Arbeitnehmer haben ein Recht auf das qualifizierte Arbeitszeugnis, wenn sie das Unternehmen verlassen, denn es ist ein wesentlicher Bestandteil in Bewerbungen. Im Gegensatz zum einfachen Arbeitszeugnis beinhaltet das qualifizierte Arbeitszeugnis Beurteilungen.
Unter anderem über die Leistungen, wesentliche Soft Skills und das Sozialverhalten.
Als Personaler müssen Sie wissen, worauf es beim Inhalt, Aufbau und Form ankommt und von welchen Formulierungen man Gebrauch macht. Außerdem widmen wir uns in diesem Artikel den Fristen und gesetzlichen Ansprüchen für das qualifizierte Arbeitszeugnis.
- Personalverwaltung: Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
- Noten und Formulierungen im qualifizierten Arbeitszeugnis
- Gesetzlicher Anspruch und Fristen
- Was gehört in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
- Mehr als nur ein Zeugnis
- Arbeitszeugnis Muster: Kostenloser Download
Personalverwaltung: Was ist ein Qualifiziertes Arbeitszeugnis?
In einem qualifizierten Arbeitszeugnis bewertet der Arbeitgeber oder die dafür zuständige Personalverwaltung die Leistung, die Arbeitsweise und die sozialen Kompetenzen eines Arbeitnehmers. Dazu zählen neben den Soft Skills auch das soziale Verhalten in Teams, gegenüber Kollegen, Kunden und Vorgesetzten. Die Hauptunterschiede zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis:
Einfaches Arbeitszeugnis: Dieses Zeugnis beinhaltet ausschließlich objektive Fakten. Dazu zählen die Dauer der Tätigkeit, der Aufgabenbereich und die Umsetzung der Aufgaben.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Hier beurteilt der Arbeitgeber neben objektiven Fakten auch weitere arbeitsrelevante Bereiche. Zum Beispiel:
- Arbeitsweise
- Erfüllung und Zufriedenstellung der Aufgaben
- Soziales Verhalten und Verhalten gegenüber Vorgesetzten
Der Arbeitgeber macht dabei häufig Gebrauch vom gängigen Schulnotensystem. Die Tätigkeit des Arbeitnehmers wird mit den Schulnoten „sehr gut“ bis „ungenügend bewertet“.
Zwischenzeugnis: Findet beispielsweise ein Wechsel des Vorgesetzten statt, kann auch während des Beschäftigungsverhältnisses ein Zwischenzeugnis ausgestellt werden. Das ist wichtig, damit die bisherigen Leistungen gewürdigt und festgehalten werden.
Noten und Formulierungen im qualifizierten Arbeitszeugnis
Arbeitszeugnisse haben ihre eigene Sprache. Zum einen werden Schulnoten vergeben, zum anderen versteckt sich aber auch Kritik in Form von scheinbar positiven Formulierungen.
Die auf Schulnoten basierenden Bewertungen werden nicht mit den Zahlen von 1 bis 6, sondern sprachlich umschrieben. Typische Arbeitszeugnis Formulierungen (Arbeitszeugnis Noten) sind folgende:
Der/die ArbeitnehmerIn erfüllte seine/ihre Aufgaben:
- stets zur vollsten Zufriedenheit (sehr gut = 1)
- stets zur vollen Zufriedenheit (gut = 2)
- zur vollen Zufriedenheit (befriedigend = 3)
- zur Zufriedenheit (ausreichend = 4)
- in der Regel zu unserer Zufriedenheit (mangelhaft = 5)
- Er/Sie war stets bemüht (ungenügend = 6)
Für mittelmäßige und schlechte Leistungen des Arbeitnehmers gibt es in der Personalersprache bestimmte Formulierungen, die sich etabliert haben. Zum Beispiel:
Er/sie:
- war um eine zuverlässige Arbeitsweise bemüht.
- zeigte für seine/ihre Arbeit Verständnis und Interesse.
- war bei Kunden schnell beliebt.
- machte sich mit großem Elan an die ihm/ihr übertragenen Aufgaben.
