Werkstudentenvertrag: Was Sie beachten sollten

Bei einem Werkstudentenvertrag gibt es so einiges zu beachten. Damit Ihnen keine Fehler bei der Vertragserstellung unterlaufen und Sie bestens informiert sind, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte in diesem Artikel zusammengefasst. 

• Was ist ein Werkstudentenvertrag ? 
• Unterscheidung Werkstudent und Minijobber 
• Was Sie zu den Versicherungen wissen müssen 
• Werkstudentenvertrag Steuern 
• Was muss in den Vertrag?

Was ist ein Werkstudentenvertrag? 

Einfach erklärt ist ein Werkstudentenvertrag ein Arbeitsvertrag mit einem Werkstudenten. Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon sind Werkstudenten:

„Personen, die als ordentlich Studierende an einer Universität, Hochschule oder in einer staatlich anerkannten Fachschule eingeschrieben (immatrikuliert) sind und daneben einer mehr als geringfügigen Beschäftigung oder selbstständigen Tätigkeit nachgehen.“

Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht mehr als 20 Stunden pro Woche während der Vorlesungszeit und nicht mehr als 40 Stunden in der vorlesungsfreien Zeit gearbeitet werden darf.

Folgende Voraussetzungen müssen außerdem gewährleistet sein:

Der Werkstudent 

• darf nicht länger als 25 Fachsemester studiert haben.
• befindet sich nicht in einem Urlaubssemester.
• hat noch nicht alle vorgeschriebenen Prüfungen absolviert.

Es kann sehr sinnvoll sein, Werkstudenten einzustellen, da diese bereits durch ihr Studium hilfreiches Wissen mit in das Unternehmen bringen können. Dabei sollte allerdings beachtet werden, dass der Werkstudent passend zu seinem Studiengang eingesetzt wird. 

In den meisten Fällen ist die Beschäftigung von Werkstudenten für beide Seiten eine Win-Win-Situation. Denn Arbeitgeber profitieren von motivierten Studenten, die am aktuellen Stand der Wissenschaft sind, und Studierende verdienen sich nicht nur Geld dazu, sondern sammeln auch erste Berufserfahrungen. 

Tipp: Stellen Sie Ihre offenen Stellen auf Jobmessen an Unis oder Hochschulen vor. So können Sie direkt mit den Studierenden in Kontakt kommen. 

Unterscheidung Werkstudent und Minijobber

Sie fragen sich: Was genau ist eigentlich der Unterschied zu einem Minijob? Wir erklären es Ihnen. 

Infos zum Minijob 

Bei einem Minijob vereinbaren beide Seiten ein monatliches Gehalt von höchstens 520 Euro (seit Oktober 2022) oder einen entsprechenden Stundenlohn. Dann meldet der Arbeitgeber seinen studentischen Mitarbeiter bei der Minijob-Zentrale an. Bei einem Minijob fallen für den Studierenden keine Beiträge für die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an. Mit einem entsprechenden Antrag kann sich der Minijobber auch von der Ren­ten­ver­si­che­rungspflicht befreien lassen.

Die 520 Euro Grenze gilt bei einem Minijob immer für jeweils einen Monat. Allerdings gibt es auch eine jährliche Verdienstobergrenze von 6.240 Euro. Solange diese Grenze eingehalten wird, kann der Minijobber auch in drei Monaten pro Jahr mehr verdienen, wenn dies für den Betrieb aus unvorhersehbaren Gründen erforderlich ist.  

Beispiel: Eine Ihrer Vollzeitkräfte fällt unvermittelt aus und deshalb muss ein Minijobber einspringen. Ausschlaggebend ist dann die jährliche Verdienstobergrenze von 6.240 Euro.

Wann kommt nun der Werkstudentenvertrag ins Spiel? 

Verdient eine studentische Kraft mehr als 520 Euro im Monat, wird in der Regel ein Werkstudentenvertrag abgeschlossen. Dieser hat positive Auswirkungen für beide Seiten, denn sowohl für den Werkstudenten als auch für den Arbeitgeber fallen dann geringere Sozialabgaben an, weil die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung sowie zur Kranken- und Pflegeversicherung entfallen.

Wichtig: Wie anderen Arbeit­nehmer*innen auch steht den Studierenden der gesetzliche Mindestlohn von 12 Euro ab Oktober 2022 zu. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie als Minijobber oder als Werkstudent angestellt sind. Entscheidend ist, dass es sich um eine abhängige Beschäftigung handelt. Informieren Sie sich dahingehend innerhalb des Arbeitsrechts. 

Was Sie zu den Versicherungen wissen müssen

Werkstudenten haben den Vorteil, dass sie während ihres Studiums 

• in der Krankenkasse, 
• der Pflegeversicherung und 
• der Arbeitslosenversicherung 

versicherungsfrei bleiben. Der Studierende muss sich also entweder kostenlos familienversichern, studentisch gesetzlich oder privat versichern.

