Urlaubsübertragung 2026: Das ist zu beachten

In vielen Unternehmen zeigt sich zum Jahresende dasselbe Bild: Mitarbeitende haben noch Resturlaub. Grundsätzlich schreibt das Gesetz (§ 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz, BUrlG) vor, dass Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden muss, weil er sonst verfällt. Durch die aktuelle BAG-Rechtsprechung gilt dieser Verfall jedoch nur, wenn Arbeitgebende ihren Mitwirkungs- und Hinweis­pflichten nachkommen. Erfolgt kein rechtzeitiger, schriftlicher Hinweis an die Beschäftigten, bleibt der Urlaub bestehen.

Welche Ausnahmen gelten und wann eine Übertragung ins Folgejahr zulässig ist, erläutern wir im Folgenden.

Das Wichtigste in Kürze:

1. Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden.
2. Ausnahme: Übertragung ist nur bei dringenden betrieblichen oder dringenden persönlichen Gründen (z. B. Krankheit) zulässig.
3. Übertragener Resturlaub muss laut Rechtsprechung spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden
4. Aber: Der Urlaub verfällt und verjährt nur, wenn Arbeitgebende den Arbeitnehmenden schriftlich und individuell auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.

Gesetzliche Grundlage:

1. Die Übertragung und der Verfall von Urlaub richten sich nach § 7 Abs. 1 und Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sowie den Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG).

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Welches sind die Bedingungen für die Urlaubsübertragung ins neue Jahr?

Kann man Urlaub übertragen? Ganz allgemein ja, aber: Die Übertragung von Urlaubstagen ins Folgejahr ist nur dann möglich, wenn:

• dringende persönliche Gründe (z. B. wegen Krankheit)
• oder dringende betriebliche Gründe (z. B. termingebundene Aufträge)

vorliegen.

Wer vorab allgemein den Urlaubsanspruch berechnen möchte, findet dazu auch einen Artikel auf unserem Blog.

Wann verfällt Resturlaub?

Liegt einer dieser Gründe vor, kann der Resturlaub in das neue Jahr übertragen werden. Die Übertragungsfrist endet spätestens am 31. März des Folgejahres, eine Grenze, die sich aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ableitet. Das BAG hat entschieden, dass diese Frist angemessen ist, um den Urlaub zeitnah zu nehmen, ohne dass die Ansprüche unendlich aufgeschoben werden (BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15; BAG 20.12.2022, 9 AZR 266/20).

Wichtig: Hinweispflicht der Arbeitgebenden – Urlaubsverfall Verjährung

Damit der Resturlaub tatsächlich bis zum 31. März verfallen kann, müssen Arbeitgebende allerdings ihrer Mitwirkungsobliegenheit nachkommen (BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Diese umfasst:

1. Individuelle Mitteilung der konkreten Urlaubstage zu Jahresbeginn
2. Schriftliche Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen
3. Hinweis auf drohenden Verfall bei Nichtnahme

Wichtig: Laut BAG-Urteil vom 20.12.2022 (9 AZR 266/20) beginnt ohne diese Hinweise weder der Verfall noch die dreijährige Verjährungsfrist. Arbeitgebende riskieren damit die Ansammlung von Urlaubsansprüchen über Jahre.

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Gleichzeitig zeigt die Expedia „Vacation Deprivation Studie 2024“, wie weit verbreitet nicht genommener Urlaub in Deutschland ist: Im vergangenen Jahr ließen deutsche Beschäftigte im Schnitt mehrere Urlaubstage ungenutzt. Besonders auffällig ist dies bei jüngeren Beschäftigten: Mitglieder der Generation Z blieben laut der Expedia-Studie im Durchschnitt rund vier Urlaubstage auf dem Konto, die sie hätten nutzen können. Laut der Studie wird dieses Verhalten vor allem durch hohe Arbeitsbelastung, Unsicherheit im Job und die Sorge vor Nachteilen im Unternehmen begünstigt.