- erledigte alle Aufgaben pflichtbewusst und ordnungsgemäß.
Der gesetzliche Anspruch auf und Fristen für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis
Wann müssen Sie als Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen? Laut § 109 Gewerbeordnung (GewO) und § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) steht Arbeitnehmern immer dann ein Arbeitszeugnis zu, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet. Dabei kommt es nicht darauf an, wie lange ein Arbeitnehmer beschäftigt war oder von wem das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde. Auch ob es sich um ein Praktikum, einen Werkstudentenjob, ein Traineeship oder eine Festanstellung gehandelt hat, ist egal.
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verfällt drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 195 BGB).
Tatsächlich müssen Vorgesetzte nicht von sich aus ein Zeugnis ausstellen, sondern nur, wenn Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis anfordern.
Der Inhalt und Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sind nicht gesetzlich vorgegeben. Das Arbeitszeugnis sollte aber sorgfältig, lückenlos und wahrheitsgetreu sein. Sonst könnten Sie den weiteren beruflichen Werdegang des Arbeitnehmers schädigen. Man spricht hierbei von einer Wahrheits-, Wohlwollens- und Vollständigkeitspflicht des Arbeitgebers.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Der Inhalt
Welche inhaltlichen Anforderungen gibt es für das qualifizierte Arbeitszeugnis?
Der Aufbau und Inhalt eines qualifizierten Arbeitszeugnisses sind nicht gesetzlich geregelt. Auch die Reihenfolge des Inhalts ist nicht vorgegeben. Dennoch gibt es ein paar Empfehlungen, nach denen sich Vorgesetzte richten können und sollten. Denn es ist wichtig, dass der Inhalt des Arbeitszeugnisses keine negativen Konsequenzen in der Jobsuche des Arbeitnehmers hat.
Möglichkeiten, Unterstützung einzuholen, sind:
- Den Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis selber schreiben lassen
- Einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder anderen Experten beauftragen
- Die Nutzung eines Arbeitszeugnis Generators oder eines Arbeitszeugnis Muster
Formale Anforderungen
Das Arbeitszeugnis sollte ordentlich und fehlerfrei auf einem sauberen Din-A4-Papier gedruckt und unterschrieben sein. Flecken, Knicke und Rechtschreibfehler haben hier nichts zu suchen und sind höchst unprofessionell. Bei solchen formalen Fehlern kann der Arbeitnehmer eine Korrektur verlangen.
Inhaltlich lässt sich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wie folgt strukturieren.
Inhaltliche Anforderungen
1. Die Einleitung: Diese beinhaltet die persönlichen Daten des Arbeitnehmers (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, akademische Titel sowie die Beschäftigungsdauer). Die Anschrift gehört nicht dazu.
2. Die Tätigkeitsbeschreibung und berufliche Entwicklung: Welche Tätigkeiten hat der Arbeitnehmer innerhalb des Arbeitsverhältnisses im Unternehmen ausgeübt? Wie hat sich sein Tätigkeitsbereich weiterentwickelt? Hier ist sowohl eine stichwortartige Aufzählung als auch ein Fließtext angemessen. Der zuletzt ausgeübte Aufgabenbereich sollte im Folgenden separat beschrieben werden.
3. Der zuletzt ausgeübte Aufgabenbereich: Welche Aufgaben hat der Arbeitnehmer zuletzt übernommen? Welche Kompetenzen und Verantwortungsbereiche sind dem Arbeitnehmer zuzuschreiben? Die Länge dieses Punktes richtet sich danach, wie ausführlich Punkt 3 (Tätigkeitsbeschreibung) ausfällt.
Ist die Tätigkeitsbeschreibung ausführlicher beschrieben, dann sollte auch der zuletzt ausgeübte Aufgabenbereich ausführlicher ausfallen. Denn: Sonst kann schnell der Eindruck entstehen, dass der Mitarbeiter schlussendlich nicht viel geleistet hat.