Dieses Privileg gilt allerdings nicht für die Rentenversicherung. Es wird somit ein Beitrag zur Rentenversicherung fällig (18,6 Prozent), den Arbeitgeber und Werkstudent hälftig tragen.

Was genau steckt hinter dem Werkstudentenprivileg?

Arbeitnehmer*innen werden im Normalfall Steuern und Abgaben vom Bruttolohn abgezogen. Dazu gehören auch Beiträge für die Sozialversicherung.

Tritt das Werkstudentenprivileg in Kraft, sind Arbeitnehmer*innen mit einem Werkstudentenvertrag von Krankenversicherung, Pflegeversicherung sowie Arbeitslosenversicherung befreit. 

Wichtig: Auch die Beiträge zur Unfallversicherung übernimmt im Übrigen das Unternehmen. 

Ausnahme Rentenversicherung 

Was die Rentenversicherung betrifft, gilt das Werkstudentenprivileg nicht. Hier müssen die Studierenden einen Teil des Beitrags selbst zahlen. Das sind in der Regel 9,3 Prozent des Bruttogehalts.

Allerdings gibt es wieder einige Ausnahmen:

Verdient der Studierende nämlich zwischen 520 und 850 Euro im Monat, gilt für den Rentenbeitrag die sogenannte Gleitzonenregelung, die festlegt, dass der Arbeitgeber einen höheren Beitragssatz zahlt. 

Tritt die Gleitzonenregelung ein, zahlt der Studierende zwischen vier und neun Prozent. Diese Zahl ist abhängig vom Gehalt und dem Bundesland. Erst wenn der Studierende mehr als 850 Euro im Monat verdient, teilt sich der Beitrag gerecht auf und Unternehmen sowie Werkstudenten zahlen jeweils 9,3 Prozent. 

Werkstudentenvertrag Steuern 

Grundsätzlich gelten beim Werkstudentenjob dieselben Bedingungen wie bei jeder Beschäftigung, da Werkstudenten als reguläre Arbeitnehmer*innen eingestuft werden.

Das bedeutet, dass der sogenannte Steuerfreibetrag ausschlaggebend ist: Gemäß dem Bundesfinanzministerium liegt dieser aktuell bei 10.347 Euro netto. Geplant ist, dass dieser aufgrund der kalten Progression noch einmal erhöht wird, um 285 Euro auf 10.632 Euro zum 1. Januar 2023.

Lohnsteuer 

Verdienen Werkstudenten in einem Jahr mehr als den sogenannten Grundfreibetrag von derzeit 10.347 Euro netto (Stand: November 2022), sind sie lohnsteuerpflichtig. Das entspricht in etwa einem monatlichen Gehalt von 862 Euro.

Wenn der Grundfreibetrag jedoch nicht überschritten wird, muss lediglich das versteuert werden, was die 10.347 Euro übersteigt. Sind Werkstudenten aufgrund ihres Gehalts verpflichtet, Lohnsteuer zu zahlen, müssen Sie als Arbeitgeber diese direkt an das Finanzamt abführen. 

Kirchensteuer 

Wenn Werkstudenten der katholischen oder evangelischen Kirche angehören, müssen sie Kirchensteuer zahlen. Wie viel, hängt von der Lohnsteuer ab – die Kirchensteuer beträgt 8–9 % der Lohnsteuer. Wer konfessionslos oder nicht lohnsteuerpflichtig ist, zahlt demnach auch keine Kirchensteuer.

Was muss in den Vertrag? 

Wir zeigen Ihnen im Folgenden auf, welche Punkte Ihr Werkstudentenvertrag enthalten sollte. Allgemein ist der Vertragsinhalt immer von der individuellen Situation und Ihrem Unternehmen abhängig. Es gibt jedoch einige allgemeine Punkte, die Sie in Ihrem Vertrag berücksichtigen sollten.  

Inhalte des Werkstudentenvertrags: 

• Persönliche Daten der Vertragspartner

Ergänzen Sie die persönlichen Daten der Vertragspartner wie Name, Anschrift und Kontaktdaten. 

• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses

Legen Sie den Beginn und somit den ersten Arbeitstag fest. 

Bei einem unbefristeten Verhältnis: Vermerken Sie im Werkstudentenvertrag, dass das Arbeitsverhältnis auf „unbestimmte Zeit“ geschlossen wird.

Bei einem befristeten Verhältnis: Geben Sie die genaue Dauer der Werkstudententätigkeit und das festgelegte Enddatum an. Legen Sie in diesem Abschnitt auch die Dauer der Probezeit fest. Diese kann sich zum Beispiel auf die ersten drei Monate belaufen.

• Status als Werkstudent

In diesem Paragrafen wird beschrieben, welcher Status der Arbeitnehmende hat und welche Bedingungen erfüllt sein müssen (z.B. die 20-Stunden Regelung). 

• Tätigkeit

Erläutern Sie, welcher Tätigkeit der Werkstudent nachgeht. Führen Sie dazu alle Arbeiten auf, die Sie mit dem Werkstudenten vereinbart haben. Hinzu kommt häufig ein Zusatz, bei gleichem Lohn auch „andere zumutbare Arbeiten auszuführen“.

