Einfache Zeiterfassung mit Stundenzettel

Die Zeiterfassung mit einem Stundenzettel, den Sie ausdrucken und Ihren Mitarbeitern aushändigen ist immer noch eine der geläufigsten Methoden der Zeiterfassung, wenn auch nicht die fortgeschrittenste oder effizienteste.

Natürlich ist die Methode sehr einfach: Mitarbeiter füllen die Arbeitszeiten mit einem Stift aus, leiten Sie weiter an den Vorgesetzten, die Personalabteilung oder direkt an die Buchhaltung, wo diese weiter bearbeitet werden.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Angaben ein Stundenzettel beinhalten sollte, welches die Vor- und Nachteile sind und bieten Ihnen unsere kostenlose Vorlage in PDF und Word zum Download an.

Was muss ein Stundenzettel beinhalten?

Im Stundenzettel sollten alle für die Zeiterfassung notwendigen Daten enthalten sein. Das bedeutet, dass Sie eine Tabelle mit 5 Spalten erstellen sollten, für die jeweiligen Angaben:

  • Datum
  • Beginn des Arbeitstages
  • Ende des Arbeitstages
  • Pausenzeit
  • Die Gesamtzahl der Stunden

Zusätzlich können Sie außerdem noch ein Spalte für Bemerkungen hinzufügen. So können Mitarbeiter weitere Notizen hinterlassen, falls sie beispielsweise ihre Arbeitszeit von 8 Stunden nicht erfüllen können.

Außerdem sollten Sie auch eine Zeile für den Namen des Mitarbeiters und die Personalnummer hinzufügen, damit die geleisteten Stunden dann richtig zugewiesen werden können. Es ist auch empfehlenswert eine Angabe für die Gesamtzahl der Stunden im Monat zu machen. So sehen Sie schnell, welcher Mitarbeiter Überstunden abbauen oder eventuell Stunden nachholen muss.

So kann Ihr Stundenzettel dann aussehen:

Stundenzettel zum Ausdrucken

Vorteile des Stundenzettels

Einfach durchführbar

Für Ihre Mitarbeiter ist die Zeiterfassung mit einem Stundenzettel in Papierform sehr einfach. Sie benötigen lediglich den Zettel und einen Stift und können damit den Beginn und das Ende Ihrer Arbeitstages in wenigen Minuten eintragen.

Kann von überall ausgefüllt werden

Die Zeiterfassung mit einem ausgedruckten Stundenzettel kann von überall durchgeführt werden, da kein Zeiterfassungsterminal o.A. benötigt wird.

Kostengünstig 

Da sie in keine zusätzliche Hardware investieren müssen, ist die Zeiterfassung mit einem ausgedruckten Stundenzettel im Vergleich ziemlich kostengünstig für Sie.

Arbeitszeiterfassung

Nachteile des Stundenzettels

Hohe Anfälligkeit auf Verlust

Da Mitarbeiter die Zettel überall mitnehmen können, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass diese im Laufe des Monats abhanden kommen. Somit ist das Protokoll der geleisteten Arbeitszeiten des laufenden Monats verloren und im Nachhinein schwierig nachzuweisen.

Hohes Fehlerpotenzial

Durch das händische Eintragen der Arbeitsstunden ist auch die Wahrscheinlichkeit auf Fehler erhöht. Nicht nur beim Eintragen der Uhrzeit, sondern auch bei der Berechnung der Gesamtzahl der Stunden, mit der Arbeitgeber erkennen können, ob ein Mitarbeiter zu viele oder zu wenig Stunden im Monat leistet.

Hoher Papierverbrauch

Da jeder Mitarbeiter jeden Monat einen Stundenzettel benötigt, ist der Papierverbrauch für Unternehmen besonders hoch. Das bedeutet nicht nur höhere Kosten, sondern schadet auch der Umwelt.

Viel Administrativer Aufwand 

Nachdem die Stundenzettel in der Personalabteilung oder beim Vorgesetzten eingereicht wurden, werden diese in der Regel digitalisiert, um sie weiterzuverarbeiten. Das bedeutet ein hoher administrativer Aufwand für Personalmanager.

Oft vergessen Mitarbeiter aber auch den Zettel pünktlich einzureichen. So kommt es häufig vor, dass HR-Manager den Mitarbeiter “hinterherrennen müssen”

Deshalb eignet sich eine Software zur Arbeitszeiterfassung besser

Auch wenn der Stundenzettel zum Ausdrucken immer noch ein sehr geläufiges Zeiterfassungssystem ist, ist es definitiv nicht sehr effizient. Aus diesem Grund greifen immer mehr Unternehmen auf eine Zeiterfassungssoftware zurück. Eine solche Software ist beispielsweise Factorial.

Es gibt verschiedene Gründe, die für den Umstieg von Stundenzetteln auf Papier zu einer benutzerfreundlichen Software umzusteigen. Dazu gehören unter anderem die folgenden:

  • Die Gesamtzahl der Stunden wird automatisch erfasst, ohne dass Sie manuell berechnen müssen
  • Alles Daten sind immer aktualisiert. So sehen Sie auf einen Blick, wer im Moment zu viele Überstunden oder Minusstunden gesammelt hat
  • Stundenzettel können mit einem Klick genehmigt und digital unterschrieben werden
  • Mitarbeiter können ganz einfach und von überall Ein- und Ausstempeln
  • Es gibt verschiedene Methoden der Zeiterfassung (mobile App, Desktop, QR-Codes  etc.)
  • Ein deutliches Zeitersparnis für das Personalmanagement, sodass mehr Zeit für wichtige Aufgaben und Projekte bleibt
  • Ihre Prozesse sind wesentlich umweltschonender

✔️ Kostenloser Stundenzettel zum Ausdrucken

Wenn Sie trotzdem einen Stundenzettel zum Ausdrucken verwenden möchten, können Sie gerne unsere kostenlose Vorlagen herunterladen. Wir bieten Ihnen den Stundennachweis sowohl als PDF, als auch in Word. Wählen Sie ganz einfach aus, was am besten für Sie passt!

Optimieren Sie die Arbeitszeiterfassung Ihres Unternehmens mit Factorial.

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