Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter*innen: Definition und Vorlage

Gerade bei großen Belegschaften ist es nicht immer einfach, einen Überblick über die verschiedenen Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen der einzelnen Mitarbeitenden zu erhalten. Für die HR-Abteilung sind diese Informationen jedoch entscheidend, um die Personalplanung effektiv zu steuern und den Unternehmenserfolg zu sichern. Eine Qualifikationsmatrix kann dabei helfen, sich einen Überblick über die Ressourcen im eigenen Unternehmen zu verschaffen.

Wir erklären, worauf es bei der Erstellung ankommt.

Key Facts

1. Die Qualifikationsmatrix ist ein Instrument zur übersichtlichen Darstellung der Fähigkeiten und Qualifikationen des Personals, um Kompetenz- und Qualifikationslücken sowie Schulungsbedarf herauszustellen.
2. Qualifikationsmatrizen können Unternehmen in ihrer strategischen Personalentwicklung unterstützen.
3. Bei der Erstellung ist ein multiperspektivisches und stringentes Bewertungssystem für den Erfolg und Nutzen der Analyse entscheidend.

• Definition: Was ist eine Qualifikationsmatrix?
• Ähnliche Tools
• Skills, Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen – Was ist der Unterschied?
• Vorteile und Bedeutung – Warum ist eine Qualifikationsmatrix wichtig?
• Aufbau: Was gehört in eine Qualifikationsmatrix?
• Erstellung einer Qualifikationsmatrix: So geht’s
• Qualifikationsmatrix: Vorlage
• Herausforderungen bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix

Definition: Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Bei einer Qualifikationsmatrix handelt es sich um ein Tool, das in Unternehmen oft eingesetzt wird, um die Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikation der Mitarbeitenden übersichtlich darzustellen. Nicht selten ist die Qualifikationsmatrix als tabellarische Übersicht angelegt.

Was ist der Zweck von Qualifikationsmatrizen?

Die Übersicht wird von den Vorgesetzten, der Abteilungsleitung, einzelnen Teams oder auch von den Personalverantwortlichen erstellt und genutzt. Sie dient vor allem dazu, einen Überblick über die aktuelle Situation im Unternehmen in Bezug auf die Ressourcen der Mitarbeitenden zu erhalten. Qualifikationsmatrizen können somit als Bewertungsinstrument dienen, um zu verstehen, wo eventuell noch Kompetenzlücken bestehen und wo z. B. noch Personal- und Weiterbildungsbedarf besteht.

Ähnliche Tools

Neben der Qualifikationsmatrix gibt es ähnliche Instrumente, die Unternehmen und HR-Verantwortlichen einen Überblick über Ressourcen und Kompetenzen geben.

Erwähnt werden sollten an dieser Stelle:

Skill-Matrix

Bei der Skill-Matrix geht es vor allem um die Analyse bestimmter Hard Skills und Soft Skills. Das heißt, mithilfe einer Skill-Matrix kann aufgeschlüsselt werden, in welchen Bereichen die Mitarbeitenden bestimmte Fertigkeiten besitzen. Sie gibt beispielsweise Aufschluss darüber, welche Mitarbeitenden programmieren können oder Excel bzw. ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm beherrschen. Darüber hinaus können in die Skill-Matrizen auch Soft Skills der Beschäftigten, wie Hilfsbereitschaft oder Kommunikationsstärke, mit aufgenommen werden.

Kompetenzmatrix

Bei dieser Art der Matrix liegt der Fokus auf der Verknüpfung von Wissen, Fertigkeiten und Verhalten. Das bedeutet, dass HR-Verantwortliche, Teams und/oder Vorgesetzte in dieser Matrix eine Bewertung und Analyse vornehmen, wie Mitarbeitende bestimmte Fähigkeiten und Kompetenzen in einem größeren Kontext anwenden können. Eine Kompetenzmatrix kann also z. B. zeigen, wie gut Mitarbeiter X Projekte managen kann. Dabei geht es nicht um eine einzelne Fähigkeit oder Kompetenz, sondern um ein Bündel von Eigenschaften, die dafür erforderlich sind.

