Erinnern Sie sich an die Zeiten, in denen Arbeitsstunden noch mit Papier und Stift aufgenommen wurden? Heute ist Zeit die wertvollste Ressource – und eine Zeiterfassung-App nimmt Ihnen genau diese Routine ab.
Zeiterfassung ist Pflicht in Deutschland: Seit dem BAG-Beschluss von 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Den rechtlichen Rahmen bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – bereits seit 2019 forderte der EuGH ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System zur Messung der täglichen Arbeitszeit (Rs. C-55/18 „CCOO“).
Höchste Zeit also, die richtige Lösung zu wählen: Welche Zeiterfassungs-App passt wirklich zu Ihrem Unternehmen? Factorial vergleicht für Sie die besten Optionen und zeigt, wie Sie damit Zeit sparen, Kosten senken und Compliance sichern.👇🏻⏰
App zur Zeiterfassung: Hier sind die Vorteile
Um den bevorstehenden digitalen Prozess zur Zeiterfassung zu implementieren und zu vereinfachen, kann eine leicht zugängliche und benutzerfreundliche Anwendung helfen.
Wieso lohnt sich also eine App zur Zeiterfassung?
- Einhaltung der Vorschriften:
Eine App zur Zeiterfassung erleichtert die Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden und überlasst ihnen die Selbstbedienung. Für das Unternehmen bedeutet die Erfassung der Arbeitszeiten, dass es bei jeder Arbeitsinspektion effektiv reagieren kann. - Flexibilität:
Mitarbeitende haben neben einer Desktop-Anwendung die Möglichkeit, flexibel über Ihr mobiles Endgerät die Arbeitszeit zu erfassen. So ist rechtkonformes Time Tracking auch von unterwegs aus möglich – ideal für Dienstreisen oder Außendienste. - Automatisierung von Prozessen:
Durch die Digitalisierung der Zeiterfassung wird der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben reduziert. Mit der Zeiterfassungs-App können Arbeitgeber die Produktivität in Echtzeit überwachen. Und: Auch weitere HR-Prozesse wie Abwesenheiten, Pausenzeiten oder die Schichtplanung lassen sich einfacher verwalten. Sie profitieren also von einer effizienten Organisation und besseren Planung. - Transparenz und Sicherheit:
Eine Zeiterfassungs-App ermöglicht es beiden Seiten, die detaillierte Zeiterfassung einzusehen. Im Vergleich zum herkömmlichen Stempeln wird der Zugriff auf die Informationen durch diese digitalen Tools von beiden Seiten besser kontrolliert. - Integration mit anderen Tools:
Die meisten Zeiterfassungs-Apps lassen sich leicht in andere Lohnabrechnungs- und Personalverwaltungssysteme integrieren, wodurch eine doppelte Datenerfassung vermieden wird.
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Vergleichstabelle der 10 besten Apps zur Zeiterfassung
| App | Hauptfunktionen | Wichtige Integrationen | Preis (ab) | Bewertung | Am besten geeignet für |
| Factorial | Mobile Zeiterfassung mit GPS/QR, Schichtplanung, Abwesenheiten, Genehmigungen & Spesen – alles in einer App | DATEV, Slack, Google Workspace, MS Teams | 8 €/ User / Monat | ⭐⭐⭐⭐⭐ | Unternehmen, die eine All-in-One-Lösung für Zeit, HR & Finanzen suchen |
| Clockify | Mobiler Timer, Stempeluhr/Kiosk, GPS (nur in höheren Plänen) | Jira, Trello, Asana, Zapier | Gratis / ab 3,99 $ | ⭐⭐⭐⭐ | Freelancer*innen & kleine Teams, die kostenlos starten wollen |
| TimeTac | App mit GPS, Geofencing, NFC, Projektzeiten & Abwesenheiten | Jira, MS Teams, SAP | 17,50 € + Module | ⭐⭐⭐⭐ | Mittelgroße & große Firmen mit Außendienst oder Baugewerbe |
| factro | Projektmanagement-App mit integrierter Zeiterfassung | MS Teams, Outlook, Zapier | 7,99 €/User | ⭐⭐⭐ | Teams mit starkem Fokus auf Projektsteuerung |
| Toggl Track | Einfache Projektzeiterfassung, starke Berichte, kein GPS | Asana, Slack, Notion, Zapier | 9 $ / User | ⭐⭐⭐⭐ | Agenturen, Beratungen & Remote-Teams |
| clockin | Mobile Zeiterfassung + iPad-Terminal/QR/PIN, Fahrtzeiten | DATEV, Lexoffice, sevDesk | 3,99 €/User | ⭐⭐⭐⭐ | Handwerk, Logistik & Serviceteams |
| Clockodo | App für Arbeits- & Projektzeit, Abwesenheiten, Auswertungen | DATEV, Lexoffice, Zapier | 5 €/User | ⭐⭐⭐⭐ | Freelancer*innen, Berater*innen & KMU |
| Papershift | Schichtplanung + mobile Zeiterfassung, kein GPS | DATEV, Personio, Zapier | 6–9 €/User + 39 € Grundgebühr | ⭐⭐⭐ | Gastronomie, Einzelhandel, Gesundheitswesen |
| Shiftbase | Schichtplanung + mobile Zeiterfassung mit GPS-Sperre | Exact, AFAS, API | 3,25 €/User | ⭐⭐⭐⭐ | KMU mit Schichtbetrieb & Außendienst |
| Planerio | App für das Gesundheitswesen: Schichten, Zeiterfassung, Tarifregeln | Klinikschnittstellen, DATEV | ab 2,90 €/User (Schätzung) | ⭐⭐⭐⭐ | Kliniken, Pflegeheime & Arztpraxen |
Was ist die beste Zeiterfassung-App?