• Arbeitsvergütung

Unter diesem Punkt legen Sie einen Stundenlohn fest. 

Hinweis: Werkstudenten müssen als Vergütung mindestens den gesetzlichen Mindestlohn erhalten. Dieser liegt seit 1. Oktober 2022 bei 12 Euro pro Arbeitsstunde.

• Arbeitszeit

Legen Sie in diesem Teil die Arbeitszeiten sowohl während als auch neben dem Semester fest. 

• Arbeitsort 

Definieren Sie, ob, wann und wie oft im Homeoffice oder an anderen Orten gearbeitet werden darf. 

• Urlaub

Der Urlaubsanspruch ergibt sich nach dem Bundesurlaubsgesetz. Den individuellen Urlaubsanspruch des Werkstudenten müssen Sie anteilig berechnen und im Vertrag niederschreiben. Dieser ist abhängig davon, wie viele Tage pro Woche der Werkstudent für das Unternehmen aktiv ist.

• Krankheit

Hier ist geregelt, wie sich der Werkstudent in einem Krankheitsfall zu verhalten hat. Gesetzlich gelten in Deutschland folgende Regeln: 

• Die Krankheit muss dem Arbeitgeber sofort mitgeteilt werden.
• Nach drei Kalendertagen muss der Werkstudent eine ärztliche Bescheinigung vorlegen.
• Der Arbeitgeber kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aber auch früher verlangen.
• Der Werkstudent hat Anspruch auf Lohnfortzahlung bis zu einer Dauer von sechs Wochen.

• Nebenjob

Hier legen Sie fest, dass der Nebenjob und die Anzahl der Arbeitsstunden gemeldet werden müssen.

Wichtig: Übersteigt die wöchentliche Stundenzahl die Grenze von 20 Stunden pro Woche oder 26 Wochen Vollzeitarbeit im Kalenderjahr, gilt der Arbeitnehmer nicht mehr als Werkstudent und es werden Sozialabgaben in voller Höhe fällig.

• Kündigungsfrist

Um den Werkstudentenvertrag zu kündigen, müssen Sie sich an die im BGB § 622 aufgelisteten Kündigungsfristen halten. Demnach kann mit einer Frist von vier Wochen zum 15. Tag im Monat oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. 

Während der Probezeit können beide Seiten mit einer Frist von zwei Wochen kündigen.  In manchen Fällen ist die Kündigungsfrist eine andere. Zum Beispiel, wenn sie im Tarifvertrag anders geregelt ist.

• Ort, Datum und Unterschrift der Vertragspartner

Versehen Sie den Vertrag letztendlich mit Ort, Datum und Unterschrift der Vertragspartner. 

Nutzen Sie Factorial, um Dokumente elektronisch unterschreiben zu lassen. 

Ergänzungen 

Mit den oben genannten Inhalten haben Sie bereits den wichtigsten Teil des Vertrags abgedeckt. Darüber hinaus nehmen Arbeitgeber teilweise noch Inhalte wie die Verschwiegenheitsklausel, das Wettbewerbsverbot, geltende Sicherheitsrichtlinien oder die Nutzung von Soft- und Hardware mit in den Vertrag. 

Tipp: Nutzen Sie entsprechende Vorlagen wie zum Beispiel ein Werkstudentenvertrag Muster und nehmen Sie das Wissen eines Anwalts bei der Vertragsformulierung zur Hilfe. So sind Sie auf der sicheren Seite. 

Häufige Fragen und Antworten

Was ist ein Werkstudentenvertrag?

Einfach erklärt ist ein Werkstudentenvertrag ein Arbeitsvertrag mit einem Werkstudenten. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht mehr als 20 Stunden pro Woche während der Vorlesungszeit und nicht mehr als 40 Stunden in der vorlesungsfreien Zeit gearbeitet werden darf.

Was ist bei einem Werkstudentenvertrag zu beachten?

Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht mehr als 20 Stunden pro Woche während der Vorlesungszeit und nicht mehr als 40 Stunden in der vorlesungsfreien Zeit gearbeitet werden darf. Folgende Voraussetzungen müssen außerdem gewährleistet sein: Der Werkstudent darf nicht länger als 25 Fachsemester studiert haben, befindet sich nicht in einem Urlaubssemester und hat noch nicht alle vorgeschriebenen Prüfungen absolviert.

Wie viel darf ich als Werkstudent verdienen?

Grundsätzlich gelten beim Werkstudentenjob dieselben Bedingungen wie bei jeder Beschäftigung, da Werkstudenten als reguläre Arbeitnehmer*innen eingestuft werden. Das bedeutet, dass der sogenannte Steuerfreibetrag ausschlaggebend ist: Gemäß dem Bundesfinanzministerium liegt dieser aktuell bei 10.347 Euro netto. Geplant ist, dass dieser aufgrund der kalten Progression noch einmal erhöht wird, um 285 Euro auf 10.632 Euro zum 1. Januar 2023.