Die Steuerung, Koordination und Verteilung des richtigen Personals zur richtigen Zeit am richtigen Ort in einem Unternehmen ist eine komplexe Angelegenheit und eine herausfordernde Tätigkeit. Diese Aufgabe übernehmen typischerweise Personaldisponent*innen, und ihr Aufgabenbereich nennt sich Personaldisposition. Was sich hinter diesem Begriff verbirgt, welche Aufgaben genau anfallen und wie die Arbeit mit HR-Software und digitalen Schichtplanern automatisiert und optimiert werden kann, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.
Key Facts
- Bei der Personaldisposition geht es um die Planung, Steuerung, Zuteilung und Vermittlung von Arbeitskräften am richtigen Ort in der richtigen Anzahl, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.
- Im Gegensatz zur Personalplanung oder Personaleinsatzplanung ist die Personaldisposition vor allem auf der operativen Ebene angesiedelt und betrifft das Tagesgeschäft.
- Personaldisponent*innen müssen den Einsatz unter Berücksichtigung der betrieblichen Anforderungen, der Wünsche und Qualifikationen der Mitarbeitenden, der vertraglichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie der Abwesenheiten planen.
- Was bedeutet Personaldisposition?
- Typische Beispiele – Personaldisposition
- Was sind typische Aufgaben der Personaldisposition?
- Personaldisposition App und Software
Was bedeutet Personaldisposition?
Definition – Was ist Personaldisposition?
Unter dem Begriff Personaldisposition versteht man die Planung, Steuerung und Einteilung von Personal in einem Unternehmen. Es geht also darum, sicherzustellen, dass die richtigen und ausreichend vielen Mitarbeitenden am richtigen Einsatzort im Betrieb sind.
Während die Personalplanung/Personaleinsatzplanung ein übergeordneter Begriff ist und vor allem die langfristige Personalstrategie sowie die Ausrichtung an den strategischen Unternehmenszielen und der Auftragslage umfasst, geht es bei der Personaldisposition hauptsächlich um die kurzfristige und operative Einsatzplanung im konkreten Tagesgeschäft.
Die Personaldisposition ist Teil der HR-Arbeit des Personalmanagements.
Personaldisposition Bedeutung:
Etymologisch leitet sich der Begriff aus dem Lateinischen ab. Dispositio bedeutet dabei so viel wie „Zuteilung“ oder „Anordnung“.
Typische Beispiele – Personaldisposition
1. Kurzfristige Personalplanung
Nicht selten kommt es in Betrieben vor, dass bestimmte Umstände, wie das Weihnachtsgeschäft, eine Messe mit hohem Personalbedarf oder ein plötzlicher großer Einkauf, die Personalkapazitäten stark beanspruchen. Dadurch entsteht ein negatives Verhältnis zwischen dem vorhandenen Personal, also dem Bruttopersonalbestand (Ist), und dem tatsächlich benötigten Personal zur Bewältigung dieser Aufgaben, also dem Nettopersonalbedarf (Soll). Personaldisponentin X reagiert darauf, indem sie kurzfristig zusätzliche Mitarbeitende einplant oder vorhandenes Personal neu verteilt, um den erhöhten Bedarf zu decken.
2. Reguläre Planung des Personaleinsatzes
Ein anderes Beispiel aus dem Berufsalltag von Personaldisponent*innen ist die reguläre Personaleinsatzplanung im Betrieb. Mitarbeiter X, ein Personaldisponent, macht in der Mitte des Monats die Schichtplanung für den nächsten Monat in einer Station im Krankenhaus. Dabei muss er verschiedene Aspekte berücksichtigen, wie z. B.:
- Abwesenheiten durch Krankheit oder Urlaub einiger Mitarbeitender
- Arbeitszeitvorgaben (dazu gehören solche, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben, wie z. B. Voll- oder Teilzeit, oder auch die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes)
- Betriebliche Anforderungen (in der Frühschicht werden mehr Mitarbeitende benötigt als in der Nachtschicht)
- Wünsche der Mitarbeitenden (Mitarbeiterin Y würde gerne keinen Dienst an ihrem Geburtstag haben. Der Personaldisponent berücksichtigt ihren Wunsch und gibt ihr an diesem Tag frei)
Vermittlung von Bewerber*innen
Ein anderes Beispiel für die Arbeit von Personaldisponent*innen geht in eine etwas andere Richtung. In diesem Fall arbeiten diese beispielsweise als externe Dienstleister für ein Unternehmen und suchen auf dem Arbeitsmarkt geeignete Bewerber*innen für offene Stellen oder haben als Auftrag, die Mitarbeiterzahlen in einem Unternehmen an den Soll-Zustand anzupassen.
