Wir haben bereits darüber gesprochen, dass die Digitalisierung von Personalprozessen aktuell wichtiger denn je ist. Viele Unternehmen haben am eigenen Leib erfahren, wie herausfordernd die Umstellung auf das Home-Office und digitale Arbeitsprozesse ist, vor allem, wenn man dabei von Null anfangen musste.
Die „Gewinner“ in dieser Zeit sind diejenigen Unternehmen, die bereits viele ihrer Prozesse automatisiert und digitalisiert haben und auch in der Vergangenheit Remote Work erfolgreich umgesetzt haben. Dazu zählt unter anderem parcelLab, ein Start-up aus München, dessen Mission die Verbesserung der Post-Purchase Kommunikation ist.
Wir haben Ben Griffiths, HR-Manager bei parcelLab, interviewt, um zu erfahren, wie sie es schaffen, die HR-Digitalisierung erfolgreich umzusetzen und ihrem Arbeitsalltag auch auf Entfernung effektiv nachzugehen.
Diese Einblicke sollen auch anderen Unternehmen dabei helfen, die notwendigen Änderungen vorzunehmen, die Zusammenarbeit im Team zu stärken und die Produktivität auch in ungewissen Zeiten aufrechtzuerhalten.
Bitte stelle dich und euer Unternehmen kurz vor. Welche Lösung bietet Ihr bei parcelLab euren Kunden?
ParcelLab sorgt für eine positive Customer Experience nach dem Kauf im Internet, indem wir die Versandkommunikation perfektionieren: Wir bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Kommunikation mit dem Käufer nach dem Versand selbst zu gestalten, statt sie DHL, UPS und Co. zu überlassen. Kunden warten meist sehnsüchtigst auf die Bestellung und freuen sich, wenn der Verkäufer sie in der Wartezeit kommunikativ gut informiert und begleitet.
Unsere Systeme prüfen in Echtzeit die Auftragsabwicklung und identifizieren zum Beispiel Lieferprobleme, beziehungsweise sagen diese sogar voraus. Statt seltsame, langweilige oder irrelevante Nachrichten vom Logistiker zu erhalten, sorgen wir dafür, dass Händler ihren Kunden auch auf der letzten Meile Kommunikation mit Mehrwert bieten. Das zahlt sich für beide Seiten aus: Die Kunden sind zufriedener und shoppen dadurch mehr bei den jeweiligen Händlern.
Meine Aufgabe als HR Manager bei parcelLab besteht darin, verschiedenste HR-Prozesse zu gestalten und zu optimieren. Aktuell arbeite ich an unseren Recruitingprozessen. Einer unserer Unternehmenswerte lautet „Challenge Yourself Every Day“. Daher entwickeln wir Bestehendes stetig weiter, sodass sich, wie es auch bei mir der Fall war, ein potenzieller Mitarbeiter von Beginn an so wohl wie möglich bei uns fühlt. Zudem bin ich Ansprechpartner rund um HR Themen für unsere Teams in UK und den USA.
Wie habt Ihr den Prozess der vollständigen Digitalisierung durchlaufen?
ParcelLab ist ein durch und durch digitales Unternehmen, daher standen wir nicht vor der Herausforderung, über Nacht neue, digitale Prozesse etablieren zu müssen. Auch Remote Work war von Anfang an in unsere Strukturen eingebunden.
Was wir allerdings – wie viele andere Unternehmen auch – bemerkt haben, ist, dass der persönliche Kontakt von Home Office zu Home Office schwieriger aufrecht zu erhalten ist, als von Meetingraum zu Kaffeeküche und daher anders ermöglicht werden muss.
„Ein direkter Austausch ist nötig, um den Kommunikationsfluss bestmöglich zu fördern.“
Daher haben wir eine Guideline zum Thema „Working from Home“ aufgesetzt, die Stolperfallen und Lösungen aufzeigt, wie man auch in dieser Situation konstruktiv miteinander kommuniziert und untereinander Ideen austauschen kann.
Ferner haben wir einen Always-On-Chat über Microsoft Teams eingerichtet, wo Social Events stattfinden und sich jeder stets dazuschalten kann, um sich mit anderen Kollegen wie am Kaffeeautomat in der Küche auszutauschen.
Anfangs haben wir auch täglich, später alle zwei Tage, die Zufriedenheit der Mitarbeiter abgefragt, um die Zusammenarbeit aus dem Remote-Arbeitsplatz zu evaluieren. Das war sehr hilfreich, um die Lage besser einschätzen zu können. Dadurch konnten wir z.B. schnell benötigtes Equipment zur Verfügung stellen oder sonstige Hilfestellung leisten.
Was hat sich für dich als HR-Manager wesentlich an deiner Arbeit geändert? Was waren die größten Herausforderungen?
Gerade im HR-Bereich ist der persönliche Kontakt elementar. Situationsbedingt verlagerte sich nun jedoch alles auf online: Angefangen bei Interviews übers Onboarding bis hin zur täglichen Betreuung unseres Teams.
Die persönliche Betreuung online in gleicher Qualität zu ermöglichen, war tatsächlich eine Herausforderung.
„Wir haben dafür den kompletten Onboarding-Prozess online gestaltet, sodass alle Mitarbeiter über unsere vier Standorte hinweg eingearbeitet werden können.“
Damit ist parcelLab gut gerüstet für die Zukunft. Das Feedback, das wir hierzu bisher erhalten haben, ist durchweg positiv, was uns natürlich sehr freut.
Welche wichtigen Initiativen können Unternehmen und HR-Manager ergreifen, um die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter in der aktuellen Situation zu fördern?