Für Arbeitgebende bedeutet das: Wenn Resturlaub nicht klar kommuniziert und gemahnt wird, können nicht genommene Tage später zu Rückstellungen oder Nachzahlungen führen — besonders bei Kündigungen oder langen Krankheitszeiten.

Urlaubsübertragung bei Krankheit

Das Ziel des Jahresurlaubs ist aus Sicht des Gesetzgebenden die Erholung der Arbeitnehmenden. Sollte dieser während des Urlaubs jedoch erkranken, kann das Ziel der Erholung nicht erfüllt werden. Aus diesem Grund bleibt der Urlaubsanspruch während einer Erkrankung erhalten, vorausgesetzt Mitarbeitende können ihre Erkrankung durch ein ärztliches Attest nachweisen. In diesem Fall können Urlaubsansprüche ins Folgejahr übertragen werden. Der Urlaub kann erst dann vom Mitarbeitende in Anspruch genommen werden, wenn die Krankschreibung beendet ist.

Übertragungsfrist bei Langzeiterkrankung

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Urteil 9 AZR 107/20 vom 31.01.2023 entschieden, wie der gesetzliche Mindesturlaub bei dauerhaft arbeitsunfähigen Mitarbeitenden behandelt wird:

• Grundsatz: Der gesetzliche Mindesturlaub bleibt auch bei längerer Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich bestehen.

• 15-Monats-Frist: Der Urlaub kann frühestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfallen. Dies soll verhindern, dass Urlaubstage unbegrenzt angesammelt werden.

• Voraussetzungen für den Verfall:

  • Arbeitgebende haben ihre Hinweis- und Mitwirkungspflichten erfüllt, d.h. Mitarbeitende individuell über den Urlaubsanspruch informiert und auf den drohenden Verfall hingewiesen.

  • Arbeitnehmende haben im betreffenden Urlaubsjahr nicht mehr gearbeitet.

• Ausnahme: Wurde im Urlaubsjahr noch gearbeitet oder die Vorgesetzten kamen ihrer Hinweispflicht nicht nach, verfällt der Urlaub auch nach Ablauf der 15 Monate nicht.

• Rechtsgrundlage: Die Entscheidung basiert auf § 7 Abs. 1 und Abs. 3 BUrlG und setzt die Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG) um, die den Erhalt des Mindesturlaubs bei Krankheit garantiert.

Urlaubsübertragung bei dringenden betrieblichen Gründen

Häufig kann es auch dazu kommen, dass Mitarbeitende während Zeiten mit hohem Auftragsvolumen unentbehrlich sind. Wenn sie aus diesem Grund ihren Urlaubsanspruch vor Jahresende nicht geltend machen konnten, können die Urlaubstage ins Folgejahr übertragen werden. Dies muss aber spätestens bis zum Ende des ersten Quartals geschehen.

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Urlaubsübertragung in Sonderfällen

Elternzeit (§ 17 BEEG)

Wird mit Beginn der Elternzeit der Resturlaub aus dem laufenden Jahr nicht gewährt, greift nicht mehr der Verfall nach Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), sondern die spezielle Regelung des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG). Nach § 17 Abs. 2 BEEG müssen Arbeitgebende den Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im folgenden Urlaubsjahr gewähren.

Arbeitgebende haben jedoch das Recht, den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 zu kürzen (§ 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG). Diese Kürzung muss ausdrücklich und während des bestehenden Arbeitsverhältnisses erklärt werden. Wird die Erklärung erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegeben, ist sie unwirksam. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil 9 AZR 165/23 vom 16.04.2024 entschieden.

Das bedeutet konkret: Wird der Urlaub vor Beginn der Elternzeit nicht vollständig gewährt und verzichten Arbeitgebende auf eine rechtzeitige Kürzungserklärung, bleibt der volle Urlaubsanspruch bestehen — auch bei mehreren aufeinanderfolgenden Eltern- und Mutterschutzzeiten.

