Zum Inhalt gehen

CV Parsing – alles über die Hilfe beim Bewerbungsprozess

·
7 Minuten Lesezeit
Eine Personalerin sieht sich den CV einer Bewerberin an.

CV Parsing unterstützt Recruiter*innen während der Bewerbungsphase und hilft dabei, die perfekten Kandidat*innen zu finden. In unserem Blogartikel erklären wir, wie CV Parsing funktioniert, welche Vorteile die Methode mit sich bringt und für wen das Parsing von Lebensläufen geeignet ist.

Keyfacts

1. Die Anwendung des CV Parsings sammelt automatisch Informationen aus Lebensläufen und ordnet sie in Kategorien. Es hilft dabei, Bewerberdaten schneller zu verarbeiten und die besten Kandidat*innen einfacher auszuwählen.

2. Parsing von Lebensläufen bringt viele Vorteile mit sich wie beispielsweise Zeitersparnis und Effizienzsteigerung beim Recruiting Prozess.

3. CV Parser passen sich verschiedenen Bewerbungsformaten an und liefern präzise Ergebnisse für bessere Entscheidungen.

Produktvorführung

CV Parsing Bedeutung 

Unter CV Parsing (auch als Resume Parsing bezeichnet) versteht man einen automatisierten Prozess, bei dem Informationen aus einem Lebenslauf oder einer Bewerbung erfasst und strukturiert werden.  Das Ziel ist es, diese dann in einer Datenbank oder einem System leicht durchsuchbar und verwaltbar zu machen. Die Anwendung nutzt künstliche Intelligenz und ist somit neben Anwendungen wie ChatGPT ein weiteres Beispiel für den Einsatz von KI im Personalwesen.
DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung

Der Prozess wird oft in Personalabteilungen, Recruiting-Plattformen und Bewerber-Tracking-Systemen eingesetzt, um den Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit beim manuellen Eintragen von Bewerberinformationen zu reduzieren. Parsing Softwares sind auch als Lebenslauf Tools oder Lebenslauf Softwares bekannt und werden oftmals bei Online Bewerbungen verwendet, bei denen dann eben keine manuelle Dateneingabe mehr nötig ist.

Der Zweck von Lebenslauf Parsing besteht darin, den Prozess der Bewerberauswahl und -verwaltung zu beschleunigen, da Personalverantwortliche und Recruiter*innen in der Lage sind, Bewerberdaten viel schneller zu durchsuchen, zu vergleichen und zu filtern. Dies erhöht die Effizienz des Einstellungsprozesses und ermöglicht es, passende Kandidat*innen schneller zu identifizieren.

Was bedeutet parsen? 

Sie fragen sich: Was ist Parsen? „Parsen“ bedeutet, einen Text oder eine Menge von Daten in kleinere Bestandteile zu zerlegen, um ihre Struktur und Bedeutung zu verstehen oder um sie für eine einfachere Verarbeitung durch Computer oder Programme vorzubereiten. Es ist ein Prozess des Analysierens und Aufschlüsselns von Informationen, um sie besser nutzen zu können.

Wie funktioniert CV Parsing? 

Die Anwendung des CV Parsings funktioniert wie das Sortieren von Texten in verschiedenen Kategorien. Beispielsweise bei einem langen Absatz mit Informationen über eine Person. Diese Informationen können ihren Namen, ihre Berufserfahrung, ihre Ausbildung und andere Details enthalten.

Die CV Parsing-Software oder der sogenannte CV Parser liest einen Absatz des Lebenslaufs und erkennt automatisch, welche Teile wichtige Informationen wie den Namen, die Berufserfahrung und die Ausbildung enthalten. Dann ordnet sie diese Informationen in separate Fächer oder Kategorien. Das erleichtert das spätere Finden von spezifischen Informationen, ohne den ganzen Absatz durchsuchen zu müssen.

Die Parsing Technologie hilft also dabei, Informationen aus Lebensläufen zu sammeln, sie zu organisieren und in einer Datenbank für Talente speicherbar zu machen, damit Unternehmen Bewerber*innen besser finden können. 

🔍 Alle Bewerberdaten auf einen Blick haben? Das geht mit Factorial ganz einfach!

Eine Personalverantwortliche überprüft den Lebenslauf eines Bewerbers.

Welche Formate können ausgelesen werden?

