Sie wollen Ihren Mitarbeitenden etwas Gutes tun, sie motivieren, anspornen und belohnen? Womit, fragen Sie sich? Klar, eine Gehaltserhöhung wäre der erste Gedanke. Aber es gibt noch andere Möglichkeiten, bei denen vor allem Ihre Mitarbeitenden, aber auch Vorgesetzte, von Steuervorteilen profitieren. Mit der Gehaltsumwandlung können sie ihren Angestellten beispielsweise kostengünstig Dienstfahrräder auch zur privaten Nutzung überlassen. Und ganz nebenbei liegen die auch noch im Trend der Nachhaltigkeit.
Was Sie dabei beachten müssen, erklären wir Ihnen im folgenden Blogbeitrag.
Key Facts
- Bei der Gehaltsumwandlung wird ein Teil des Bruttogehalts nicht direkt an die Angestellten ausgezahlt, sondern in Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Fahrräder oder Firmenwagen umgewandelt, wodurch sich die Steuer- und Sozialabgabenlast verringert.
- Ein Anspruch auf diese Form des Sparens haben Arbeitnehmende nur bei der betrieblichen Altersvorsorge.
- Insbesondere die Nutzung und Überlassung von Diensträdern im Rahmen der Gehaltsumwandlung ist in Deutschland ein aufsteigender Trend.
- Was ist eine Gehaltsumwandlung?
- Anspruch auf Gehaltsumwandlung
- So funktioniert die Gehaltsumwandlung
- Vor- und Nachteile der Entgeltumwandlung
Was ist eine Gehaltsumwandlung?
Bei einer Gehaltsumwandlung wird ein Teil des Lohns den Angestellten nicht direkt ausgezahlt, sondern stattdessen „umgewandelt“ und in eine betriebliche Zusatzleistung, wie etwa eine betriebliche Altersvorsorge, eingezahlt.
Was heißt das konkret?
Arbeitnehmer X verdient 3.000 Euro brutto im Monat. Statt also sein gesamtes Gehalt zu versteuern, wird ein gewisser Betrag seines Bruttogehalts, beispielsweise 200 Euro monatlich, in eine Zusatzleistung eingezahlt.
Die Entgeltumwandlung findet aber nicht nur in Form der betrieblichen Altersvorsorge statt, sondern kann zum Beispiel auch für Fahrräder bzw. E-Bikes oder einen Firmenwagen genutzt werden.
Bevor wir uns diese einzelnen Regelungen zu Fahrrad und Firmenwagen genauer ansehen, werfen wir einen Blick auf die grundsätzlichen Regeln und Funktionsweise der Entgeltumwandlung.
Anspruch auf Gehaltsumwandlung
Anspruch auf die betriebliche Altersvorsorge
Grundsätzlich gilt ein Anspruch auf Gehaltsumwandlung für Beschäftigte nur für die betriebliche Altersvorsorge. Seit dem Jahr 2022 haben alle Beschäftigten, die in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind, einen Anspruch auf die betriebliche Altersvorsorge. Arbeitgebende sind also verpflichtet, diesen Anspruch umzusetzen.
Allerdings dürfen Arbeitgebende die Form der betrieblichen Altersvorsorge wählen. Das bedeutet, sie dürfen entscheiden, ob die Finanzierung fast ausschließlich durch die Arbeitnehmenden, nur vom Arbeitgebenden oder von beiden Parteien gezahlt wird.
Aber: Seit 2022 sind Arbeitgebende zudem verpflichtet, sowohl für Bestands- als auch Neuverträge einen pauschalen Zuschuss von 15 Prozent zu leisten, wenn sie durch die Umwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen.
Anspruch auf Umwandlung bei weiteren Leistungen
Bei Fahrrädern, Firmenwagen oder anderen Zusatzleistungen bleibt die Entgeltumwandlung freiwillig. Der Unterschied zur betrieblichen Altersvorsorge besteht darin, dass diese staatlich gefördert wird und somit ein Rechtsanspruch besteht.
So funktioniert die Gehaltsumwandlung
Bei der Umwandlung des Lohns in eine Zusatzleistung fallen für den Anteil, der in die Zusatzleistung gesteckt wird, keine Sozialabgaben und keine Einkommenssteuer an. Das zu versteuernde Einkommen verringert sich also.
Wie die Gehaltsumwandlung bei den einzelnen Zusatzleistungen genau funktioniert, erklären wir in den folgenden Abschnitten.
Die betriebliche Altersvorsorge
Die betriebliche Altersversorgung (bAV) ermöglicht es Arbeitnehmenden, einen Teil ihres Bruttolohns in eine Altersvorsorge umzuwandeln. Arbeitnehmende und/oder Arbeitgebende zahlen dann diesen Anteil in eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung ein. Zudem gibt es die Möglichkeit der Direktzusage, bei der sich das Unternehmen verpflichtet, die angesparten Beiträge später aus dem eigenen Vermögen aufzubringen.
