Die Gastronomie ist eine Branche, in der es besonders auf eine effiziente Planung der Dienste und Schichten ankommt – und allgemein auf eine durchdachte Personalplanung.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles Wesentliche zur Personalplanung in der Gastronomie: Was genau gehört dazu, vor welchen besonderen Herausforderungen steht die Branche – und wie können Sie diese mithilfe moderner digitaler Tools erfolgreich meistern?
Das Wichtigste im Überblick
- Bei der Personalplanung in der Gastronomie geht es darum, dass das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Einsatzort ist.
- Die Gastronomie steht dabei von Natur aus vor besonderen Herausforderungen:
Dazu gehören eine hohe Fluktuation – laut Studien teils über 100 % – sowie komplexe gesetzliche Vorgaben rund um Arbeitszeiten, Überstunden und Ruhezeiten. - Digitale HR-Software wie die von Factorial erleichtert Ihnen nicht nur die Schichtplanung, sondern unterstützt Sie auch bei der Zeiterfassung und ist vollständig in Ihre HR-Prozesse integrierbar.
- Was gehört in eine Personalplanung in der Gastronomie?
- Was sind die Herausforderungen bei der Personalplanung in der Gastronomie?
- Personalplanung Gastronomie: Worauf muss ich achten?
- Personalplanung in der Gastronomie: Mit Factorial
Was gehört in eine Personalplanung in der Gastronomie?
Definition – Was ist Personalplanung?
Die Personalplanung ist in den allermeisten Betrieben eine der herausforderndsten Aufgaben im Personalmanagement. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Betrieb sind. Dabei wird zwischen qualitativer und quantitativer Personalplanung unterschieden.
Was gehört in eine Personalplanung?
Insbesondere für den Arbeitsalltag in der Gastronomie, die seit jeher eine sehr personalintensive Branche ist, spielt die Personalpanung eine zentrale Rolle.
- Quantitative Personalplanung:
Hier geht es darum, den Personalbedarf in der richtigen Anzahl für jede Schicht und für die verschiedenen Aufgaben zu planen. Es muss sowohl festgelegt werden, wie viele Mitarbeitende insgesamt im Betrieb benötigt werden, als auch, wie viele pro Schicht eingeplant werden müssen. - Qualitative Personalplanung:
Hierbei geht es darum, den Personalbedarf so zu planen, dass die Menschen mit den richtigen Qualifikationen an den passenden Arbeitsplätzen und Aufgaben eingesetzt werden.
Beispiel:
So ist es zum Beispiel wichtig, dass in der Küche jemand arbeitet, der oder die das Handwerk des Kochens beherrscht. Auch im Service sollten Menschen mit bestimmten Soft Skills und Hard Skills eingesetzt werden.
Eine eher unorganisierte oder schüchterne Person eignet sich vielleicht weniger für den direkten Gästekontakt. Wer keine drei Teller gleichzeitig tragen kann, ist womöglich besser in einem Café aufgehoben, in dem der Service hinter dem Tresen stattfindet – aber nicht in einem gehobenen Restaurant. All diese Überlegungen fließen in die qualitative Personalbedarfsplanung ein.
Zudem gehören in die Personalplanung u. a. folgende Aspekte:
- Personalbestandsplanung
- Personalbedarfsplanung
- Kollektive Personalplanung
- Personaleinsatzplanung
- Personalentwicklungsplanung
- Personalkostenplanung
Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Teilbereichen finden Sie in unserem Artikel zum Thema Personalplanung.
Was sind die Herausforderungen bei der Personalplanung in der Gastronomie?
1. Hohe Fluktuation
Die Gastronomie ist eine Branche mit besonders hoher Personalfluktuation. Das liegt vor allem daran, dass viele Beschäftigte diese Tätigkeiten nur vorübergehend ausüben – etwa als Nebenjob, in Übergangsphasen oder während der Ausbildung. Hinzu kommen saisonale Schwankungen: In bestimmten Zeiten (z. B. Sommer, Feiertage, Tourismussaison) ist deutlich mehr Personal erforderlich als in ruhigeren Phasen.
Diese hohe Fluktuation erschwert eine langfristige und stabile Personal- und Schichtplanung. Zudem wirkt sie sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus: Wenn Stellen kurzfristig unbesetzt bleiben, müssen bestehende Mitarbeitende einspringen und zusätzliche Aufgaben übernehmen.
Fluktuation verursacht für Betriebe auch direkte Kosten – etwa durch Personalrekrutierung, Onboarding und Einarbeitung.
Eine Studie des AMS Österreich zeigt, dass die Fluktuation in der Gastronomie dort zwischen 2017 und 2021 bei 113 bis 138 Prozent lag – deutlich mehr als der gesamtwirtschaftliche Durchschnitt von 45 bis 50 Prozent.
2. Instabile Teamsituation
Durch die häufig wechselnde Belegschaft kann es schwierig sein, stabile und gut eingespielte Teams zu formen. Gerade in der Gastronomie ist Teamarbeit jedoch essenziell – etwa in der Küche, im Service oder an der Bar. Eine Herausforderung besteht also darin, den Dienstplan so zu erstellen, dass nicht nur der Personalbedarf gedeckt ist, sondern auch funktionierende Teams entstehen.
3. Gesetzliche Vorgaben
Ein weiterer Aspekt betrifft die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, etwa zu:
- Höchstarbeitszeiten
- Ruhezeiten
- Überstundenregelungen
- Maximalen täglichen Arbeitszeiten
- Ständige Anpassungen des Mindestlohns
(Hinweis: Was ändert sich 2025 für die Gastronomie? Der Mindestlohn ist zum Januar 2025 erneut angepasst worden und liegt jetzt bei 12,82 € die Stunde. Das hat auch Auswirkungen auf Minijobber*innen, die in der Gastronomie häufig anzutreffen sind.)
