Internationale Projekte, Meetings mit Kund*innen oder der Besuch von Messen – Geschäftsreisen sind für viele Arbeitnehmende ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag. Wer beruflich unterwegs ist, hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, um zusätzliche Kosten für Mahlzeiten während einer Reise auszugleichen.
In diesem Artikel erklären wir, was hinter dem Begriff steckt, was Sie hinsichtlich der Erfassung und Abrechnung der Verpflegungspauschale 2025 wissen sollten und welche Änderungen es für dieses Jahr gibt. Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine detaillierte Übersicht über alle Verpflegungssätze zum Download an.
- Geschäftsreisen: Was ist Verpflegungsmehraufwand?
- Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand einer Dienstreise?
- Verpflegungsmehraufwand: Steuer absetzen?
- Verpflegungsmehraufwand 2025
- Verpflegungspauschale 2025 Deutschland
- Österreich Verpflegungspauschale
- Schweiz Verpflegungspauschale
- Verpflegungspauschale 2025 Ausland
- Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?
Geschäftsreisen: Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Alle Mitarbeitenden, die beruflich reisen, haben Kosten für die Verpflegung zu tragen. Diese Verpflegungskosten sind in der Regel höher als die Ausgaben, die die reisenden Angestellten in ihrem normalen Alltag zu Hause zu tragen haben.
Stellen Sie sich vor, Sie sind auf Geschäftsreise. Sie übernachten in einem Hotel. Da Sie in Ihrem Hotelzimmer keine eigene Küche haben, wählen Sie zum Mittag- oder Abendessen ein Restaurant aus und essen dort mit Ihren Kolleg*innen.
Das kostet natürlich mehr, als sich zu Hause eine eigene Mahlzeit zu kochen. Besonders bei mehrtägigen Reisen und ganztägigen Abwesenheiten sammeln sich so schnell Mehrkosten an.
Diese zusätzlichen Kosten werden im Rahmen der Verpflegungspauschale ausgeglichen. Natürlich werden nur die tatsächlichen Kosten erstattet. Die Höhe der Verpflegungspauschale (auch Reisekostenpauschale, Verpflegungsmehraufwand oder Essenszuschuss genannt) richtet sich nach der Länge der Geschäftsreise sowie nach dem Ort, wohin die Reise geht.
Um eine Verpflegungspauschale zu erhalten, muss der Arbeitnehmende…
- …mehr als 8 Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs sein.
- …selbst für die Verpflegungskosten aufkommen. Sobald der Arbeitgebende die Kosten für die Verpflegung während der Reise bzw. am Zielort übernimmt, wird die Pauschale entsprechend reduziert.
Tipp: Mit der Reisekostenabrechnung und dem Ausgabenmanagement von Factorial können Sie alle Ihre Ausgaben erfassen und dafür sogar eine Unternehmenskreditkarte nutzen. Dank der mobilen App ganz unkompliziert und von überall aus möglich!
Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand einer Dienstreise?
Gesetzlich ist es dem Arbeitgebenden überlassen, ob er den Verpflegungsmehraufwand für Mitarbeitende, die auswärts tätig sind, übernimmt. Sollte Ihr Unternehmen beschließen, den Mehraufwand entsprechend der Verpflegungspauschale zu erstatten, erfolgt die Vergütung über die Spesenabrechnung, die auch als Reisekostenabrechnung bekannt ist.
Alle Ihre Ausgaben können Sie auch mit unserer kostenlosen Vorlage zur Reisekostenabrechnung im Blick behalten!
Übrigens: Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung ist mit der Software für Zeiterfassung von Factorial auch unterwegs kinderleicht! Nutzen Sie die Vorteile unserer mobilen App.
Verpflegungsmehraufwand: Steuer absetzen?
Hinsichtlich des Themas Steuern haben wir gute Nachrichten für alle Arbeitnehmenden. Denn: Für reisende Beschäftigte ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei. Allerdings nur für Beträge, die die gesetzlich festgelegte Pauschale nicht überschreiten. Alles, was darüber hinausgeht, muss steuerlich geltend gemacht werden.
Im Falle, dass die anfallenden Kosten nicht vom Arbeitgebenden erstattet werden, können Mitarbeitende die Reise-Verpflegungskosten bei ihrer jährlichen Steuererklärung in Form von Werbekosten einfordern. Es muss dafür eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegen, damit der Mehraufwand steuerfrei erstattet wird.
Verpflegungsmehraufwand 2025
Die Höhe der Verpflegungspauschale war für viele Jahre lang gleich. Das Bundesministerium der Finanzen hat die aktuellen Pauschbeträge für Dienstreisen ins Ausland für das Jahr 2025 bekannt gegeben.
Die Beträge sind abhängig davon, in welchem Land die Dienstreise erfolgt. Das macht Sinn, denn: In jedem Land unterscheiden sich, je nach wirtschaftlicher Lage, auch die Preise.
In den folgenden Paragraphen werden wir näher auf die Beiträge bei Reisen ins Inland bzw. Ausland eingehen.
