Urlaubsübertragung 2024: Das ist zu beachten

Nicht selten kommt es vor, dass Mitarbeiter ihren Jahresurlaub nicht vollständig in Anspruch genommen haben und das Jahresende immer näher rückt. Wer davon ausgeht, dass er seinen Resturlaub ohne Probleme mit ins Folgejahr nehmen kann und seine nächste Reise dadurch verlängern kann, irrt sich jedoch.

Das Gesetz schreibt nämlich grundsätzlich vor, dass Arbeitnehmer ihre zustehenden Urlaubstage innerhalb des laufenden Jahres nehmen müssen. Eine Ansammlung der Urlaubstage für das nächste Jahr ist daher nicht ohne weiteres möglich.

Wie bei allen Regeln gibt es auch für diese in der Urlaubsverwaltung gewisse Ausnahmen. In diesem Artikel erfahren Sie, wer seinen Urlaub ins Folgejahr übertragen kann, und welche Bedingungen hierfür erfüllt sein müssen.

• Bedingungen für die Urlaubsübertragung 
• Urlaubstage auf neuen Arbeitgeber übertragen
• Urlaubsübertragung verwalten mit Factorial 

Welches sind die Bedingungen für die Urlaubsübertragung ins neue Jahr?

Kann man Urlaub übertragen? Ganz allgemein ja, aber: Die Übertragung von Urlaubstagen ins Folgejahr ist nur dann möglich, wenn:

• dringende persönliche Gründe (z.B. wegen Krankheit)
• oder dringende betriebliche Gründe (z.B. termingebundene Aufträge)

vorliegen.

Wer vorab allgemein den Urlaubsanspruch berechnen möchte, findet dazu auch einen Artikel auf unserem Blog.

Wann verfällt Resturlaub? Liegt einer der obenstehenden Gründe vor, dann kann der Resturlaub ins neue Jahr übertragen werden. Allerdings muss er spätestens bis zum 31. März des Folgejahres in Anspruch genommen werden. Arbeitgeber müssen außerdem ihrer Hinweispflicht nachkommen und ihre Mitarbeiter rechtzeitig schriftlich darüber informieren, dass der Urlaub bis zum 31. Dezember, bzw. bis zum 31. März genommen werden muss oder sonst endgültig und ersatzlos verfällt. So das Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15 des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

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Urlaubsübertragung bei Krankheit

Das Ziel des Jahresurlaubs ist aus Sicht des Gesetzgebers die Erholung der Arbeitnehmer. Sollte dieser während des Urlaubs jedoch erkranken werden, kann das Ziel der Erholung nicht erfüllt werden. Aus diesem Grund bleibt der Urlaubsanspruch während einer Erkrankung erhalten, vorausgesetzt der Mitarbeiter kann seine Erkrankung durch ein ärztliches Attest nachweisen. In diesem Fall können Urlaubsansprüche ins Folgejahr übertragen werden. Der Urlaub kann erst dann vom Mitarbeiter in Anspruch genommen werden, wenn die Krankschreibung beendet ist.

Übertragungsfrist bei Langzeiterkrankung

Das BAG vertrat lange Zeit die Ansicht, dass Mitarbeiter, die ihren Urlaub aufgrund der Arbeitsunfähigkeit bis zum Ende des Übertagungszeitraumes nicht in Anspruch nehmen konnten, ihren Urlaubsanspruch verlieren. Der EuGH hat hier eine andere Entscheidung gefällt. Seither bleibt der Urlaubsanspruch also für Mitarbeiter, die dauerhaft erkrankt sind, zunächst bestehen.

Damit Mitarbeiter, die für einige Jahre arbeitsunfähig sind, ihre Urlaubstage nicht unendlich akkumulieren können, wurde vom Gesetzgeber eine Grenze festgelegt. Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt demnach nach 15 Monaten nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres.

