Time-to-Hire verkürzen und Kosten im Recruiting sparen

Neueinstellungen können sich als knifflige Angelegenheit herausstellen! Es ist ein Prozess, bei dem Sie stets sicherstellen wollen, dass Sie für jede Stelle auch die bestmöglichen Kandidat*innen gewinnen. Doch wenn der Einstellungsprozess zu lange dauert, kann das Interesse der Bewerber*innen nachlassen – was wiederum die Produktivität und Effektivität Ihres Teams erheblich beeinträchtigen kann. In diesem Artikel erfahren Sie, was hinter dem Begriff Time-to-Hire steckt und welche Faktoren Sie aktiv beeinflussen können.

Key Facts:

1. Die Time-to-Hire bezeichnet die Zeitspanne zwischen der Bewerbung von Kandidat*innen und der Annahme des Jobangebots.
2. Sie unterscheidet sich von der Time-to-Fill, welche die Dauer vom Ausschreiben einer Stelle bis zur Besetzung misst.
3. Durch eine kürzere Dauer bis zur Einstellung wird sowohl die Effizienz, als auch die Kandidatenerfahrung gestärkt.

• Definition: Was ist die Time-to-Hire?
• Time-to-Hire vs Time-to-fill: Das sind die Unterschiede
• Wie berechnet man die Time-to-Hire?
• Wie Arbeitgebende Ihre Time-to-Hire optimieren können

Definition: Was ist Time-to-Hire?

Die Time-to-Hire, also die Dauer von dem Bewerbungseingang bis zur Annahme des Stellenangebots, ist ein entscheidender Faktor im Recruiting-Prozess. Eine Verkürzung der Zeit bis zur Personalanstellung kann sowohl die Erfahrung der Bewerber*innen als auch das Markenimage Ihres Unternehmens deutlich verbessern.

Time-to-Hire als wichtige Kennzahl im Recruiting

Die Time-to-Hire gilt als eine der wichtigsten Kennzahlen in der Personalbeschaffung. Aber warum sind Einstellungskennzahlen überhaupt so wichtig? Dies ist ganz einfach zu beantworten: Sie ermöglichen Unternehmen, den Erfolg ihrer Recruiting-Prozesse messbar zu machen und gezielt zu optimieren. Besonders Zeit-Kennzahlen bieten wertvolle Einblicke, um den Prozess effizienter zu gestalten. Dabei stehen zwei zentrale Aspekte im Fokus:

1. Effizienz des jeweiligen Einstellungsprozesses – Wie schnell durchläuft eine Bewerbung die einzelnen Schritte?
2. Die Zufriedenheit der Bewerber*innen – Wie positiv wird der Prozess von den Kandidat*innen wahrgenommen?

Time-to-Hire vs Time-to-Fill: Das sind die Unterschiede

Obwohl die Time-to-Hire und die Time-to-Fill nach ähnlichen Konzepten klingen, gibt es zwischen den beiden Kennzahlen einige wesentliche Unterschiede, die im Recruiting-Prozess berücksichtigt werden sollten. 

Die Time-to-Hire:

• bezieht sich auf die Zeitspanne zwischen der Bewerbung eines Kandidaten oder einer Kandidatin und der Annahme des Stellenangebots.
• Die Zeitspanne beginnt, sobald die Kandidat*innen in den Rekrutierungsprozess aufgenommen werden, und endet mit der Annahme des Angebots.

Die Time-to-Fill:

• bezieht sich auf den gesamten Zeitraum ab der Veröffentlichung des Stellenangebotes und bis zum ersten Arbeitstag der eingestellten Kandidat*innen.
• Sie umfasst auch Wochenenden und Feiertage.

Beide Kennzahlen spielen eine wichtige Rolle für die Effizienz der Personalbeschaffung und die Zufriedenheit der Bewerber*innen, sind jedoch nicht die gleiche Kennzahl. Vielmehr ist die Time-to-Hire ein Teilaspekt der umfassenderen Time-to-Fill.

Wie berechnet man die Time-To-Hire?

Die Ermittlung der Time-to-Hire-Kennzahl erfordert keine komplexen Berechnungen oder mathematischen Formeln. Es müssen lediglich zwei wichtige Daten definiert werden: Der erste und der letzte Tag des Recruitingprozesses.

Beispiele für den ersten Tag:

• Stellenanzeige wird auf Jobbörse hochgeladen
• Freigabe durch Betriebsrat

Beispiele für den letzten Tag:

• Stellenanzeige wird von Jobbörse genommen
• Unterzeichnung des Arbeitsvertrags

Nochmals zur Veranschaulichung: Angenommen der Tag, an dem Sie die Stelle ausgeschrieben haben, ist der 1. des Monats, ein*e Kandidat*in bewirbt sich am 5. und wird am 30. des Monats angenommen. Dann ergibt sich folgende Time-to-Hire:

30 (erster Tag) – 5 (letzter Tag) = 25, also 25 Tage.

Wenn Sie 5 Bewerber*innen mit einer Time-to-Hire von 25, 24, 22, 10 und 30 annehmen, ergibt sich eine durchschnittliche Zeit bis zur Personalanstellung aus der Summe der Time-to-Hire, geteilt durch die Anzahl der Bewerber*innen.

(25+24+22+10+30)/5=22,2, also 22,2 Tage.

Studie: Was ist eine gute Time-to-Hire?

