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Zeiterfassungssoftware

Die 9 wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Dank der Zeiterfassung besteht ein Nachweis über die tatsächliche Stundenzahl, die der Mitarbeiter geleistet hat. Dies ist wichtig, damit Überstunden ausgezahlt werden oder Angestellte durch die Ansammlung der Stunden im Arbeitszeitkonto einen zusätzlichen Urlaubstag nehmen können. Doch nicht nur Überstunden, sondern auch Fehlzeiten können ermittelt werden.

Um all das effizient zu verwalten, sollte ein intuitives Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommen. Dabei gibt es unzählige verschiedene Möglichkeiten für die korrekte Stundenerfassung. Klassisch per Stempeluhr am Terminal oder per App mit dem Smartphone. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen die richtige Software für Ihre Zeitwirtschaft unbedingt enthalten muss.

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Die wichtigsten Merkmale einer Zeiterfassungssoftware

1. Einfache Einrichtung und intuitive Bedienung
Da diese Software für Unternehmer aller Art (und nicht unbedingt nur für diejenigen mit Programmierkenntnissen) konzipiert ist, sollte die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich sein.

2. Zugang über eigenes Mitarbeiterportal
Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte über einen Employee-Self-Service verfügen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter selbst Zugriff auf die Software haben und ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten selbstständig erfassen können. Im Mitarbeiterportal sehen sie dann ihre geleisteten Stunden, ggf. Fehlzeiten, welche Kollegen außer Haus sind, spezifische Projektzeiterfassung und vieles mehr.

3. Direkter Überblick über Arbeitszeiten
Diese Art von Software bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Dienstpläne und Kalender der Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzuzeigen. Auf einen Blick können Sie die Arbeitszeiten und die Entwicklung der von Ihnen festgelegten Teams einsehen. So behalten Sie auch bei unterschiedlichen Projekten den Überblick.

4. Möglichkeit Zeiten nachzutragen
Es kann immer wieder vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter mal vergessen ein- oder auszustempeln. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Zeiterfassungssoftware die Möglichkeit bietet, Zeiten nachzutragen, und zwar ohne einen komplizierten Prozess, der die HR-Abteilung und Vorgesetzte involviert. Idealerweise werden nachgetragene Stunden oder Stunden zu bestimmten Projekten in den Stundenkonten markiert, sodass Vorgesetzte noch einmal drüberschauen können.

5. Herunterladbare Vorlagen und Berichte
Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte es möglich machen, die ausgefüllten Stundenzettel für alle Arbeitszeitmodelle und Projekte als Excel oder PDF zu exportieren. So können diese entweder händisch oder per elektronischer Unterschrift signiert werden und für die weitere Bearbeitung an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden.

6. Möglichkeit der Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben
Das hilft Ihnen dabei, die Dienstplanung zu verbessern und den Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter sowie deren Verfügbarkeit und Urlaubstage im Blick zu behalten.

Die Berechnung der Urlaubstage oder der Stunden, die der Mitarbeiter dem Unternehmen “schuldet” (oder umgekehrt), ist daher viel einfacher. Wenn Sie ein mehr oder weniger großes Team haben, sparen Sie mit dieser Art von Lösung viel Zeit und Kopfschmerzen. Die gesamte Zeitwirtschaft ist übersichtlich gestaltet und alle Daten sind in der Cloud gespeichert.

7. Möglichkeit zum Genehmigen von Stundenzetteln
Die Software sollte es Vorgesetzten oder der Personalabteilung einfach machen, die digitalen Stundenzettel der Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks zu genehmigen bzw. abzulehnen.

8. Option der mobilen Zeiterfassung 
Nicht alle Mitarbeiter arbeiten immer vom Büro aus. Es gibt viele, die ihre Aufgaben remote ausführen oder viel unterwegs sind, wie zum Beispiel Mitarbeiter im Außendienst. Für sie ist es erforderlich auch für unterwegs eine effiziente Lösung zur Zeiterfassung zu haben. Eine App, die sich über das Smartphone bedienen lässt, ist dafür ideal.

9. Möglichkeit Erinnerungen zu planen
Einige dieser Lösungen bieten dem Arbeitgeber auch die Möglichkeit, Erinnerungen für bestimmte Teams oder Mitarbeiter festzulegen. Diese können so programmiert werden, dass sie täglich, wöchentlich oder monatlich angezeigt werden. So können Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel eine freundliche Erinnerung senden, ihren Stundenzettel vor Monatsende auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Mehr erfahren: Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Traditionell umfasste die Zeiterfassung für das Unternehmen eine Anhäufung von Dokumenten und Dateien, sowie langsame und umständliche Prozesse, die heutzutage in Zeiten von Cloud Lösungen und digitalen Auswertungen nicht mehr erforderlich sind.

