Sie haben einen neuen Mitarbeitenden eingestellt, der bereits Urlaubsansprüche aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis erhalten hat? Wie viel Urlaub steht dem neu Angestellten im laufenden Kalenderjahr noch zu? Zur Beantwortung dieser Frage benötigen Sie eine Urlaubsbescheinigung aus dem alten Arbeitsverhältnis, aus der hervorgeht, wie viele Tage Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits genommen wurden.
Was alles in einer solchen Urlaubsbescheinigung stehen muss und welche weiteren Pflichten damit einhergehen, erklären wir im folgenden Blog.
Key Facts
- Eine Urlaubsbescheinigung dient dazu, den Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmenden beim Arbeitgeberwechsel zu dokumentieren und zu verhindern, dass dieser doppelten Urlaub beansprucht.
- Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Urlaubsbescheinigung auszustellen, die den gewährten oder abgegoltenen Urlaub dokumentiert.
- Liegt von einem neuen Mitarbeitenden keine Urlaubsbescheinigung vor, können Arbeitgebende die Gewährung von Urlaub so lange aussetzen.
- Was ist eine Urlaubsbescheinigung?
- Inhalt: Was gehört in eine Urlaubsbescheinigung?
- Häufige Fragen rund um die Urlaubsbescheinigung
- Urlaubsplanung und Berechnung von Ansprüchen mit HR-Software
Was ist eine Urlaubsbescheinigung?
Eine Urlaubsbescheinigung hat einen ganz klaren Zweck: Sie wird vom Arbeitgebenden bei einem Arbeitgeberwechsel benötigt, um zu erfahren, wie viel Urlaub der jeweilige neue Mitarbeitende im laufenden Kalenderjahr bereits genommen hat. Dem neuen Arbeitgebenden wird so angezeigt, wie viele Urlaubstage der entsprechende Beschäftigte im laufenden Kalenderjahr noch nehmen kann.
Verwendung der Urlaubsbescheinigung bei Arbeitgeberwechsel: Wozu wird die Urlaubsbescheinigung benötigt?
Die Urlaubsbescheinigung ist nötig, um zu verhindern, dass Arbeitnehmende „doppelt“ Urlaub nehmen. Sie stellt also sicher, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch korrekt berücksichtigt wird und keine Überbeanspruchung der Urlaubstage erfolgt.
Hinweis: Der gesetzliche Mindestanspruch an Urlaubstagen ist im Arbeitsrecht ganz genau im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) festgelegt. Mehr zum Anspruch und zur Berechnung des Erholungsurlaubs von Arbeitnehmenden im Zuge eines Arbeitsverhältnisses finden Sie in unserem Blogartikel zum Thema.
Darüber hinaus ist die Bescheinigung auch ein zentrales Dokument für Rechtsanwält*innen im Streitfall, um bei Unklarheiten über den Urlaubsanspruch im Arbeitsverhältnis zu verhandeln.
Rechtlicher Rahmen: Ist die Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung Pflicht?
Die Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmendem und Arbeitgebendem ist für den Arbeitgebenden verpflichtend. Dies ist in § 6 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) festgelegt. Dort heißt es:
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.“
Inhalt: Was gehört in eine Urlaubsbescheinigung?
Wichtige Angaben in einer Urlaubsbescheinigung:
- Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum und Anschrift des Arbeitnehmenden)
- Angaben zum Arbeitsverhältnis (Dauer des alten Arbeitsverhältnisses)
- Informationen zum Urlaubsanspruch beim alten Arbeitgebenden (Der gesetzliche Mindestanspruch an Urlaub beträgt 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Arbeitgebende dürfen diesen Anspruch nicht unterschreiten, sehr wohl aber mehr Urlaubstage als die gesetzliche Mindestanzahl gewähren.)
- Gewährter Urlaub (Hier wird notiert, wie viele von den aus dem alten Arbeitsverhältnis hervorgehenden Urlaubstagen der Arbeitnehmende im laufenden Kalenderjahr bereits genommen hat.)
- Urlaubsabgeltung (Urlaub kann bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter Umständen auch finanziell abgegolten werden. Wie genau das funktioniert, können Sie in unserem Blogartikel zum Thema nachlesen. Wurde eine Urlaubsabgeltung gewährt, muss dies ebenfalls in der Urlaubsbescheinigung angegeben werden.)
- Unterschrift des Arbeitgebenden
Urlaubsbescheinigung – Muster
Unsere Vorlage können Sie gerne nutzen oder Sie auf Ihre eigenen Zwecke anpassen.
Urlaubsbescheinigung zur Vorlage beim neuen Arbeitgebenden
Frau/Herr ______________, geboren am ______________, wohnhaft in ______________, war in der Zeit vom ______________ bis ______________ in unserem Unternehmen tätig.
Der vertraglich geregelte Urlaubsanspruch beträgt ________ Tage pro Kalenderjahr. Davon wurden Frau/Herr ______________ im Jahr ________ ________ Urlaubstage gewährt.
Zusätzlich wurde der Urlaubsanspruch für ________ Tage durch eine entsprechende finanzielle Abgeltung ausgeglichen.
Datum: ______________________________
Stempel und Unterschrift
Sie können sich unsere Vorlage außerdem als PDF-Datei oder Word-Datei herunterladen. Außerdem finden sich im Internet viele weitere Bescheinigungen. Die Handwerkskammer Unterfranken stellt beispielsweise eine Urlaubsbescheinigung als PDF-Datei online zur Verfügung.