Bei der Auswahl einer App zur Zeiterfassung ist es entscheidend, die Funktionen zu berücksichtigen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entsprechen. Es hängt davon ab, welche Bedürfnisse ihr Unternehmen hat: reine Zeiterfassung oder zusätzlich Schichtplanung, Projektzeiten und klare Pausenregeln. Ebenso wichtig ist, was die Mitarbeitenden denken: Eine intuitive App mit schnellem Stempeln, einfachem Schichttausch und Self-Service wird eher akzeptiert. Prüfen Sie daher die Nutzerstimmen und Bewertungen – etwa im Google Play Store/Google Reviews – um Hinweise zu Bedienbarkeit, Stabilität und Supportqualität zu erhalten. Im Folgenden stellen wir einige der besten Apps auf dem Markt vor:
1. Factorial
Factorial ist eine „All-in-One”-App für das Personalwesen, die eine umfassende Lösung für das Ressourcenmanagement jedes Unternehmens bietet. Sie zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit aus, da es sich um eine sehr intuitive App handelt.
Mitarbeitende können sich einfach über den Clockin-Bereich ein- und ausloggen – egal, ob Homeoffice, unterwegs oder vor Ort am Arbeitsplatz. Abweichungen von der festgelegten Normarbeitszeit sind direkt sichtbar. Vergisst ein Mitarbeitender, sich einzuloggen, wird dieser automatisch benachrichtigt. Ihr Team arbeitet in der Produktion oder auf der Baustelle? Neben der mobilen und Desktop-Variante kann die Arbeitszeiterfassung auch per QR-Code vor Ort erfolgen.
Wie das ganze aussieht? Na, so zum Beispiel:
Das Besondere an der Factorial-App: Neben der Zeiterfassung stehen Ihnen noch viele weitere HR-Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihre gesamten Workflows automatisieren können. Durch die Verwaltung Ihrer Prozesse in einer zentralen Plattform sparen Sie nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch Ihr Fehlerrisiko erheblich.
Zum Beispiel können Sie die Arbeitszeiterfassung mit folgenden Tools verknüpfen:
- Schichtplanung: Erstellen Sie dank automatischer Schichtplanung den idealen Zeitplan für Ihr Team und genehmigen Sie Tauschanfragen mit nur einem Klick. Änderungen werden in Echtzeit abgebildet und Mitarbeitende benachrichtigt, sodass kein Chaos entsteht.
- Abwesenheiten: Teams können Abwesenheiten bei ihren Vorgesetzten beantragen und haben eine bessere Organisation und Übersicht über Urlaub und Krankheitstage.
- Projektzeiterfassung: Die Projektzeiterfassung ermöglicht es, Arbeitszeiten nach Projekten, Aufgaben oder Kostenstellen zu erfassen und auszuwerten. Sie eignet sich besonders für Dienstleistende, Agenturen sowie Unternehmen in Bau und Produktion.
- vorbereitende Lohnabrechnung: Die Payroll- und DATEV-Schnittstelle unterstützt eine reibungslose Lohn -und Gehaltsabrechnung unter Berücksichtigung individueller Ausgaben und Zulagen. Dank der bilateralen Schnittstelle zu DATEV erfolgt der Datenaustausch sicher und effizient. Factorial ist DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner.
Darüber hinaus bietet Factorial noch weitere Funktionen, etwa im Bereich Dokumentenmanagement, Talent, Analytics oder Performance.
2. Clockify
Wenn Ihr Unternehmen ein Start-up ist, könnte diese App für Sie interessant sein. Sie richtet sich an kleine Unternehmen und bietet einen kostenlosen Basisplan, mit dem Sie die Arbeitszeiten aller Ihrer Mitarbeitenden ohne Anfangsinvestition erfassen können.
