Arbeitnehmende in Deutschland haben beim Ausscheiden aus einem Unternehmen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei handelt es sich um mehr als nur ein formales Dokument – es kann über die berufliche Zukunft entscheiden. Ob bei einer Bewerbung oder als Nachweis über die eigene Leistung: Ein wohlwollend formuliertes Zeugnis kann Türen öffnen.
Doch welche Ansprüche haben Arbeitnehmende eigentlich? Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für Arbeitgebende? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um das Thema Arbeitszeugnis – von den rechtlichen Grundlagen bis hin zu den Unterschieden zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis.
Key Facts
- Das Arbeitszeugnis dient als Nachweis für die geleistete Arbeit und fungiert als wichtiges Dokument für die weitere berufliche Laufbahn eines Arbeitnehmenden.
- In Deutschland gibt es mehrere gesetzliche Regelungen zu diesem Thema, darunter die Gewerbeordnung (GewO), das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Berufsbildungsgesetz (BBiG).
- Arbeitgebende sind zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses verpflichtet, wobei zwischen der einfachen und der qualifizierten Variante unterschieden wird.
- Definition: Was ist ein Arbeitszeugnis?
- Anspruch auf ein Arbeitszeugnis
- Arbeitszeugnis: Rechtliche Grundlagen und Bestimmungen
- Was zeichnet ein gutes und rechtssicheres Arbeitszeugnis aus?
- Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis
- Arbeitszeugnis Frist: Wie viel Zeit hat der Arbeitgebende?
- Digitales Dokumentenmanagement leicht gemacht
Definition: Was ist ein Arbeitszeugnis?
Beim Arbeitszeugnis handelt es sich um ein schriftliches Dokument, welches vom Arbeitgebenden in der Regel bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Auch Zwischenzeugnisse sind möglich. Ein Arbeitszeugnis enthält Informationen über die Art und Dauer der Beschäftigung sowie die übernommenen Aufgaben und Tätigkeiten. Arbeitnehmende können das Arbeitszeugnis nutzen, um im Bewerbungsprozess gegenüber potenziellen Arbeitgebenden ihre Qualifikation und Erfahrung nachzuweisen.
Anspruch auf ein Arbeitszeugnis
Wer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Jeder Arbeitnehmende, der aus einem Arbeitsverhältnis ausscheidet, hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wobei in der Regel ein einfaches Zeugnis ausgestellt wird. Ein Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis besteht nur dann, wenn der*die Beschäftigte dies ausdrücklich verlangt. Außerdem ist zu beachten, dass ein aussagekräftiges qualifiziertes Arbeitszeugnis nur bei ausreichend langer Beschäftigungsdauer erstellt werden kann.
Ab wann besteht Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben Arbeitnehmende unabhängig von der Dauer der Beschäftigung. Auch dann, wenn eine Person bereits nach wenigen Tagen aus dem Unternehmen wieder ausscheidet, ist von Arbeitgeberseite ein Arbeitszeugnis Pflicht.
Neben den klassischen Arbeitnehmenden haben zudem die folgenden Personengruppen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis:
- Auszubildende (auch dann, wenn sie die Abschlussprüfung nicht bestehen oder nicht daran teilnehmen)
- Volontär*innen
- Praktikant*innen
- Umschüler*innen
Gut zu wissen: Auszubildende haben mit Beendigung ihrer Ausbildung automatisch einen gesetzlichen Anspruch auf ein faires, qualifiziertes Zeugnis, ohne es explizit anfordern zu müssen.
Leih- und Zeitarbeitende, die ein Arbeitszeugnis erhalten möchten, wenden sich an ihren Vertragspartner, also das Verleihunternehmen.
Arbeitszeugnis: Rechtliche Grundlagen und Bestimmungen
Ein Arbeitszeugnis muss bestimmten rechtlichen Vorgaben entsprechen, um fair und rechtskonform zu sein. Verschiedene Gesetze regeln, welche Inhalte erlaubt sind und welche Formulierungen vermieden werden sollten. Hier ein Überblick über die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen:
- Bürgerliches Gesetzbuch: Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist in § 630 BGB gesetzlich verankert. Das Gesetz besagt auch, dass Arbeitszeugnisse wohlwollend formuliert sein und die Leistungen und das Verhalten des ehemals Beschäftigten angemessen widerspiegeln müssen.
- Gewerbeordnung: Die Regelungen des BGB werden durch § 109 der Gewerbeordnung ergänzt. So wird hier festgelegt, dass Zeugnisse klar und verständlich formuliert sein müssen und keine Formulierungen enthalten dürfen, die dazu dienen, eine versteckte Äußerung über den Arbeitnehmenden zu treffen.
- Berufsbildungsgesetz: Die Ausstellung von Arbeitszeugnissen für Auszubildende ist in § 16 BBiG geregelt, damit auch deren Leistungen angemessen gewürdigt werden.
Was zeichnet ein gutes und rechtssicheres Arbeitszeugnis aus?
Ein gutes Arbeitszeugnis ist klar und verständlich formuliert. Es darf keine subtilen negativen Aussagen oder codierte Formulierungen enthalten und muss so gestaltet sein, dass es das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmenden nicht negativ beeinflusst.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Elemente im Arbeitszeugnis:
- Arbeitgeberdaten
- Stammdaten des Arbeitnehmenden (Name, Geburtsdatum)
- Beschäftigungsart und Beschäftigungsdauer
- Tätigkeitsbeschreibung
- Leistungsbeurteilung
- Verhaltensbewertung (gegenüber Kund*innen, Kolleg*innen, Vorgesetzten …)
- optional: Grund für das Ausscheiden aus dem Unternehmen
Einige dieser Elemente kommen vorrangig im qualifizierten Zeugnis vor.
Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis
Rechtlich wird zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden. Das einfache Zeugnis enthält grundlegende Angaben zur Person, zur Art und Dauer der Beschäftigung sowie zu den ausgeführten Tätigkeiten.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist ausführlicher, denn es enthält zusätzliche Bewertungen zu Leistungen und ganz allgemein zum Verhalten des Beschäftigten.
Auch die Erstellung eines Zwischenzeugnisses ist möglich und kann von Beschäftigten bei berechtigtem Interesse angefordert werden – zum Beispiel im Rahmen der Bewerbung um eine andere Position oder auch bei einem internen Stellenwechsel.
Arbeitszeugnis Frist: Wie viel Zeit hat der Arbeitgebende?
Für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses sieht der Gesetzgeber keine festen Fristen vor. In der Praxis sollte das Zeugnis aber zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden – für gewöhnlich innerhalb von zwei bis drei Wochen. Hat der*die Beschäftigte innerhalb dieses Zeitraums kein Zeugnis erhalten, kann er*sie den Arbeitgebenden schriftlich auf die Arbeitszeugnis-Pflicht hinweisen und eine Arbeitszeugnis-Frist setzen. Verstreicht diese, ohne dass ein Zeugnis eingeht, steht Betroffenen der Rechtsweg offen.
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