muss immer unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfolgen. Besonders sensible Kennzahlen wie Krankenstände, D&I-Metriken (Diversity & Inclusion) oder detaillierte Leistungsdaten erfordern klare Richtlinien, eine explizite Rechtsgrundlage und gegebenenfalls die Zustimmung des Betriebsrats.
Was ist ein KPI?
Ein KPI ist immer eine Kennzahl, aber nicht jede Kennzahl ist zwingend ein KPI: Ein Key Performance Indicator ist eine Metrik, welche die Performance einer bestimmten Aktivität oder eines bestimmten Prozesses misst. Im Gegensatz zu einfachen Kennzahlen sind KPIs direkt an ein strategisches Unternehmensziel gekoppelt und dienen als Referenz, um den Fortschritt zur Zielerreichung zu überwachen.
Hier ein Beispiel: Open Rate eines Newsletters: Der Prozentsatz der Personen, die Ihren Newsletter öffnen, bestimmt die Relevanz und die Qualität des Inhalts. Indem Sie die Open Rate aller Ihrer Newsletter überwachen, können Sie die Effektivität Ihrer Posts, abhängig von Ihrem gewünschten Ziel, beurteilen.
Merkmale eines KPIs: Worauf müssen Sie achten?
Da es sehr viele KPIs gibt und alle KPIs unterschiedliche Fragestellungen beantworten, ist die Auswahl nicht immer einfach. Wählen Sie deshalb die KPIs aus, die Ihre Fragestellung konkret beantworten können. Um strategisch aussagekräftig zu sein, sollten Ihre KPIs idealerweise den SMART-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Terminiert) folgen. Egal ob betriebswirtschaftliche Kennzahlen, volkswirtschaftliche Kennzahlen oder Kennzahlen im HR – Ihre Kennzahlen sollten folgende Eigenschaften aufweisen:
- Konkret: Der KPI sollte greifbar sein und ein bestimmtes Ziel implizieren.
- Messbar: Wenn Sie den KPI nicht messen können, dann ist es auch keiner.
- Erreichbar: Bleiben Sie realistisch, wenn Sie einen KPI definieren, der Ihren Erfolg bestimmt.
- Relevant: Überwachen Sie lediglich wesentliche Dinge. Verschwenden Sie keine Zeit mit Indikatoren, die keine positive Auswirkung auf Ihr Unternehmen haben.
- Transparent: Die KPIs sollten auf objektiven Daten basieren, die verständlich sind.
Hinweis: Betrachten Sie die KPIs immer im Zusammenhang. Nur so kann sichergestellt werden, dass Sie keine wichtigen Hinweise übersehen oder falsche Entscheidungen treffen.
Strategisches HR-Controlling: Die 10 wichtigsten HR-Kennzahlen
Personalkennzahlen helfen Unternehmen dabei, das Erreichen von klar definierten organisatorischen Zielen im HR-Management zu überprüfen. Die folgenden 10 HR KPIs sind besonders wichtig:
1. Mitarbeiterbindung
Die Bindung von Mitarbeitern ist ein KPI, der die Arbeitsplatzstabilität eines Unternehmens darstellt. Dieser Indikator ermöglicht Ihnen, die durchschnittliche Mitarbeiterbindung im Unternehmen zu ermitteln. Diese ist unter anderem abhängig von der Vergütung sowie dem Betriebsklima. Die Kennzahl zeigt Ihnen außerdem, wie zufrieden Ihre Mitarbeitenden sind. Denn wenn Mitarbeitende zufrieden sind, ist es unwahrscheinlicher, dass sie das Unternehmen verlassen. Schenken Sie dieser Kennzahl auf jeden Fall Beachtung! Denn der Verlust eines Mitarbeiters zwingt Sie dazu, Zeit sowie Geld für die Rekrutierung einer neuen Person aufzuwenden. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation verursacht hohe Kosten seitens des Arbeitgebers.
Rechnung:Die Mitarbeiterbindungsrate (Retention Rate) wird typischerweise berechnet, indem die Anzahl der Mitarbeitenden, die während eines Zeitraums X geblieben sind, durch die Anzahl der Mitarbeitenden zu Beginn von Zeitraum X dividiert und mit 100 multipliziert wird. Ein hoher Wert (z. B. über 90%) signalisiert eine gesunde Unternehmenskultur.
2. Interne Beförderungsrate (Internal Promotion Rate)
Der Verlust vieler Mitarbeitenden hängt eng mit der Dauer zusammen, die sie in derselben Position verbringen. Dieser KPI misst, wie oft Mitarbeitende intern befördert oder in eine neue Rolle versetzt werden. Er ist ein Indikator dafür, ob interne Karrierepfade existieren.
Rechnung: Anzahl der intern beförderten Mitarbeitenden im Zeitraum X geteilt durch die Gesamtzahl der Mitarbeitenden zu Beginn des Zeitraums X.