Gut zu wissen: Für die im BMF-Schreiben nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Der Pauschbetrag bestimmt sich nach dem Ort, den der*die Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, oder, falls dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.
👉 Lassen Sie sich mit Factorial die Spesen als zusätzliche Ergänzung automatisch in der Lohnbuchhaltung anzeigen.
Verpflegungspauschale 2025: Deutschland
Wie bereits erwähnt, macht es einen Unterschied, ob die Geschäftsreise innerhalb oder außerhalb Deutschlands erfolgt. Denn bei einer auswärtigen Tätigkeit im Ausland gelten andere Pauschalen.
Die folgende Tabelle zeigt die Höhe der Verpflegungspauschale 2025 im Inland. Im Vergleich zum Jahr 2024 gibt es für Deutschland keine Änderungen.
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge ab 2025 |
| Mehr als 8 Stunden abwesend | 14 Euro |
| Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden (ganzer Tag) | 28 Euro |
| An- und Abreise Tag | 14 Euro pro Tag |
Österreich Verpflegungspauschale
Bei Dienstreisen nach Österreich sind die Beiträge etwas höher angesetzt als bei Reisen innerhalb Deutschlands:
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge ab 2025 |
| Mehr als 8 Stunden | 33 Euro |
| Ab 24 Stunden | 50 Euro |
Schweiz Verpflegungspauschale
Reisen Mitarbeitende in die Schweiz, sind die Sätze nochmal höher. Genf hat einen anderen Satz als der Rest der Schweiz.
Schweiz CH
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge |
| Mehr als 8 Stunden | 43 Euro |
| Ab 24 Stunden | 64 Euro |
Schweiz-Genf CH-Genf
| Dauer der Dienstreise | Pauschalbeträge |
| Mehr als 8 Stunden | 44 Euro |
| Ab 24 Stunden | 66 Euro |
Verpflegungspauschale 2025: Ausland
Ab dem 1. Januar 2025 gelten folgende Pauschalbeträge im Hinblick auf Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland.
Verpflegungsmehraufwand 2025 Tabelle: Spesensätze 2025
Gehen Sie beruflichen Auswärtstätigkeiten nach? In der folgenden Tabelle haben wir die Beitragssätze für die gängigsten Länder für Sie aufgelistet.
| Land | Aufenthalt mehr als 8 Stunden | Aufenthalt ab 24 Stunden |
| Belgien | 40 Euro | 59 Euro |
| China | 32 Euro | 48 Euro |
| Dänemark | 50 Euro | 75 Euro |
| Estland | 20 Euro | 29 Euro |
| Finnland | 36 Euro | 54 Euro |
| Frankreich | 36 Euro | 53 Euro |
| Großbritannien | 35 Euro | 52 Euro |
| Indien | 21 Euro | 32 Euro |
| Irland | 39 Euro | 58 Euro |
| Island | 41 Euro | 62 Euro |
| Italien | 27 Euro | 40 Euro |
| Japan | 35 Euro | 52 Euro |
| Kanada | 36 Euro | 54 Euro |
| Lettland | 24 Euro | 35 Euro |
| Luxemburg | 42 Euro | 63 Euro |
| Marokko | 28 Euro | 41 Euro |
| Mexiko | 32 Euro | 48 Euro |
| Niederlande | 32 Euro | 47 Euro |
| Norwegen | 50 Euro | 75 Euro |
| Österreich | 33 Euro | 50 Euro |
| Polen | 20 Euro | 29 Euro |
| Portugal | 21 Euro | 32 Euro |
| Schweiz | 43 Euro | 64 Euro |
| Spanien | 23 Euro | 34 Euro |
| Tschechien | 21 Euro | 32 Euro |
| Türkei | 16 Euro | 24 Euro |
| Ungarn | 21 Euro | 32 Euro |
| USA | 40 Euro | 59 Euro |
👉 Mit der Factorial Card können Mitarbeitende ihre Ausgaben selber verwalten.
Sie möchten eine Übersicht über alle Länder und Regionen, in welcher Sie die korrekten Beitragssätze jederzeit nachschlagen können? Hier kostenlos herunterladen.
Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?
Wir haben gelernt: Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand unterscheiden sich je nach der Länge und Aufenthaltsort der Reise.
Im Falle einer Dienstreise, bei der keine Übernachtung anfällt, können Sie sich an den Beitragssätzen in den oberen Tabellen orientieren.
Allgemein gilt: Wer länger als 8 Stunden am Stück beruflich unterwegs ist und dabei nicht vor Ort in seiner regelmäßigen Arbeitsstätte oder im Homeoffice ist, für den gilt die Grundpauschale von 14 Euro innerhalb Deutschlands. Im Falle einer Dienstreise ins Ausland gilt der in der oberen Tabelle genannte Betrag.
Geht die Geschäftsreise über mehrere Tage, dann kann der*die Reisende innerhalb Deutschlands mit 28 Euro für volle 24 Stunden rechnen. An- und Abreisetage werden mit 14 Euro vergütet. Bei Reisen ins Ausland greifen wieder die Grundbeträge aus der oberen Tabelle.