Eine besondere Zwitterstellung haben Personaldisponent*innen, die bei einer Zeitarbeitsfirma, also einer Überlassungsfirma, arbeiten. In diesem Fall müssen sie ihren eigenen Personalbestand verwalten und gleichzeitig die Wünsche der Unternehmen berücksichtigen, die ihre Kund*innen sind, um das richtige Personal an sie zu vermitteln.
Was sind typische Aufgaben in der Personaldisposition?
Das Aufgabenfeld von Personaldisponent*innen ist komplex. Eine kaufmännische Ausbildung oder auch ein Studium bzw. duales Studium in Fächern wie BWL oder Personalmanagement sind vorteilhaft, aber auch ein Quereinstieg ist in diesem Beruf möglich. Organisationsfähigkeiten sowie kommunikative und analytische Fähigkeiten sind für diese Tätigkeit besonders wichtig.
Personaldisposition Aufgaben:
- Einsatzplanung des Personals:
Koordination und Organisation des Personaleinsatzes, kurz- bis mittelfristig. Dies erfolgt vor dem Hintergrund der betrieblichen Anforderungen, der vertraglichen und gesetzlichen Rahmenbedingungen, der Kapazitäten des Betriebs sowie der Wünsche und Qualifikationen der Mitarbeitenden. - Vertretungs- und Flexibilitätsstrategien:
Insbesondere im Zusammenhang mit der konkreten Einsatzplanung ist es wichtig, dass Personaldisponent*innen geeignete Lösungen und Strategien parat haben, um mit kurzfristigen Personalausfällen, unvorhergesehenen Ereignissen oder unerwarteten Aufträgen umzugehen. - Rekrutierung und Vermittlung:
Personaldisponent*innen sind insbesondere dann, wenn sie als externe Dienstleister auftreten, auch für das Recruiting und die gezielte Suche nach geeigneten Kandidat*innen zuständig. - Kostenoptimierung:
Die Personaldisposition hat zum Ziel, die bestmögliche und effektivste Personalnutzung zu gewährleisten, das heißt, das ideale Kosten-Nutzen-Verhältnis für den Einsatz von Personal zu berechnen. Letztendlich bedeutet dies, dass weder zu viel noch zu wenig Personal eingestellt werden kann.
Was sind Personaldispositions-Kosten?
Im Zusammenhang mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis in der Personaldisposition müssen Personaldisponent*innen vor allem die Kosten für Rekrutierung, Onboarding, die Verwaltung, Schulung von Mitarbeitenden sowie ihre eigenen Kosten berücksichtigen. Eine hohe Fluktuationsrate ist beispielsweise ungünstig für Unternehmen, da Rekrutierung und Onboarding Zeit und Geld kosten. Es spart Kosten, wenn Mitarbeitende länger im Unternehmen bleiben. Die Auswahl des richtigen Personals minimiert das Risiko von Fluktuation und trägt zur Stabilität bei. Zusätzlich helfen Maßnahmen im Retention Management und zur Mitarbeitermotivation. Diese tragen langfristig zur Bindung von Mitarbeitenden bei, was wiederum die Personalbeschaffungskosten verringert.
Personaldisposition App und Software
Die Personaldisposition ist heutzutage so einfach wie nie. HR-Software wie die von Factorial ist mittlerweile so gut, dass Workflows in diesem Bereich weitestgehend automatisiert werden können. Factorials Schichtplaner beispielsweise macht es Personaldisponent*innen leicht, Dienste zu planen. Da durch die All-in-One-Software alles an einem Ort ist, werden Sie bei der Erstellung des Plans automatisch über Konflikte, urlaubsbedingte Abwesenheiten und ähnliche Faktoren informiert. Zudem ermöglicht auch die App für die Mitarbeitenden einen reibungslosen Einsatzplan. Sie können z. B. Schichttauschanfragen stellen, die Personalverantwortliche direkt über die App genehmigen können, wodurch der Dienstplan automatisch angepasst wird.
KI wird in Zukunft auch in der HR-Abteilung immer wichtiger werden und viel Arbeit abnehmen können. McKinsey sagt beispielsweise voraus, dass KI zukünftig den Personalbedarf in Unternehmen genau berechnen können wird. Auf diese Weise können Überstunden und Überhänge vermieden und schließlich unnötige Kosten gespart werden.
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