Empfehlungsschreiben verfassen: So geht’s [+ Vorlage Word]

Empfehlungsschreiben (auch Referenzschreiben genannt) sind ein beliebtes Extra in den Bewerbungsunterlagen. Dabei geht es vor allem darum, die Soft Skills des Angestellten hervorzuheben.

Zukünftige potenzielle Arbeitgeber sollten sich mit diesem Letter of Recommendation ein genaues Bild über die Persönlichkeit, Tätigkeiten, sowie die erworbene Qualifikation des Arbeitnehmers machen können.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein perfektes Empfehlungsschreiben verfassen. Darüber hinaus haben wir eine kostenlose Vorlage für Sie.

• Personalverwaltung: Wann wird ein Empfehlungsschreiben benötigt?
• Um ein Empfehlungsschreiben bitten – aber wie?
• Was gehört in ein Empfehlungsschreiben?
• Wer schreibt das Empfehlungsschreiben?
• Empfehlungsschreiben vs. Arbeitszeugnis
• 3 Tipps für die perfekte Empfehlung
• ✅ Kostenloser Download: Empfehlungsschreiben Vorlage

Personalverwaltung: Wann wird ein Empfehlungsschreiben benötigt?

Empfehlungsschreiben sind Teil der Bewerbungsmappe. Wie der Name schon sagt, geht es darum, den Angestellten als Referenzgeber zu empfehlen. Positive Eigenschaften und Skills werden darin hervorgehoben. Im Gegensatz zu einer reinen Personalbeurteilung steht die persönliche Note im Vordergrund.

Das Besondere: Es besteht kein Anspruch auf ein Empfehlungsschreiben. Wer eine solche Referenz von seinem Vorgesetzten erhält, sticht in dem Fall also aus der Masse heraus. Die Bewerbungschancen auf der Suche nach einer neuen Position steigen. Das hinterlässt einen guten Eindruck und ist besonders im War of Talents wichtig.

Diese Anschreiben werden in der Praxis zu folgenden Anlässen ausgestellt:

• Bewerbung auf ein Stipendium
• Zulassung zu einem (Master-) Studium mit Zulassungsbeschränkung oder an einer privaten Hochschule
• Zulassung zu einer Promotion
• Bewerbung für ein Auslandssemester
• Im Berufsleben: Bewerbung als Führungskraft/ Vollzeitkraft/ Praktikant/ Werkstudent
• Referenzen für Freiberufler

Um ein Empfehlungsschreiben bitten – aber wie?

Sie möchten Ihren Vorgesetzten nach einem Empfehlungsschreiben fragen, aber sind sich unsicher, wie Sie am besten vorgehen? Nutzen Sie folgende Schritte als Orientierung:

• Timing ist das A und O: Warten Sie den richtigen Zeitpunkt ab. Ihr Vorgesetzter springt heute von einem Termin zum anderen? Dann ist es sicherlich keine gute Idee, nach einer Empfehlung zu fragen. Seien Sie feinfühlig.
  Achten Sie auch darauf, genügend Zeitpuffer einzuplanen. Zögern Sie das Gespräch nicht zu lange hinaus. Auf den letzten Drücker ist wie immer schlecht. Denken Sie daran: Gut Ding braucht Weile.
• Keep it personal: Fragen Sie nach einem persönlichen Termin. Von Angesicht zu Angesicht wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Motivation zu erläutern. Das kann sich später positiv auswirken: Die Referenz wird dann ebenfalls persönlicher ausfallen.
• Bereiten Sie sich gut vor: Ihr Vorgesetzter nimmt sich Zeit für Sie als Mitarbeiter. Nutzen Sie diese Zeit auch. Überlegen Sie sich genau, wie Sie Ihren Chef überzeugen können. Halten Sie alle Informationen und Unterlagen rund um Ihr Ziel bereit.

Extra Tipp: Machen Sie sich auch schon mal Gedanken, in welchen Momenten im Job Sie besonders gute Arbeit geleistet haben. Seien Sie selbstbewusst und untermalen Sie Ihre Stärken. All das fließt in den Inhalt der Empfehlung mit ein.

Was gehört in ein Empfehlungsschreiben?

