So erstellen Sie die Lohnabrechnung bzw. die Gehaltsabrechnung

Jeden Monat ist es wieder soweit: Die Lohnabrechnung (bzw. Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Monatsabrechnung) steht an. Sie verdeutlicht in Form eines Dokuments, aus welchen Verdiensten und Abzügen sich der Netto Lohn oder Gehalt der einzelnen Mitarbeiter im Unternehmen zusammensetzt. Sie bezieht sich dabei immer auf einen bestimmten Zeitraum.

In diesem Artikel fassen wir für Sie zusammen, wie Sie die Lohnabrechnung erstellen und welche Inhalte und Abzüge Sie berücksichtigen sollten.

Lohnabrechnungen erstellen

Per Gesetz sind Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung in Textform für ihre Mitarbeiter zu erstellen (§ 108 Gewerbeordnung GewO). Im Normalfall wird sie in Deutschland elektronisch erstellt und im Anschluss ausgedruckt oder online mit dem entsprechenden Mitarbeiter geteilt.

Viele Unternehmen lassen ihre Lohnabrechnung von externen Dienstleistern wie Steuerberatern oder Lohnbüros erstellen. Dabei lohnt es sich, die Arbeit selbst in die Hand zu nehmen und die Abrechnungen eigenhändig zu erstellen. Mehr Unabhängigkeit, bei geringeren Kosten – das sind die Vorteile.

Die Gehaltsabrechnungen zu erstellen, muss nicht immer kompliziert und aufwendig sein. Eine Software kann Ihnen dabei helfen und Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisieren und somit vereinfachen. Die Lohnabrechnung online zu erstellen, wird bei Personalern immer beliebter.

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In den folgenden Paragrafen führen wir für Sie auf, wie Sie die Lohnabrechnung erstellen.

Inhalt der Lohnabrechnung

Welche Inhalte müssen in Deutschland in der Entgeltabrechnung enthalten sein?

Allgemeine Angaben zum Arbeitnehmer: 

• Name
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Sozialversicherungsnummer
• Steuer-ID
• Steuerklasse
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Abrechnungszeitraum

Angaben zu Entgeltbestandteilen: 

• Bruttoverdienst
• Sachbezüge (siehe auch geldwerter Vorteil)
• Steuerfreibeträge
• Kirchensteuer
• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
• Sozialversicherungsbeiträge (SV Beiträge)
• Beiträge zur Krankenkasse
• Persönliche Abzüge (z.B. Darlehen)
• Vermögenswirksame Leistungen
• Kinderfreibetrag
• Aufwandsentschädigungen
• Ggf. Überstunden
• Auszahlungsbetrag

Aufbau der Lohnabrechnung

Wie ist die Lohnabrechnung aufgebaut?

Im oberen Teil werden die allgemeinen Informationen zum Mitarbeiter genannt. Darunter wie oben bereits aufgeführt der Name, die Anschrift, das Geburtsdatum, aber auch die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse sowie Informationen zu Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses und der genaue Abrechnungszeitraum.

Im folgenden Part wird die genaue Berechnung des Nettoentgelts aufgeführt. Dazu können Sie zur Orientierung diesem Schema folgen:

Bruttolohn/ -gehalt
+ Geldwerte Vorteile/ Sachbezüge
+ Vermögenswirksame Leistungen
+ Zuschläge oder Zulagen
+ Betriebliche Altersvorsorge (Leistungen des Arbeitgebers)
= Gesamtbruttoentgelt
– Betriebliche Altersvorsorge (sozialversicherungsfreie Beträge)
= Beitragspflichtiges Einkommen
– Steuerfreibeträge
– Betriebliche Altersvorsorge (steuerfreier Betrag)
= Steuerpflichtiges Einkommen 
– Lohnsteuer
– Solidaritätszuschlag
– Sozialversicherungsbeiträge (Krankenversicherung, Rentenversicherung, – Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung)
– Kirchensteuer
= Nettolohn
– Sachbezüge (wie z. B. Firmenwagen)
– Persönliche Abzüge
– Vermögenswirksame Leistungen
+ Sozialversicherungs- und steuerfreie Aufwandsentschädigungen
= Auszuzahlender Nettolohn

Beitragssätze im Überblick

Welche Abgaben muss ich zahlen und wie hoch sind diese? Das ist eine Frage, die sich sicherlich die meisten Arbeitnehmer schon einmal gestellt haben.

Für Sie als Personaler ist es daher umso wichtiger, genau zu wissen, welche Beitragssätze es gibt und wie sie sich zusammensetzen.

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Welche Abgaben gibt es?

Die Abgaben setzen sich aus Steuern und Sozialabgaben zusammen. Zu den Steuerabgaben gehören die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, sowie die Kirchensteuer. Sie werden vom Arbeitgeber an das zuständige Finanzamt übermittelt.

Bei den Sozialabgaben sieht das anders aus. Diese werden an die Krankenkasse des Mitarbeiters übermittelt. Zu den Sozialabgaben gehören:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

Wie hoch sind die Abgaben?

Die Höhe der Abgaben variiert im Allgemeinen je nach Verdienst der Angestellten. Je höher der Lohn oder das Gehalt, desto höher sind auch die zu zahlenden Beiträge.

Steuern

• Lohnsteuer: Bei der Lohnsteuer sind es 14 % bis zu 45 % des Bruttogehalts, die abgegeben müssen.
• Solidaritätszuschlag: Diese Abgabe basiert auf der Höhe der Lohnsteuer. Wer weniger als 81,00 € Lohnsteuer monatlich zahlt, ist vom Soli befreit. Ansonsten wird ein Prozentsatz von 5,5 % abgezogen.
• Kirchensteuer: Auch die Kirchensteuer ist Teil der Lohnsteuer. In den Bundesländern Bayern und Baden-Württemberg liegt der prozentuale Anteil bei 8 %, in den anderen Bundesländern bei 9 %.

