So berechnen Sie die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber

Für viele HR Manager*innen sind die Lohnnebenkosten nur eine unübersichtliche Aufzählung an Beiträgen und komplizierte Berechnungen. Dabei machen sie etwa 21 Prozent des Bruttolohns aus und setzen sich aus verschiedenen Abgaben zusammen. 

In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, welche Lohnnebenkosten der Arbeitgeber zu leisten hat, wie sie berechnet werden und wie Unternehmen diese sogar senken können.

• Definition: Was sind Lohnnebenkosten?
• Lohnnebenkosten für Arbeitgeber 2023
• Welche Lohnnebenkosten hat der Arbeitgeber zu zahlen?
• Lohnnebenkostenberechnung am Beispiel
• Möglichkeiten, um die Lohnnebenkosten zu senken

Definition: Was sind Lohnnebenkosten?

Lohnnebenkosten fallen durch die Gehaltszahlungen an den Arbeitnehmer an. Unterteilt werden sie in gesetzliche, variable und freiwillige Lohnnebenkosten. Sie bestehen hauptsächlich aus den Sozialversicherungsbeiträgen. In die Sozialversicherung fallen:

• die Rentenversicherung
• die Arbeitslosenversicherung
• und die gesetzliche Krankenversicherung.
• Zudem zahlen Unternehmen auch in die gesetzliche Unfallversicherung ein.

Arbeitgeber zahlen diese Abgaben sofort an die Versicherungsträger.

Diese Kosten können Sie als Arbeitgeber in Ihrer Steuererklärung absetzen. Die Lohnnebenkosten sind in der Gehaltsabrechnung der Arbeitnehmer*innen nicht aufgeführt, werden nur in der internen Buchhaltung des Arbeitgebers aufgezeichnet. 

Während das Gehalt oder der Lohn als direkte Arbeitskosten bezeichnet werden, werden die  Lohnnebenkosten als indirekte Arbeitskosten bezeichnet. Darunter fallen Ausgaben, die zusätzlich zum Bruttolohn des Arbeitnehmers anfallen.

Neben den Sozialversicherungsbeiträgen und der Unfallversicherung zahlen Unternehmen auch noch drei Beiträge für Umlagen. Dabei werden Unternehmen bei U1 und U2 von der gesetzlichen Krankenkasse, bei U3 von der Agentur für Arbeit unterstützt.

• Umlage 1 (U1): Die gesetzlichen Krankenkassen zahlen, wenn Mitarbeiter*innen erkranken, einen Teil des Entgelts weiter. Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeiter*innen (ausgenommen Azubis und Schwerbehinderte) sind zur Teilnahme verpflichtet.
• Umlage 2 (U2): Wenn Arbeitnehmer*innen in den Mutterschutz gehen, übernehmen die gesetzlichen Krankenkassen alle Bezüge. Alle Unternehmen sind zur Teilnahme an der Umlage 2 verpflichtet.
• Umlage 3 (U3): Die Agentur für Arbeit springt ein, wenn Arbeitnehmer Insolvenz beantragen müssen. Löhne und Gehälter der Mitarbeiter*innen werden dann für drei weitere Monate gezahlt.

Die Nebenkosten, die Unternehmen für die Arbeitnehmer*innen zahlen, betragen momentan knapp 21 Prozent des Bruttolohns. Ein Beschäftigter kostet das Unternehmen demnach oft mehr, als auf den ersten Blick sichtbar ist. Um die genauen Personalkosten berechnen zu können, sollten Personaler die aktuellen Beitragssätze kennen und gegebenenfalls eine HR Software verwenden, die den Überblick erleichtert.

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Lohnnebenkosten für Arbeitgeber 2023

Der Gesetzgeber legt die gesetzlichen, sprich die fixen Sozialbeiträge, jährlich neu fest. Die meisten Abgaben teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einige weichen auch etwas voneinander ab. Die folgende Übersicht zeigt, wie sich der Anteil der Arbeitgeber an den Lohnnebenkosten seit 2018 verändert hat:

Welche Lohnnebenkosten hat der Arbeitgeber zu zahlen?

Gesetzliche Lohnnebenkosten für Arbeitgeber

Wie hoch fallen eigentlich die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber aus? Für jeden Beschäftigten fallen Sozialversicherungsbeiträge an, die durchschnittlich circa 21 Prozent des Bruttogehalts ausmachen.

Für einen Teil der SV-Beiträge kommt der Arbeitnehmer auf, für den anderen der Arbeitgeber. Der Arbeitgeber übernimmt dabei bei fast allen Abgaben die Hälfte der fälligen Kosten. Eine Ausnahme bildet die Unfallversicherung: Hier übernimmt der Arbeitgeber die Beiträge vollständig.

Die Beiträge werden direkt vom Arbeitgeber an die Versicherungsträger überwiesen, auch die der Arbeitnehmer. Diese werden dazu direkt vom Bruttogehalt abgezogen und einbehalten. Sie sind dann in der monatlichen Gehaltsabrechnung aufgelistet. Das gilt übrigens auch im Falle einer Lohnfortzahlung.

Die Lohnnebenkosten setzen sich folgendermaßen zusammen:

1. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung: Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Pflege- und Unfallversicherung.
2. Kosten für berufsbedingte Aus- und Weiterbildung
3. Sonstiger Kostenaufwand bzw. Freiwillige Leistungen: Berufsbekleidung, Anwerbungskosten, Umzugskosten, Kosten für Fort- und Weiterbildungen,  Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Sachzuwendungen
4. Steuern auf Lohnsumme beziehungsweise die Angestelltenzahl

Bei den Sozialversicherungsbeiträgen handelt es sich um Kosten, die monatlich anfallen. Die weiteren Lohnnebenkosten für berufsbedingte Aus- und Weiterbildung, sonstigen Kostenaufwand und Steuern auf die Lohnsumme sind keine monatlichen Fixkosten und können wegfallen.