Dringende betriebliche Gründe

Häufig kann es auch dazu kommen, dass Mitarbeiter während Zeiten mit hohem Auftragsvolumen unentbehrlich sind. Wenn sie aus diesem Grund ihren Urlaubsanspruch vor Jahresende nicht geltend machen konnten, können die Urlaubstage ins Folgejahr übertragen werden. Dies muss aber spätestens bis zum Ende des ersten Quartals geschehen.

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Können Urlaubstage auf den neuen Arbeitgeber übertragen werden?

Bei einem unterjährigen Wechsel des Unternehmens können Mitarbeiter ihren Resturlaub beim neuen Arbeitgeber grundsätzlich noch geltend machen. Um zu vermeiden, dass der Jahresurlaub doppelt in Anspruch genommen wird, ist der bisherige Arbeitgeber verpflichtet, eine Bescheinigung über die bereits genommenen oder abgegoltenen Urlaubstage im laufenden Jahr auszustellen.

Bei der Urlaubsübertragung zum neuen Arbeitgeber muss zwischen zwei Fällen unterschieden werden:

1. Austritt bis zum 30. Juni

Tritt ein Mitarbeiter in der ersten Hälfte des Jahres aus, hat er beim bisherigen Unternehmen einen anteiligen Urlaubsanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs für jeden Monat, den er im Unternehmen angestellt war. Der bisherige Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter die noch ausstehenden Urlaubstage also auszahlen. Den restlichen Jahresurlaub können Mitarbeiter dann beim neuen Arbeitgeber geltend machen, wo er ebenfalls einen Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs pro vollständigen Monat hat.

2. Austritt ab dem 01. Juli

Bei einer Kündigung in der zweiten Hälfte des Jahres haben Mitarbeiter im bisherigen Unternehmen den vollen Urlaubsanspruch. Hierfür muss der Mitarbeiter allerdings seit bereits 6 Monaten im Unternehmen angestellt gewesen sein. Andernfalls wird der Urlaubsanspruch anteilig zu den Monaten verrechnet, die er im Unternehmen beschäftigt war. Wenn der gesamte Urlaub bereits in Anspruch genommen wurde oder ausbezahlt wurde, besteht im neuen Unternehmen kein Urlaubsanspruch mehr.

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Urlaubsübertragung verwalten mit Factorial

Factorial bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

1. 1. Mit dem Urlaubsmanagement der HR Software Factorial können Sie maximale Anzahl an Tagen festlegen, die Mitarbeiter akkumulieren und ins Folgejahr übertragen können, oder auch Richtlinien für Sonderurlaub oder unbezahlter Urlaub aufsetzen.
   2. In Übereinstimmung mit der Urlaubsrichtlinie Ihres Unternehmens können Sie das Datum auswählen, bis wann Urlaubsansprüche geltend gemacht werden müssen und Betriebsferien festlegen. Wenn es keine maximale Anzahl von Tagen gibt, können Sie auch die Option der unbegrenzten Tage auswählen.
   3. Ihre Mitarbeiter können sich über die Software in ihrem persönlichen Konto anmelden und die gewünschten Urlaubstage beantragen.

1. Kurz darauf erhält der Vorgesetzte eine Benachrichtigung zum Genehmigen oder Ablehnen der Anfrage. Auf diese Weise wissen Mitarbeiter immer, wie hoch ihr Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr noch ist.

Mit der Urlaubsverwaltungssoftware können Sie viel mehr als nur die Urlaubstage verwalten.

• Sie können Krankheitstage, Elternzeit, Telearbeit und jegliche andere Abwesenheitsarten verwalten.
• Alle Details werden Ihnen im Team-Kalender angezeigt.
• Sie können sich umfassende Berichte über Urlaub und Abwesenheiten ausgeben lassen.
• Im Teamkalender sehen Sie, welche Mitarbeitenden im Urlaub sind

👉 Lassen Sie Papierkram und Tabellenkalkulation hinter sich. Mit Factorial können Ihre Mitarbeiter ihre Urlaube und Abwesenheiten ganz einfach selbst verwalten.