Mutterschutz (§ 24 MuSchG)

Urlaub, der wegen Beschäftigungsverboten nicht genommen werden konnte, wird laut § 24 Mutterschutzgesetz (MuSchG) auf die Zeit nach den Schutzfristen übertragen. Eine Urlaubskürzung ist während des Mutterschutzes nicht zulässig.

Minijob und Teilzeit

Geringfügig Beschäftigte haben gleiches Recht auf Urlaubsübertragung wie Vollzeitkräfte. Die Berechnung erfolgt anteilig nach Arbeitstagen pro Woche.

Können Urlaubstage auf neuen Arbeitgebende übertragen werden?

Bei einem unterjährigen Wechsel des Unternehmens können Beschäftigte ihren Resturlaub bei den*der neuen Vorgesetzten grundsätzlich noch geltend machen. Um zu vermeiden, dass der Jahresurlaub doppelt in Anspruch genommen wird, sind bisherige Arbeitgebende verpflichtet, eine Bescheinigung über die bereits genommenen oder abgegoltenen Urlaubstage im laufenden Jahr auszustellen.

Bei der Urlaubsübertragung zum neuen Unternehmen muss zwischen zwei Fällen unterschieden werden:

Austritt bis zum 30. Juni

Treten Beschäftigte in der ersten Hälfte des Jahres aus, hat er beim bisherigen Unternehmen einen anteiligen Urlaubsanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs für jeden Monat, den er im Unternehmen angestellt war. Die bisherigen Arbeitgebenden müssen den Mitarbeitenden die noch ausstehenden Urlaubstage also auszahlen. Den restlichen Jahresurlaub können Mitarbeitende dann bei den neuen Vorgesetzten geltend machen, wo sie ebenfalls einen Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs pro vollständigen Monat hat.

Austritt ab dem 01. Juli

Bei einer Kündigung in der zweiten Hälfte des Jahres haben Mitarbeitende im bisherigen Unternehmen den vollen Urlaubsanspruch. Hierfür müssen die Beschäftigten allerdings seit bereits 6 Monaten im Unternehmen angestellt gewesen sein. Andernfalls wird der Urlaubsanspruch anteilig zu den Monaten verrechnet, die er im Unternehmen beschäftigt war. Wenn der gesamte Urlaub bereits in Anspruch genommen wurde oder ausbezahlt wurde, besteht im neuen Unternehmen kein Urlaubsanspruch mehr.

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Urlaubsübertragung im TVöD und öffentlichen Dienst

Für Beschäftigte im öffentlichen Dienst gelten nach § 26 TVöD besondere Regelungen:

Wichtig: Im TVöD reicht es, wenn der Resturlaub am 31. März/31. Mai beginnt – er muss nicht bis dahin abgeschlossen sein.

Bei Langzeiterkrankung gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage) die 15-Monate-Regel. Der tarifliche Mehrurlaub (21.-30. Tag) verfällt jedoch bereits mit Ablauf des 31. Mai des Folgejahres.

Musterantrag auf Urlaubsübertragung

Vorlage für Arbeitnehmende:

[Name, Abteilung]
[Datum]

Betreff: Antrag auf Übertragung von Resturlaub in das Jahr 2027

Sehr geehrte*r [Vorgesetzte*r],

hiermit beantrage ich die Übertragung meines Resturlaubs aus dem Jahr 2026 in Höhe von [XX] Arbeitstagen in das Folgejahr.

Begründung:
Dringende betriebliche Gründe (hohe Projektauslastung)
Krankheitsbedingte Abwesenheit
Sonstige persönliche Gründe: [Beschreibung]

Den übertragenen Urlaub möchte ich im Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] antreten.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]

Tipp: Der Antrag sollte vor Jahresende gestellt werden, auch wenn die Übertragung bei Vorliegen der Gründe gesetzlich vorgesehen ist.

