Effizientes Arbeiten – Tipps zur Steigerung der Produktivität

Um produktiv zu sein und gute Ergebnisse zu erzielen, gilt effizientes Arbeiten als entscheidender Schlüsselfaktor. In vielen Unternehmen ist dies jedoch keine Selbstverständlichkeit. Eingefahrene Routinen, starre Hierarchien und Arbeitsabläufe führen oftmals dazu, dass die Effizienz im Arbeitsalltag leidet.

Es gibt jedoch eine ganze Reihe von Ansätzen, die es ermöglichen, effizienter zu arbeiten, die Produktivität zu steigern, unnötige Tätigkeiten und Leerlauf zu reduzieren und dadurch Ressourcen zu schonen. Eine wertvolle Unterstützung bietet hierbei die Digitalisierung, durch die viele Aufgaben schneller, einfacher und mit geringerem Personalaufwand erledigt werden können.

Key Facts

1. Mehr als acht Stunden wöchentlich verbringen Beschäftigte mit unnötigen Meetings und Aufgaben.
2. Methoden wie Zeitmanagement, kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) sowie digitale Tools und Prozessoptimierung helfen dabei, die Produktivität und effizientes Arbeiten im Unternehmen zu verbessern.
3. Teams mit unterschiedlichen Mitarbeitenden arbeiten häufig effizienter als einzelne Arbeitnehmende, da Aufgaben und Verantwortungen gezielter auf die jeweiligen Stärken der Teammitglieder abgestimmt und verteilt werden können.

• Effektiv und effizient – wo liegen die Unterschiede?
• Was bedeutet effizientes Arbeiten konkret?
• Effizienter arbeiten: 7 hilfreiche Tipps

Effektiv und effizient – wo liegen die Unterschiede?

Die Begriffe effektiv und effizient werden häufig in einem Atemzug genannt. Sie sind beide wichtig, wenn es darum geht, Abläufe und Prozesse zu strukturieren, allerdings bestehen einige zentrale Unterschiede zwischen den beiden Sachverhalten, auch wenn sie sich ergänzen. Laut dem renommierten Gabler-Wirtschaftslexikon sagt die Effektivität aus, ob sich eine Maßnahme eignet, um ein gestecktes Ziel zu erreichen. Bei der Effizienz steht hingegen die Art und Weise, wie dies erfolgt, im Vordergrund. Kurz gesagt spielt bei der Effektivität das, was Sie tun, und bei der Effizienz die Frage, wie Sie es tun, die größere Rolle.

Beide Begrifflichkeiten sind wichtig, um unternehmerischen Erfolg sicherzustellen. Allerdings ist prinzipiell zunächst die Effektivität sicherzustellen, bevor die Effizienz angegangen wird. Nur wenn die richtigen Schritte erfolgen, ist es überhaupt sinnvoll, Arbeitsabläufe und -weisen zu verbessern.

Was bedeutet effizientes Arbeiten konkret?

Das effiziente Arbeiten dient dazu, ein festgelegtes Unternehmensziel mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen. Dazu gehören Ressourcen wie Zeit, Personal und Kosten. Um zu prüfen, wie Sie eine Maßnahme möglichst effizient durchführen, gilt es zunächst, die wesentlichen unternehmerischen Ziele zu definieren. Anschließend werden ressourcensparende Prozesse und Methoden bestimmt, mit denen sich diese erreichen lassen. Dabei ist stets darauf zu achten, dass für jedes Ziel geeignete Maßnahmen festgelegt werden.

Auf den konkreten Arbeitsalltag übertragen bedeutet dies: Gelingt es Arbeitnehmenden, ein Ziel mit den vorhandenen Mitteln schneller, ressourcensparender oder kostengünstiger zu erreichen, etwa durch die Unterstützung einer Software, arbeiten sie effizienter.