Häufige Fragen rund um die Urlaubsbescheinigung
Was tun, wenn der alte Arbeitgebende die Urlaubsbescheinigung nicht ausstellt?
Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen. Arbeitnehmende können im Falle einer Weigerung zunächst versuchen, das Dokument auf persönlicher Ebene einzufordern. Sollte dies nicht erfolgreich sein, besteht die Möglichkeit, rechtlichen Beistand hinzuzuziehen und gegebenenfalls mithilfe anwaltlicher Schritte gegen den Arbeitgebenden vorzugehen.
Kann der neue Arbeitgebende Urlaub verweigern, solange keine Urlaubsbescheinigung vorliegt?
Als Arbeitgebender können Sie neuen Mitarbeitenden grundsätzlich die Gewährung von Urlaub verweigern, solange keine Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebenden vorgelegt wurde. Dies schützt Sie davor, versehentlich doppelten Urlaub zu gewähren.
Wie berechne ich den Urlaubsanspruch von neuen Mitarbeitenden?
Wie können Arbeitgebende bei neuen Mitarbeitenden den Urlaubsanspruch des laufenden Kalenderjahrs berechnen, wenn diese bereits Urlaub beim alten Arbeitgebenden im laufenden Kalenderjahr erhalten oder abgegolten haben?
Hier gilt:
- Urlaubsanspruch bei Wechsel im ersten Halbjahr: Wechseln Arbeitnehmende vor dem 01. Juli das Unternehmen und das Arbeitsverhältnis beim alten Arbeitgebende bestand länger als sechs Monate, hat der Arbeitnehmende laut § 5 BUrlG nur einen Anspruch auf Teilurlaub. Das bedeutet, der Arbeitnehmende hat Anspruch auf 1/12 des jährlichen Urlaubsanspruchs pro Monat der tatsächlichen Beschäftigung.
Beispiel:
Angenommen, der Arbeitnehmende hat einen Urlaubsanspruch von 24 Tagen pro Jahr und hat 5 Monate im laufenden Kalenderjahr beim alten Arbeitgebenden gearbeitet.
Der Anspruch für 5 Monate beträgt: 24 Tage ÷ 12 Monate × 5 Monate = 10 Tage Urlaub. Wechselt der Arbeitnehmende vor dem 1. Juli zu einem neuen Unternehmen, muss dieses den Teilurlaub von 10 Tagen anrechnen und den verbleibenden (gesetzlichen/tariflichen/betrieblichen) Urlaubsanspruch gewähren.
Gewährt der neue Arbeitgebende seinen Angestellten in Vollzeit 30 Tage Urlaub pro Jahr, hätte der neue Beschäftigte noch 20 Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr übrig.
- Urlaubsanspruch bei Wechsel im zweiten Halbjahr: Arbeitet ein Arbeitnehmender bei seinem alten Arbeitgebenden mehr als sechs Monate im laufenden Kalenderjahr, hat er vollen Urlaubsanspruch bei seinem alten Arbeitgebenden. Kann der Urlaub vor Ausscheiden aus dem Unternehmen nicht genommen werden, ist der Urlaub beim alten Arbeitgebenden abzugelten. Gewährt das neue Unternehmen seinen Mitarbeitenden mehr als den gesetzlichen Mindesturlaub, kann der neue Beschäftigte unter Umständen noch weitere Urlaubsansprüche im laufenden Kalenderjahr haben.
Kann die Urlaubsbescheinigung digital ausgestellt werden?
Ja, Sie können eine Urlaubsbescheinigung problemlos digital erstellen und diese auch per E-Mail an den jeweiligen Beschäftigten versenden.
Das papierlose Büro wird immer mehr zum Trend. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie arbeiten bereits 4 von 10 Unternehmen in Deutschland überwiegend digital. 15 Prozent der befragten Unternehmen sind sogar komplett papierlos.
Urlaubsplanung und Berechnung von Ansprüchen mit HR-Software
In der Praxis beanspruchen Aufgaben wie die Berechnung von Urlaubsansprüchen aus früheren Arbeitsverhältnissen sehr viele Kapazitäten in Unternehmen – Kapazitäten, die für andere Dinge genutzt werden könnten. Außerdem kommt es nicht selten vor, dass sich die gesetzliche Lage ändert. Es kann zudem viel Verwirrung stiften, wenn Mitarbeitende beispielsweise mehr als den gesetzlichen Mindesturlaub in ihrem Unternehmen erhalten. Die Berechnung kann durchaus kompliziert werden.
Lassen Sie sich in einem solchen Fall von HR-Software wie der von Factorial unterstützen. Mit dem Urlaubsverwaltungstool von Factorial können Sie diese Funktionen ganz einfach automatisieren. Sie können hier Urlaub oder Resturlaub berechnen und Urlaubstage von einem Jahr ins andere übertragen lassen. Auch Abwesenheiten können ganz einfach über die Software verwaltet werden, sodass Sie alles im Überblick behalten. Zudem können Mitarbeitende über die Factorial-App einsehen, wie viel Urlaub sie noch haben, und diesen unkompliziert vom Mobilgerät aus einreichen. Probieren Sie es noch heute aus!