Die Beiträge sind bis zu einer bestimmten Höhe steuer- und sozialabgabenfrei, die spätere Auszahlung im Rentenalter ist dann allerdings steuerpflichtig.
Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile und die Bedeutung der betrieblichen Altersvorsorge. Laut einer aktuellen PwC-Studie haben 41 Prozent der befragten Unternehmen in den letzten fünf Jahren eine betriebliche Altersvorsorge eingeführt. Weitere 14 Prozent planen dies für die Zukunft.
Gehaltsumwandlung Firmenwagen
Neben der Entgeltumwandlung eines Teils des Bruttogehalts in eine betriebliche Altersversorgung kann der Anteil auch in andere Zusatzleistungen fließen. Eine Gehaltsumwandlung hat gegenüber einer Gehaltserhöhung immer den Vorteil, dass die Sozialabgaben und Steuern für die Arbeitnehmenden und teilweise auch für Arbeitgebende sinken. Es lohnt sich daher für Unternehmen, den Mitarbeitenden eine Gehaltsumwandlung z. B. für die Nutzung eines Firmenwagens anzubieten.
Wie geht das?
Auch in diesem Fall verzichten Arbeitnehmende auf einen Teil ihres Bruttolohns verzichten, um im Gegenzug einen Firmenwagen zur Privatnutzung zu erhalten. Der abgezogene Betrag wird also für die Finanzierung eines Dienstwagens verwendet. Zu diesen Kosten gehören etwa Anschaffungs-, Leasing- oder Wartungskosten.
Auch bei dieser Form verringert sich also die Steuer- und Sozialabgabenlast für Arbeitnehmende und Arbeitgebende, da sich das Bruttogehalt reduziert.
Aber: Wenn Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden einen Firmenwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen, entsteht ein geldwerter Vorteil. Es heißt geldwerter Vorteil, weil Arbeitnehmende Leistungen vom Unternehmen erhalten, die anders als bei der bAV zwar einen monetären Wert haben, aber eben nicht in Form von Geld ausgezahlt werden.
Der geldwerte Vorteil muss versteuert werden, da es sich bei dieser Zusatzleistung im Grunde um einen Teil des Gehalts handelt, auch wenn dieser als Sachleistung (in diesem Fall in Form der Nutzung eines Firmenwagens) ausgezahlt wird.
Grundlage für die Berechnung des geldwerten Vorteils ist der Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs, also der offizielle Neuwagenpreis. Dabei ist es unerheblich, ob das Dienstfahrzeug unter dem Wert des Brutto-Listenpreises erworben wurde.
Die Berechnung des geldwerten Vorteils erfolgt dabei entweder nach der 1%-Regelung oder auf Grundlage eines Fahrtenbuchs. Genaue Informationen zur Berechnung und den Vorteilen der jeweiligen Methoden finden Sie auf unserem Blogartikel zum Thema Firmenwagen.
Wichtig: Wird das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und der Wohnung genutzt und wird der geldwerte Vorteil nach der 1 %-Methode berechnet, kommen die 0,3 %- bzw. die 0,2 %-Regelung hinzu. Es fallen also zusätzlich zu den nach der 1 %-Regelung berechneten Steuern weitere Steuern an.
Ausführliche Informationen hierzu finden Sie auf unserem Blogartikel zum Thema Firmenwagen.
Gehaltsumwandlung Fahrrad
Seit 2012 gelten die gleichen Regelungen auch für Betriebsfahrräder oder betriebliche E-Bikes. Der Prozentsatz zur Berechnung des geldwerten Vorteils beträgt auch hier 1 %. Als Berechnungsgrundlage für die 1 % dient die auf 100 Euro abgerundete geviertelte unverbindliche Preisempfehlung (UVP).
Aber: Im Gegensatz zum Firmenfahrzeug beträgt der Prozentsatz zur Berechnung des geldwerten Vorteils nur 0,25 Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrrads, wenn sich die Arbeitnehmenden an der Gehaltsumwandlung beteiligen. Übernehmen Arbeitgebende die Leasingrate für ein Dienstrad komplett und ziehen sie nicht vom Gehalt der Beschäftigten ab, ist der geldwerte Vorteil sogar steuerfrei.
Wie viel Steuern genau bei der Nutzung eines Dienstrads anfallen, können Sie auch ganz einfach auf der Seite Jobrad berechnen.
