Oft ist es für Arbeitgeber gar nicht so einfach, unter all den vielen eingegangenen Bewerbungen die besten und vielversprechendsten herauszupicken. Die schiere Masse an Informationen und Dokumenten kann schlicht erdrückend sein. Ein spezielles Tool, das mittlerweile in den meisten HR-Softwares integriert ist, kann hier helfen.
Mit CV Parsing können Personalmanager*innen Bewerbungsunterlagen von Kandidat*innen analysieren, auswerten und sortieren, auf diese Weise einen besseren Überblick und eine erste Eingrenzung erhalten. Der Bewerbungsprozess wird durch CV Parsing so insgesamt für Unternehmen optimiert.
Wir erklären im folgenden Blog, wie dieses Tool funktioniert und zeigen die Vorteile dieses Software-Tools auf.
Key Facts
- Bei CV Parsing handelt es sich um ein Tool, das Lebensläufen analysiert, auswertet und übersichtlich für Recruiter*innen aufbereitet.
- Der Trend im Recruiting geht hin zu digitalen, einfachen und schnellen Bewerbungen – ideal für die Auswertung von CV Parsern.
- CV Parser erkennen gängige Dateien, wie PDF- oder Word-Dateien, einige sind sogar in der Lage Fotos und Bilddateien zu erkennen.
- Was ist CV Parsing?
- Wozu ist CV-Parsing hilfreich?
- Wie funktioniert CV Parsing?
- Formate: Welche Formate erkennen CV-Parser?
- Welche CV Parsings-Tools gibt es?
Was ist CV Parsing?
CV Parsing Bedeutung
Die Abkürzung CV steht für Curriculum Vitae und bedeutet Lebenslauf auf Deutsch. Parsing ist Englisch und bedeutet Syntaxanalyse.
CV Parsing – Auslesen von Lebensläufen
Das Wichtigste zuerst: Was ist CV Parsing überhaupt genau? Es handelt sich beim CV Parsing, manchmal auch Resume Parsing (Englisch „Resume“ bedeutet Lebenslauf), um ein Tool, bei dem Daten aus einem Lebenslauf automatisch analysiert und gespeichert werden. Die in einem Lebenslauf enthaltenen Informationen von Bewerber*innen werden dann in der Regel automatisch in eine Bewerbermanagement-Software übertragen.
CV-Parsing kommt vor allem beim E-Recruiting zum Einsatz. Online-Bewerbungen oder auch Bewerbungen per E-Mail werden also direkt nach Eingang vom CV-Parser gescannt.
Wozu ist CV-Parsing hilfreich?
Mit der automatischen Analyse und Speicherung von Bewerberdaten werden Unternehmen bei der Sichtung von Lebensläufen und der Auswahl von Bewerber*innen unterstützt. Wo die Vorteile konkret liegen, erfahren Sie hier:
Vorteile von CV Parsing
Zeitersparnis: Durch die automatische Datenerfassung müssen die Recruiter*innen diese Aufgabe nicht manuell übernehmen. Das erspart den Recruiter*innen viel Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben wie beispielsweise ein intensives Vorstellungsgespräch nutzen können.
Genauere Auswahl der Bewerber*innen: Ein CV-Parsing-Tool ermöglicht es Unternehmen, nach Bewerber*innen nach genau festgelegten Kriterien zu suchen. Wenn Sie also als Unternehmen eine Stelle besetzen möchten, für die Englisch- und Polnisch-Kenntnisse erforderlich sind, können Sie mit dem Tool die Bewerbungsunterlagen nach diesen Kriterien durchsuchen und nur Bewerber*innen anzeigen lassen, die diese Kriterien erfüllen.
Bewältigung von großen Datenmengen: Vor allem für Unternehmen, die viele Stellen zu besetzen haben, ist CV Parsing sehr hilfreich. Mit CV Parsing können große Datenmengen effizient analysiert werden.
Automatisierung des Recruiting-Prozesses: Darüber hinaus übernehmen Parsing-Tools oft auch Aufgaben wie das automatische Versenden der Empfangsbestätigung.
Verbesserte Candidate Experience: Vor allem junge Menschen wünschen sich unkomplizierte und schnelle Bewerbungsverfahren, wie bspw. die One-Click-Bewerbungen. Das fand erst kürzlich eine Studie der Universität Bayreuth unter Studierenden heraus.
Hat CV-Parsing auch Nachteile?
Ungenaue Datenextraktion: Gerade bei kreativen oder vom Standard abweichenden Bewerbungsformaten können CV Parser Fehler machen. Obwohl viele CV Parser mittlerweile auch Fotos lesen können, kann es immer wieder zu Fehlern oder zu einer gescheiterten Analyse einzelner Bewerber*innen kommen. Dadurch werden möglicherweise geeignete Kandidat*innen aussortiert.
Persönliche Note fehlt: Feine Nuancen erkennt der CV Parser nicht. Künstliche Intelligenz kann den Menschen nicht hundertprozentig übersetzen. Gerade die kleinen Feinheiten, die persönliche Note oder Emotionen in und von Bewerbungen fallen hier komplett weg.
Ausschluss von bestimmten Bewerber*innen: Nicht alle Menschen sind in der Lage, ihre Bewerbungen für KI-gestützte Einstellungsverfahren zu optimieren. Dies kann dazu führen, dass geeignete Kandidat*innen ausgeschlossen werden. Das stark standardisierte Verfahren verringert die Vielfalt im Unternehmen.