3. Abwesenheiten
Dieser Indikator (auch Krankenstandsquote genannt) misst die Fehlzeiten von Mitarbeitenden aufgrund von Verspätungen, Krankmeldungen sowie entschuldigten oder unentschuldigten Abwesenheiten. Er ist entscheidend, um die Kosten von Fehlzeiten und die Belastung der verbleibenden Belegschaft zu quantifizieren. Laut Techniker Krankenkasse ist der durchschnittliche Krankenstand 2025 in Deutschland erneut leicht gesunken. Beschäftigte waren im Durchschnitt 18,6 Tage krankgeschrieben.
Anhand des Durchschnittswerts der geleisteten Arbeitsstunden können außerdem die Auswirkungen von Fehlzeiten auf die Unternehmenskosten quantifiziert werden.
4. Time-to-Hire (Durchschnittliche Rekrutierungszeit)
Die Time-to-Hire misst die Zeitspanne vom ersten Tag der Stellenausschreibung bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages durch den*die eingestellte*n Kandidat*in. Die Zeit zwischen der internen Feststellung des Bedarfs und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn kann je nach Branche stark variieren.
Laut Xing-Bewerbungsreport 2025 lag die Rekruitierungszeit im deutschsprachigen Raum sogar bei ca. 70 Tagen vom Ausschreiben einer Stelle bis zur Vertragsunterzeichnung (!).
Übrigens: So könnten HR-Berichte und Kennzahlen-Tracking in Ihrer Factorial-Plattform aussehen ⬇️.
5. Training ROI (Return on Investment)
Mitarbeiterschulungen haben einen direkten Einfluss auf die Unternehmenstätigkeit. Der Training ROI KPI setzt die Kosten für Aus- und Weiterbildung (L&D) ins Verhältnis zum messbaren Nutzen (z.B. gesteigerte Produktivität, reduzierte Fehlerquoten oder höhere interne Beförderungsraten. Dieser Indikator ist entscheidend, um den Mehrwert von L&D-Investitionen strategisch zu belegen.
6. Zielerreichungsgrad (Performance Achievement)
Der Zielerreichungsgrad misst die Effizienz der Belegschaft, indem festgestellt wird, in welchem Umfang Mitarbeitende ihre individuell oder im Team festgelegten Ziele (z. B. über OKRs oder MBOs) erreicht haben. Dies ist ein zentraler KPI für das Performance Management und die Ableitung von Bonuszahlungen.
7. Arbeitsunfälle
Es ist wichtig und nützlich, die Anzahl der Arbeitsunfälle zu messen, da so zukünftige Unfälle und Probleme vermieden werden können.
8. Cost-per-Hire (Einstellungsprozesskosten)
Der Cost-per-Hire (CPH) ist die Gesamtheit aller Kosten, die bei der Besetzung einer freien Stelle anfallen (z. B. Anzeigen, Agenturgebühren, Gehälter der Recruiter*innen). Er gibt Auskunft über die finanzielle Effizienz des Talent Acquisition Teams. Je nach Rolle und Level kann der CPH zwischen 5 % und 50 % des Jahresgehalts der Stelle liegen.
9. Employee Net Promoter Score (eNPS)
Der eNPS misst die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würden. Er ist der wichtigste Indikator für die Mitarbeiterzufriedenheit und die Employee Experience. Er wird in drei Kategorien eingeteilt: Promotoren (+10), Passive (0) und Detraktoren (-10). Der eNPS-Wert ergibt sich aus der Differenz der Prozentsätze von Promotoren und Detraktoren.
Tipp: Mit Factorial können Sie nicht nur den eNPS in Ihrem Unternehmen einfach berechnen, sondern auch anonyme Umfragen für Feedback und ein Stimmungsbild der gesamten Belegschaft nutzen.
10. HR Compliance Rate
Dieser KPI misst den Grad der Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und betriebsinterner Vorschriften. Wichtige Messpunkte sind: Pünktlichkeit der Gehaltsabrechnung, Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen (z. B. Höchstarbeitszeit, Pausenregelungen) oder die Vollständigkeit der Datenschutzschulungen. Eine hohe Compliance Rate ist essenziell zur Vermeidung rechtlicher Risiken und Bußgelder und kommt zum Beispiel bei HR-Audits zum Einsatz.
Tipp: Schauen Sie sich unser Webinar zum Thema People & Culture Audits an!
Die Balanced Scorecard der Human Resources
Haben Sie schon einmal von der Balanced Scorecard gehört? Die Balanced Scorecard (BSC) ist ein strategisches Management-Framework, das finanzielle und nicht-finanzielle Ziele in einer ganzheitlichen Übersicht verbindet. Sie stellt sicher, dass die HR-Strategie nicht isoliert betrachtet wird, sondern direkt auf die übergeordneten Unternehmensziele einzahlt.
Für den HR-Bereich gibt es die sogenannte Human Resources Scorecard. Dabei werden vier verschiedene Dimensionen betrachtet:
1. Finanzperspektive
In der Finanzperspektive werden finanzielle Aspekte der Personalarbeit betrachtet, wie zum Beispiel Kosteneffizienz und Profitabilität betrachtet. Ein Endziel der Finanzperspektive ist beispielsweise eine Rentabilitätssteigerung. Typische Kennzahlen sind hier der Training ROI (KPI 5) oder die Personalkostenquote.
