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Personalauswahlverfahren

Personalauswahlverfahren: So geht’s [+ gratis Checkliste]

Aktuell sind wieder so viele Stellen offen wie seit Beginn der Pandemie nicht mehr. Tendenz steigend (Statista, 2021). Smarte Recruiting Maßnahmen sowie besondere Sorgfalt bei der Personalauswahl sind essentiell, um die freien Positionen zu besetzen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Personalauswahlverfahren aussehen sollte. Darüber hinaus haben wir eine kostenlose Personalauswahl Checkliste für Sie zusammengestellt. 

Checkliste Personalauswahl

Worum geht es beim Personalauswahlverfahren?

Der Begriff Personalauswahlverfahren beschreibt den Prozess, bei dem das Unternehmen den idealen Kandidaten aus den eingehenden Bewerbungen auswählt.

Dieses Verfahren besteht aus verschiedenen Schritten. Angefangen mit der Definition der Anforderungen an den Bewerber, bis hin zum finalen Schritt, dem Onboarding.

Wie sieht der ideale Personalauswahlprozess aus?

Der Prozess auf dem Weg zur Bewerberauswahl setzt sich in der Regel aus vier Phasen zusammen:

  1. Erstellung des Anforderungsprofils
  2. Veröffentlichung der Stellenanzeige
  3. Überprüfung der eingehenden Bewerbungen
  4. Finale Personalauswahl

Erstellung des Anforderungsprofils

Bevor Sie auf die Suche nach geeigneten Kandidaten gehen, sollten Sie sich fragen, nach welchem Profil Sie eigentlich Ausschau halten.

  • Welche sozialen und fachlichen Kompetenzen sollte das Profil mitbringen?
  • Welche Erfahrung wird vorausgesetzt?
  • Was sind die Aufgaben und Verantwortungen, die erfüllt werden sollen?

Basierend auf dieser ersten Analyse können Sie im nächsten Schritt ein Anforderungsprofil erstellen.

Veröffentlichung der Stellenanzeige

Sobald Sie alle wichtigen Kriterien definiert haben, können Sie eine Stellenanzeige formulieren und veröffentlichen, um auf Ihre freie Stelle aufmerksam zu machen.

Achten Sie dabei darauf, das Anforderungsprofil so genau wie möglich zu beschreiben. So können Sie mögliche spätere Missverständnisse vorbeugen. Denn: Je ungenauer Sie Ihr Anzeige formulieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich Kandidaten bewerben, deren Qualifikation letztendlich gar nicht zur Position passen.

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Überprüfung der eingehenden Bewerbungen

Die Stellenanzeige ist veröffentlicht, die ersten Bewerbungsunterlagen trudeln ein. Jetzt ist es an der Zeit, die Bewerbungen zu prüfen.

Zunächst sollten Sie kontrollieren, ob die Unterlagen vollständig sind. Liegen Lebenslauf, Motivationsschreiben, Arbeitszeugnisse, Zertifikate und andere von Ihnen in der Ausschreibung angeforderte Dokumente vor, können Sie sich an den inhaltlichen Check machen.

In diesem Schritt sollten Sie genau überprüfen, welche Profile die festgelegten Kriterien erfüllen, und welche nicht. Neben Erfahrungen und Ausbildung sollten Sie dabei besonders auch einen Blick auf die sozialen Kompetenzen werfen.

Darüber hinaus spielt der Cultural Fit eine wichtige Rolle. Als Unternehmen sollten Sie anstreben, Mitarbeiter zu finden, deren Profile zur Unternehmenskultur passen.

Diese Vorauswahl wird Ihnen dabei helfen, den richtigen Kandidaten im nächsten Schritt herauszupicken.

Finale Personalauswahl

Im letzten Schritt geht es ans Eingemachte. Nachdem unpassende Profile aussortiert wurden, sind es die verbleibenden Bewerber, die es in das eigentliche Personalauswahlverfahren schaffen.

Sie werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen und haben nun die Gelegenheit, ihren möglichen zukünftigen Arbeitgeber von sich zu überzeugen. Neben persönlichen Gesprächen werden an dieser Stelle auch gerne weitere Methoden wie Assessment Center oder kleine Testaufgaben angewandt.

Die gesammelten Erkenntnisse aus dieser letzten Phase helfen dem Unternehmen letztendlich dabei, eine finale Entscheidung zu treffen und die Position zu besetzen.

Personalauswahlprozess

Welche Personalauswahl-Methoden gibt es?

Methoden der Personalauswahl gibt es viele. Wir haben die gängigsten Methoden und Instrumente für Sie zusammengefasst.

Bewerbungsunterlagen

Das erste und wohl geläufigste Verfahren ist die Prüfung der Bewerbungsunterlagen. Wie bereits erwähnt ist dies normalerweise fester Bestandteil des Personalauswahlprozesses.

Überprüfen Sie die Bewerbungsunterlagen sorgfältig. Das spart Ihnen Zeit bei den darauffolgenden Schritten.

Referenzen

Referenzen, z.B. in Form von Empfehlungsschreiben, können Ihnen die Personalauswahl ebenfalls erleichtern. So sehen Sie sofort, in welchen Bereichen Ihr Bewerber heraussticht.

