Abwesenheiten koordinieren, bereits verbrauchte Urlaubstage im Blick behalten, Resturlaube individuell für jeden Mitarbeitenden berechnen: Je größer die Teams, desto unübersichtlicher kann es werden, Urlaube zu planen und auch noch alle anderen Arten von Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeitenden zu verwalten.
Excel ist dabei seit jeher ein beliebtes Tool, wenn es um Urlaubsplanung und -verwaltung geht. In diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Insights zur Urlaubsverwaltung mit Excel zusammen und stellen Ihnen einen kostenlosen Urlaubsplaner 2024 Excelsheet zur Verfügung.
Schluss mit unübersichtlichen Word oder PDF Dateien! Sie arbeiten bereits mit Excel und möchten Ihren Urlaubsplaner für das kommende Jahr aktualisieren? Mit unserer Urlaubsplaner 2024 Vorlage für Excel sind Sie gewappnet!
- Sind Sie urlaubsreif?
- Urlaubsverwaltung mit Excel
- Vorteile der Urlaubsverwaltung mit Excel
- Nachteile der Urlaubsverwaltung mit Excel
- Digitale Urlaubsverwaltung mit Factorial HR
Ist Ihr Team urlaubsreif?
Sind Ihre Mitarbeitenden erschöpft und antriebslos? Dann sollten sich Ihre Teammitglieder mal wieder eine Auszeit gönnen! Denn dass das Verreisen guttut und positive Auswirkungen auf Körper und Psyche hat, ist allseits bekannt. Mit einem Urlaub können Mitarbeiter*innen dem täglichen Druck und Stress, den sie bei der Arbeit verspüren, entgegenwirken.
Die innere Anspannung wird mit Entspannung wieder ausgeglichen. Bereits bei der Planung des Urlaubs werden Glücksgefühle ausgelöst, die wir als Vorfreude empfinden. Diese werden dann bei Urlaubsantritt wieder hervorgerufen. Wenn Ihr Team es also schafft, abzuschalten und die Gedanken auf schöne Dinge zu fokussieren, umso besser, denn dann schöpfen sie auch in der Arbeit wieder neue Motivation.
Doch wie viel Urlaub steht Ihrem Team überhaupt zu?
Arbeitnehmer*innen haben in Deutschland bei einer 5-Tage-Woche einen gesetzlichen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr.
Wie ist der gesetzliche Urlaubsanspruch geregelt?
Die gesetzlichen Richtlinien zum Urlaubsanspruch sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Dieses Gesetz sieht vor, dass Arbeitnehmer*innen eine bestimmte Anzahl an bezahlten Urlaubstagen im laufenden Kalenderjahr nehmen dürfen.
Laut § 3 BUrlG im Bundesurlaubsgesetz beträgt der jährliche Mindestanspruch auf bezahlten Erholungsurlaub 24 Werktage. Da im Bundesurlaubsgesetz angegeben ist, dass sich diese Regelung auf alle Tage, außer Sonn- und Feiertage bezieht, handelt es sich dementsprechend bei den 24 Urlaubstagen um den Urlaubsanspruch bei einer 6-Tage-Woche (Montag bis Samstag).
Wenn Mitarbeiter*innen 5 Tage in der Woche arbeiten, haben Sie einen Urlaubsanspruch von 20 Werktagen. Der Sonderurlaub bzw. unbezahlter Urlaub ist dabei nicht inbegriffen.
In unserem Artikel „Urlaubsanspruch berechnen“ zeigen wir Ihnen, wie Sie den Urlaubsanspruch berechnen, was der Gesetzgeber vorgibt und welche Sonderregelungen gelten.
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Urlaubsverwaltung mit Excel
Um Urlaube, Sonderurlaube, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten zu verwalten, ist Excel nach wie vor für viele Personaler die erste Wahl. Der Grund: Die meisten von uns sind mit der Bedienung von Excel vertraut. Wird das Excel Sheet innerhalb der Personalabteilung geteilt, können die Personaler ohne besondere Vorkenntnisse Abwesenheiten eintragen oder bearbeiten.
