Die besten Zeiterfassung-Software im Vergleich

Seit 2019 ist die Zeiterfassung für deutsche Unternehmen aufgrund der bestehenden Rechtsprechung verpflichtend. Viele Unternehmen greifen dabei mittlerweile auf Zeiterfassung-Software zurück oder planen, diese künftig einzuführen. Der Markt ist groß, sodass man schnell den Überblick verlieren kann. Wir stellen Ihnen die besten HR-Softwarelösungen mit integrierten Zeiterfassungssystemen sowie spezialisierten Zeiterfassungs-Softwares vor.

Kurz erklärt:

• Zeiterfassung ist Pflicht: Seit dem Urteil des Europäischer Gerichtshof (2019) und der Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht (2022) müssen Unternehmen in Deutschland Arbeitszeiten systematisch erfassen.

• Digitale Lösungen werden immer wichtiger: Laut aktueller Bitkom-Studie nutzt bereits die Mehrheit der deutschen Unternehmen digitale Zeiterfassungssysteme, oder hat eine entsprechende Einführung in naher Zukunft geplant.

• Große Auswahl an Software: Der Markt bietet zahlreiche HR- und spezialisierte Zeiterfassungssysteme mit Funktionen wie Projektzeit, multimodalen Stempeloptionen, Abwesenheitsmanagement und automatisierten Reports.

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Zeiterfassungssysteme: Definition, Vorteile und Bedeutung

Warum sind Zeiterfassungssysteme so wichtig?

Die Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen in Deutschland seit einigen Jahren kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine rechtliche Verpflichtung. Seit dem Urteil des Europäischer Gerichtshof (EuGH) im Jahr 2019 und der Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2022 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen.

Dabei muss das System zuverlässig, objektiv und zugänglich sein.

Wann kommt die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung?

Auch wenn bislang noch keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur digitalen Zeiterfassung besteht, geht die Entwicklung klar in diese Richtung. Ein Referentenentwurf zur Anpassung des Arbeitszeitgesetzes sieht bereits eine elektronische Aufzeichnung vor. In Zeiten zunehmender Digitalisierung ist es daher nur eine Frage der Zeit, bis eine digitale Lösung verbindlich vorgeschrieben wird.

Zudem zeigt eine aktuelle Studie von Bitkom, dass bereits ein Großteil der deutschen Unternehmen digitale Zeiterfassungssysteme nutzt – Tendenz steigend.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware dient der systematischen Erfassung und Dokumentation von Arbeitszeiten. Sie ermöglicht es Unternehmen, Arbeitszeiten transparent und rechtskonform zu verwalten.

Typische Funktionen sind:

• Exakte Arbeitszeiterfassung (Start-und Endzeiten der Arbeitsstunden sowie Pausen)
• Abwesenheits- und Urlaubsmanagement
• Projektzeiterfassung
• Reports und Analysen
• Rollen- und Zugriffsverwaltung
• Integration in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme
• Einsichtsmöglichkeiten für Mitarbeitende/Self Service

Welche Methoden der Zeiterfassung gibt es?

Die verschiedenen Anbieter von Zeiterfassungssystemen bieten unterschiedliche Methoden zur Stundenerfassung an. Dazu gehören unter anderem:

• Zeiterfassung per App (Smartphone oder Tablet)
• Über Browser-Anwendung
• Mit Terminal im Betrieb
• Per QR-Code
• Mit Chipkarte oder Transponder
• Per NFC- oder RFID-Technologie

Die Wahl des Systems hängt von Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsmodell (z. B. Büro, Produktion, Remote Work) ab.

Mobile Zeiterfassung mit QR-Code

Mit Factorial können Sie Ihre Arbeitszeiten nicht nur per App und Desktop über den Clock-in-Bereich erfassen, sondern auch via QR-Code-Scan!

Mehr zur Zeiterfassung mit Factorial

Welche Vorteile bringt ein Zeiterfassungssystem?

