Wie in den meisten Berufen ist auch in der Pflege ein effektiver Dienstplan entscheidend für einen reibungslosen Ablauf des Betriebs. Das stellt nicht nur eine optimale Betreuung der Patienten im Arbeitsalltag sicher, sondern sorgt auch für eine gesunde Work-Life-Balance der Pflegekräfte. Nur wer sich in seinem Job wohlfühlt, kann diesen auch gut ausfüllen. Schon deshalb ist es wichtig, bei der Gestaltung des Dienstplans den Wünschen und Bedürfnissen der Pflegekräfte gerecht zu werden. In diesem Artikel geben wir Tipps, worauf Sie achten müssen, um diese beiden Ziele zu erreichen.
Key Facts
- Der Dienstplan in der Pflege gewährleistet jederzeit genügend qualifiziertes Personal und trägt zur Organisation und Qualität der Pflege bei.
- Die Berücksichtigung individueller Wünsche verbessert die Work-Life-Balance und reduziert Überlastung und Fluktuation.
- Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten, Urlaubsanspruch sowie Mutter- und Jugendschutz müssen bei der Erstellung beachtet werden.
- Dienstplan in der Pflege: Wie geht das?
- Aufbau des Dienstplans in der Pflege
- Dienstplan-Pflege im Pflegebereich: Wer ist zuständig?
- Frist für den Dienstplan: Wann muss er vorliegen?
- Übersicht: Gesetzliche Regelungen
- Fazit
Dienstplan in der Pflege: Wie geht das?
Der Dienstplan ist ein zentrales Instrument der Personaleinsatzplanung in Pflegeeinrichtungen wie Altenheimen, Krankenhäusern, Pflegedienstleister und ambulanten Diensten. Er ermöglicht eine reibungslose Organisation der Pflegeabläufe und stellt sicher, dass zu jeder Zeit ausreichend qualifiziertes Pflegepersonal vorhanden ist, um die Versorgung und Pflege zu gewährleisten.
Der Einsatzplan sollte alle notwendigen Informationen enthalten, wie Arbeitszeiten, Schichtpläne und Urlaubstage. Die Inhalte sollten klar und verständlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die Planung erfolgt strategisch, taktisch und operativ. Pflegekräfte werden meist in Früh-, Spät- und Nachtschichten eingeteilt. Beim Wechselschicht-Plan wechseln die Schichten regelmäßig, meistens im vier- oder achtwöchigen Rhythmus. Bei der Dienstplanerstellung sollten die Pflegekräfte idealerweise einbezogen werden, um ihre Bedürfnisse und Wünsche zu berücksichtigen.
Gesetzliche Vorgabe bilden den Rahmen bei der Erstellung des Dienstplans in der Pflege. Das Arbeitszeitgesetz regelt unter anderem den Urlaub, die Arbeitszeit sowie Vorgaben zum Mutter- und Jugendschutz.
Je besser der Dienstplan durchdacht ist, desto eher ermöglicht er eine gerechte Verteilung der Arbeitszeit unter den Pflegekräften, reduziert deren Überbelastung und trägt damit zu ihrer Mitarbeiterzufriedenheit bei. Zudem minimiert ein gerechter Einsatzplan die Fluktuation.
Eine Dienstplan-App kann Pflege-Institutionen dabei effektiv unterstützen. Mit der Factorial-App optimieren Sie die Schichtplanung, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Erfahrung Ihres Teams zu verbessern. Das wirkt sich direkt positiv auf Ihre Organisation aus.
Aufbau des Dienstplans in der Pflege
Die Dienstplangestaltung in der Pflege sind essenziell für eine strukturierte Arbeitsweise. Der Dienstplan enthält alle relevanten Informationen, um sowohl die Patientenversorgung sicherzustellen als auch rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Ein klarer Aufbau erleichtert die Planung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Pflegealltag. Der Dienstplan klärt, welche Mitarbeitenden, welche Schichten sie übernehmen.
Im Dienstplan sind die konkreten Arbeitszeiten der Mitarbeitenden aufgeführt. Dabei wird auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen geachtet, um eine faire Verteilung der Arbeitszeiten sicherzustellen und Überlastungen zu vermeiden.
Auch Pausen sind ein Bestandteil des Dienstplans, da sie ein wichtiger Teil der Erholungsphase der Belegschaft und als solcher auch gesetzlich geregelt sind. Gleiches gilt für die Urlaubsplanung. Hierbei muss dafür gesorgt werden, eine gleichmäßige Verteilung des Urlaubs zu gewährleisten, um beispielsweise Über- und Unterkapazitäten zu vermeiden.
Bedürfnisse von Belegschaft sicherstellen
Es werden auch spezielle Vorschriften wie der Mutter- oder Jugendschutz für Pflegekräfte berücksichtigt. Dabei finden entsprechende Regelungen Anwendung, um die Sicherheit und den Schutz der Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Letztlich dienen Dienstpläne als Kommunikationsmittel, um Mitarbeitende über Schichtänderungen, Dienste oder besondere Anforderungen zu informieren. Ein gut strukturierter Dienstplan in der Pflege berücksichtigt all diese Aspekte und stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Patienten erfüllt werden, während gleichzeitig die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Dienstplan-Pflege im Pflegebereich: Wer ist zuständig?