Eine Zeiterfassungssoftware ist eines der vielen Tools, welche Stundenzettel und Excel-Dokumente bei der Zeiterfassung ersetzen. Es ist neben Stempeluhren und Terminals nicht die einzige Lösung, aber es bietet mehr Flexibilität und Akzeptanz bei den Arbeitnehmern. Denn eine Software bietet nicht nur mehr Transparenz der eigenen Arbeitsweise, sondern das Ein- und Ausstempeln erfordert weniger Aufwand als das händische Ausfüllen eines Stundenzettels. Die Buchung der Stunden erfolgt hierbei digital.

Diese Art von Tool bietet viele Möglichkeiten, um die Arbeitsstunden und andere Personaldaten zu visualisieren, und passt sich gleichzeitig am besten an die Arbeitsflexibilität und Arbeitszeitmodelle an, wobei zum Beispiel die Zeiterfassung im Home Office zum Kinderspiel wird. Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitern somit ein- und auszustempeln, ohne physisch im Büro vor Ort zu sein und am festen Terminal einchecken zu müssen.

👉 Erfahren Sie hier, was bei der Zeiterfassung erlaubt ist

Da die Erfassung der Arbeitszeit für Unternehmen obligatorisch ist, verhindert eine solche Software, dass Sie Sanktionen erhalten, wenn Sie Ihrer Verpflichtung nicht nachkommen – und das ganz ohne eine Arbeitsüberlastung für die Personalabteilung, denn die Buchung und Auswertung der Einträge erfolgt digital.

Die wichtigsten Merkmale einer Zeiterfassungssoftware

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

Neben der vollständigen Kompatibilität mit den Anforderungen des Arbeitsrechts und der Umsetzung des EuGH-Urteils bietet eine Zeiterfassungssoftware viele weitere Vorteile.

Zu Beginn können Sie den gesamten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter erfassen und festlegen, welche Mitarbeiter neben den gewöhnlichen Arbeitszeiten auch andere Start- und Endzeiten haben können. Im Prinzip kann ein gesamter Dienstplan in die Software eingepflegt werden. Dank der damit verbundenen schnellen Verwaltung der Arbeitspläne können die Aufgaben der Personalabteilung vereinfacht und flexiblere Arbeitszeiten erzielt werden.

Es ist auch ein Tool, mit welchem Sie jederzeit wissen, welcher Mitarbeiter zu welchem ​​Zeitpunkt im Büro verfügbar ist. Der Arbeitgeber hat direkten und sofortigen Zugriff auf alle Daten, die die Software über Stunden, Tage und Monate erfasst. Alle diese Einträge werden sicher in einer Cloud gespeichert.

Im Gegensatz zu Stundenzetteln, die im Chaos verloren gehen können, schützt eine Speicherung der Daten in der Cloud vor Datenverlust. Gleichzeitig ist die digitale Stundenerfassung besonders übersichtlich und spart letztendlich Zeit, denn Arbeitszeitrechner, Buchungen über Arbeitszeiten, die Urlaubsverwaltung oder Erfassung anderer Abwesenheiten erfolgt automatisiert.

Basierend auf all diesen Informationen können Sie im Anschluss auch HR-Berichte erstellen, zum Beispiel über die Produktivität verschiedener Teams. Auch die Auswertung ist mit einer Software also einfacher und schneller, aber vor allem auch übersichtlich.

Weiterhin können Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung auch bequem vom eigenen Smartphone aus umsetzen. Dank modernen Apps, über die Ihre Arbeitnehmer ein- und ausstempeln können, können Daten zur Stundenerfassung oder auch zu Projekten (bei spezifischer Projektzeiterfassung) über das Smartphone erfasst werden. Eine solche Lösung ist nutzerfreundlich und besonders bei jüngeren Mitarbeitern beliebt. Mitarbeiter müssen Stunden nicht mehr in Listen oder Stundenzettel eintragen und haben ihre Stunden gleichzeitig dank der mobilen Übersicht im Blick.

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Jetzt, da Sie wissen, was eine gute Zeitsteuerungssoftware bieten sollte, ist es Zeit, diejenige zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt!

Diese Art von Programmen haben normalerweise monatliche oder jährliche Kosten, aber angesichts der Zeit, die Sie durch den Einsatz einer solchen Software sparen, zahlt sich die Investition innerhalb kürzester Zeit aus.

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