Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben der Personalabteilungen ist die Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Dazu gehört nicht nur die Koordination der Abwesenheiten in den einzelnen Abteilungen, sondern auch die Berechnung der Urlaubsansprüche und der verbliebenen Tage.
Einer der am häufigsten Methoden zur Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten von Mitarbeitern, ist die Verwendung von Excel-Tabellen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einen kostenlosen Excel Urlaubsplaner 2021 für Mitarbeiter zur Verfügung, mit dem Sie Urlaubsanfragen, freie Tage und Abwesenheiten verwalten können. Wir erklären Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen und zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile der Urlaubsverwaltung mit Excel auf.
Inhaltsangabe
So funktioniert die Urlaubsverwaltung mit Excel
Excel-Vorlagen werden von HR-Managern immer sehr noch häufig verwendet, sei es, für die Verwaltung von Urlauben, Krankenständen, Sonderurlaub, Elternzeit und sonstige Abwesenheiten. Fast jeder mit durchschnittlichen oder fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen kann eine Vorlage zum Verwalten von Abwesenheiten erstellen. Daher ist diese Lösung immer noch weit verbreitet.
Wenn Sie Excel für die Verwaltung von Urlaubsanträgen verwenden, müssen Sie es durch E-Mails ergänzen. Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben für Personalmanager besteht darin, mit jedem Mitarbeiter zu kommunizieren und deren Anfragen in einer Excel-Datei festzuhalten, um zu überprüfen, ob sich während des gleichen Zeitraums noch keine anderen Personen im Urlaub befinden. Außerdem müssen Sie den Urlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter berechnen, um zu sehen, wie viele Urlaubstage dieser noch nehmen darf.
So sieht der Prozess aus, wenn Sie die Urlaube mit Excel verwalten:
- Erhalten Sie die Anfrage des Mitarbeiters;
- Fügen Sie die angeforderten Tage in eine Excel-Tabelle ein.
- Überprüfen Sie die vorhandenen Daten, um sicherzustellen, dass keine Konflikte mit dem Urlaub eines anderen Mitarbeiters bestehen.
- Klären Sie mit der Führungskraft des Mitarbeiters, ob der Urlaub genehmigt werden kann oder abgelehnt wird.
- Berechnen Sie die verbleibenden Urlaubstage für jeden Mitarbeiter.
- Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, ob der Urlaub genehmigt oder abgelehnt wurde.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens benötigen Sie also viel Geduld und müssen gegebenenfalls einige Tutorials lesen, um Ihre Excel-Kenntnisse aufzufrischen.
Schritt für Schritt: Urlaubsplaner für Mitarbeiter in Excel erstellen
Wenn Sie dennoch eine Excel-Vorlage erstellen möchten, erklären wir Ihnen hier, wie Sie vorgehen sollten.
Zunächst müssen Sie Microsoft Excel installieren. Denken Sie daran, dass dies ein kostenpflichtiges Programm ist. Wenn Ihr Unternehmen Ihnen nicht die entsprechende Lizenz zur Verfügung stellt, können Sie es nur für eine begrenzte Zeit verwenden. Eine andere Möglichkeit wäre die Verwendung von Google-Tabellen.
- Erstellen Sie eine neue Datei in Excel und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen. So wird es Ihnen leichter fallen, diese später wieder zu finden. So etwas wie [Unternehmensname] Urlaubsplaner 2021 eignet sich am besten.
- Erstellen Sie 4 Spalten auf der linken Seite des Bildschirms und fixieren Sie sie.
Dies können Sie tun, indem Sie die gewünschten Spalten auswählen und dann unter dem Reiter “Ansicht” auf “Fenster fixieren” klicken. - Führen Sie anschließend die ersten Zeilen dieser Spalten zusammen. Hier können Sie Ihr Logo platzieren
- Führen Sie danach die Zellen der ersten Zeile zusammen. Hier tragen wir das laufende Jahr ein (2020).
- Machen Sie in der dritten Reihe für jeden Monat Unterteilungen von 28/29, 30 und 31 Tagen. Januar, Februar, März… bis Dezember.
Sie können hierfür auch Spalten vorheriger Monate duplizieren. Das spart Ihnen manuelle Arbeit. - Wenn Sie möchten, können Sie in dieser Zeile auch eine Formel eingeben, die die vorherige Zahl um ein addiert, damit die Tage automatisch ausgefüllt wird.
- Schreiben Sie anschließend in die zweite Zeile die Monate des Jahres und fügen Sie die Spalten gemäß der Tage im Monat zusammen.
Sonstiges
Fügen Sie alle weiteren Informationen hinzu, die Sie benötigen: Abteilung, Namen der Mitarbeiter, verfügbare Urlaubstage und verbleibende Tage.
Mit dieser ersten Excel-Vorlage können Sie die Urlaubstage jedes Teammitglieds im Auge behalten. Wenn Sie noch einen Schritt weitergehen möchten, können Sie Formeln hinzufügen, die die eingetragenen Urlaubstage kalkulieren und von den gesamten Tagen abziehen.
In unserer Vorlage haben wir diesen Schritt bereits für Sie vorgenommen. Jetzt herunterladen.
Vorteile des Excel-Urlaubsplaners
Keine zusätzliche Investition
Die meisten Unternehmen verfügen bereits über eine Excel-Lizenz, daher scheint eine kostengünstige Methode für die Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern zu sein. Vor allem da die meisten HR-Manager bereits über gute Excel-Kenntnisse verfügen, bietet sich dieses Verfahren an.
Weniger Papierverbrauch
Bei der Urlaubsverwaltung mit Excel werden die angeforderten Urlaubstage der Mitarbeiter ständig in der Excel-Datei aktualisiert und angepasst. So ist es nicht notwendig einen Urlaubsplan in Papierform zu führen, der bei Änderungen unter Umständen erneut ausgedruckt werden muss.
