Human Resources, Personalwesen, People Management – die Personalabteilung hat viele Namen.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben diese besondere Abteilung übernimmt, und welche übergeordneten Ziele dabei verfolgt werden.
Inhaltsangabe
Was ist eine Personalabteilung?
Bevor wir näher auf die Personalwesen Aufgaben eingehen, möchten wir aufklären, was eine Personalabteilung eigentlich ist.
Die Personalabteilung ist der Teil im Unternehmen, der sich um jegliche Themen rund um die Menschen im Unternehmen kümmert. Ob für Mitarbeiter*innen oder Führungskräfte – die HR-Abteilung ist Ansprechpartner Nummer 1 für jegliche organisatorische oder administrative Fragen.
Kernbereich der Personalabteilung ist die Verwaltung, also das Personalmanagement oder auch Human Resource Management (kurz: HRM).
Inzwischen hat die Personalabteilung aber auch immer mehr mit strategischen Themen, wie z.B. dem Employer Branding zu tun.
Darüber hinaus stellt HR sicher, dass jegliche gesetzliche Regelungen und Vorgaben eingehalten werden.
Die Arbeit dieser Abteilung ist also nicht zu unterschätzen und entscheidend für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.
Welche Ziele verfolgt die Personalabteilung?
Das eigentliche Ziel des Personalwesens ist es, den Unternehmenserfolg durch smarte Personalbetreuung und -entwicklung anzukurbeln.
Weitere HR Ziele sind:
- Top-Talente gewinnen und im Unternehmen halten
- Steigerung der Mitarbeitermotivation und Produktivität
- Einhaltung jeglicher gesetzlicher Vorschriften
- Verbesserung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsatmosphäre
Welche Aufgaben hat die Personalabteilung?
Welche Aufgaben übernimmt eine Personalabteilung? Kurzum: Personalbeschaffung, Verwaltungsaufgaben, die Personaleinsatzplanung, das Personalcontrolling sowie die Personalentwicklung.
In diesem Abschnitt haben wir die typischsten Personalabteilung-Aufgaben für Sie zusammengefasst.
Wichtig: Je nach Unternehmensgröße und Branche haben diese Personalmanagement-Aufgaben in der Praxis natürlich unterschiedliche Prioritäten. Während große Unternehmen oft besonders auf die Kernbereiche Mitarbeitergewinnung, Mitarbeiterbindung und Employer Branding Wert legen, befassen sich kleinere Unternehmen oft noch mehr mit den eigentlichen Verwaltungsthemen.
Personaleinsatzplanung
Bei der Personaleinsatzplanung geht es darum, das bestehende Personal so effizient wie möglich einzusetzen. Weiterhin sorgt eine intelligente Personalplanung dafür, dass der Bedarf an Mitarbeitern abgedeckt und alle Talente einsatzbereit sind.
Diese Personalbedarfsermittlung wie auch die Einsatzplanung sind typische Personalabteilung Aufgaben.
Recruiting (Personalbeschaffung)
Eine Hauptaufgabe im HR ist die externe Personalbeschaffung. Dabei sollen offene Positionen im Unternehmen besetzt und der Personalbedarf gedeckt werden. Das ist wichtig, um eine gute Unternehmensleitung zu sichern.
Die Recruiting-Maßnahmen sind heutzutage endlos. Über die klassische Stellenanzeige hinaus sind auch online Recruiting Trends wie u.a. Social Media Recruiting oder Active Sourcing auf dem Vormarsch.
Wer Probleme damit hat, Mitarbeiter zu finden, kann auf Headhunter zurückgreifen. Der gezielte Einsatz eines Headhunters kann dabei helfen, Recruiting Prozesse zu beschleunigen und Lücken im Team schneller zu füllen.
Über das Recruitment hinaus ist die Personalabteilung zuständig für die Bewerbervorauswahl sowie das Onboarding neuer Talente. Letzteres umfasst übrigens auch die Erstellung der Arbeitsverträge.