In Deutschland variiert die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung je nach Branche und Position. Während vier Wochen im Allgemeinen als idealer Richtwert gelten, liegt die tatsächliche Einstellungsdauer oft deutlich darüber. Demnach beträgt laut einer Studie von Xing die durchschnittliche Time-to-Hire hierzulande rund 3 Monate, um eine Führungsposition zu besetzen – also etwa zwei Monate länger als angestrebt.

Es ist kein Geheimnis, dass ein Angebot für Bewerber*innen umso attraktiver ist, je kürzer Ihre Time-to-Hire ist. Am zufriedensten sind Bewerber*innen dabei, wenn der gesamte Prozess nicht länger als zwei Wochen dauert – eine echte Herausforderung für die HR-Branche. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Time-to-Hire effektiv verkürzen können.

👉 Tipp: Mit der Software von Factorial behalten Sie den gesamten Bewerbungsprozess auf einer Plattform im Blick – von der Stellenausschreibung mit Multiposting in gängigen Jobportalen über automatisiertes CV-Parsing bis hin zum Angebotsschreiben. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern optimieren auch Ihren gesamten Einstellungsprozess.

Wie Arbeitgebende Ihre Time-to-Hire optimieren können

Wie bereits festgestellt, ist es wichtig, die für die Einstellung eines Mitarbeitenden benötigte Zeit zu verkürzen. Alle Unternehmen versuchen, einen effizienten Einstellungsprozess in möglichst kurzer Zeit durchzuführen. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Ihr Wert hinter den Erwartungen zurückbleibt, gibt es einige Schritte, die Sie unternehmen können, um dies zu ändern:

1. Verfolgen Sie die Phasen Ihres Rekrutierungsprozesses

Ein transparenter Überblick über Ihren Rekrutierungsprozess ist essenziell.

Achten Sie besonders auf folgende Punkte:

• Reichweite Ihrer Stellenausschreibungen: Über welche Kanäle (z. B. LinkedIn, soziale Medien, Empfehlungen, Glassdoor) erreichen Sie die meisten und qualitativ besten Bewerber*innen?
• Interaktionsverhalten: Wie engagieren sich Bewerber*innen? Besuchen sie Ihr Karriereportal, klicken sie auf Stellenanzeigen, stellen sie Rückfragen?
• Kommunikation im Bewerbungsprozess: Regelmäßige Updates per E-Mail oder SMS, transparente Stelleninformationen und schnelle Antworten verbessern die Kandidatenerfahrung. Automatisierungstools können diesen Prozess erleichtern.
• Antwortzeiten nach dem Vorstellungsgespräch: Eine schnelle Rückmeldung ist entscheidend, da lange Wartezeiten das Interesse der Bewerber*innen verringern können.

2. Fokussieren Sie sich auf qualifizierte Bewerber*innen

Ein schneller und effizienter Einstellungsprozess ist essenziell – unabhängig von Branche oder wirtschaftlichen Bedingungen. Ebenso wichtig ist es, die richtigen Mitarbeitenden für die passende Position zu finden. Doch wie identifizieren Sie qualifizierte Bewerber*innen?

• Präzise Stellenausschreibungen: Definieren Sie klar, wonach Sie suchen, um gezielt qualifizierte Kandidat*innen anzusprechen. Eine detaillierte Beschreibung vergrößert den relevanten Bewerberpool.
• Inklusive Sprache: Vermeiden Sie geschlechtsspezifische Formulierungen und Fachjargon, der abschreckend wirken könnte. Betonen Sie Ihr Engagement für Vielfalt und Integration.
• Objektive Auswahl der Bewerber*innen: Prüfen Sie Lebensläufe auf Fehler, fehlende Erfahrung oder Lücken. Nutzen Sie Software, um Vorurteile zu minimieren und ein faires Auswahlverfahren zu gewährleisten.

3. Analysieren Sie die Vorauswahl und Beurteilungen

Vorauswahl und Beurteilungen sind entscheidend, um die richtigen Bewerber*innen zu finden. Überprüfen Sie Ihre CV-Screening-Tools und Strategien, und setzen Sie Automatisierungswerkzeuge ein, um den Prozess zu beschleunigen.

Fokussieren Sie sich auf qualifizierte Bewerber*innen mit relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten. Nutzen Sie kognitive Tests, Arbeitsproben und realistische Arbeitsplatzvorschauen, um die Passgenauigkeit zu prüfen.

4. Nehmen Sie HR-Tools zur Hilfe

Zuletzt können Tools, die auf künstlicher Intelligenz basieren, den Recruiting-Prozess erheblich beschleunigen und wertvolle Zeit sparen. HR-Softwarelösungen bieten mittlerweile KI-gestützte Funktionen, die Arbeitnehmenden im Recruiting viele Aufgaben abnehmen. So analysieren diese Tools bspw. automatisch Bewerbungsunterlagen, bewerten Kandidat*innen und geben Empfehlungen für die besten Bewerber*innen ab.

👉 Tipp: Mit der HR-Software von Factorial verwalten Sie Talentakquise, Performance, Weiterbildung und Mitarbeiterengagement effizient an einem Ort. Mit dem Bewerbungsmanagement-Tool lassen sich Karriereseiten nach eigenen Vorstellungen erstellen, kreative Stellenanzeigen mit KI-Unterstützung verfassen und effizient neue Bewerber*innen auswählen.