Ein digitales Zeiterfassungssystem bietet zahlreiche Vorteile:

• Exakte Aufzeichnung: Arbeitszeiten werden minutengenau dokumentiert – das schafft Klarheit und reduziert Konflikte.
• Rechtssicherheit & Compliance: Unternehmen können sich sicher sein, dass sie alle gesetzliche Anforderungen (wie beispielsweise Höchstarbeitszeiten) einhalten.
• Transparenz: Bei guten Zeiterfassungssystemen können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten jederzeit über einen Self-Service-Bereich einsehen.
• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse sparen administrativen Aufwand in HR und Buchhaltung (z. B. automatische Berechnung von Überstunden und direkte Übermittlung an die Lohnabrechnung).
• Fehlerreduktion: Manuelle Übertragungsfehler oder Berechnungsfehler werden vermieden.
• Bessere Planbarkeit: Reports und Analysen ermöglichen eine fundierte Personal- und Projektplanung.

Quick Check: Welches Zeiterfassungssystem ist das beste?

Der große Zeiterfassung Software Vergleich: Welche Zeiterfassung-App und Software ist die beste für Ihre betrieblichen Anforderungen?

1. Factorial

Die HR-Software von Factorial ist nicht nur eine Lösung zur Zeiterfassung, sondern eine umfassende All-in-One-Plattform für den gesamten Employee Lifecycle im HR-Bereich. Das bedeutet, dass die Zeiterfassung nahtlos in Prozesse wie Recruiting, Talentmanagement, Abwesenheitsverwaltung, Payroll sowie professionelles Offboarding integriert ist.

Die Software ist speziell auf den DACH-Raum ausgerichtet und richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Factorial erfüllt mit ISO-Zertifizierungen und SOC 2-Compliance höchste Sicherheitsstandards. Zudem werden die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert, was zusätzliche Sicherheit und Datenschutz gewährleistet.

Kernfunktionen der HR-Zeiterfassung von Factorial:

• Multimodale Erfassung: Mitarbeitende können sich flexibel über die mobile App, per QR-Code am Standort oder direkt im Browser ein- und ausstempeln. Optionale GPS-Einschränkungen stellen sicher, dass Check-ins nur an autorisierten Einsatzorten erfolgen.
• Nahtlose DATEV-Integration: Factorial ist DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner. Abrechnungsrelevante Daten werden medienbruchfrei in die DATEV-Cloud übertragen, was die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro erheblich vereinfacht.
• Projekt- und Zeiterfassung: Zusätzlich bietet die Software eine projektbezogene Zeiterfassung sowie eine Schichtplanung mit KI-Unterstützung.
• Abwesenheits- und Urlaubsmanagement: Mitarbeitende können Urlaubsanträge digital einreichen, Abwesenheiten verwalten und Schichten tauschen.

2. Clockodo

Clockodo ist ein spezialisiertes Cloud-System, das sich auf eine schlanke und präzise Zeitwirtschaft konzentriert. Es handelt sich dabei nicht um eine umfassende HR-Lösung wie beispielsweise Factorial oder Sage.

Die Software wurde primär für Unternehmen entwickelt, die ihre Leistungen minutengenau gegenüber Kund*innen abrechnen müssen – insbesondere für projektorientierte Branchen wie Agenturen, Beratungsunternehmen oder andere projektbasierte Betriebe.

Clockodo speichert Kundendaten in deutschen Rechenzentren und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Die Cloudserver werden in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren betrieben, jedoch verfügt Clockodo selbst derzeit nicht über eine eigene ISO-27001- oder SOC-2-Zertifizierung als Softwareanbieter.