Sozialabgaben

Die Sozialabgaben werden in gleichen Teilen vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer übernommen.

Die folgende Tabelle zeigt die Beitragssätze zur Sozialversicherung 2021.

Wichtig ist auch, die entsprechenden Beitragsbemessungsgrenzen zu beachten. Beitragsbemessungsgrenzen deckeln die zu zahlenden Sozialversicherungsabgaben. Das bedeutet, dass die Beiträge ab einem bestimmten Einkommen nicht mehr ansteigen.

Die folgende Tabelle veranschaulicht die Beitragsbemessungsgrenzen 2021.

Wie man sieht, unterscheiden sich die Beitragsbemessungsgrenzen zwischen den alten und neuen Bundesländern.

Alte Bundesländer:

• Baden-Württemberg
• Bayern
• Bremen
• Hamburg
• Hessen
• Niedersachen
• Nordrhein-Westfalen
• Rheinland-Pfalz
• Saarland
• Schleswig-Holstein

Neue Bundesländer:

• Brandenburg
• Mecklenburg-Vorpommern
• Sachsen
• Sachsen-Anhalt
• Thüringen

Übrigens: Auch im Falle einer Lohnfortzahlung bei Erkrankung eines Mitarbeiters fallen Sozialabgaben an.

Lohnsteuerklassen im Überblick

Darüber hinaus spielen auch die Lohnsteuerklassen eine Rolle dabei, wie hoch die genauen Beiträge der Lohnabrechnung letztendlich sind.

Jeder Mitarbeiter ist einer spezifischen Lohnsteuerklasse zugeordnet. Sie entscheidet darüber, wie viel Prozent Steuern abgeführt werden müssen. Die Einteilung erfolgt je nach Familienstand und Art des Arbeitsverhältnisses. Somit zahlen alleinstehende Minijobber andere Steuersätze als verheiratete Festangestellte.

Es gibt sechs Steuerklassen:

• Lohnsteuerklasse 1: Ledig, geschieden oder verwitwet (nicht in Steuerklasse II oder III)
• Steuerklasse II: Alleinerziehend
• Steuerklasse 3: Verheiratete (Besserverdiener, Partner in Steuerklasse V)
• Lohnsteuerklasse IV: Verheiratet (beide Partner sind in Steuerklasse IV)
• Steuerklasse 5: Verheiratete (Geringverdiener, Partner in Steuerklasse V)
• Lohnsteuerklasse VI: Berufstätige in Nebenjobs oder mit mehreren Arbeitsverhältnissen

Lohnabrechnung bei Minijobs

Zur Kategorie „Minijobs“ gehören die 450 Euro-Jobs sowie die kurzfristigen Beschäftigungen.

450 Euro Job: Dazu gehören alle Jobs, bei denen Angestellte bis maximal 450 Euro verdienen.

Kurzfristige Beschäftigung: Bei einer kurzfristigen Beschäftigung arbeitet der Arbeitnehmer nur für maximal 70 Arbeitstage im Jahr. Klassische Beispiele dafür sind Ferienjobs und andere Tätigkeiten, bei denen der Mitarbeiter nicht das ganze Jahr arbeitet.

Auch bei Minijobs muss eine Lohnabrechnung ausgestellt werden. Der Unterschied: Die genauen Abgaben müssen nicht individuell ermittelt werden. Die Abzüge werden pauschal festgelegt.

Die folgende Tabelle veranschaulicht die für Minijobber geltenden Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung.

Der Inhalt sowie der Aufbau der Lohnabrechnung sind bei Minijobbern jedoch identisch.

Aufbewahrungspflicht bei Lohnabrechnungen

In Deutschland gibt es in der Buchhaltung einige gesetzliche vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten. Das schließt auch die Lohnabrechnungen mit ein.

Entgeltabrechnungen gehören in Unternehmen zu den Dokumenten der Buchhaltung und müssten demnach eigentlich ganze zehn Jahre aufbewahrt werden. Da sie aber die Lohnsteuer betreffen, legt das Gesetz hier eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren fest.

Merke: Die Lohnabrechnungaufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Eine Abrechnung vom Juli 2021 darf infolgedessen erst am 1. Januar 2028 vernichtet werden.

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht kann es rotzdem dienlich, die Abrechnungen aufzubewahren. So können spätere Rückfragen zum Lohn und Gehalt seitens des Mitarbeiters beantwortet werden.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was ist der Aufbau der Lohnabrechnung?

Im oberen Teil werden die allgemeinen Informationen zum Mitarbeiter genannt. Darunter kommt der Name, die Anschrift, das Geburtsdatum, aber auch die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse sowie Informationen zu Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses und der genaue Abrechnungszeitraum.

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist bei Lohnabrechnungen?

Entgeltabrechnungen gehören in Unternehmen zu den Dokumenten der Buchhaltung und müssten demnach eigentlich ganze zehn Jahre aufbewahrt werden. Da sie aber die Lohnsteuer betreffen, legt das Gesetz hier eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren fest.

Was sind Beitragsbemessungsgrenzen?

Beitragsbemessungsgrenzen deckeln die zu zahlenden Sozialversicherungsabgaben. Das bedeutet, dass die Beiträge ab einem bestimmten Einkommen nicht mehr ansteigen.

Welche Abgaben müssen Arbeitnehmer bei der Gehaltsabrechnung abgezogen werden?

Die Abgaben setzen sich aus Steuern und Sozialabgaben zusammen. Zu den Steuerabgaben gehören die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, sowie die Kirchensteuer. Sie werden vom Arbeitgeber an das zuständige Finanzamt übermittelt.