Die 9 wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassung kann zwar in gewisser Weise einen Ablehnungseffekt haben (insbesondere für Arbeitnehmer), hat allerdings Vorteile für die Verbesserung der Produktivität des Unternehmens. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben einen Nachweis der tatsächlichen Stundenzahl, die der Mitarbeiter geleistet hat. Dies ist beispielsweise wichtig, damit Mitarbeiter ihre Überstunden ausgezahlt bekommen oder durch die Ansammlung der Stunden im Arbeitszeitkonto einen Urlaubstag nehmen können.

Um all das effizient zu verwalten benötigen Sie ein intuitives Tool, wie eine Zeiterfassungssoftware. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen die richtige Software unebdingt enthalten muss.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Traditionell umfasste die Zeiterfassung für das Unternehmen eine Anhäufung von Dokumenten und Dateien, sowie langsame und umständliche Prozesse, die heutzutage nicht mehr erforderlich sind.

Eine Zeiterfassungssoftware ist eines der vielen Tools, welche Stundenzettel und Excel-Dokumente ersetzen. Es ist nicht die einzige Lösung, aber es bietet mehr Flexibilität und Akzeptanz bei den Arbeitnehmern. Denn eine Software bietet nicht nur mehr Transparenz der eigenen Arbeitsweise, sondern das Ein- und Ausstempeln erfordert weniger Aufwand als das händische Ausfüllen eines Stundenzettels.

Arbeitszeiterfassung

Diese Art von Tool bietet viele Möglichkeiten, um die Arbeitsstunden zu visualisieren, und passt sich am besten an die Arbeitsflexibilität und neue Arbeitsmodelle, wie zum Beispiel Home-Office, an. Sie ermöglichen Ihren Mitarbeitern so, ein- und auszustempeln, ohne physisch im Büro sein zu müssen.

Da die Erfassung der Arbeitszeit für Unternehmen (in naher Zukunft) obligatorisch ist, verhindert diese Software, dass sie Sanktionen erhalten, wenn sie ihrer Verpflichtung nicht nachkommen, und das ganz ohne eine Arbeitsüberlastung für die Personalabteilung.

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

Neben der vollständigen Kompatibilität mit den Anforderungen des Arbeitsrechts und der Umsetzung des EuGH-Urteils bietet eine Zeiterfassungssoftware viele weitere Vorteile.

Zu Beginn können Sie den gesamten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter erfassen und festlegen, welche Mitarbeiter neben den gewöhnlichen Arbeitszeiten auch andere Start- und Endzeiten haben können. Dank der damit verbundenen schnellen Verwaltung der Arbeitspläne können die Aufgaben der Personalabteilung vereinfacht und flexiblere Arbeitszeiten erzielt werden.

Es ist auch ein Tool, mit welchem Sie jederzeit wissen, welcher Mitarbeiter zu welchem ​​Zeitpunkt im Büro verfügbar ist. Alles wird automatisiert und der Arbeitgeber hat direkten und sofortigen Zugriff auf alle Daten, die die Software über die Stunden, Tage und Monate erfasst.

Damit können Sie im Anschluss auch HR-Berichte erstellen, zum Beispiel über die Produktivität verschiedener Teams.

Die wichtigsten Merkmale einer Zeiterfassungssoftware 

zeiterfassungssoftware-funktionen

1. Einfache Einrichtung und intuitive Bedienung

Da diese Software für Unternehmer aller Art (und nicht unbedingt nur für diejenigen mit Programmierkenntnissen) konzipiert ist, sollte die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich sein.

2. Zugang über eigenes Mitarbeiterportal

Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte über einen Employee-Self-Service verfügen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter selbst Zugriff auf die Software haben und ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen können. Im Mitarbeiterportal sehen sie dann ihre geleisteten Stunden, ggf. Fehlzeiten, welche Kollegen außer Haus sind und vieles mehr.

3. Direkter Überblick über Arbeitszeiten

Diese Art von Software bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Arbeitspläne und Kalender der Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzuzeigen. Auf einen Blick können Sie die Arbeitszeiten und die Entwicklung der von Ihnen festgelegten Teams einsehen.

4. Möglichkeit Zeiten nachzutragen

Es kann immer wieder vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter mal vergessen ein- oder auszustempeln. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Zeiterfassungssoftware die Möglichkeit bietet, Zeiten nachzutragen, ohne einen komplizierten Prozess, der die HR-Abteilung und Vorgesetzte involviert. Idealerweise werden nachgetragene Stunden markiert, sodass Vorgesetzte noch einmal drüberschauen können.

5. Herunterladbare Vorlagen und Berichte

Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte es möglich machen, die ausgefüllten Stundenzettel als Excel oder PDF zu exportieren. So können diese entweder händisch oder per elektronischer Unterschrift signiert werden, und für die weitere Bearbeitung an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden.

6. Möglichkeit der Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben

Das hilft Ihnen dabei, die Arbeitsplanung zu verbessern und den Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter sowie deren Verfügbarkeit und Urlaubstage im Blick zu behalten.

Die Berechnung der Urlaubstage oder der Stunden, die der Mitarbeiter dem Unternehmen “schuldet” (oder umgekehrt), ist daher viel einfacher. Wenn Sie eine mehr oder weniger großes Team haben, sparen Sie mit dieser Art von Lösung viel Zeit und Kopfschmerzen.

7. Möglichkeit zum Genehmigen von Stundenzetteln

Die Software sollte es Vorgesetzten oder der Personalabteilung einfach machen, die digitalen Stundenzettel der Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks zu genehmigen bzw. abzulehnen.

8. Option der mobilen Zeiterfassung 

Nicht alle Mitarbeiter arbeiten immer vom Büro aus. Es gibt viele, die ihre Aufgaben remote ausführen oder viel unterwegs sind, wie zum Beispiel Mitarbeiter im Außendienst. Für sie ist es erforderlich auch für unterwegs eine effiziente Lösung zur Zeiterfassung zu haben.

9. Möglichkeit Erinnerungen zu planen

Einige dieser Lösungen bieten dem Arbeitgeber auch die Möglichkeit, Erinnerungen für bestimmte Teams oder Mitarbeiter festzulegen. Diese können so programmiert werden, dass sie täglich, wöchentlich oder monatlich angezeigt werden. So können Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel eine freundliche Erinnerung senden, ihren Stundenzettel vor Monatsende auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Jetzt, da Sie alles wissen, was eine gute Zeitsteuerungssoftware bieten sollte, ist es Zeit, diejenige zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt! Diese Art von Programmen haben normalerweise monatliche oder jährliche Kosten, aber angesichts der Zeit, die sie damit sparen, zahlt sich die Investition innerhalb kürzester Zeit aus.

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