Urlaubsübertragungen verwalten mit Factorial

Factorial bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

1. Mit dem Urlaubsmanagement der HR Software Factorial können Sie maximale Anzahl an Tagen festlegen, die Mitarbeitende akkumulieren und ins Folgejahr übertragen können, oder auch Richtlinien für Sonderurlaub oder unbezahlter Urlaub aufsetzen.
2. In Übereinstimmung mit der Urlaubsrichtlinie Ihres Unternehmens können Sie das Datum auswählen, bis wann Urlaubsansprüche geltend gemacht werden müssen und Betriebsferien festlegen. Wenn es keine maximale Anzahl von Tagen gibt, können Sie auch die Option der unbegrenzten Tage auswählen.
3. Ihre Mitarbeitenden können sich über die Software in ihrem persönlichen Konto anmelden und die gewünschten Urlaubstage beantragen. Kurz darauf erhält der Vorgesetzte eine Benachrichtigung zum Genehmigen oder Ablehnen der Anfrage. Auf diese Weise wissen Mitarbeitenden immer, wie hoch ihr Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr noch ist.

Mit der Software für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement können Sie viel mehr als nur die Urlaubstage verwalten.

• Sie können Krankheitstage, Elternzeit, Telearbeit und jegliche andere Abwesenheitsarten verwalten.
• Alle Details werden Ihnen im Team-Kalender angezeigt.
• Sie können sich umfassende Berichte über Urlaub und Abwesenheiten ausgeben lassen.
• Im Team-Kalender sehen Sie, welche Mitarbeitenden im Urlaub sind

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Urlaubsübertragung

Wie viele Resturlaubstage darf man ins neue Jahr mitnehmen?

Alle nicht genommenen Urlaubstage können übertragen werden, wenn dringende persönliche (§ 7 Abs. 3 BUrlG, z. B. Krankheit) oder dringende betriebliche Gründe (§ 7 Abs. 3 BUrlG, BUrlG) vorliegen. Der übertragene Urlaub muss bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden (BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15; BAG 20.12.2022, 9 AZR 266/20).

Wann verfällt der Resturlaub aus dem Vorjahr?

Übertragener Resturlaub verfällt am 31. März des Folgejahres, aber nur, wenn Arbeitgebende ihre Hinweispflicht erfüllt haben (§  7 Abs. 3 BUrlG). Ohne schriftlichen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen und verjährt auch nicht (BAG 20.12.2022, 9 AZR 266/20).

Müssen Beschäftigte einen Antrag auf Urlaubsübertragung stellen?

Bei Vorliegen der gesetzlichen Gründe erfolgt die Übertragung automatisch (§  7 Abs. 3 BUrlG). Eine schriftliche Dokumentation ist jedoch empfehlenswert, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Was ist die Hinweispflicht der Arbeitgebenden?

Arbeitgebende müssen jeden Mitarbeitenden individuell und schriftlich über den konkreten Urlaubsanspruch informieren, zur Urlaubsnahme auffordern und auf den drohenden Verfall hinweisen (§ 7 Abs. 3 BUrlG; BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Ohne diese Mitwirkung verfällt der Urlaub nicht.

Verjährt der Urlaubsanspruch von Beschäftigten nach 3 Jahren?

Nicht automatisch. Die dreijährige Verjährungsfrist (§ 195 BGB) beginnt erst, wenn Arbeitgebende ihre Hinweispflicht erfüllt haben (BAG 20.12.2022, 9 AZR 266/20). Ohne Hinweis kann Urlaub aus vielen Jahren noch geltend gemacht werden.

Wie lange bleibt Urlaub bei Langzeiterkrankung erhalten?

Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, wenn:

• die Arbeitgebenden ihrer Hinweispflicht nach § 7 Abs. 3 BUrlG nachgekommen sind, und

• die erkrankten Mitarbeitenden im betreffenden Urlaubsjahr nicht gearbeitet haben.
  (BAG 31.01.2023, 9 AZR 107/20)