Jeder Mitarbeiter hat sie: die Personalakte. Der Begriff Personalakte ist im Personalwesen also allgegenwärtig. Doch wissen Sie, welche Dokumente genau in dieser Akte aufbewahrt werden, welche Aufbewahrungsfrist gilt, und wer eigentlich Zugriff auf die Daten hat?
Alle Informationen rund um die Personalakte finden Sie in diesem Artikel.
Inhaltsangabe
Definition: Was ist eine Personalakte?
Die meisten Unternehmen haben diverse Mitarbeiter angestellt. Zu jedem Mitarbeiter müssen dabei im Rahmen der Personalverwaltung verschiedene Informationen dokumentiert werden. Dies geschieht in der Personalakte.
Dazu gehören sowohl persönliche Daten zum Mitarbeiter selbst, als auch Dokumente, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Ziel dabei ist es, ein umfassendes und korrektes Profil über den Arbeitnehmer zur Hand zu haben.
Die Personalakte kann entweder in Papierform angelegt und aufbewahrt werden oder in elektronischer Form. Dabei werden diverse Dateien in einem individuellen Ordner pro Mitarbeiter angelegt und abgespeichert.
Die Akte anzulegen und zu pflegen, ist i.d.R. Aufgabe der Personalabteilung. Sie sorgt darüber hinaus dafür, dass die gespeicherten Informationen immer auf dem aktuellen Stand sind.
Übrigens: In Deutschland gibt es bisher keine generellen konkreten gesetzlichen Vorschriften, wie die Personalakte aufgebaut sein sollte. Ausschließlich für den öffentlichen Dienst gibt es Vorgaben, die berücksichtigt werden sollten.
Personalakte Inhalt
Was sind also die genauen Inhalte der Personalakte?
Wie bereits erwähnt, gibt es dazu in Deutschland keine gesetzlichen Vorschriften. Die genauen Inhalte der Personalakte können daher von Unternehmen zu Unternehmen variieren.
Dies sind die gängigsten Unterlagen:
Dokumente zum Mitarbeiter:
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, ggf. Zeugnisse und Zertifikate)
- Unterlagen zur Sozialversicherung (Sozialversicherungsausweis, Dokumente zur Krankenkasse)
- Arbeits- bzw. Aufenthaltserlaubnis, Visa (bei Arbeitnehmern aus Drittländern)
- Arbeitsvertrag
- Steuerunterlagen (Gehalts- oder Lohnabrechnungen, Lohnsteuerunterlagen)
- Leistungsbeurteilungen
- Andere relevante Dokumente: Kopie des Führerscheins, Kopie des Schwerbehindertenausweises
Dokumente, die die Tätigkeit betreffen:
- Stellenbeschreibung
- Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Ggf. Zertifikate über Fort- und Weiterbildungen
- Ggf. Abmahnungen oder Verwarnungen
- Urlaubsanträge
- Ggf. Unterlagen zur Elternzeit
- Career Path: Welche Beförderungen stehen dem Mitarbeiter zu?
Wichtig: Neben den oben aufgeführten Dokumenten gibt es auch einige Unterlagen, die nicht in der Personalakte gespeichert werden dürfen. Das betrifft alle Dokumente, die mit der Privatsphäre des Mitarbeiters zu tun haben, aber nicht für das Arbeitsverhältnis relevant sind.
Dazu gehören:
- Die Anzahl der Krankheitstage
- Ärztliche Gutachten jeglicher Art (darunter auch psychologische Zeugnisse)
- Profile sozialer Netzwerke (wie z.B. das private Facebook- oder Instagramprofil)
- Nachweise über Hobbys des Arbeitnehmers
Personalakte Aufbewahrungsfrist
Buchhalter, Steuerberater, aber auch Personaler kennen das Dilemma. Der Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen, kann ich jetzt alle Unterlagen vernichten? Welche Frist gilt?
Generell ist es so, dass eine Personalakte so lange besteht, wie der Arbeitnehmer im Unternehmen angestellt ist.
Das bedeutet im Klartext: Wenn Herr Schmidt bereits seit 20 Jahren im Unternehmen angestellt ist, dann besteht auch die Personalakte über diesen gesamten Zeitraum hinweg. Besonders bei Personalakten in Papierform kann die Mappe dann schnell dicker und schwerer werden.
Darüber hinaus ist es wichtig, zu beachten, dass sich die Fristen innerhalb der Unterlagen unterscheiden. Für jedes einzelne Dokument im Ordner gilt je nach Typ eine andere Aufbewahrungsfrist – das kann besonders auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant sein.