Kernfunktionen von Clockodo:

• Intuitive Zeiterfassung: Mitarbeitende starten und stoppen Zeiten mit nur einem Klick – über Desktop oder mobile App – und behalten so jederzeit den Überblick über laufende Aufgaben.
• Projekt- und Budget-Monitoring: Neben der reinen Zeiterfassung zeigt Clockodo in Echtzeit, wie weit Projekte im Vergleich zu Budget und Soll-Arbeitszeiten bzw. Stunden fortgeschritten sind. Visuelle Warnhinweise machen Budget-Überschreitungen frühzeitig sichtbar.
• Automatisierte Fakturierung: Durch Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Rechnungssoftware lassen sich erfasste Zeiten direkt in Rechnungen überführen – inklusive Stunden- und Leistungserfassung.
• Flexible Genehmigungsprozesse: Sowohl automatische als auch manuelle Freigaben sind möglich, z. B. für regelmäßige Home-Office-Tage oder projektbezogene Zeitbuchungen.

3. Personio

Ähnlich wie Fatcorial ist auch Personio eine ganzheitliche HR-Software, die alle zentralen Prozesse von Recruiting bis Offboarding bündelt. Im Bereich Zeiterfassung setzt Personio auf eine hohe Prozessstabilität und Rechtssicherheit.

Genau wie Factorial verfügt auch Personio über höchste Sicherheitsstandards und nutzt Serverstandorte in Deutschland .

Kernfunktionen von Personio:

• Compliance-Automatik: Das System prüft Arbeitszeiten im Hintergrund gegen das Arbeitszeitgesetz und warnt bei Ruhezeitverletzungen.
• Digitale Personalakte: Alle erfassten Stunden und Abwesenheiten fließen direkt in die digitale Personalakte und die vorbereitende Lohnabrechnung.
• Lohnabrechnung: Für die vorbereitende Lohnabrechnung bietet Personio technische Schnittstellen an, ist jedoch (im Gegensatz zu Factorial) aktuell kein aktiver DATEV-Marktplatz-Partner mehr.
• Einbettung & Projektzeit: Die Zeiterfassung ist vollständig in das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement integriert. Zudem ermöglicht Personio die Zeiterfassung auf Projekte und Unterprojekte.

4. clockin

clockin wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die überwiegend im Außendienst tätig sind, beispielsweise im Handwerk, auf dem Bau oder im mobilen Service. Die Software von clockin ist primär als mobiles Zeiterfassungs- und Einsatzmanagementsystem für Außendienstteams konzipiert. Gleichzeitig bietet der Anbieter Schnittstellen und Integrationen zu Systemen wie z. B. Buchhaltungs- oder ERP-Software.

Sicherheitszertifizierungen wie ISO-27001 oder SOC-2 sind für den Anbieter derzeit nicht offiziell ausgewiesen. Die Serverstandorte befinden sich in Deutschland.

Kernfunktionen von clockin:

• Mobile Zeiterfassung: Die Zeiterfassung erfolgt mobil per App oder Browser und ermöglicht die Erfassung von Arbeits-, Fahrt- und Einsatzzeiten.
• Projektdokumentation: Die Software unterstützt die Projektdokumentation, indem Fotos, Skizzen und Checklisten direkt vom Einsatzort gespeichert werden.
• Kund*innen-Signatur: Kund*innen können erbrachte Leistungen vor Ort durch eine Unterschrift auf dem Smartphone bestätigen.
• Offline-Modus: Zeiten und Projektdaten können auch ohne Internetverbindung erfasst werden, wobei die Synchronisation automatisch nach Wiederherstellung der Verbindung erfolgt.

Die Software von clockin ist auf Zeiterfassung spezialisiert und bietet daher nur eingeschränkte Funktionen bei der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Diese sind lediglich in einfacher Form vorhanden, da keine stark ausgebauten HR-Workflows mit mehrstufigen Genehmigungsprozessen, kein umfassendes Personalressourcen-Management über mehrere Teams hinweg und keine komplexen strategischen Abwesenheitsplanungen integriert sind.

Im Vergleich dazu bietet die HR-Software von Factorial ein deutlich breiteres Funktionsspektrum im Bereich Zeitmanagement und Personalverwaltung. Mehr dazu im folgenden Video.

