Arbeiten Ihre Mitarbeitenden regelmäßig im Ausland oder gehen auf Dienstreise in ein europäisches Land? Dann ist seit einigen Jahren das Mitführen einer sogenannten A1-Bescheinigung bei solchen Auslandsentsendungen verpflichtend.
Wozu dieses Dokument genau dient, wer es beantragt und wo der Antrag gestellt wird, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Key Facts
- Immer mehr Dienstreisen führen ins europäische Ausland. Für berufliche Tätigkeiten wird für diese Zwecke eine A1-Bescheinigung benötigt.
- Dieses Dokument verhindert die doppelte Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und ist verpflichtend zu beantragen. Es ist maximal für 24 Monate gültig.
- Seit dem 1. Januar 2025 kann die A1-Bescheinigung ausschließlich online bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern beantragt werden.
- Was ist eine A1-Bescheinigung, und wofür braucht man sie?
- Was ist der Zweck dieses Dokuments?
- Für welche Länder braucht man die A1-Bescheinigung?
- Wo und wie beantragt man eine A1-Bescheinigung?
- Wer kontrolliert die A1-Bescheinigung in Deutschland und gibt es Sanktionen bei Nichteinhaltung?
- Dienstreisen mit HR-Software besser im Blick
Was ist eine A1-Bescheinigung, und wofür braucht man sie?
Definition A1-Bescheinigung
Geschäftsreisen oder vorübergehende Entsendungen Ihrer Mitarbeitenden zu Konferenzen, Arbeitseinsätzen oder anderen Geschäftsterminen sind nicht immer nur auf Deutschland beschränkt, sondern führen manchmal auch ins Ausland, insbesondere auch ins EU-Ausland. Für diese Zwecke für berufliche Reisen brauchen Arbeitnehmende, aber auch Selbstständige eine sogenannte A1-Bescheinigung.
Es handelt sich hierbei um eine Bescheinigung, die Auskunft über die Sozialversicherung der Erwerbstätigen gibt. Sie bestätigt, dass eine Person während ihres Auslandsaufenthalts weiterhin im Heimatland sozialversichert ist.
Europäisches Recht
Pflichten und Rechte in Bezug auf die Bescheinigung sind in der Verordnung (VO) – EG – 883/2004 geregelt. Diese gilt seit 2004. Seit 2019 wird sie allerdings konsequent überprüft.
Was ist der Zweck dieses Dokuments?
Mit der Bescheinigung wird verhindert, dass Arbeitnehmende Sozialversicherungsbeiträge in mehreren Ländern zahlen müssen, wenn sie vorübergehend im Ausland tätig sind, beispielsweise während einer Dienstreise. So wird eine Doppelversicherung vermieden.
Besonders wichtig ist das Dokument für Grenzgänger*innen, also Personen, die in ihrem Heimatland wohnen, aber in einem anderen Land arbeiten. Aber auch für andere Berufstätige, die dienstlich ins Ausland reisen, ist die A1-Bescheinigung erforderlich und muss bei Bedarf vorgelegt werden.
Die Bedeutung dieses Dokuments wird durch die Zahlen der VDR-Geschäftsreisenanalyse unterstrichen, die zeigen, dass sowohl die Anzahl der Reisetage bei Geschäftsreisen steigt, da mehrere Events gebündelt werden, als auch die Zahl der Auslandsreisen in den letzten Jahren kontinuierlich zunimmt.
Was ist der Unterschied zur E101-Bescheinigung?
Die E101-Bescheinigung unterscheidet sich von der A1-Entsendebescheinigung dahingehend, dass sie bis 2010 gültig war. Die A1-Bescheinigung löst diese durch ein standardisiertes Verfahren ab.
Für welche Länder braucht man die A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung ist ausschließlich notwendig für EU-Länder und einige weitere europäische Länder.
Wie viele Bescheinigungen sind notwendig und wann wird keine A1-Bescheinigung benötigt?
Dabei wird je Land immer eine Bescheinigung benötigt. Werden also mehrere Länder beruflich bereist, muss je Land jeweils eine Bescheinigung beantragt werden. Für Transitländer wird nur dann keine Bescheinigung benötigt, wenn die Beschäftigten ihre berufliche Tätigkeit dort nicht ausüben. Das bedeutet auch, dass LKW-Fahrer beispielsweise für jedes Land, durch das sie fahren, eine separate A1-Bescheinigung benötigen.
Eine komplette Liste finden Sie im Folgenden.