Aufbau

Ein Empfehlungsschreiben besteht aus vier Teilen:

1. Briefkopf
2. DIN Formalitäten (nach DIN 5008)
3. Inhalt
4. Schluss

Im Briefkopf sind folgende Informationen enthalten:

• Anrede (Herr Frau) und Vor- und Nachname des Ausstellers
• Name und Anschrift des Unternehmens/ Organisation/ Universität
• Kontakt für Rückfragen: Telefonnummer oder E-Mail Adresse

Darunter startet der offizielle Brief an den Adressaten gerichtet. Das Datum, der Name und die Adresse des bestimmten Empfängers sowie der Betreff folgen. Machen Sie im Betreff deutlich, dass es sich um eine Empfehlung handelt.

Für den Inhalt gibt es keine konkreten Vorgaben. An diesen Fragen können Sie sich orientieren:

• Kurze Einleitung und Selbstvorstellung: Welche Person steckt hinter dem Schreiben?
• In welchem Verhältnis stehen der Verfasser des Schreibens und der Bewerber?
• Warum wird das Empfehlungsschreiben erstellt? (z.B. Jobwechsel)
• Welche Qualifikationen/ Fähigkeiten/ Erfolge sollen hervorgehoben werden?

Vergessen Sie zum Schluss nicht, den Empfehlungsbrief mit dem aktuellen Datum und Ihrer Unterschrift zu versehen.

Formale Anforderungen

Der Inhalt steht? Dann ist es jetzt Zeit, das Dokument korrekt zu formatieren. Dabei sollten Sie darauf achten, dass das Schreiben eine DIN-A4-Seite nicht überschreitet. Nutzen Sie dafür gerne Ihr Firmenpapier.

Ähnlich wie bei einem Motivationsschreiben auch sollte der Inhalt übersichtlich gegliedert sein. Machen Sie sinnvolle Absätze. Versuchen Sie, Schachtelsätze zu vermeiden.

Wer schreibt das Empfehlungsschreiben?

• Im Job: Das Schreiben wird in der Regel vom ehemaligen Arbeitgeber ausgestellt. Wenn Sie nach einem Empfehlungsschreiben fragen möchten, wenden Sie sich also am besten direkt an ihren ehemaligen Chef. Keine Sorge: Eine Referenz muss nicht immer einen Jobwechsel entlarven.
• Bei Freiberuflern: Bei Freelancern ist es der Kunde selbst, der den Letter of Recommendation schreibt und ausstellt. Freelancer haben im Vergleich zu anderen Berufsgruppen dementsprechend deutlich mehr Empfehlungsschreiben. Das ist auch wichtig, um sich von anderen Wettbewerbern abzuheben. Testimonials und Referenzen sind essentiell für Freiberufler und sind oft fast aussagekräftiger als der Lebenslauf.
• Im Studium: Handelt es sich um eine Empfehlung für ein Stipendium oder ein (Master-) Studium, können Studenten ehemalige Professoren bitten, ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Gleiches gilt für studentische Hilfskräfte.

Empfehlungsschreiben vs. Arbeitszeugnis

Was ist der Unterschied zwischen einem Empfehlungsschreiben und einem Arbeitszeugnis?

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen:

3 Tipps für die perfekte Empfehlung

• (1) Lesen Sie Korrektur! Achten Sie unbedingt darauf, dass sich keine Rechtschreib- oder Tippfehler im Schreiben verstecken. Das wirkt unprofessionell und kann sich negativ auf den Erfolg des Kandidaten auswirken.
• (2) Bleiben Sie „echt“! Verzichten Sie auf romantische Formulierungen oder Superlative, mit denen Sie den Bewerber in den Himmel loben. Lügen Sie nicht und heben Sie nur die Qualifikationen hervor, die Ihnen wirklich positiv aufgefallen sind. So bleiben Sie glaubwürdig. Gleiches gilt für Standard-Floskeln. Seien Sie originell. Besser ist ein persönlich formuliertes Schreiben.
• (3) Schreiben Sie nicht blind drauf los! Bevor Sie das Empfehlungsschreiben aufsetzen, treten Sie mit dem Bewerber in Kontakt. Versuchen Sie, so viele Informationen wie möglich zu seiner neuen Traumposition zu erfragen. Das sorgt für Relevanz.

Empfehlungsschreiben Vorlage

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