Personalentwicklung
Eine weitere Personalabteilung Aufgabe (und wichtiger Teil der Personalpolitik) ist die Weiterentwicklung der Angestellten. Mitarbeitende, die sich nicht ausreichend gefördert fühlen, verlieren schnell die Motivation. Daher ist es umso wichtiger, in Fort- und Weiterbildungen zu investieren. Die Verwaltung solcher Weiterbildungsprogramme fällt u.a. in das Aufgabengebiet von HR.
Neben einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit kann die Personalentwicklung auch die Basis für interne Personalbeschaffung sein. Ihnen fehlt beispielsweise eine geeignete Führungsperson für Ihr Team, die die Unternehmenswerte kennt und lebt? Sie tun sich schwer, so jemanden außerhalb des Unternehmens zu finden? Mit den richtigen Trainings und Coachings können Sie es schaffen, dass ein einzelner Mitarbeiter zu dieser Führungskraft heranwächst.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Entgeltabrechnung gilt sicher als Urgestein unter den Personalwesen Aufgaben. Nichtsdestotrotz gehören solche administrativen Tätigkeiten nach wie vor zum Verantwortungsbereich der Personalabteilung.
Personalverwaltung allgemein
Die Entgeltabrechnung ist nicht die einzige administrative Aufgabe, die HR zu erfüllen hat. Letztendlich muss die Abteilung jegliche Informationen und Dokumente aller Mitarbeitenden verwalten. Dazu gehören Angaben zum Beschäftigungsverhältnis wie der Arbeitsvertrag, aber auch persönliche Dokumente wie die Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse etc.
Alle diese Informationen sind in der Personalakte des Mitarbeitenden abgelegt. Um Papierchaos zu vermeiden, sind diese Akten heutzutage i.d.R. digital in Form einer elektronischen Personalakte, also online abgespeichert.
Strategische Themen
Weg von reinen Verwaltungstätigkeiten, hin zu mehr strategischer HR Arbeit. Das ist der Wandel, den das Personalwesen aktuell erlebt.
Themen wie Mitarbeiterbindung, also das Halten von Top-Talenten, sowie Employer Branding, also die Erschaffung einer Arbeitgebermarke gehören vor allem in größeren Unternehmen inzwischen fest zum Tagesgeschäft der Personalabteilung.
Im Rahmen dessen wird auch die Arbeit mit Daten immer wichtiger. Personalcontrolling (auch People Analytics) nennen sich die Personaldaten, die Ihnen einen tieferen Einblick in Ihr Unternehmen geben. Anhand solcher Daten können Sie z.B. die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen berechnen, oder sogar Schlüsse auf die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit ziehen.
Wie können kleine Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung ihr Personal verwalten?
In kleinen Unternehmen wie u.a. Start-ups ist die Unternehmensstruktur oft noch nicht so weit entwickelt, dass eine eigene Personalabteilung ins Leben gerufen werden kann.
Also: Ab wie vielen Mitarbeitern brauche ich eine Personalabteilung? In der Praxis sind es meist erst Unternehmen ab rund 20 Mitarbeitenden, die eine eigene Fachkraft für den HR Bereich einstellen. Bei kleineren Firmen bleibt die ganze Personalverwaltung dann oft an der Geschäftsführung und deren Sekretariat hängen. Diese ganzen administrativen Aufgaben und das eigentliche Tagesgeschäft unter einen Hut zu bekommen, ist anspruchsvoll. Besonders, wenn wirtschaftliche Ziele Vorrang haben, gehen Personalaufgaben schnell mal unter.
In diesem Fall kann eine digitale HR Lösung die helfende Hand sein. Der Vorteil: Administrative Tätigkeiten wie die Arbeitszeiterfassung oder Urlaubsverwaltung können mit einer Software problemlos und zuverlässig automatisiert werden und benötigen somit keine besondere Aufmerksamkeit mehr.