A1-Bescheinigung – Länderliste
- Belgien
- Bulgarien
- Dänemark
- Estland
- Finnland
- Frankreich
- Griechenland
- Irland
- Island
- Italien
- Kroatien
- Lettland
- Liechtenstein
- Litauen
- Luxemburg
- Malta
- Niederlande
- Norwegen
- Österreich
- Polen
- Portugal
- Rumänien
- Schweden
- Schweiz
- Slowakei
- Slowenien
- Spanien
- Tschechien
- Ungarn
- Vereinigtes Königreich
- Zypern
Wo und wie beantragt man eine A1-Bescheinigung?
Eine A1-Bescheinigung wird unabhängig von der Dauer der Dienstreise oder des Auslandsaufenthaltes zu beruflichen Zwecken benötigt. Auch wenn ein Auslandseinsatz nur wenige Stunden dauert, ist es notwendig, diese zu beantragen.
Das Dokument wird von den Vorgesetzten des Entsendestaates online beim jeweiligen Versicherungsträger des Beschäftigten beantragt, entweder über eine qualifizierte Entgeltabrechnungssoftware oder das SV-Portal des Trägers. Ein Papierantrag ist seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr zulässig.
Das Dokument muss in der Regel vor Beginn der Entsendung beantragt werden. Die meisten Länder setzen dies verpflichtend voraus. Eine nachträgliche Beantragung ist in vielen Ländern nicht möglich.
Hinweis: Unternehmen sollten beachten, dass die Ausstellung bis zu drei Arbeitstage dauern kann.
Konkrete Anlaufstellen, bei denen eine A1-Bescheinigung beantragt werden kann:
- Krankenkassen: Wenn die Beschäftigten pflicht-, freiwillig oder familienversichert sind, stellen Arbeitgebende hier den Antrag auf die A1-Bescheinigung.
- Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV): An diese Stelle wenden sich Arbeitgebende oder Selbstständige, wenn eine A1-Bescheinigung für privat versicherte Personen beantragt werden muss, die gleichzeitig berufsständisch versorgt sind (gilt für bestimmte Berufsgruppen wie Ärzt*innen oder Anwält*innen).
- Rentenversicherungsträger: Diese sind zuständig, wenn keine berufsständische Versorgung, aber eine private Krankenversicherung vorliegt.
- Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA): Diese Stelle der GKV ist zuständig, wenn Mitarbeitende in mehreren Mitgliedstaaten beruflich tätig sind. Der Antrag wird im Land des Wohnsitzes des Beschäftigten gestellt.
Das Dokument hat 24 Monate Gültigkeit, richtet sich aber nach dem Zeitraum der Entsendung. Wird dieser Zeitraum überschritten, wird eine A1-Ausnahmebescheinigung benötigt.
Wer kontrolliert die A1-Bescheinigung in Deutschland und gibt es Sanktionen bei Nichteinhaltung?
Grundsätzlich wird bei Kontrollen zunächst überprüft, ob die Bescheinigung vorliegt. Darüber hinaus wird auch geprüft, ob das Dokument den Entsenderichtlinien entspricht. Eine verstärkte Kontrolle soll insbesondere Lohndumping und Schwarzarbeit innerhalb der EU-Staaten verhindern.
Je nach Schwere des Vergehens können laut der Techniker Krankenkasse Strafen zwischen 100 und bis zu 8.000 Euro anfallen.
Wer die Kontrolle durchführt, ist von Land zu Land unterschiedlich. Es können die verschiedenen Sozialversicherungsträger sein, aber auch Zollbehörden und Finanzämter. Besonders in der Bau- und Transportbranche wird verstärkt kontrolliert.
Es empfiehlt sich vor allem dann, den Mitarbeitenden den Antrag ausgedruckt mitzugeben, wenn die Entsendung kurzfristig erfolgt ist und nur der Antrag vorliegt, aber noch keine Bescheinigung. Einige Länder akzeptieren eine nachträgliche Vorlage der Bescheinigung nicht.
Wichtig: Da das Dokument für die Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags relevant ist und Dokumente in diesem Zusammenhang laut § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden soll, empfiehlt es sich auch, dies bei der A1-Bescheinigung zu tun.
Dienstreisen mit HR-Software besser im Blick
Factorial unterstützt Sie auf vielfältige Weise bei der Organisation und dem Management rund um Entsendungen und Dienstreisen Ihrer Mitarbeitenden. Mit dem Dokumentenverwaltungstool von Factorial können beispielsweise alle relevanten Unterlagen zentral an einem Ort gespeichert werden. Das ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, auch unterwegs – etwa per App – jederzeit auf die benötigten Dokumente zuzugreifen, beispielsweise im Falle einer Kontrolle.
Darüber hinaus lassen sich Reisekosten ganz einfach berechnen, zurückerstatten und verwalten. Belege können online oder per App hochgeladen werden. Auch das Ausgabenmanagement sowie die digitale Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden auf Dienstreisen behalten Sie mit den Tools von Factorial im Blick. Probieren Sie es aus!