Leistungspotenzial-Matrix

Die Leistungspotenzial-Matrix berücksichtigt nicht nur eine, sondern zwei Dimensionen. Das bedeutet, dass diese Matrix nicht nur die aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen bewertet, sondern auch eine Zukunftsperspektive für die betreffenden Mitarbeitenden einbezieht sowie die Aufstiegsmöglichkeiten und die Mitarbeiterentwicklung analysiert.

Skills, Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen – Was ist der Unterschied?

Oftmals werden diese Begriffe synonym verwendet, obwohl sie sich doch voneinander unterscheiden. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick über die grundlegenden Unterschiede. Für einen tiefergehenden Einblick empfehlen wir Ihnen jedoch unseren Artikel über Fähigkeiten und Kompetenzen auf unserem Factorial-Blog.

Der Überblick hilft zu verstehen, was genau HR-Verantwortliche oder Vorgesetzte mit einer Qualifikationsmatrix überhaupt erfassen können.

Skills

Skills (z. B. Hard Skills oder Soft Skills) sind spezifische Fertigkeiten oder Techniken, die eine Person durch Ausbildung oder Erfahrung erworben hat. Es handelt sich hier oft um sehr spezialisiertes, anwendbares Wissen, das direkt im beruflichen Kontext eingesetzt werden kann. Skills in diesem Sinne sind meist enger gefasst als Fähigkeiten.

Ein typisches Beispiel für Skills wäre die konkrete Fertigkeit, in Python programmieren zu können.

Fähigkeiten

Fähigkeiten hingegen bilden die Grundlage von Kompetenzen. Sie beziehen sich auf die Kapazität und die Möglichkeit einer Person, bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten durchführen zu können. Einige Fähigkeiten können angeboren sein und natürliche Begabungen oder Talente in verschiedenen Bereichen umfassen. Fähigkeiten können aber auch durch Übung erlernt werden.

Kompetenzen

Kompetenzen hingegen sind breiter angelegt. In der Regel beschreiben Kompetenzen die Kombination aus bestimmten Fähigkeiten, um eine Aufgabe oder eine Tätigkeit erfolgreich ausführen zu können. So ist soziale Kompetenz beispielsweise ein Bündel aus verschiedenen Fähigkeiten wie Empathie, Kommunikations- oder Anpassungsfähigkeit.

Qualifikationen

Bei Qualifikationen geht es schließlich um formell erworbene Nachweise oder Zeugnisse, die bestimmte Skills, Fähigkeiten oder Kompetenzen belegen. Hierzu gehört beispielsweise ein Uniabschluss, ebenso wie ein Englischkurs.

Wichtig: Auch wenn eine Qualifikationsmatrix aufgrund des Namens den Eindruck erwecken könnte, dass es hier nur um formale Abschlüsse geht – dies ist nicht der Fall. In der Qualifikationsmatrix geht es vielmehr ganz allgemein um eine Übersicht über alle Fähigkeiten, Fertigkeiten, Kompetenzen UND Qualifikationen der Beschäftigten in einem Unternehmen. Die Terminologie kann hier etwas irreführend sein.

Vorteile und Bedeutung – Warum ist eine Qualifikationsmatrix wichtig?

Eine Qualifikationsmatrix kann für Ihr Unternehmen sehr nützlich sein. Und zwar aus folgenden Gründen:

Überblick über die Fähigkeiten, Stärken und Schwächen

Mit einer Qualifikationsmatrix erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeitenden sowie des gesamten Unternehmens.

Mithilfe einer solchen Matrix können Sie beispielsweise feststellen, dass einige Beschäftigte der IT-Sicherheitsabteilung nicht über die erforderlichen Zertifikate im Bereich Cybersicherheit oder Datenschutz verfügen.

Ausgehend von der Qualifikationsmatrix können HR-Teams bzw. die einzelnen Abteilungen so Schulungsbedarf identifizieren und Schulungen oder Weiterbildungen anordnen.