Transparenz halte ich für elementar in Krisenzeiten.
„Wir haben die möglichen Herausforderungen des Unternehmens klar kommuniziert und die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden.“
Enge Kommunikation zwischen Gründern und den Abteilungen war ebenfalls sehr wichtig. Tägliche Kurzmeetings mit jedem Team und den Foundern halfen dabei, die gemeinsame Strategie im Blick zu behalten. Auch halten wir unsere monatlichen Company-Meetings nun wöchentlich ab, was dazu beigetragen hat, dass wir noch mehr zusammengewachsen sind.
Thematisch geht es darum, aktuelle Projekte und Herausforderungen mit allen zu teilen und auch gemeinsame Erfolge zu feiern.
Die Projektzusammenarbeit läuft bei uns übrigens sehr erfolgreich über Tools wie Microsoft Teams statt über E-Mails. Das ermöglicht offene Punkte direkt zu klären und schnelleres Feedback zu Fragen zu erhalten.
Was ist für ein effizientes Personalmanagement in der Zukunft von entscheidender Bedeutung?
In einer digitalen Welt sind die richtige Software und die passenden Tools entscheidend. Nur mit passenden Systemen können Recruiting, Personalmanagement und interne Kommunikation reibungslos funktionieren.
Zudem sind effiziente Prozesse die Basis für gute Workflows. Je schlanker und einfacher ein Prozess ist, desto besser. Hierfür muss man den Mut haben, auf das Minimum zu reduzieren. Fragen wie „Wenn ich nur 5 Schritte abbilden dürfte, welche wären das?“, helfen dabei.
„Wenn etwas automatisiert werden kann, sollte man es wagen und dann stetig kontrollieren und optimieren. Less is more.“
Findest du die aktuelle Situation bietet auch Chancen im HR, die sonst nicht in Erwägung gezogen worden wären?
Ich bin überzeugt davon, dass selbst die schlimmste Krise eine Chance bietet. Arbeitgeber können sich gerade jetzt beweisen, indem sie die Unternehmen und Mitarbeiter gut durch die Krise steuern, ihnen Sicherheit, Gewissheit und Unterstützung bieten.
Wer begreift, dass das Wohl des Unternehmens auch vom Wohl der Mitarbeiter abhängt und dementsprechend handelt, stärkt intern sowie extern sein Image und wird so attraktiv für Top-Leute.
„Zuguterletzt ist es auch eine Chance, die Digitalisierung voranzutreiben oder bestehende digitale Prozesse zu professionalisieren.“
Denkst du die Coronavirus-Krise wird Unternehmenskulturen nachhaltig prägen? Und die Employer Brand?
Nach über zwei Monaten ‘erzwungenem’ Home-Office, muss wahrscheinlich auch der größte Skeptiker einsehen, dass Home Office im nicht produzierenden Gewerbe funktionieren kann – u.a. wenn von Arbeitgeberseite die Voraussetzungen dafür geschaffen werden. Daher erwarten nun die meisten Arbeitnehmer, dass die Option auf Home Office weiterhin gewährt wird; was bei parcelLab auch vor Corona angeboten und in Anspruch genommen wurde.
„Wer jetzt die Zeit zurückdrehen will, wird über kurz oder lang Mitarbeiter verlieren, die sich an die Flexibilität gewöhnt haben.“
Auch hier können sich Unternehmen wieder profilieren, indem sie in völlig neuen Strukturen denken, leben und arbeiten: Wenn die Arbeit vom heimischen Schreibtisch aus erledigt werden kann, warum nicht auch „Workation“ ermöglichen: arbeiten vom Urlaubsort aus und so Work & Travel verbinden. Was vielen unvorstellbar erscheint, ist durchaus machbar und für beide Seiten günstig.
Mitarbeiter schätzen derartige Benefits, die durchaus auch eine Alternative zu anderen Boni darstellen – insbesondere bei Mitarbeitern, für die Freizeit und Abenteuer eine besondere Motivation darstellt.
Das Paradoxe ist: Durch die neuen Freiheiten werden viele die Zeit im Office neu zu schätzen wissen. Kurze Wege und direkte Austauschmöglichkeiten mit Kollegen sind triftige Argumente, sich auf das Büro zu freuen. Daher bin ich davon überzeugt, dass es zukünftig eine gesunde Mischung aus Homeoffice und Büroarbeit geben wird, weil beides sowohl Arbeitnehmern aber auch Arbeitgebern Vorteile bringt. Bei parcelLab genießen wir bereits beides und freuen uns wieder auf gemeinsame Zeiten im Büro!
Was sind die größten Herausforderungen und nächsten Schritte für deutsche Unternehmen nach dieser Phase?
In der Krise passieren Fehler. Das ist ganz normal. Wichtig ist, daraus zu lernen und sich stetig weiterzuentwickeln. Viele Unternehmen wurden in Sachen Digitalisierung ins kalte Wasser geworfen: Gut für den, der schon schwimmen konnte oder es schnell gelernt hat:
„Umdenken und auf digital schalten, war das Ergebnis.“
Die Herausforderung besteht nun darin, nicht in alte Muster zurück zu fallen; das Faxgerät kann endlich seinen Tod sterben ;)
Gibt es sonst noch etwas, das du den Leser*innen mit auf den Weg geben möchten?
Im Bereich Human Resources geht es um „Humans“, um Menschen. Wer das im Blick behält, ist auf dem richtigen Weg, das Team auch in Krisensituationen sicher durch den Sturm zu steuern.
Übrigens: Wir wachsen und es gibt Platz für weitere ambitionierte Personen bei uns im Unternehmen. #comejoinus
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