CV-Parsing-Technologien sind darauf ausgelegt, verschiedene Formate von Lebensläufen  zu analysieren und die darin enthaltenen Informationen zu extrahieren. Die unterstützten Formate können je nach der verwendeten CV-Parsing-Software oder -Dienstleistung variieren, aber hier sind einige der gängigen Formate, die in der Regel ausgelesen werden können:

  • Textdateien (TXT): Reine Textdateien sind in der Regel einfach zu parsen, da sie keine speziellen Formatierungen oder Stile enthalten.
  • Microsoft Word (DOC, DOCX): Die meisten CV-Parsing-Tools können Word-Dokumente parsen. Dabei können sie verschiedene Abschnittsüberschriften, Aufzählungszeichen und Formatierungen erkennen.
  • PDF: Viele CV-Parsing-Tools können auch PDF-Dateien analysieren. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Extraktion von Daten aus PDFs aufgrund der verschiedenen Layouts und Verschlüsselungen manchmal herausfordernd sein kann.
  • HTML: In einigen Fällen können auch CVs, die in HTML-Format vorliegen (z.B. wenn sie online veröffentlicht wurden), geparst werden.
  • Bilder (JPG, PNG): Auch Bilder können von der Software analysiert werden.

Manche CV Parser kommen sogar mit rtf und gif zurecht.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Genauigkeit der Extraktion stark von der Qualität und Konsistenz des Formats abhängt. Unregelmäßige Formatierungen oder komplex gestaltete Layouts können die Fähigkeit des CV-Parsing beeinträchtigen, die Daten korrekt zu extrahieren. Einige CV-Parsing-Tools bieten auch Möglichkeiten zur manuellen Überprüfung und Bearbeitung der extrahierten Daten, um Fehler zu korrigieren.

Wichtig! Bevor Sie sich für eine Parsing-Lösung entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass sie die gängigen Formate unterstützt, die in Ihrem Bewerbungsprozess am häufigsten vorkommen.

 

CV Parsing Lebenslauf 

Mittlerweile können beim Erstellen von Lebensläufen verschiedene Tools genutzt werden, die den Lebenslauf mit Parsing Aspekten versehen und verschiedene Kriterien beachten. Dabei können Sie den Lebenslauf automatisch erstellen lassen, CV Parsing Lebenslauf Vorlagen nutzen oder Lebenslauf Checks verwenden. Parsing Anbieter stellen oftmals auch CV Parsing Tests zur Verfügung, die Hilfestellungen dabei geben, wie der Lebenslauf am besten gelesen werden kann.

Achten Sie immer darauf, dass der Lebenslauf..

  • auf Rechtschreibung geprüft wurde. (CV Parser können sonst bestimmte Wörter nicht erkennen)
  • keine zu kreative Darstellung oder Design Elemente enthält. (auch hier hat die Software Schwierigkeiten, wichtige Infos zu erkennen)

Mit Hilfe von geeigneten Checks können diese Punkte im Voraus überprüft werden.

Vorteile und Nachteile von CV Parsing 

CV Parsing bietet eine Reihe von Vorteilen, kann jedoch auch mit einigen Herausforderungen verbunden sein. Hier sind die Vor- und Nachteile von CV Parsing:

CV Parsing Vorteile:

  • Zeitersparnis: Parsing automatisiert den Erfassungsprozess von Bewerberdaten, was den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe erheblich reduziert und den Einstellungsprozess beschleunigt.
  • Effizienzsteigerung: Automatisiertes Parsing ermöglicht es Personalverantwortlichen, eine größere Anzahl von Bewerbungen in kürzerer Zeit zu verarbeiten und qualifizierte Kandidat*innen schneller zu identifizieren.
  • Genauigkeit: Die Verarbeitung minimiert menschliche Fehler, die bei der manuellen Eingabe von Bewerberdaten auftreten können. Dies führt zu genaueren und konsistenten Bewerberinformationen.
  • Datenstrukturierung: Parsing wandelt unstrukturierte Lebensläufe in strukturierte Daten um, was die Suche, Filterung und Vergleichbarkeit der Bewerberdaten erleichtert.
  • Anpassungsfähigkeit: Moderne CV Parsing-Systeme können an unterschiedliche Branchen, Positionen und Formatierungen angepasst werden, um genaue Ergebnisse zu liefern.
  • Skalierbarkeit: CV Parsing ist besonders nützlich für Unternehmen mit hohem Bewerbungsaufkommen, da es ihnen ermöglicht, viele Bewerbungen effizient zu verarbeiten.