Bei Dokumenten von steuerlicher Relevanz beispielsweise sollten Sie eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren beachten. Im Prinzip gilt: Sie sollten die Dokumente so lange aufbewahren, bis jegliche Ansprüche, die von Seiten des Mitarbeiters vor Gericht geltend gemacht werden könnten, verjährt sind. Das ist auch in Ihrem Interesse.
Datenschutz und Zugriff
Wir haben gelernt, was die Personalakte ist und welche Inhalte und Fristen es gibt. Im nächsten Schritt stellt sich die Frage, wem diese Akte dient und wer eigentlich in die Personalakte einsehen darf.
Die Personalakte dient vor allem Personalverantwortlichen. Im Rahmen der Personalverwaltung ist es wichtig, alle nötigen Informationen zum Mitarbeiter vorliegen zu haben und jederzeit darauf zugreifen zu können. Das können klassische administrative Aufgaben wie die Abführung der Lohnsteuer sein, oder auch die Verwaltung bevorstehender Kündigungen.
Egal, für welchen Zweck Sie die Informationen zum Angestellten benötigen: Sie sollten sich immer darüber bewusst sein, dass Sie mit sensiblen und streng vertraulichen Daten in Kontakt sind. Diese Daten sollten Sie unbedingt gemäß der geltenden DSGVO-Grundverordnung schützen.
Das gilt besonders auch bei der elektronischen Speicherung der Akten. Stellen Sie sicher, dass niemand außer den berechtigten Personen auf die Daten zugreifen kann.
Übrigens: Mitarbeiter müssen einer elektronischen Speicherung und ihrer Verarbeitung im Vorfeld zustimmen. So schreibt es das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vor.
Beschäftigen Sie mehr als 20 Mitarbeiter, sind Sie darüber hinaus dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten als Experten einzustellen.
Wer hat Zugriff auf die Personalakte?
- Arbeitnehmer selbst (Betriebsverfassungsgesetz § 83)
- Der Vorgesetzte
- Zuständige Personalverantwortliche
Wer hat keinen Zugriff auf die Personalakte?
- Kollegen oder sonstige Mitarbeiter
- Der Betriebsrat
- Anwälte
- Jegliche andere Dritte
Digitales Dokumentenmanagement
Auch im Personalbereich ist die Digitalisierung auf dem Vormarsch, in Form von digitalem Dokumentenmanagement. Es ist also nicht erstaunlich, dass die digitale Personalakte in Unternehmen immer beliebter wird.
In Bezug auf die Funktion und den Inhalt unterscheidet sich die elektronische Personalakte nicht von der „klassischen“ Akte, wie wir sie kennen.
Sie bietet Personalverantwortlichen jedoch einige Vorteile. Dazu gehören:
- Schnellerer Zugriff auf die benötigte Information: Der Ordner muss nicht erst im Archiv gesucht werden.
- Platz wird gespart: Es stapeln sich keine Personalordner mehr im Keller.
- Datensicherheit und Datenschutz: Besonders sensible Daten sind besser vor Zerstörung, aber auch vor ungewollten Zugriffen geschützt.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was ist eine Personalakte?
Zu jedem Mitarbeiter müssen im Rahmen der Personalverwaltung verschiedene Informationen dokumentiert werden. Dies geschieht in der Personalakte. Dazu gehören sowohl persönliche Daten zum Mitarbeiter selbst als auch Dokumente, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Ziel dabei ist es, ein umfassendes und korrektes Profil über den Arbeitnehmer zur Hand zu haben.
Welche gesetzlichen Regelungen gibt es bezüglich der Personalakte?
In Deutschland gibt es bisher keine konkreten gesetzlichen Vorschriften, wie die Personalakte aufgebaut sein sollte. Die genauen Inhalte der Personalakte können daher von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Ausschließlich für den öffentlichen Dienst gibt es Vorgaben, die berücksichtigt werden sollten.
Welche Inhalte dürfen nicht in die Personalakte?
Es gibt einige Unterlagen, die nicht in der Personalakte gespeichert werden dürfen. Das betrifft alle Dokumente, die mit der Privatsphäre des Mitarbeiters zu tun haben, aber nicht für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehören u.a. ärztliche Gutachten, Profile sozialer Netzwerke (wie z.B. das private Facebook- oder Instagramprofil) oder Nachweise über Hobbys.
Wie lange muss man eine Personalakte aufbewahren?
Allgemein ist es so, dass eine Personalakte tatsächlich nur so lange besteht, wie der Arbeitnehmer auch im Unternehmen angestellt ist. Bei Dokumenten von steuerlicher Relevanz aber sollten Sie eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren beachten. Generell sollten Sie diese Dokumente so lange aufbewahren, bis jegliche Ansprüche, die von Seiten des Mitarbeiters vor Gericht geltend gemacht werden könnten, verjährt sind. Das ist auch in Ihrem Interesse.