Info: Das Dienstfahrrad ist im Trend. Laut Schätzungen Bundesverbands Zukunft Fahrrad sind aktuell mehr als zwei Millionen Diensträder in Deutschland in Gebrauch. Auch die Anzahl der Anbieter von Diensträdern steigt jährlich.
Gehaltsumwandlung am Beispiel des Fahrrads
Am Beispiel des Fahrrads wollen wir uns die Gehaltsumwandlung besser verständlich machen.
In diesem Beispiel wird der geldwerte Vorteil des Fahrrads nach der 1 %-Methode berechnet.
Bruttogehalt von Mitarbeiterin X: 3.000 EUR
Unverbindliche Preisempfehlung (UVP) des E-Bikes: 2.500 EUR (Die UVP entspricht also dem Brutto-Listenpreis)
1/4 der UVP = 2.500 EURO= /4 = 625 EUR=
Auf volle 100 EUR abgerundeter Betrag: 600 EURO
Geldwerter Vorteil = 1 % × 600 EURO = 6 EURO
Der zu versteuernde geldwerte Vorteil läge in diesem Fall für die Mitarbeiterin X bei 6 Euro.
Wichtig: Die Freigrenze für Sachbezüge findet in diesem Fall keine Anwendung.
Vor- und Nachteile der Entgeltumwandlung
Vorteile der Gehaltsumwandlung
- Zweite Vorsorge für das Alter
Gerade in Zeiten des zunehmenden Sozialabbaus in Deutschland und einer immer älter werdenden Bevölkerung ist es für Arbeitnehmende gut, ein zweites Standbein in Sachen Altersvorsorge zu haben.
- Steuervorteil
Dadurch, dass ein bestimmter jährlicher Betrag, der in Zusatzleistungen eingezahlt wird, steuer- und abgabenfrei bleibt, bleibt den Arbeitnehmenden unter dem Strich mehr Netto vom Brutto. Aktuell sind bei der bAV 302 Euro im Monat sozialabgabenfrei. Steuerfrei sind sogar 604 Euro monatlich. Auf alle darüber hinausgehenden Beträge würden also Abgaben bzw. Steuern anfallen. (Diese Beträge werden immer wieder angepasst.
Durch die staatliche Förderung in Form von Steuer- und Sozialabgabenbefreiung reduzieren auch Arbeitgebende ihre Lohnkosten.
Doch auch bei einer Gehaltsumwandlung in andere Zusatzleistungen wie dem Fahhrad oder dem Firmenwagen haben Arbeitnehmende in dieser Hinsicht Vorteile.
- Mitarbeiterbindung
Für Unternehmen hat die Gehaltsumwandlung den Vorteil, dass sie Mitarbeitende an das Unternehmen bindet und gleichzeitig die Angestellten unterstützt. Die Entgeltumwandlung gehört damit zu den Corporate Benefits, mit denen Arbeitgebende Talente gewinnen, halten und binden und sich als attraktive Arbeitgebermarke positionieren können.
Nachteile der Gehaltsumwandlung
- Versteuerung bei Auszahlung
Zu beachten ist jedoch, dass die betriebliche Altersversorgung bei Auszahlung versteuert werden muss. Dies gilt natürlich nicht bei der Umwandlung in andere Zusatzleistungen, die nicht in Geld ausgezahlt werden.
- Geringere Rentenbeiträge
Durch die Gehaltsumwandlung verringert sich das Bruttoeinkommen. Das Bruttoeinkommen ist allerdings für die gesetzliche Rentenversicherung maßgeblich, um die spätere Rente zu berechnen. Es empfiehlt sich daher, vorab zu prüfen, ob die betriebliche Altersvorsorge diese Rentenminderung ausgleichen kann.
- Probleme bei Arbeitgeberwechsel
Bei einem Arbeitsplatzwechsel kann es vorkommen, dass der Vertrag von den neuen Vorgesetzten nicht übernommen wird. In diesem Fall haben Arbeitnehmende die Möglichkeit, in das Vorsorgesystem der neuen Arbeitgebenden einzutreten oder den alten Vertrag ruhend zu stellen, d. h. keine Beiträge mehr einzuzahlen. Es ist auch möglich, den alten Vertrag privat weiterzuführen.
Wichtig: Arbeitgebende sind nicht verpflichtet, alte bAV-Verträge neuer Mitarbeitender zu übernehmen.
Insgesamt sind die Nachteile bei der Gehaltsumwandlung in Zusatzleistungen wie Fahrrädern oder Firmenwagen praktisch nicht vorhanden.
Tipp: Digitale HR-Softwarelösungen wie Factorial unterstützen Sie bei der Berechnung von Sachbezügen. Behalten Sie mit den Funktionen der vorbereiteten Lohnabrechnung den Überblick und lassen Sie sich von automatisierenden digitalen Lösungen im Workflow unterstützen.