In manchen Unternehmen wird das Urlaubs-Excel-Sheet sogar mit allen Mitarbeitern geteilt. So kann jeder individuell Urlaubstage eintragen. Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass das gesamte Team den Überblick darüber behält, wer wann freihat. Darüber hinaus können in einem solchen „teamübergreifenden“ Kalender auch gesetzliche Feiertage (Christi Himmelfahrt, Weihnachten und Co.) für alle markiert werden.
Fazit: Excel ist eine weit verbreitete und bekannte Anwendung und wird so auch gerne für die Urlaubsplanung und Verwaltung verwendet.
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Vorteile der Urlaubsverwaltung mit Excel
Die Verwaltung von Urlauben in Excel bringt einige Vorteile mit sich. Hier möchten wir die wichtigsten Pros für Sie nennen:
- Keine zusätzliche Investition nötig: Excel ist ein Programm, das die meisten Unternehmen bereits nutzen. Es ist also nicht nötig, extra ein neues Tool einzuführen. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass man sich die Einarbeitung in ein neues Programm sparen kann.
- Save the planet – geringer Papierverbrauch: Eine Excel-Liste erlaubt die digitale Erfassung der Daten. Traditionelle Urlaubsanträge in Papierform entfallen dementsprechend.
Nachteile der Urlaubsverwaltung mit Excel
Trotzdem bringt die Urlaubsverwaltung mit Excel auch einige Nachteile mit sich.
- Hohe Anfälligkeit für Fehler: Besonders, wenn viele Personen Zugriff auf das Excel-Sheet haben, ist die Anfälligkeit für Fehler groß. Ob Tippfehler oder das klassische “Oops, mal wieder in der Zeile verrutscht” – Fehler sind menschlich und passieren.
- Gute Kommunikation nötig: Die Urlaube im Urlaubsplaner einzutragen ist einfach, aber was Excel nicht bieten kann, sind die Antragstellung sowie die Genehmigung angefragter Urlaubstage. Ein weiteres Kommunikationsmedium muss hinzugezogen werden. Das kann beispielsweise E-Mail oder Slack sein. Wichtig ist auch, dass sowohl die Beantragung als auch die Genehmigung schriftlich erfolgt.
Digitale Urlaubsverwaltung mit Factorial HR
Je mehr Mitarbeiter Sie in Ihrem Unternehmen verwalten, desto unübersichtlicher kann die Urlaubsverwaltung der eingetragenen Urlaubstage mit Excel werden. Jeder einzelne Mitarbeiter hat individuelle Wünsche und manchmal – je nach Anstellungsart – sogar eine andere Anzahl an Urlaubstagen als sein Kollege.
Den Überblick zu behalten, kann schwierig sein. Ausreichend Zeit muss investiert werden, um keine Fehler zu machen. In der Realität ist es jedoch so, dass Personaler unzählige verschiedene Aufgaben erfüllen müssen.
Neben der Verwaltung kommt je nach Unternehmen und Aufbau der Personalabteilung auch die Betreuung der Mitarbeiter, das Personalcontrolling, die Personalplanung, Recruiting Maßnahmen u.v.m. auf die Personaler zu. Im Einzelhandel, aber auch in anderen Industrien sind Themen wie z.B. die Personalentwicklung wichtiger geworden als nur die reine Verwaltung (Statista, 2021).
Eine zeitsparende Lösung (abgesehen von unserem Urlaubsplaner 2022) kann eine Software sein. Besonders die Verwaltung von Abwesenheiten ist ein Prozess, der gut automatisiert und standardisiert werden kann, ohne die Nähe zum Mitarbeiter zu verlieren.
Mit dem Feature Urlaubsverwaltung von Factorial können …:
- … Mitarbeitende und deren Manager den genauen Urlaubsanspruch sowie den automatisch berechneten Resturlaub auf einen Blick sehen.
- … Mitarbeitende ihren Urlaub oder andere Abwesenheiten mit nur einem Mausklick bei ihren Vorgesetzten anfragen.
- … Vorgesetzte diese Urlaubsanfragen ebenfalls mit nur einem Klick genehmigen oder ablehnen.
- … alle den Überblick über alle Abwesenheiten innerhalb des Teams behalten. Überschneidungen von Abwesenheiten können somit im Vorfeld verhindert werden.