Effizienter arbeiten: 7 hilfreiche Tipps

Zunächst ist es wichtig, jene Prozesse und Tätigkeiten zu identifizieren, die den größten Einfluss auf das Erreichen der Unternehmensziele ausüben. Anschließend gilt es, den Fokus auf diese Aufgaben zu richten, Strukturen dafür zu entwickeln und Routinen zu etablieren. Dabei hilft es, Prioritäten zu setzen, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Wenn Sie vorhandene Prozesse optimieren und effizienter gestalten möchten, helfen Ihnen darüber hinaus die nachfolgend beschriebenen Methoden und Vorgehensweisen.

1.    Besseres Zeitmanagement

Um die anfallenden Aufgaben in der vorhandenen Zeit abzuarbeiten, bedarf es einer klugen Planung. Im Arbeitsalltag sind es nicht selten vor allem die organisatorischen und kommunikativen Tätigkeiten, die als Zeitfresser gelten. Im Schnitt verbringen Mitarbeitende mehr als acht Stunden in der Woche mit wenig produktiven Dingen wie etwa Meetings, dem Beantworten von E-Mails oder redundanten Arbeiten. Eine bessere Zeitplanung gelingt zum Beispiel durch die Einteilung des Tages in Zeitblöcke, denen verschiedene Aufgaben zugewiesen werden. Hierfür gibt es diverse Tools, die bei der zeitlichen Strukturierung helfen.

Tipp: Verwalten Sie Arbeitszeiten von Teams und Mitarbeitenden mit der Softwarelösung von Factorial. Abwesenheiten genehmigen, einen flexiblen Schichtplan erstellen und effiziente Workflows erstellen – mit der All-in-One-Software digitalisieren Ihre Prozesse, automatisieren Abläufe und sparen nicht nur Zeit sondern auch bares Geld. 

2.    Prozessoptimierung

In vielen Unternehmensbereichen besteht ein hohes Verbesserungspotenzial im Hinblick auf die Struktur von Abläufen. Um die Effizienz von Prozessen zu optimieren, gilt es zunächst, einen Verantwortlichen zu benennen. Anschließend werden einzelne Abläufe definiert und visualisiert, um nachfolgend die Tätigkeiten des Prozesses in die richtige Reihenfolge zu bringen. Oftmals zeigt sich hierbei schon, an welchen Stellen unnötiger Aufwand oder Leerlauf besteht. Auf dieser Grundlage lassen sich Maßnahmen entwickeln, mit denen sich der Prozess effizienter gestalten lässt.

3.    Kontinuierliche Verbesserung

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist ein bewährter Ansatz, wenn es darum geht, die Qualität von Abläufen zu optimieren. Die Methode stammt aus Japan und ist an die Kaizen-Philosophie angelehnt, bei der es darum geht, mithilfe folgender Prinzipien eine stetige Verbesserung anzuregen:

• Standardisierung: Geeignete Verbesserungsvorschläge werden im laufenden Betrieb implementiert und zum Standard innerhalb der Organisation.
• Qualitätsorientierung: Qualitative Standards werden auf alle Arbeiten, Abläufe und Ergebnisse übertragen.
• Kundenorientierung: Die Erwartungen, Wünsche und Bedürfnisse interner und externer Kunden sind der Maßstab für alle Aufgaben.
• Kritikorientierung: Vorschläge zur Verbesserung dürfen von jeder Person im Unternehmen eingebracht werden. Das Unternehmen nimmt sie konstruktiv auf und setzt sie, wenn es sinnvoll ist, bedarfsgerecht um.
• Prozessorientierung: Durch kontinuierliche Verbesserung ist es möglich, Prozesse zu kontrollieren. Dies steigert auch die Ergebnisqualität.

4.    Möglichkeiten der Digitalisierung erkennen und nutzen

Dank der digitalen Transformation sind mittlerweile zahlreiche Tätigkeiten deutlich einfacher und schneller zu erledigen, als es früher der Fall war. Prozesse lassen sich durch Tools automatisieren und zu Workflows bündeln. Dadurch müssen Mitarbeitende weniger Routineaufgaben erledigen und haben in Folge mehr Zeit, um sich strategischen Tätigkeiten zu widmen.