5. Sage HR

Sage HR ist im Gegensatz zu Lösungen wie Factorial HR oder Personio keine reine All-in-One-Lösung, sondern eher modular aufgebaut. Unternehmen können ihre HR-Lösung je nach Bedarf aus verschiedenen Funktionsmodulen zusammenstellen.

Die Lösung richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen, die wachsen wollen und so eine skalierbare Lösung brauchen.

Bezüglich Sicherheit setzt Sage auf branchenübliche Sicherheitsstandards. Für Cloud-Produkte des Anbieters wird eine ISO-27001-Konformität angegeben, und auch SOC-2-bezogene Auditprozesse werden für Teile der Cloud-Infrastruktur berichtet. Die Server der Plattform befinden sich in Irland.

Kernfunktionen von Sage HR:

• Flexible Schichtplanung (im zusätzlichen Schichtplanungsmodul): Schichtmodelle werden per Drag-and-Drop erstellt und angepasst, wobei Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden.
• Digitale Arbeitszeittabellen (ebenso zusätzlich hinzuzubuchen): Mitarbeitende protokollieren ihre Arbeitszeiten standortunabhängig, während Überstunden und Zeitkonten automatisch berechnet und für Führungskräfte sichtbar gemacht werden.
• Integriertes Abwesenheitsmanagement: Urlaub, Krankheit und andere Fehlzeiten werden zentral verwaltet, wobei Genehmigungsprozesse automatisiert über App, E-Mail oder Messaging-Integrationen erfolgen.
• Mitarbeiter-Self-Service: Ein internes Portal ermöglicht es Mitarbeitenden, eigene Daten zu verwalten, Urlaubssalden einzusehen und Dokumente selbstständig abzurufen.

6. TimetTac

Die spezialisierte Zeiterfassungssoftware von TimeTac richtet sich an mittlere bis große Organisationen, die eine komplexe Zeiterfassung benötigen, beispielsweise für umfangreiche Mitarbeiter- und Arbeitszeitmodelle (z. B. Unternehmen mit Schichtsystemen oder projektbasierter Stundenabrechnung).

Hinsichtlich Sicherheit verfügt der Anbieter über branchenübliche Standards; Zertifizierungen wie ISO-27001 oder SOC-2 werden öffentlich nicht umfassend als aktuelle Hauptzertifikate hervorgehoben. Die Server werden in europäischen Rechenzentren betrieben.

Kernfunktionen von TimeTac:

• Umfangreiche Stempelmöglichkeiten: Mitarbeitende können Zeiten über Web, mobile App, stationäre Terminals oder mittels RFID- bzw. NFC-Transpondern erfassen.
  (RFID- und NFC-Technologie ermöglicht eine schnelle, kontaktlose Zeiterfassung, z. B. durch das Vorhalten einer Mitarbeiterkarte oder eines Chips am Terminal.)
• Projekt- und Abwesenheitsmodule: Projektzeiten sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung sind möglich, allerdings müssen diese Funktionen teilweise als separate Module hinzugebucht werden.
• Live-Statusübersicht: Echtzeitdarstellung, welche Mitarbeitenden aktuell arbeiten, pausieren oder abwesend sind.
• Komplexes Zuschlagsregelwerk: Automatische Berechnung von Nacht-, Feiertags- und Überstundenzuschlägen nach individuell konfigurierbaren Tarifen.
• Hardware-Terminals: Unterstützung von stationären Stempelterminals mit RFID- oder biometrischer Erkennung, die optional auch für Zutrittskontrollen genutzt werden können.

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FAQs: Beste Zeiterfassung-Software

Was ist die zuverlässigste Software zur digitalen Zeiterfassung?

Zuverlässig sind alle hier vorgestellten Anbieter. Es kommt vielmehr auf die Bedürfnisse des Unternehmens an. Wird eine umfangreiche HR-Software mit vielfältigen Zeitfunktionen benötigt, eignet sich beispielsweise Factorial. Für besonders komplexe Zeiterfassungssysteme ist TimeTac spezialisiert. Aber auch die anderen Lösungen sind gut geeignet.