Die Personal- und Dienstplanung muss also nicht nur wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll sein, sondern auch rechtssicher erfolgen. Gerade bei kurzfristigen Änderungen oder Personalausfällen kann dies eine große Herausforderung darstellen.
Ausführliche Informationen zu den Arbeitszeitregelungen in Deutschland finden Sie auf unserer Website in unserem Blogartikel zum Thema Arbeitszeitgesetz.
3. Kurzfristige Ausfälle
Kurzfristige Ausfälle kommen in der Gastronomie besonders häufig vor – etwa durch Krankheit oder plötzliche Absagen. Da es sich bei Personal immer um Menschen handelt, sind solche Situationen nicht vollständig vermeidbar. Umso wichtiger ist es, dass für solche Fälle flexible Lösungen parat stehen, etwa durch Springer*innen, Bereitschaftsdienste oder gut geplante Personalreserven.
4. Hoher Zeit- und Kostendruck
Die Gastronomie ist eine personalintensive Branche, in der die Gewinnmargen oft sehr gering sind. Das führt zu einem besonders hohen wirtschaftlichen Druck. Die Personalplanung muss daher äußerst effizient, vorausschauend und kostenbewusst erfolgen, um wirtschaftliche Verluste zu vermeiden und den Betrieb trotzdem reibungslos am Laufen zu halten.
Wie hoch sollten die Personalkosten in der Gastronomie sein?
Es gibt hier keine absolute Antwort. Grundsätzlich sind die Personalkosten im Gastgewerbe jedoch stets höher als in anderen, stark automatisierten Branchen. In unserem Artikel zur Personalaufwandsquote erklären wir Ihnen, wie Sie diese berechnen können – sie dient als wichtiger Indikator für das Verhältnis zwischen Personalkosten und Gesamtleistung des Unternehmens und hilft dabei, die Wirtschaftlichkeit Ihres Betriebs realistisch einzuschätzen.
Die reine Personalkostenquote (nicht zu verwechseln mit der umfassenderen Personalaufwandsquote) sollte in der Gastronomie etwa zwischen 25 % und 35 % des Gesamtumsatzes liegen.
Personalplanung Gastronomie: Worauf muss ich achten?
Eine durchdachte Personalplanung berücksichtigt die oben genannten Herausforderungen. Besonders wichtig sind dabei folgende Aspekte und Tipps:
1. Kurz-, mittel- und langfristige Planung
Das bedeutet, den Personalbedarf und die Einsatzplanung gleichzeitig für den Tag/die Woche, den Monat/das Quartal und das ganze Jahr oder länger im Blick zu behalten, um flexibel auf alle Eventualitäten reagieren zu können.
2. Stammteam aufbauen – flexibel aufstocken oder reduzieren
Es lohnt sich, ein verlässliches Kernteam aus festangestellten Mitarbeitenden aufzubauen, das die Basis bildet. Zusätzliche Aushilfen oder Saisonkräfte können je nach Bedarf flexibel eingeplant und speziell für die Sommermonate oder besondere Events rekrutiert werden.
3. Springer*innen bereithalten
Für kurzfristige Ausfälle (z. B. Krankheit) sollten Mitarbeitende bereitstehen, die bei Bedarf einspringen können. Diese sollten möglichst im Voraus definiert und in die Planung einbezogen werden.
4. Fließenden Schichtplan erstellen
Gerade in der Gastronomie ergibt es Sinn, die einzelnen Schichten fließend ineinander übergehen zu lassen. So entsteht kein Chaos bei kurzfristigen Ausfällen oder Verspätungen, und es bleibt ein Puffer für Umdispositionen.
Personalplanung in der Gastronomie: Mit Factorial
In sehr kleinen Teams mögen manuelle Stundenzettel und Dienstpläne noch ausreichen. Doch je größer das Team wird, desto unübersichtlicher wird diese Vorgehensweise. Deshalb setzen viele Gastronomiebetriebe inzwischen auf digitale HR-Software – wie die von Factorial.
Gerade für die Gastronomie bietet Factorial folgende Vorteile:
Transparenz in Sachen Schichtpläne
Alle Teammitglieder erhalten in Echtzeit Einblick in ihre Schichten, werden bei Änderungen automatisch informiert und können sowohl per App als auch am Desktop jederzeit auf den aktuellen Dienstplan zugreifen.
Automatische Konflikterkennung
Die Software erkennt und meldet Planungskonflikte – z. B. bei Überschneidungen mit Abwesenheiten (z. B. Urlaub oder Krankheit) oder bei Verstößen gegen gesetzliche Arbeitszeitvorgaben.
Digitale Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist automatisiert und nahtlos in den Dienstplan sowie die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert. Mitarbeitende können sich per App oder QR-Code bequem ein- und ausstempeln.
Verbesserte Kommunikation im Team
Über die App ist eine direkte Kommunikation möglich – das fördert die Zusammenarbeit im Team und reduziert Missverständnisse.
Weitere Integrationen
Schließlich bietet die Software von Factorial neben der Zeiterfassung und der Urlaubs- bzw. Abwesenheitsverwaltung weitere nützliche Integrationen rund um die Dienstplanung.
Beispielsweise unterstützt sie Sie auch beim Onboarding: Sie können ganz einfach Stellenanzeigen auf gängigen Portalen veröffentlichen und den gesamten Onboarding-Prozess automatisiert und effizient gestalten.
Probieren Sie es noch heute aus!