Die App punktet mit Einfachheit im Zeiterfassungs-Kern (Projektzeiten/Berichte). Für Unternehmen mit Wachstumsperspektive reicht das jedoch selten: fortschrittliche Funktionen wie Abwesenheiten, Schicht- und Dienstplanung, Lohnexporte, Audit-Logs, API-Integrationen und erweitertes Reporting liegen hinter kostenpflichtigen Add-ons und bleiben funktional auf Zeiterfassung fokussiert. Das Ergebnis: Parallel laufende Lösungen für Payroll, HR-Admin und Kommunikation. All-in-One-Plattformen, wie Factorial, bündeln diese Bereiche in einem System und skalieren ohne Tool-Brüche.
3. Time Tac
Time Tac ist eine umfassende App auf Unternehmensstandard für Zeit- und Abwesenheitsmanagement. Sie enthält Geolokalisierung, Geofencing und NFC-Zeiterfassung, welches sie ideal für Industrien mit Mitarbeitenden im Außendienst, wie zum Beispiel im Bauwesen oder Gesundheitswesen, macht.
Über einfache Zeiterfassung hinaus bietet die App Funktionen für Projektstunden, Abwesenheiten und konforme Berichte, was die Genauigkeit für komplexe Unternehmen sichert. Ihre modulare Struktur erlaubt es Firmen, die Lösung an ihre Bedürfnisse anzupassen.
Die Nachteile sind die Kosten und Komplexität: Obwohl die App sehr zuverlässig ist, kann sie sich für kleinere Unternehmen, welche nur eine leichtgewichtige Lösung brauchen, überwältigend anfühlen. Zudem können sich die Gesamtkosten durch nutzerbasierte Abrechnung und kostenpflichtige Zusatzmodule gerade bei wachsenden Teams schnell summieren.
4. factro
factro ist hauptsächlich eine Projektmanagement-App mit integrierter Zeiterfassung. Teams können Stunden direkt zu Tasks eintragen, Fortschritt verfolgen und Arbeitsprotokolle zu Projekten verlinken, welche sie passend für projektorientierte Unternehmen macht. Ihr Hauptstärke liegt in der Kombination von Planung und Umsetzung: Manager*innen können Aufgaben verteilen, Deadlines setzen und die eigentliche Zeit, die mit der Aufgabe verbracht wurde, berechnen.
Jedoch ist factro weniger geeignet für Unternehmen, die nach eigenständiger Zeiterfassung oder Anwesenheit Funktionen suchen, weil sie Projektkontrolle über Personalwesen- oder Lohnabrechnungsqualitäten priorisiert.
5. ToggleTrack
Toggle Track ist eine der benutzerfreundlichsten Apps für Freelancer*innen und Agenturen, bekannt für ihr geradliniges Design und starke Berichterstattungs-Tools. Es erlaubt Mitarbeitenden, Arbeitszeiten mit einem Klick zu protokollieren, Zeit zu Projekten zuzuweisen und professionelle Berichte zu exportieren.
Die mobile App ist anspruchslos und integriert reibungslos mit Produktivitätstools wie Asana, Slack und Notion. Der Mittelpunkt liegt mehr auf ihrer Benutzbarkeit und ihren Einblicken anstatt auf ausgebauter Arbeitskraftkontrolle.
Ein wesentlicher Nachteil von Toggl Track ist das Fehlen nativer GPS- bzw. Geofencing-Funktionen – für Teams, die eine standortbasierte Verifikation benötigen, ist das wenig geeignet. Außerdem gibt es keine direkte DATEV-Integration, was die Lohnabrechnung und den Datenaustausch zusätzlich verkomplizieren kann. Zudem ist Toggl Track im deutschen Markt vergleichsweise wenig bekannt, was Onboarding und Self-Service-Suche durch Mitarbeitende erschweren kann.
6. clockin
clockin ist eine App, die zugeschnitten ist für Außendienst, Logistik und Handel. Ihre mobile App ermöglicht es Mitarbeitenden, sich via Smartphone oder iPad, Terminal mit QR- oder Pin Codes einzuloggen, wodurch es sowohl für Remote- als auch für Vor-Ort-Teams vielseitig einsetzbar ist.
Weitere Eigenschaften sind Reisezeitverfolgung, Projektaufträge und Kostenmanagement. Die Integration mit DATEV und Lexoffice vereinfacht Lohnabrechnungsprozesse für Unternehmen in der DACH-Region.
Die clockin App fokussiert sich auf die Nutzung in Dienstleistungsbranchen, für erweiterte HR-Funktionen wie Performance-Management ist der Funktionsumfang begrenzt. Jedoch wird die Desktop Version als langsam und die Rechverwaltung als umständlich bewertet von Nutzern, welches zur Folge hat dass manche Einstellungen nur mit Support reibungslos funtionieren.