Was sind die beliebtesten Plattformen für digitale Zeitprotokolle?

Auch hier hängt die Wahl der passenden Lösung stark von den Anforderungen des Unternehmens ab. So benötigt beispielsweise ein Gastronomiebetrieb oft Zeiterfassungssysteme mit ausgeprägten Schichtplanungs- und Verfügbarkeitsfunktionen, während ein Bürounternehmen häufig mehr Wert auf Abwesenheitsmanagement, Compliance-Checks und integrierte HR-Prozesse legt.

Wer bietet Lösungen zur Zeiterfassung für mobile Mitarbeitende an?

Mobile Zeiterfassungslösungen werden insbesondere von Außendienst- und Serviceteams genutzt, da Arbeitszeiten über Smartphone-Apps oder Browser erfasst werden können. Im Vergleich bieten unter anderem clockin mobile Zeiterfassung mit App und Offline-Modus, Factorial flexible Erfassung über App, Browser oder QR-Code und TimeTac mobile Zeiterfassung mit NFC-/RFID- oder Terminaloptionen für flexible Teams. Auch Clockodo und Personio werden zur Erfassung unterwegs genutzt, sind aber stärker auf projektbasierte Zeitwirtschaft bzw. ganzheitliche HR-Prozesse ausgerichtet.

Wo können kleine Unternehmen Zeiterfassungslösungen kaufen?

Für kleine Unternehmen reicht manchmal bereits eine einfache Zeiterfassungssoftware, die die wichtigsten Zeitprotokollfunktionen abdeckt. Viele Betriebe nutzen hierfür Cloud-basierte Lösungen von Anbietern wie Clockodo für eine schlanke, projektbasierte Zeiterfassung oder die All-in-One-HR-Plattform Factorial, die zusätzlich Abwesenheitsmanagement, Payroll-Vorbereitung und weitere HR-Prozesse integriert. Zeiterfassungslösungen können direkt über die Webseiten der Anbieter oder als monatliches SaaS-Abonnement bezogen werden.

Software Zeiterfassung Projekte: Welche Werkzeuge kombinieren Zeiterfassung mit Projektmanagement?

Viele Zeitmanagement- und HR-Plattformen verbinden Zeiterfassung mit Projekt-, Aufgaben- und Budgettracking, sodass Arbeitszeiten direkt einzelnen Projekten zugeordnet werden können. Dazu gehören beispielsweise die HR-All-in-One-Software Factorial, die zusätzlich Projektzeiterfassung und weitere Personalprozesse integriert, sowie die projektorientierte Zeitwirtschaftssoftware Clockodo, die sich besonders für die Leistungserfassung und Budgetkontrolle in projektbasierten Branchen eignet. Auch TimeTac bietet Funktionen für Projektzeitmanagement in Kombination mit flexibler Zeiterfassung.

Gibt es digitale Zeiterfassungstools für Bauteams?

Ja, insbesondere mobile Zeiterfassungssysteme werden häufig von Bau- und Serviceunternehmen genutzt, da Arbeitszeiten auch ohne stationäre Terminals direkt auf der Baustelle erfasst werden können. Anbieter, die sich für eine solche Form der Zeitferassung eignen sind beispielsweise clockin, der zusätzlich Funktionen zur Projektdokumentation und Signaturerfassung bietet, sowie die flexible App-basierte Zeiterfassung von Factorial und die mobile Teamlösung von TimeTac, die ebenfalls für Außendienst- und Baustellenteams geeignet ist.

Welche kostenlosen Tools zur Arbeitszeiterfassung gibt es?

Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, die kostenlose, jedoch meist nur sehr grundlegende Funktionen zur Zeiterfassung anbieten (z.B. Clockify oder Toggl Track). Für Solo-Selbstständige oder sehr kleine Teams reichen die kostenlosen Lösungen von Anbietern wie Clockodo manchmal aus.

Einige Anbieter, wie beispielsweise Factorial, bieten kostenlose Testphasen an, damit Unternehmen die Software vor dem Kauf ausprobieren können.