5.    Schwierige Tätigkeiten als Erstes erledigen

Menschen neigen dazu, unangenehme oder komplizierte Aufgaben nach hinten zu verschieben. Dies geht allerdings oftmals zulasten der Effizienz. Auch wenn es zunächst Überwindung kostet, sollten die schwierigsten Tätigkeiten als erstes abgearbeitet werden. Diese Vorgehensweise ist auch als Eat-the-Frog-Methode bekannt, da die sprichwörtlich „dickste Kröte“ direkt zu Beginn des Arbeitstages geschluckt wird. Dies verringert die Frustration, sodass man anschließend motivierter ist.

6.    Unterbrechungen vermeiden, Pausen jedoch einplanen

In der heutigen Zeit sind Unterbrechungen fast schon Teil des Arbeitsalltags, sei es durch das Smartphone, eingehende Mails oder andere Benachrichtigungen. Um nicht fortwährend im Arbeitsfluss gestört zu werden, ist es ratsam, Kommunikations- und Informationskanäle nur zu bestimmten Zeiten abzurufen. Noch besser ist es, eine Software zu nutzen, über die sämtliche Kommunikation abgewickelt wird, um nicht immer zwischen Apps und Kanälen wechseln zu müssen.

Demgegenüber sind geplante Pausen entscheidend, um die Effizienz zu steigern – auch wenn es zunächst widersprüchlich klingt. Am besten ist es, die Pausen zur körperlichen Aktivität zu nutzen, um anschließend wieder konzentriert zu arbeiten. Auch hierfür gibt es digitale Unterstützungsangebote, etwa über Zeitmanagement-Apps in HR-Tools.

Eine weitere Methode zur Strukturierung von Arbeits- und Pausenzeiten ist die Pomodoro-Technik. Dabei wird die Arbeitszeit in 25-minütige Einheiten („Pomodoros“) unterteilt, gefolgt von einer kurzen Pause von 5 Minuten. Nach vier solcher Zyklen wird eine längere Pause von etwa 15–30 Minuten eingelegt. Allerdings ist sie nicht für jede Art von Arbeit geeignet: Komplexe Aufgaben, die längere Konzentrationsphasen erfordern, können durch die kurzen Intervalle unterbrochen werden, wodurch der sogenannte Flow-Zustand möglicherweise nicht erreicht wird.

7.    Effizientes Arbeiten im Team

Teams sind prädestiniert dafür, besonders effizient zu arbeiten, wenn die Teammitglieder unterschiedliche Eigenschaften, Fähigkeiten und Besonderheiten aufweisen. Aufgaben können auf genau die Person übertragen werden, die am besten dafür geeignet ist.

Damit dies gelingt, müssen Teammitglieder sowohl ihre eigenen Stärken und Schwächen als auch die Besonderheiten und Eigenschaften der anderen Mitglieder genau kennen. Toleranz und Wertschätzung sowie Verständnis für unterschiedliche Erfahrungen, Fähigkeiten und Sichtweisen helfen dabei, Aufgaben als Team effizient zu erledigen und Ziele somit ressourcenschonend zu erreichen.

Unterstützung bietet auch hier die digitale Transformation. HR-Tools ermöglichen es, Teams miteinander zu verbinden, über Abteilungs- und Zuständigkeitsgrenzen hinweg zu kommunizieren und Informationen von überall aus abzurufen. Gerade in der heutigen Zeit, in der zunehmend ortsunabhängig gearbeitet wird, bietet dies eine entscheidende Hilfe, wenn es darum geht, im Team effizienter zu arbeiten. Mit Factorial profitieren Sie zum Beispiel von einem Tool für effiziente Projektzeiterfassung und Workflow Automatisierung, um die Effizienz der Personalabteilung zu verbessern.