Compliance sicherstellen

Das heißt gleichzeitig auch, dass mithilfe einer Qualifikationsmatrix nicht nur die Schwächen und Stärken und allgemein die Mitarbeiterqualifikation analysiert werden können, sondern dies aus Compliance-Gründen sogar getan werden sollte. Denn in vielen Branchen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Angestellten über die notwendigen Zertifikate und Lizenzen verfügen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Strategische Personalentwicklung unterstützen

Ausgehend von der Übersicht über die vorhandenen Qualifikationen und Kenntnisse können die Unternehmen erkennen, in welchen Bereichen mögliche Lücken bestehen und diese ggf. bei der nächsten Personalrekrutierung berücksichtigen. Insgesamt kann die Personalplanung durch eine Qualifikationsmatrix strategischer ausgerichtet werden.

Verbesserte Teamzusammenstellung

Auf der Grundlage einer Qualifikationsmatrix haben Sie einen besseren Überblick über die verschiedenen Kompetenzen und Fähigkeiten der einzelnen Teams und Abteilungen und können diese bei der Zusammenstellung der Teams berücksichtigen. Wenn z. B. in einem Team vor allem stille Personen arbeiten, die zwar über hohe analytische Fähigkeiten verfügen, aber z. B. ungern Präsentationen halten und weniger kommunikativ sind, kann es sinnvoll sein, dies bei Neueinstellungen zu berücksichtigen.

Aufbau einer Qualifikationsmatrix: Was gehört in eine Qualifikationsmatrix?

Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, folgen hier zunächst die wichtigsten Informationen, die Sie in die Matrix mit aufnehmen können.

Hinweis: Je nach Fokus und Ziel der Matrix können die aufgenommenen Daten sich jedoch unterscheiden. Es müssen also nicht alle Aspekte in jeder Matrix enthalten sein.

• Mitarbeiterinformationen (Name, Position, Abteilung, Rolle im Unternehmen)
• Qualifikationen und Zertifikate der jeweiligen Beschäftigten (Abschlüsse, Weiterbildungen, Zertifikate etc.)
• Hard- und Soft Skills (Programmierkenntnisse, Sprachkenntnisse, Kommunikations- oder Teamfähigkeiten etc.)
• Bewertungsskala (z. B. von Anfänger*innen bis Expert*innen oder Grundkenntnisse bis hin zu Profi oder sehr schlecht bis sehr gut)
• Schulungsbedarf, Entwicklungsziele und weitere Informationen: Sie können so viele Spalten hinzufügen, wie Sie für nötig halten. Achten Sie jedoch darauf, dass die Qualifikationsmatrix nicht zu komplex wird, denn dann verliert sie ihren eigentlichen Zweck: die Übersichtlichkeit!

Erstellung einer Qualifikationsmatrix: So geht’s

Bei der Erstellung der Matrix sollten Sie auf ein schrittweises Vorgehen achten. Die folgende Anleitung kann Ihnen dabei helfen.

1. Ziele und Schwerpunkt definieren

Zunächst sollten Sie sich fragen, was Sie mit der Matrix erreichen wollen. Wollen Sie einen Qualifikationsvergleich unter Ihren Beschäftigten durchführen, oder geht es eher um die Analyse von Defiziten im eigenen Unternehmen? Oder wollen Sie durch eine grundlegende Analyse der allgemeinen Ressourcen im Betrieb herausstellen, wie diese an die Unternehmensziele angepasst werden können? Ausgehend von der Zielsetzung werden Form und Inhalt der Matrix bestimmt.

2. Mitarbeitende und Rollen

Als Nächstes erstellen Sie ein Anforderungsprofil aller oder der zu analysierenden Positionen in Ihrem Betrieb. Identifizieren Sie für die einzelnen Positionen die Schlüsselkompetenzen, die für die Stelle oder das Team relevant sind.

Dies können z. B. Grafikdesignkenntnisse im Marketing oder Sprachkenntnisse im Kundendienst sein.

Im nächsten Schritt wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die in der Qualifikationsmatrix berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen analysieren möchten, nehmen Sie alle Beschäftigten des Unternehmens auf.