Nachteile der Urlaubsverwaltung mit Excel
Fehleranfällig
Wenn Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter mit Excel verwalten haben Sie ein höheres Risiko für Fehler. Beispielsweise kann es sein, dass eine Zelle nicht richtig formatiert ist, und daher die verbliebenen Tage nicht korrekt berechnet werden.
Hoher Koordinationsaufwand
Zum einen wendet sich der Mitarbeiter an Sie und teilt Ihnen die gewünschten Urlaubstage mit, zum anderen müssen Sie sicherstellen, dass die Führungskraft damit einverstanden ist und dass sich die gewünschten Tage gemäß Urlaubsantrag nicht mit anderen Abwesenheiten im Team überschneiden. Das erfordert viel Koordination zwischen mehreren Kollegen.
Ressourcenaufwendig
Auch wenn keine Investition in ein neues System notwendig ist, ist die Urlaubsverwaltung mit Excel dennoch sehr ressourcenaufwendig. Es kostet HR-Manager viel Zeit, die Urlaubsansprüche zu berechnen, mit jedem Mitarbeiter zu kommunizieren und Änderungen vorzunehmen. Diese Zeit könnte stattdessen für wichtige HR-Projekte genutzt werden, die einen echten Mehrwert bieten. Letztendlich ist diese Methode also kostspieliger, als gedacht.
Welche Abwesenheiten können im Excel Urlaubsplaner verwaltet werden?
Welche Abwesenheiten können im Excel Urlaubsplaner verwaltet werden?Wie im Namen bereits beinhaltet, können Sie mit dem Urlaubsplaner den Jahresurlaub Ihrer Mitarbeiter erfassen und verwalten. Vor allem in den Sommermonaten spielt dieser eine große Rolle und nimmt viel Verwaltungs- und Koordinationsaufwand in Anspruch.
Allerdings gibt es auch weitere Abwesenheitsarten, die im Arbeitsalltag sehr häufig vorkommen. Beispielsweise ist es wichtig im Blick zu behalten, falls ein Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum krankheitsbedingt ausfällt. Oder womöglich befinden sich einige Ihrer Kollegen in der Elternzeit, sind auf Geschäftsreise oder fallen für mehrere Monate aus, da Sie ein Sabbatical machen. All das müssen Sie als HR-Manager koordinieren.
Einige dieser Abwesenheiten kürzen den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter, andere hingegen wie eine attestierte Krankschreibung, haben keinen Einfluss auf die Anzahl der Urlaubstage. Je nachdem, ob die Abwesenheitsart in Ihrem Unternehmen einen Urlaubstag in Anspruch nimmt, müssen Sie die Vorlage, bzw. Formel entsprechend anpassen.
Software: Digitaler Urlaubsplaner für Ihre Mitarbeiter
Wie Sie sehen, ist die Verwaltung von Urlaubsanträgen ein sehr zeitaufwändiger Prozess. Mit zunehmender Anzahl der Mitarbeiter wird diese Aufgabe komplizierter.
HR Manager haben eine Vielzahl von Aufgaben, denen sie täglich nachgehen müssen. Daher sollten Sie die Zeit und manuelle Arbeit, die Sie in die Urlaubsverwaltung Ihrer Mitarbeiter investieren, möglichst reduzieren. Hierfür ist es wichtig, die richtigen Tools zu verwenden. So können Sie das Urlaubsmanagement Ihrer Mitarbeiter so effizient wie möglich gestalten.
Neben Excel gibt es weitere Systeme, mit denen Sie diesen Prozess vereinfachen und automatisieren können, wie z.B eine Urlaubsverwaltungssoftware.
Factorial als Software-Lösung
Die Software von Factorial für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ermöglicht Ihnen Folgendes:
- Mitarbeiter können nicht nur sehen, wie viele Urlaubstage ihnen zustehen, sondern können auch mit einem einfachen Klick die gewünschten Urlaubstage anfordern, ohne lange E-Mail-Ketten austauschen zu müssen.
- Personalmanager können all diese Anfragen ganz einfach annehmen oder ablehnen und in Echtzeit sehen, ob sie sich mit dem Urlaub eines anderen Mitarbeiters überschneiden.
- Sie können den Vorgesetzten des Mitarbeiters als Urlaubsverantwortlichen festlegen und so die Zwischenstufe in der Kommunikation vermeiden.
In Factorial können Sie die Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens und die Art der Abwesenheiten anpassen (z. B. Urlaub, Elternurlaub, Krankenurlaub, Remote Work usw.). Sie und Ihre Mitarbeiter haben Zugriff auf einen Teamkalender, mit dem Sie klar erkennen können, wer wann nicht im Büro ist und welche Urlaubstage sich möglicherweise überschneiden. All dies wird von unserer Software immer automatisch aktualisiert, sodass Ihnen manuelle Arbeit erspart bleibt.
Sparen Sie Zeit und Arbeit bei Ihrer Urlaubsverwaltung – jetzt kostenlos testen!
✔️Kostenlose Vorlage: Urlaubsplaner 2021 Mitarbeiter in Excel
Wenn Sie noch nicht überzeugt sind und lieber mit Excel arbeiten, ist das kein Problem. Wir haben eine Excel-Vorlage für Sie erstellt, mit der Sie den Überblick der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter behalten können. So müssen Sie keine Vorlage von Grund auf erstellen und formatieren.
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Sie müssen so lediglich die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter mit einem “X” in der Vorlage markieren – Die Vorlage berechnet die Gesamttage und verbleibenden Urlaubstage für Sie.