Vorteile für Bewerber*innen
Die CV Parsing Technologie hat aber nicht nur Vorteile für Unternehmen. Auch Kandidat*innen, die sich auf eine Stelle bewerben, profitieren von dem Tool. Denn CV Parsing ermöglicht es ihnen, sich schnell und unkompliziert auf eine Stelle zu bewerben. Ein Beispiel dafür sind die immer häufiger werdenden Sofortbewerbungen, bei denen man wie bei LinkedIn einfach auf Bewerbung abschicken klickt und die von den Unternehmen über das Tool ausgewertet werden.
Wie funktioniert CV Parsing?
CV Parsing, auch bekannt als Resume Parsing, ist ein automatisierter Prozess, der Daten aus Lebensläufen extrahiert und in ein strukturiertes Format umwandelt. So können Personalverantwortliche diese Informationen leichter durchsuchen und analysieren. Die Anwendung nutzt künstliche Intelligenz und ist somit neben Anwendungen wie ChatGPT ein weiteres Beispiel für den Einsatz von KI im Personalwesen.
Konkret funktioniert CV Parsing so:
Formarterkennung des Lebenslaufs
CV Parser basieren auf künstlicher Intelligenz, die auf Algorithmen basiert. Diese Technologie ist in der Lage, zu erkennen, um welches Format es sich bei einer Bewerbung handelt. Haben wir es hier also mit PDF-Dateien oder eine Textdatei zu tun?
Die meisten CV Parser können darüber hinaus auch Bilddateien erkennen. Die Software macht diese dann über die optische Zeichenerkennung (OCR) lesbar.
CV Parser erkennen in der Regel Bewerbungen, die online, per E-Mail, per Online-Formularen wie auf LinkedIn oder Indeed oder auch auf der eigenen Karriereseite eingehen.
Tipp: Nicht alle CV Parser können Bewerbungen auf all diesen Kanälen erkennen. Bevor Sie sich also für eine Software sollten Sie sich genau überlegen, welche Kanäle Ihnen am wichtigsten sind.
Segmentierung und Analyse
Die Software unterteilt die Bewerbung in verschiedene einzelne Abschnitte, also z. B. Kategorien wie „Berufserfahrung“ oder „Ausbildung“.
Viele CV-Parser können in diesem Schritt auch widersprüchliche Angaben erkennen. Wenn ein*e Bewerber*in zum Beispiel im Abschnitt „Berufserfahrung“ angibt, im Jahr 2020 Vollzeit bei der Firma XY in Rostock gearbeitet zu haben, im Abschnitt „Ausbildung“ aber angibt, in diesem Jahr noch in Schwerin studiert zu haben, kann etwas nicht stimmen. Recruiter*innen können so ganz einfach fehlerhafte Informationen ausfindig machen.
Übertragung ins Bewerbermanagement System
Die analysierten Daten werden in ein Bewerbermanagementsystem wie Factorial übertragen. Diese sind in der Regel in der Lage, die aufbereiteten Daten in übersichtlicher Form, z. B. in einer Excel-Tabelle, darzustellen. Mittels Dateneingabe können Recruiter*innen hier dann nach konkreten Informationen oder Ausschlusskriterien nach Bewerber*innen suchen. Die Parsing Technologie hilft also dabei, Informationen aus Lebensläufen zu sammeln, sie zu organisieren und in einer Datenbank für Talente speicherbar zu machen, damit Unternehmen Bewerber*innen besser finden können.
Tipps: CV Parsing Check und Auswertung
Denken Sie jedoch auch daran, dass Bewerber*innen mittlerweile wissen, dass Unternehmen vermehrt CV-Parser-Technologie einsetzen. Es gibt bereits zahlreiche Websites im Internet, die sich auf die Erstellung von CVs durch CV Parsing spezialisiert haben. Dies hat natürlich oft zur Folge, dass Lebensläufe immer standardisierter werden, ein Aspekt, den wir bereits bei den Nachteilen erwähnt haben.
Formate: Welche Formate erkennen CV-Parser?
CV Parser erkennen die gängigen und üblichen Formate von Lebensläufen.
Formate
Dazu gehören:
- PDF-Dateien
- Word-Dokumente
- Txt-Dateien
- Bilddateien wir .jpg oder .png
Manche CV Parser können noch weitere Formate erkennen.
Welche CV Parsings-Tools gibt es?
Implementierung von CV Parsing
Die CV Parsing-Technologie wird in der Regel nicht von Personaler*innen allein verwendet. Das Tool ist meist ein Baustein innerhalb einer größeren HR-Software, die Personaler*innen nicht nur für den Rekrutierungsprozess, sondern auch für die Erledigung von HR-Aufgaben im Allgemeinen nutzen.
Die Implementierung erfolgt also automatisch über den Erwerb einer HR- oder Recruitingsoftware.
Mehr Informationen zum Thema haben wir für Sie auf unserem Blog in einem großen HR-Software-Vergleich zusammengefasst.
Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl von CV-Parsing Software. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie sich jedoch überlegen, was Ihnen bei dem Tool am wichtigsten ist. Kommen bei Ihnen hauptsächlich Bewerbungen über Ihre eigene Karriereseite und ein eigenes Bewerbungsformular ein? Dann sollten Sie natürlich sicherstellen, dass das CV Parsing Tool dieses lesen kann.
Software Vergleich
Auch die HR-Software von Factorial ist mit einem CV-Parsing-Tool ausgestattet, das den Recruiting-Prozess vereinfacht.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Systeme auf dem Markt. Einen Überblick über gängige Software-Anbieter finden Sie online auf den verschiedenen Vergleichsseiten.