Grundsätzlich obliegt die Dienstplangestaltung dem Arbeitgebenden. In der Pflegebranche ist das ebenso, das heißt: bei der Pflegeeinrichtung oder dem Krankenhaus. Häufig übernehmen jedoch speziell geschulte Mitarbeitende wie diese Aufgabe. Üblicherweise sind dies die Stations- oder Pflegedienstleiter. Bei sehr kleinen Einrichtungen kommt es auch vor, dass die Heimleitung diese Aufgabe übernimmt. Bei den ambulanten Pflegediensten wird der Dienstplan fast immer vom Inhaber des Pflegedienstes selbst erstellt. Dienstpläne sollten alle notwendigen Informationen enthalten, wie Arbeitszeiten, Schichtpläne und Urlaubstage. Die Inhalte sollten klar und verständlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Eine transparente Kommunikation und Zusammenarbeit ist dabei entscheidend. Persönliche Wünsche, Urlaube und Arbeitszeitmodelle sollten berücksichtigt werden, um die Motivation und Zufriedenheit des Teams zu stärken. Letztlich trägt die gesamte Einrichtung gemeinsam Verantwortung für einen funktionierenden Dienstplan, der sowohl eine optimale Patientenversorgung als auch faire Arbeitsbedingungen sicherstellt.
Frist für den Dienstplan: Wann muss er vorliegen?
Der Gesetzgeber schreibt nicht ausdrücklich vor, wann ein Dienstplan vor seinem Inkrafttreten bekanntgegeben werden muss. Orientiert man sich jedoch an § 12 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), das die „Arbeit auf Abruf“ regelt, ist es empfehlenswert, das Pflegepersonal spätestens vier Tage vor Beginn des Dienstzeitraums über den Dienstplan und die geplanten Arbeitszeiten zu informieren.
Um in der Pflege jedoch eine kontinuierlich hochwertige Patientenversorgung zu gewährleisten, sollte die Dienstplangestaltung frühzeitig angegangen werden. So ist die Planungssicherheit für das Pflegepersonal sichergestellt. Das bedeutet: so früh wie möglich, aber mindestens einige Wochen bevor er in Kraft tritt.
Zudem sollte der Plan flexibel genug sein, damit die Personalplanung in der Pflege auf unerwartete Ereignisse, wie Krankheitsausfälle oder ähnliches frühzeitig reagieren kann. In vielen Einrichtungen ist ein vorläufiger Einsatzplan üblich, der überraschenden Ereignissen angepasst wird.
Wer zufriedene Mitarbeitende will, der sollte seine Dienstplanung frühzeitig veröffentlichen und ihn am besten mit der Belegschaft absprechen.
Übersicht: Gesetzliche Regelungen
Das Arbeitszeitgesetz enthält die zentralen Regelungen, die bei der Erstellung von Dienstplänen in der Pflege berücksichtigt werden müssen. Das Ziel der Regelungen ist der Schutz der Beschäftigten und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitsbedingungen.
Die tägliche Arbeitszeit darf in der Regel acht Stunden nicht überschreiten, mit einem Maximum von 48 Stunden pro Woche. Auch die Ruhezeiten sind gesetzlich festgelegt: Nach mehr als sechs Stunden Arbeit muss eine Pause von mindestens einer halben Stunde eingehalten werden. Zwischen zwei Arbeitstagen sind zudem mindestens elf Stunden Ruhezeit vorgeschrieben.
Sonn- und Feiertagsarbeit ist eigentlich grundsätzlich nicht erlaubt, außer in definierten Ausnahmefällen, die bei der Dienstplanung berücksichtigt werden müssen. In der Pflege ist dies natürlich nicht durchzuhalten, da die Patienten rund um die Uhr Aufmerksamkeit benötigen.
Zusätzlich ist ein gesetzlicher Mindesturlaub von 24 Werktagen jährlich vorgeschrieben, der in der Personalplanung Beachtung finden muss. Arbeitgebende tragen die Verantwortung, diese Bestimmungen in der Dienstplanung umzusetzen.
Geplante Minusstunden im Dienstplan der Pflege sind nicht zulässig, wenn diese nicht explizit vereinbart sind. Tatsächlich bedeutet eine Leistung unterhalb der vereinbarten Wochenarbeitszeit nicht das Anhäufen von Minusstunden, sondern stellt schlichtweg einen Verstoß gegen die vertraglichen Pflichten dar.
Fazit
Effektive Dienstpläne in der Pflege sorgen für reibungslose Abläufe, eine hohe Versorgungsqualität und zufriedene Mitarbeitende. Er muss gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten, Urlaubsanspruch sowie Sonderregelungen zum Mutter- und Jugendschutz einhalten. Gleichzeitig sollte er die Wünsche der Pflegekräfte berücksichtigen und frühzeitig kommuniziert werden – idealerweise mindestens vier Tage im Voraus. Das sorgt für Mitarbeiterzufriedenheit. Der Plan sollte klar, verständlich und flexibel sein, um auf Ausfälle reagieren zu können. Die Verantwortung für die Dienstplangestaltung liegt beim Arbeitgebenden, wird aber oft an Leitungspersonal delegiert.