7. Clockodo
Clockodo ist eine flexible App, die für kleinere und mittlere Unternehmen und Freelancer*innen entworfen ist. Sie bietet einfache Zeit und Projekterfassung, kombiniert mit Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Berichte können individuell angepasst werden für Abrechnungen und Regelkonformität.
Die App wird für ihre Transparenz und Schlichtheit geschätzt und ist ebenfalls DSGVO-konform. Sie integriert auch Buchhaltungsinstrumente wie DATEV und Lexoffice.
Dennoch machen die limitierten HR und Terminplanungsfunktionen die App besser geeignet für Unternehmen, die sich hauptsächlich auf abrechnungsfähige Stunden anstatt Arbeitskraftmanagement fokussieren. Ausserdem gibt es vereinzelt Navigationshürden in der Clockodo App und es fehlen detaillierte Auswertungen, welche zu Teils umständlicher Bedienung und Reporting führt.
8. Papershift
Papershift ist eine App, die sich auf Schichtplanung und Anwesenheit konzentriert. Mitarbeitende können mit ihrem Smartphone ein- und auschecken, Schichten anfragen und Führungskräfte können Dienstpläne organisieren.
Da die App bekannt in der Gastronomie und im Einzelhandel ist, verzichtet Papershift bewusst auf GPS-Verfolgung und bevorzugt stationäre Check-In-Methoden (PIN-Code, Unterschrift oder Terminals).
Dies macht Papershift zu einer soliden Option für Firmen, die mit vorhersehbaren Schichten arbeiten, jedoch weniger attraktiv für mobile Teams, welche standortbasierte Kontrolle benötigen.
9. Shiftbase
Shiftbase ist eine Schichten- und Zeitmanagement-Applikation mit einem Fokus auf Zugänglichkeit und Kosteneffizienz. Ihre mobile App erlaubt es Mitarbeitenden einzustempeln, Urlaub zu beantragen und Zeitpläne einzusehen. Eine GPS-Einschränkung versichert, dass Check-ins nur an autorisierten Standorten stattfinden.
Das Preismodell der Zeiterfassungs-App spricht kleine und mittelgroße Unternehmen an und die App skaliert gut für verteilte Teams.
Allerdings fällt der Funktionsumfang im Vergleich zu All-in-One-HR-Plattformen gering aus. Manche Nutzer vermissen bestimmte Planungs- und Druckfuntionen sowie flexiblere Reports. Für Unternehmen, die eine umfassende HR-Integration benötigen, ist sie daher nur eingeschränkt geeignet.
10. Planerio
Die Zeiterfassungs-App Planerio ist auf Gesundheitsorganisationen spezialisiert, insbesondere Kliniken, Krankenhäuser und Pflegeheime. Sie erlaubt es Mitarbeitenden sich ein – und auszustempeln, Schichten zu verwalten und komplizierte Arbeitsrechte (Nacht- oder Wochenend-Prämien) anzuwenden.
Die App automatisiert viel vom Planungsprozess in Umfelden, die anspruchsvolle Compliance-Anforderungen haben. Ihr mobiles Interface macht es einfach für die medizinischen Arbeitskräfte Schichten einzusehen und Stunden einzutragen.
Das heißt, Planerio ist weniger relevant für Branchen außerhalb des Gesundheitswesens, da ihre Stärken eher in angepasster Compliance anstatt generellem Arbeitskraft-Management liegen.
Wie wählt man die richtige Zeiterfassungs-App aus?
Bei der Auswahl Ihrer Personalverwaltungs-App sollten Sie einige wichtige Punkte berücksichtigen, wie beispielsweise die Größe Ihres Unternehmens. Einige Apps eignen sich besser für KMU, andere bieten eine Vielzahl von Optionen, da sie auf große Unternehmen ausgerichtet sind.
💡 Wichtig! Beachten Sie, dass die beste Zeiterfassungs-App diejenige ist, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht. Daher ist es für Ihre Wahl von entscheidender Bedeutung, die Funktionen zu bewerten, die Ihr Unternehmen benötigt und die Ihnen die verschiedenen Apps bieten können.
Ein weiterer zu berücksichtigender Aspekt sind die spezifischen Anforderungen. Wenn beispielsweise die Art der Arbeit in Ihrem Unternehmen hybrid ist, benötigen Sie wahrscheinlich die Geolokalisierungsfunktion.
Wenn Ihr Unternehmen Features benötigt, die über eine reine Zeiterfassung hinausgehen, ist eine All-in-One-Lösung wie Factorial die bessere Wahl. So haben Sie alle Ihre Tools in einer Plattform.
Wie wir im Laufe des Blogs analysiert haben, ist es am sinnvollsten, eine mobile App oder auf jeden Fall eine Personalsoftware zu verwenden, die sich an den aktuellen Kontext der Telearbeit anpasst. Factorial bietet Ihnen mit einer All-in-One-Lösung beide Optionen.
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