Diese Regelung können wir als Grundgerüst der Berechnung ansehen. Denn es gibt noch eine Ausnahme zu beachten: Sobald der Arbeitnehmende während seines Aufenthalts eine gestellte Mahlzeit erhält, muss der Tagessatz angepasst werden.
Es kommt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschalen:
- 20 Prozent bei Frühstück: Erhält der Arbeitnehmende ein Frühstück, z. B. im Hotel, das er nicht bezahlen muss, dann müssen 20 Prozent des Tagessatzes abgezogen werden.
- 40 Prozent bei Mittagessen: Nimmt der Mitarbeitende ein kostenloses Mittagessen in Anspruch, bezahlt durch den Arbeitnehmenden, dann werden 40 Prozent vom Tagessatz abgezogen.
- 40 Prozent bei Abendessen: Gleiches gilt beim Abendessen – auch hier werden 40 Prozent vom Tagessatz gekürzt, sollte sich der Arbeitnehmende von seinem Unternehmen zum Dinner einladen lassen.
Beispiel: So berechnen Sie die Verpflegungspauschale
Damit Sie die Beitragssätze und Kürzungen besser verstehen, haben wir ein Beispiel für Sie.
Ihr Mitarbeiter X arbeitet am Standort in München. Um ein Projekt besser überwachen zu können, plant er eine Geschäftsreise nach Hamburg.
Die geplante Ankunft in Hamburg ist am Mittwoch. Dem Mitarbeiter wird dort ein Abendessen gestellt. Am Donnerstag und Freitag bekommt er Frühstück im Hotel.
Für die Kosten für die genannten Mahlzeiten kommt das Unternehmen auf. Alle weiteren Mahlzeiten oder Snacks muss er selber bezahlen.
Die Kosten ergeben sich wie folgt:
Mittwoch:
Pauschale für den Anreisetag 16,00 Euro
Kürzung für das Abendessen 40 % = 6,40 Euro
16,00 € – 6,40 € = 9,60 Euro
Donnerstag:
Pauschale für Aufenthalt 28,00 Euro
Kürzung für das Frühstück 20 % = 5,60 Euro
28,00 € – 5,60 € = 22,40 Euro
Freitag:
Pauschale für den Abreisetag 14,00 Euro
Kürzung für das Frühstück 20 % = 3,20 Euro
16,00 € – 3,20 € = 12,80 Euro
Wichtig: Sonstige Reisekosten wie Fahrtkosten oder die Übernachtungskosten sind nicht bei der Verpflegungspauschale enthalten.
Tipp: Verwalten Sie alle Ausgaben bei Geschäftsreisen mit der Software zur Reisekostenabrechnung von Factorial!
Disclaimer
Warnhinweis zu Inhalten
Die kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte dieser Webseite wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Der Anbieter dieser Webseite übernimmt jedoch keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten, kostenlosen und frei zugänglichen journalistischen Ratgeber und Nachrichten.
Die Nutzung dieser Webseiteninhalte erfolgt auf eigene Gefahr. Allein durch den Aufruf dieser kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte kommt keinerlei Vertragsverhältnis zwischen dem Nutzer und dem Anbieter zustande, insoweit fehlt es am Rechtsbindungswillen des Anbieters. (Fachanwalt.de)
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wie werden Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen versteuert?
Hinsichtlich dem Thema Steuern haben wir gute Nachrichten für alle Arbeitnehmende. Denn: Für reisende Beschäftigte ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei. Allerdings nur für Beträge, die die gesetzlich festgelegte Pauschale nicht überschreiten. Alles, was darüber hinausgeht, muss versteuert werden.
Was ist eine Verpflegungspauschale?
Alle Mitarbeitenden, die beruflich reisen, haben Kosten für die Verpflegung zu tragen. Diese Verpflegungskosten sind in der Regel höher als die Ausgaben, die die reisenden Angestellten in ihrem normalen Alltag zu Hause zu tragen haben. Besonders bei mehrtägigen Reisen sammeln sich Mehrkosten an. Diese zusätzlichen Kosten werden im Rahmen der Verpflegungspauschale ausgeglichen. Die aktuelle Verpflegungspauschale für Deutschland/Österreich haben wir hier für Sie aufbereitet.
Wonach richtet sich die Höhe der Verpflegungspauschale?
Die Höhe der Verpflegungspauschale (auch Reisekostenpauschale oder Verpflegungsmehraufwand genannt) richtet sich nach der Länge der Geschäftsreise sowie nach dem Ort, wohin die Reise geht.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale in Deutschland?
Wer länger als 8 Stunden am Stück beruflich unterwegs ist, für den gilt die Grundpauschale von 14 Euro innerhalb Deutschlands. Geht die Geschäftsreise über mehrere Tage, dann kann der Reisende innerhalb Deutschlands mit 28 Euro für volle 24 Stunden rechnen. An- und Abreisetage werden mit 14 Euro vergütet.