2. Kundenperspektive
Im HR-Kontext wird der Begriff „Kunden“ häufig weiter gefasst und umfasst nicht nur externe Kund*innen, sondern auch interne Anspruchsgruppen als Empfänger*innen von HR-Services.
Dieser Bereich bezieht sich also auf die internen (Mitarbeitende, Fachabteilungen) und externen Kunden (Bewerber*innen). Im Bereich Human Resources analysiert man die Zufriedenheit der Fachbereiche mit HR-Services (z. B. Time-to-Fill) oder die Qualität der Beziehung zu den Talenten (z. B. Candidate Experience Score).
3. Interne Prozessperspektive
Die interne Prozessperspektive widmet sich, wie der Name schon sagt, den internen Prozessen. Dazu gehören beispielsweise die Qualitätskosten oder die Durchlaufzeit.
4. Entwicklungsperspektive
Die Entwicklungsperspektive wird auch die Lern- oder Wachstumsperspektive genannt. Sie fasst die KPIs und Ziele zusammen, die für die Entwicklung relevant sind. Ebenfalls beschreibt sie die Infrastruktur, die notwendig ist, um die Endziele der drei restlichen Perspektiven zu erreichen.
Datenqualität und Reporting: Best Practices für die Messung
Nachdem Sie Ihre KPIs definiert und organisiert haben, müssen Sie eine hohe Datenqualität sicherstellen. In der Praxis werden HR-Kennzahlen oft über spezialisierte HR-Software oder über manuelle Tools (z. B. Excel-Tabellen) erfasst. Die Verwendung einer zentralen HR-Lösung stellt die Konsistenz der Daten sicher und erleichtert die Erstellung von Dashboards für das strategische Reporting.
Digitale HR-Tools wie Factorial bieten klare Vorteile gegenüber manuellen Lösungen wie Excel:
- Echtzeit-Daten: KPIs werden automatisch aktualisiert, wodurch zeitintensive manuelle Berichterstattung entfällt.
- Benchmarking: Einfacher Vergleich interner Metriken mit externen Industrienormen.
- Compliance Audit Trail: Automatische Protokollierung, wann und wie Daten verarbeitet wurden, was bei Audits hilfreich ist.
- Visualisierung: Erstellung von interaktiven Dashboards, die die Interpretation strategischer Trends erleichtern.
Quantitative KPIs messen und bewerten
Damit die KPIs unterschiedlich stark in eine Gesamtbewertung einfließen können, wird jedem KPI eine Gewichtung (Priorität) zugewiesen. Diese kann entweder als Prozentwert oder über eine eigene Skala definiert werden.
Für jeden KPI wird außerdem ein Zielwert (Target) festgelegt. Dieser Zielwert basiert idealerweise auf historischen Daten oder Benchmarks und beschreibt, welches Ergebnis erreicht werden soll. Die tatsächlich erreichten Werte werden anschließend als Ist-Wert (Actual) eingetragen.
Die Bewertung (Score) ergibt sich aus dem Verhältnis von Ist-Wert zu Zielwert, also dem Erreichungsgrad. Je höher der Erreichungsgrad, desto besser die Performance.
Der finale KPI-Wert ist eine Kombination von Bewertung und Gewichtung. Dadurch wird sichtbar, welche KPIs den größten Einfluss auf das Gesamtergebnis haben. Auf Basis dieser Ergebnisse können gezielt Maßnahmen abgeleitet und die Strategie angepasst werden, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
Häufig gestellte Fragen zu HR Kennzahlen (KPIs)
Was ist der Unterschied zwischen Kennzahlen und KPIs?
Eine Kennzahl ist eine reine Messgröße (z. B. die Gesamtzahl der Mitarbeitenden). Ein KPI (Key Performance Indicator) hingegen ist eine strategische Messgröße, die direkt an ein Unternehmensziel gekoppelt ist und den Fortschritt zur Zielerreichung bewertet (z. B. Steigerung der interner Beförderungsrate um 10 % zur Reduzierung der Time-to-Hire).
Welche sind die wichtigsten HR-Kennzahlen 2026?
Zu den essenziellen HR-Kennzahlen 2026 zählen traditionelle Metriken wie die Fluktuationsrate und Time-to-Hire sowie moderne KPIs, die den Wertbeitrag messen, wie der Employee Net Promoter Score (eNPS), der Training ROI und die HR Compliance Rate.
Wer ist für die Definition und Messung von HR-KPIs verantwortlich?
Die Definition der strategisch relevanten KPIs erfolgt idealerweise in enger Abstimmung zwischen der HR-Leitung und der Geschäftsführung, um die Unternehmensziele abzubilden. Die operative Datenerfassung und das Reporting liegen meist in der Verantwortung des HR-Controllings oder der People Analytics Abteilung.