4. Die Leistungsbewertung: Hier beschreiben Sie, wie zufriedenstellend der Arbeitnehmer die Aufgaben erfüllt hat. Dies schließt die Arbeitsbereitschaft und Fähigkeit, spezielle Kenntnisse und Fachkompetenzen, Arbeitsweise, Ergebnisse und Arbeitserfolge sowie eventuelle Führungskompetenzen und Führungsverhalten ein. Dieser Teil des Arbeitszeugnisses sollte einen Schlussteil beinhalten, indem die Gesamtleistung des Mitarbeiters beurteilt wird.
5. Das soziale Verhalten: Neben den fachlichen Kompetenzen spielt auch die soziale Kompetenz eine Rolle im qualifizierten Arbeitszeugnis. Hierbei stehen Verhaltensweisen des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern im Vordergrund. Ebenfalls nennenswert unter diesem Punkt sind persönliche Kompetenzen, wie Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit, Durchsetzungsfähigkeit und Kompromissbereitschaft.
6. Das Schlusswort: Hier können Sie angeben, aus welchen Gründen das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde. Zum Beispiel „betriebsbedingt” oder „in beiderseitigem Einvernehmen“. Zusätzlich sind eine Danksagung, Zukunftswünsche und weiter Botschaften an den Mitarbeiter und potentielle Arbeitgeber angebracht. Daran erkennt man, ob das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter positiv war.
„Wir bedauern sein Ausscheiden und wünschen Herr Müller weiterhin viel Erfolg.”
7. Die Unterschrift: Schließlich gehört neben dem Ausstellungsort und -datum die Unterschrift des Vorgesetzten beziehungsweise des Ausstellers auf das Zeugnis. Falls dies nicht der Chef sein sollte, muss unbedingt der Name und die Position des Kollegen angegeben werden. Und: Eine Vertretungsmacht ist nötig (z.B. „ppa” für per Prokura oder „i.V.” für in Vollmacht). Die Geschäftsadresse inklusive Telefonnummer sind ebenfalls notwendig, damit potentielle zukünftige Arbeitgeber wissen, an wen sie sich wenden müssen.
Achten Sie beim Schreiben des Zeugnisses auf die Reihenfolge, den Inhalt, die Sorgfalt, die Vollständigkeit und die Arbeitszeugnis Formulierungen.
Beim Zeugnis hört es aber noch nicht auf!
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist bei dem Austritt eines Mitarbeiters unverzichtbar. Daher sollten Sie allen Aspekte zum Inhalt, den gesetzlichen Fristen und dem Aufbau eine große Wichtigkeit zuordnen. Zusätzlich dazu sollten Sie einen strukturierten Offboarding-Prozess anzubieten. Der Austritt sollte so reibungslos wie möglich verlaufen.
Das ist nicht nur für austretende Mitarbeiter entscheidend, um sich, unabhängig des Austrittsgrundes, gewertschätzt zu fühlen. Auch das Employer Branding sowie die Unternehmenskultur werden beeinflusst.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wann hat man Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Arbeitnehmern steht immer dann ein Arbeitszeugnis zu, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet. Dabei kommt es nicht darauf an, wie lange ein Arbeitnehmer beschäftigt war oder von wem das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde. Auch ob es sich um ein Praktikum, einen Werkstudentenjob, ein Traineeship oder eine Festanstellung gehandelt hat, ist egal. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verfällt drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Was gehört in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis beurteilt der Arbeitgeber neben objektiven Fakten auch weitere arbeitsrelevante Bereiche. Zum Beispiel: Arbeitsweise, Erfüllung und Zufriedenstellung der Aufgaben und soziales Verhalten und Verhalten gegenüber Vorgesetzten. Der Arbeitgeber macht dabei häufig Gebrauch vom gängigen Schulnotensystem. Die Tätigkeit des Arbeitnehmers wird mit den Schulnoten „sehr gut” bis „ungenügend bewertet“.
Muss der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis ausstellen?
Tatsächlich müssen Vorgesetzte nicht von sich aus ein Zeugnis ausstellen, sondern nur, wenn Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis anfordern.