3. Beurteilungskriterien festlegen

Definieren Sie die Bewertungsstufen, um das Qualifikationsniveau der Angestellten zu bewerten. Welche Skala Sie wählen, hängt ganz vom Fokus und von Ihrer Zielsetzung ab.

4. Daten sammeln

Jetzt müssen Sie natürlich auch die notwendigen Informationen für die Bewertung und Analyse zusammentragen. Am einfachsten ist es, die konkreten Qualifikationen wie Nachweise (Abschlüsse) oder weitere Zeugnisse einzuholen, da die HR-Teams diese in der Regel bereits bei einer Einstellung abfragen. Die Personalakte sollte solche Informationen bereithalten. Andere Informationen, wie beispielsweise bestimmte Kompetenzen, beruhen eher auf konkreten Erfahrungen und Leistungen der jeweiligen Beschäftigten. Diese können durch Befragung der Teamleitung oder durch Kundenfeedback, z. B. durch Insights aus einer Website, gewonnen werden.

Tipp: Behalten Sie den Überblick und haben Sie schnelleren Zugriff auf alle Daten Ihrer Mitarbeitenden mit digitalen Personalakten, wie z. B. die HR-Software von Factorial ermöglicht. Alle Akten sind zentral an einem Ort gespeichert und jederzeit abrufbar.

5. Bewertung

Beachten Sie: Jede Bewertung ist subjektiv. Es kann – auch mit den objektivsten Kriterien – keine 100 % Objektivität geben. Daher kann es sinnvoll sein, verschiedene Perspektiven zu kombinieren und in die Bewertung einzubeziehen, z. B.:

• Kundenbewertung (falls relevant): Insbesondere bei Kundenkontakt kann das Feedback von externen Kund*innen eine wertvolle Rolle spielen. Es kann zeigen, wie Mitarbeitende von außen wahrgenommen werden.
• Bewertung durch die Führungskräfte: Vorgesetzte bewerten die Leistungen der Mitarbeitenden.
• Selbstbewertung: Die Beschäftigten bewerten sich selbst.
• Peer-to-Peer-Bewertung: Kolleg*innen oder Teammitglieder einzelner Abteilungen bewerten einander.

6. Auswertung und Visualisierung

In diesem Schritt wird also der Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand verglichen, um die Übereinstimmung der vorhandenen Kompetenzen mit den Anforderungen des Unternehmens zu überprüfen. Die Visualisierung beispielsweise mit Diagrammen hilft, die gewonnenen Ergebnisse besser auswerten und Handlungsbedarf aus ihnen ableiten zu können.

Qualifikationsmatrix: Vorlage

Muster Qualifikationsmatrix Mitarbeiter*innen

Eine Vorlage, die Sie individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen können, finden Sie auf vielen Seiten im Internet, zum Beispiel hier beim Isoportal.

Herausforderungen bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix

Die größte Herausforderung bei der Erstellung von Qualifikationsmatrizen besteht darin, dass sie schnell zu komplex werden und damit ihren Zweck verlieren können. Es ist daher sinnvoll, die Matrix zunächst für einzelne Teams und nicht gleich für das gesamte Unternehmen zu erstellen.

Außerdem sind nicht immer alle relevanten Daten verfügbar oder werden sogar übersehen. Dies kann die Aussagekraft der Analyse einschränken.

Ein weiteres Problem besteht oft darin, dass Vorgesetzte, Kolleg*innen oder andere Beurteilende nicht objektiv genug sind und sich bei der Bewertung eher von Sympathie als von sachlichen Fakten leiten lassen. Dies kann zu Fehleinschätzungen führen.

Darüber hinaus ist die Erstellung der Qualifikationsmatrix mit einem relativ hohen Aufwand verbunden.

Einfacher können Sie Insights zur Performance Ihrer Mitarbeitenden auch an dieser Stelle mithilfe einer entsprechenden HR-Software gewinnen. Factorial stellt dafür einige Tools bereit, mit welchen Sie und Ihre Mitarbeitenden an der Performance und persönlichen wie auch beruflichen Weiterentwicklung arbeiten können. So sparen Sie sich Aufwand und ewige Excel-Listen und haben alle Ergebnisse jederzeit im Blick.