 

CV Parsing Nachteile:

  • Fehler bei unkonventionellen Formaten: Die Anwendung kann Schwierigkeiten haben, unkonventionelle oder stark individualisierte Lebenslaufformate richtig zu analysieren.
  • Sprachliche Vielfalt: Verschiedene Sprachstile oder Abkürzungen können die Genauigkeit der Analyse beeinträchtigen.
  • Komplexe Daten: In einigen Fällen können komplex strukturierte oder unübersichtliche Lebensläufe zu fehlerhaften Analyseergebnissen führen.
  • Verlust von Kontext: CV Parsing kann den Kontext von bestimmten Informationen möglicherweise nicht vollständig erfassen, was zu fehlinterpretierten Daten führen kann.
  • Initiale Implementierungskosten: Die Anschaffung, Anpassung und Implementierung von CV Parsing-Lösungen kann kostenintensiv sein.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Vorteile von CV Parsing oft die potenziellen Nachteile überwiegen können, insbesondere wenn die Lösung gut implementiert und verwaltet wird. Eine gründliche Analyse der Unternehmensbedürfnisse und eine angemessene Vorbereitung können dazu beitragen, die positiven Aspekte von CV Parsing optimal zu nutzen und die Herausforderungen zu minimieren.

Insgesamt ermöglicht die Anwendung eine effizientere, genaue und zeitsparende Verwaltung von Bewerberdaten und trägt dazu bei, den Einstellungsprozess für Unternehmen zu optimieren.

Ist CV Parsing für Sie geeignet? 

Um die Technologie in einem Unternehmen erfolgreich anzuwenden, gibt es einige Voraussetzungen und Überlegungen, die berücksichtigt werden sollten:

1. Technologische Infrastruktur:

Ihr Unternehmen benötigt eine ausreichend leistungsfähige IT-Infrastruktur, um eine Parsing-Software zu betreiben. Dies umfasst die notwendige Hardware, Software und möglicherweise Cloud-Ressourcen, je nachdem, wie die Lösung implementiert wird.

2. Zugriff auf Bewerbungen:

Außerdem sollten Sie Zugriff auf die Bewerbungsdaten haben, sei es in digitaler Form (z.B. über E-Mail oder Online-Bewerbungsformulare) oder in gedruckter Form (die dann mithilfe von OCR digitalisiert werden müssen).

3. CV Parsing-Software:

Das Unternehmen muss eine geeignete HR-Software oder Parsing-Software oder -Lösung auswählen oder entwickeln. Die gewählte Lösung sollte in der Lage sein, die spezifischen Anforderungen und Bewerbungsformate des Unternehmens zu unterstützen.

4. Datenbank oder System:

Die erfassten und strukturierten Bewerberdaten müssen in einer Datenbank, einem Bewerber-Tracking-System (ATS) oder einem HR-Management-System (HRMS) gespeichert werden. Diese Systeme sollten gut integrierbar sein, um eine nahtlose Verwaltung der Bewerberdaten zu ermöglichen.

5. Datenpflege und Aktualisierung:

Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die erfassten Daten regelmäßig überprüft, aktualisiert und korrigiert werden. Fehlinterpretationen durch die Lebenslauf Parsing-Software oder unvollständige Informationen könnten zu inkorrekten Daten führen.

6. Anpassung an Unternehmensbedürfnisse:

Die Lebenslauf Parsing-Software sollte an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens angepasst werden können. Dies könnte das Erstellen von Regeln für spezifische Positionen oder Branchen, die Anpassung an das Corporate Design oder die Integration von spezifischen Kategorien und Feldern umfassen.

7. Datenschutz und Compliance:

Da Parsing personenbezogene Daten verarbeitet, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Verarbeitung den Datenschutzbestimmungen entspricht. Dies könnte je nach Land und Region unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen.

8. Schulung und Einführung:

Die Mitarbeiter*innen, die mit dem Parsing-System arbeiten, sollten angemessen geschult werden, um die Software effektiv zu nutzen und sicherzustellen, dass die erfassten Daten korrekt interpretiert werden.

9. Budget und Ressourcen:

Es sollte ein angemessenes Budget für die Anschaffung oder Entwicklung der Parsing-Lösung sowie für die laufende Wartung und Aktualisierung eingeplant werden. Außerdem werden Mitarbeiterressourcen für die Implementierung und Verwaltung benötigt.

Bevor ein Unternehmen Lebenslauf Parsing implementiert, ist es wichtig, eine gründliche Analyse der Anforderungen, Prozesse und verfügbaren Ressourcen durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Technologie erfolgreich und effizient eingesetzt werden kann.

Mit einer HR-Software wie Factorial haben Sie ein Bewerbermanagement Tool zur Hand, das den gesamten Recruiting-Prozess für Sie optimiert.

Produktvorführung buchen

Maria Macher ist Content Managerin bei Factorial und lebt hier ihre Liebe für die deutsche Sprache und HR-Themen aus. Bereits während ihrer Studienzeit in Wien und Barcelona sammelte sie unterschiedlichste Arbeitserfahrungen: beim Early-Stage-Startup bis hin zum multinationalen Konzern. Dabei lernte sie insbesondere, was verschiedene Unternehmenskulturen ausmacht und welche Rolle die wichtigste Ressource in Unternehmen spielt: die Menschen.

Ähnliche Beiträge