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Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungsabgaben 2023

Höhere Gehälter und höhere Löhne bedeutet nicht gleich höhere Abgaben! Die Beitragsbemessungsgrenzen deckeln den Arbeitgeberanteil bei den Lohnnebenkosten. Sie legen letztendlich fest, bis zu welcher Einkommenshöhe Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen. Für den Teil des Bruttolohns, der über dieser Grenze liegt, muss der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. 

Das soll sicherstellen, dass Mitarbeiter auch in gut bezahlten Positionen für Arbeitgeber attraktiv bleiben.

Die Beitragsbemessungsgrenzen sind in den alten und neuen Bundesländern unterschiedlich hoch und werden jedes Jahr angepasst. Doch nicht nur das: Auch zwischen der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung gibt es Unterschiede in den Grenzwerten:

• Gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung 2023: 59.850,00 Euro im Jahr.
• Gesetzliche Renten- und Arbeitslosenversicherung 2023: 87.600,00 Euro im Jahr (alte Bundesländer) beziehungsweise 85.200,00 Euro im Jahr (neue Bundesländer).

Lohnnebenkostenberechnung am Beispiel

Gibt es für die Lohnnebenkosten Beispiele? Um die Lohnnebenkosten berechnen zu können, benötigen Sie die folgenden Daten:

• Das Bruttogehalt des Beschäftigten
• Die Lohnsteuerklasse des Beschäftigten
• Das Bundesland
• Die Kirchensteuerpflicht des Beschäftigten
• Ob der Beschäftigte Kinderfreibeträge geltend machen kann

Wir berechnen die Lohnnebenkosten anhand eines Beispiels:

Eine Mitarbeiterin hat ein Bruttogehalt von 2.900 Euro am Standort Düsseldorf. Die Mitarbeiterin ist 29 Jahre alt, ledig und kinderlos. Sie ist gesetzlich bei der Krankenkasse X versichert. Die Umlagesätze betragen 0,9 Prozent für Umlage U1 und 0,29 Prozent für die Umlage U2.

Daraus lassen sich die Lohnnebenkosten wie folgt berechnen.

Folglich zahlen Sie monatlich 599,58 Euro an Lohnnebenkosten.

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Arbeitgeberbrutto berechnen mit einem Gehaltsrechner für Arbeitgeber

Um das Arbeitgeberbrutto zu berechnen, addieren Sie die Summe der Lohnnebenkosten zum Bruttogehalt des Arbeitnehmers hinzu. In diesem Beispiel wären es also 2.900 Euro + 599,58 Euro.

Das Arbeitgeberbrutto beträgt demnach 3.499,58 Euro.

Um die gesamten Personalkosten festzustellen, müssen Sie für jeden Beschäftigten das Arbeitgeberbrutto berechnen.

Möchten Sie berechnen, in welcher Höhe Mitarbeiterkosten entstehen? Suchen Sie nach einem Brutto Netto Rechner? Nutzen Sie einfach diesen Lohnnebenkosten Rechner.

Werkstudenten und Praktikanten

Solange Studenten die gesetzlich vorgeschriebenen 20 Stunden pro Woche während des Semesters arbeiten, fallen nur die Abgaben für die Rentenversicherung an. Diese betragen derzeit 9,35 Prozent für Arbeitgeber und Werkstudenten. In den Semesterferien dürfen die Studenten auch mehr arbeiten.

Wenn die Studenten mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, werden weitere Abgaben vom Gehalt abgezogen.

Bei Praktika sieht es etwas anders aus, bei diesen muss die Art des Praktikums unterschieden werden. Die Höhe der Lohnnebenkosten richtet sich nach der Art des Praktikums:

• Schülerpraktika und vorgeschriebene Praktika während der Studienzeit sind versicherungsfrei.
• Bei Praktika, die vor oder nach der Studienzeit gemacht werden und verpflichtend sind, muss nach dem Gehalt unterschieden werden.
• Wenn Praktikant*innen ein freiwilligen Praktika machen, muss der Praktikant als Arbeitnehmer versichert werden, wenn er ein Gehalt erhält.
• Bei einem freiwilligen Praktikum ohne Gehalt ist dies versicherungsfrei nur für 3 Monate erlaubt.

Geringfügig Beschäftigte

Für geringfügig Beschäftigte muss der Arbeitgeber einige Abgaben leisten, der Arbeitnehmer selbst allerdings nur 3,6 Prozent in die Rentenversicherung einzahlen. Unternehmen zahlen die folgenden Abgaben:

• 13 Prozent in die Krankenversicherung
• 15 Prozent in die Rentenversicherung
• Ggfs. zahlen Unternehmen noch in die Umlagen 1-3 ein

Möglichkeiten, um die Lohnnebenkosten zu senken

Um die Lohnnebenkosten zu senken, können Sie steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungs- und Sachzuwendungen nutzen.

Leistungs- und Sachzuwendungen sind Ergänzungen zum regulären Gehalt. Darunter fallen beispielsweise Essensgutscheine, Zuschüsse für die Kinderbetreuung oder die Übernahme von gesundheitsfördernden Maßnahmen.

Lohnnebenkosten fallen auf diese Leistungen nicht an und Arbeitnehmer erhalten diese in voller Höhe, da sie nicht oder nur pauschal besteuert werden.

Natürlich kann man Mitarbeiter nicht nur in Gutscheinen und ähnlichen Leistungen entlohnen. Dennoch stellen sie eine willkommene Ergänzung in Gehaltsverhandlungen dar.

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