Sollten Sie keine Empfehlung erhalten haben, scheuen Sie nicht, sich selbst nach einer Referenz zu erkundigen. Das kann Ihnen dabei helfen, sich ein authentisches Bild des Bewerbers zu verschaffen und eventuell bestehende Zweifel aufklären. Kontaktieren Sie dazu den Ex-Arbeitgeber des Bewerbers.

Telefoninterview

In der Praxis werden im Personalauswahlverfahren verschiedene Stufen durchlaufen. Dabei ist es nicht selten, dass der Kandidat auch mehrere Gespräche durchlaufen muss.

Das erste Gespräch ist oft ein Telefoninterview. Bevor es zu einem persönlichen Gespräch zwischen dem zukünftigen Manager und den Bewerber kommt, findet im Normalfall ein erstes Telefonat statt. Dieses erste Telefonat wird in der Regel von HR übernommen. Ziel dabei ist es, sich einen ersten Eindruck zur Person zu verschaffen und die grundlegenden fachlichen Kompetenzen zu scannen.

Vorstellungsgespräch

War das Telefoninterview erfolgreich, folgt das Vorstellungsgespräch. Kaum ein Schritt ist so wichtig im Personalauswahlverfahren wie dieses Gespräch.

Bewerber haben in einem persönlichen Gespräch die Möglichkeit, ihren Gegenüber von den eigenen Fähigkeiten und Kenntnissen zu überzeugen.

Der Arbeitgeber dagegen hat die Gelegenheit, konkrete Fragen zu stellen, um den Bewerber kennenzulernen und zu prüfen, ob er für die Position geeignet ist. Besonders, wenn externe Bewerber ausgewählt werden, ist dies ein wichtiger Schritt.

Dieses Gespräch kann mit HR, dem zukünftigen Manager, oder sogar der Führungsebene erfolgen. Mehrere unterschiedliche Vorstellungsgespräche mit verschiedenen Personen sind keine Seltenheit.

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Arbeitsproben

Wer kennt das nicht: Die Bewerbungsunterlagen sind beeindruckend, im Vorstellungsgespräch wirkt der Kandidat überzeugend. Doch wie kann man sicher sein, dass der Bewerber im späteren Arbeitsalltag auch hält, was er verspricht?

Arbeitsproben sind die Antwort. Dabei löst der Kandidat eine ihm zugeteilte Aufgabe, z.B. in Form eines kleinen Tests, bei dem die fachliche Qualifikation überprüft wird. So sehen Sie genau, wie der Bewerber arbeitet und inwieweit Sie mit den gelieferten Ergebnissen zufrieden sein können.

Andererseits sind Arbeitsproben auch eine gute Möglichkeit für den Bewerber selbst, herauszufinden, ob ihm die zugeteilten Aufgaben gefallen und ob er sich vorstellen kann, später in diesem Aufgabenbereich zu arbeiten.

Probearbeiten

Die nächste Stufe der Arbeitsprobe ist das Probearbeiten. Wie der Name schon verrät, arbeitet der Bewerber bei dieser Methode zur Probe. In der Praxis wird dafür oft ein ganzer Probearbeitstag vereinbart.

Ein solcher Probearbeitstag bietet eine sehr gute Möglichkeit für beide Seiten, herauszufinden, ob der Bewerber zur Position und dem Unternehmen passt.

Assessment Center

Letztendlich gibt es noch die Methode Assessment Center. Bei einem Assessment Center durchläuft der Bewerber einen Personalauswahlprozess, der schon mal mehrere Tage dauern kann.

Dabei muss er verschiedene Aufgaben meistern, Gespräche führen oder sich in Rollenspielen beweisen.

In der Regel arbeitet der Bewerber dabei in Teams. Das erlaubt den Jobsuchenden, neben den fachlichen Kompetenzen auch ihre sozialen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.

Für Bewerber gilt diese Methode als eine der anspruchsvollsten Maßnahmen im Personalauswahlverfahren.

Extra Tipp: Wichtig im Hinblick auf die genannten Methoden ist, zu beachten, dass in der Praxis ein Instrument der Personalauswahl alleine nicht ausreicht. Um den idealen Kandidaten zu ermitteln, sollten Sie also verschiedene Maßnahmen kombinieren. Beispielsweise Vorstellungsgespräch und Arbeitsprobe. Das erlaubt Ihnen, sich ein noch detaillierteres Bild des Bewerbers zu machen.

✅ Kostenloser Download: Personalauswahl Checkliste

Sie sind sich noch unsicher, ob Sie aktuell alle Schritte im Personalauswahlprozess korrekt befolgen? Laden Sie sich unsere kostenlose Checkliste zur Unterstützung herunter.

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Schreibtalent, HR-Fan und Trend-Spürnase - das ist unsere Autorin Nicole Steffgen. Sie ist Teil des Content Marketing Teams bei Factorial. Ihr Fokus liegt dabei auf dem DACH Markt. Nicole hat einen Abschluss in "International Communication" (B.A.) sowie in "Communications & Future Marketing" (M.A.) und ist Expertin im Bereich Online Content. Ihre Spezialgebiete: Blogposts und Social Media. Die gebürtige Deutsche bringt dabei viel internationale Erfahrung mit: Deutschland, Österreich, Niederlande, Luxemburg, Spanien, Mexiko - in all diesen Ländern hat sie bereits gelebt. Was ihren Content außerdem so besonders macht? Ihre Leidenschaft für HR und ihr Fokus auf den Menschen einer Organisation.

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