Ein ERP-System ist in seiner Bedeutung innerhalb von Unternehmen gar nicht genug wertzuschätzen. Sie können sich ein ERP-System ein bisschen wie das zentrale Nervensystem des Menschen vorstellen: Da laufen alle Stränge zusammen, während das Nervensystem die einzelnen Organe (Abteilungen und Prozesse in Unternehmen) koordiniert. Weil Ihr Gehirn den ganzen Tag über kluge Entscheidungen treffen muss, benötigt es eben diese Informationen – und da wären wir auch schon wieder im Job-Alltag angelangt.
Das Wichtigste in Kürze
- ERP steht für Enterprise Resource Planning: Es ist eine Software, in der alle Geschäftsprozesse zentral erfasst, dargestellt, gesteuert und optimiert werden.
- In einem ERP-System behalten Sie unter anderem die Kontrolle über Ihre Finanzbuchhaltung, das Procurement (Beschaffung), den Vertrieb, das Projektmanagement, Personalmanagement und Lager- sowie Logistikprozesse.
- Charakteristisch für das ERP-System ist seine Zentralität: Sie haben alle Informationen und Daten auf einen Blick, statt an unterschiedlicher Stelle und in verschiedenen Softwarelösungen verteilt.
Was ist ein ERP-System einfach erklärt?
Der englische Begriff Enterprise Resource Planning verschafft Klarheit:
- Es ist eine Softwarelösung zur Erfassung von Daten, Aktivitäten und Prozessen für Unternehmen (Enterprise).
- Verwaltet werden da ganzheitlich und zentralisiert alle Ressourcen des Unternehmens, vom Personal, über die Beschaffung, bis hin zum Warenverkehr und Vertrieb (Resource).
- Mit einer ERP Software können Sie alle einzelnen Ressourcen und Prozesse erfassen, analysieren, steuern und optimieren, im Hier und Jetzt ebenso wie perspektivisch (Planning).
Sie können sich ein ERP-System abseits von Unternehmensprozessen wie ein Smart-Home-System vorstellen: Da haben Sie die Smart Home Zentrale mitsamt der passenden App, über die Sie anschließend Ihre Heizung, Smart-Lights, Rollläden, intelligente Türklingeln, die Kaffeemaschine und Stereoanlage steuern und im Blick behalten können. Alles über eine zentrale, einheitliche Anlaufstelle.
ERP-System: Bedeutung im Unternehmen
Erfolgreich integrierte ERP-Systeme sind natürlich von größter Bedeutung: Schließlich laufen da ja alle Geschäftsprozesse und Abteilungen zusammen. In Deutschland werden sie bereits hinlänglich, aber noch längst nicht oft genug genutzt. Das Statistische Bundesamt gab für das Jahr 2023 eine Verbreitung von 31 % in der Branche IT und Kommunikation an, im verarbeitenden Gewerbe verwendeten 35 % der befragten Unternehmen ein ERP-System.
Am besten lässt sich die Bedeutung der ERP-Systeme verdeutlichen, wenn wir uns am praktischen Beispiel anschauen, was diese Softwarelösungen können.
Welche Funktionen hat eine ERP Software?
| Abteilung | Funktionen und Aufgaben |
| Beschaffung (Procurement) | Bestellwesen, Wareneingangsprüfungen, Rechnungsprüfung, Lieferantenmanagement |
| Finanzbuchhaltung & Controlling | Buchhaltung, Bilanzierung, Zahlungsabwicklung, Unternehmenskennzahlen, Auswertungen |
| Projektmanagement | Budgetierung, Projektplanung, Prüfung der Projektfortschritte, Aufgabenverwaltung |
| Vertrieb | Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, Kundenmanagement und -kommunikation |
| Personalmanagement | Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Urlaubs- und Schichtplanung, Mitarbeitendenverwaltung |
| Lager & Logistik | Bestandserfassung, Warenverkehr, Lagerplatznutzung und -optimierung |
Wussten Sie schon? Mit der Business Management Software von Factorial decken Sie viele dieser Aufgabenbereiche ab. Unsere Softwarelösung schafft eine transparente Zeit– und Abwesenheitserfassung, dient zur Schichtplanung und ermöglicht eine vorbereitende Lohnabrechnung ebenso wie ein digitalisiertes, zentrales Sales Invoicing. Auch Ihre Projekte können Sie budgetieren, das Procurement steuern oder einen genauen Blick auf Berichte und Auswertungen werfen. Damit machen wir den Job-Alltag für mehr als 13.000 Unternehmen jeden Tag aufs Neue leichter und effizienter.
Welche Vorteile schafft ein ERP-System in Ihrem Unternehmen?
Das ERP-System ist das Fundament, auf dem Ihr Unternehmen steht. Entsprechend vielfältig sind die Vorteile und Mehrwerte:
- Die Zentralisierung schafft Transparenz und Übersicht.
- Sie reduzieren Fehlerquellen und schaffen verlässliche sowie sichere Routinen.
- Entlastung und zusätzliche Produktivität schaffen (teil-)automatisierte Prozesse.
- Unternehmensressourcen lassen sich fortan optimiert verteilen und effizienter nutzen.
- ERP-Systeme sind skalierbar und wachsen mit Ihrem Unternehmen sowie den Anforderungen mit.
- Echtzeit-Daten schaffen eine verlässliche Entscheidungsgrundlage – bei kleinen wie großen Entscheidungen.
- Sie steigern nachhaltig Ihre Produktivität und Agilität.
Wann sollten Sie ein ERP-System einführen?
Schauen Sie sich die Realität im Unternehmen an – objektiv, nüchtern und zukunftsbezogen. Denken Sie nun an die genannten Vorteile – greifen diese aktuell in Ihrem Unternehmen schon? Oder ist es lediglich der Wunsch nach einem bestimmten Mehrwert, der den eigenen Alltag diktiert – aber dem die Praxis (noch) nicht standhält?
Wenn Sie mindestens eine der nachfolgenden Fragen mit einem „Ja“ beantworten, besteht definitiv ein Optimierungsbedarf.
- Geht für wiederkehrende Routine-Aufgaben zu viel Zeit drauf? Könnten sich diese nicht automatisieren lassen?
- Schauen Sie häufiger in fragende Gesichter Ihrer Kollegen*innen, weil gerade nicht klar ist, wo sich bestimmte Daten hernehmen lassen?
- Haben Sie wirklich einen vollständigen Überblick über einzelne Geschäftsprozesse oder Projekte? Tappen Sie noch zu oft im Dunkeln?
- Sorgt ein Mangel an standardisierten Verfahren und Abläufen regelmäßig für Konflikte und Stress?
- Wünschten Sie sich schon einmal eine bestimmte Unternehmenskennzahl oder Auswertung, beides ließ sich aber partout nicht zeitnah auftreiben?
- Haben Sie schon einmal aus dem Bauch heraus entscheiden müssen: Nicht, weil Sie es wollten, sondern weil die Datengrundlage fehlte?
Hand aufs Herz: Gab es ein „Ja“? Mehrere sogar? Dann ist es Zeit für Veränderungen und All-in-One-Lösungen – wie Factorial.
Wie wird ein ERP-System bereitgestellt?
Während ERP-Systeme immer eine One-Stop-Lösung sind, kann sich deren Bereitstellung unterscheiden. Ganz klassisch ist das On-Premise-Modell. Das wird in Ihrem hauseigenen Rechenzentrum installiert. Sie haben keins? Kein Problem.
Heute sowieso geläufiger sind Cloud- oder Hybrid-ERPs. Sie werden über SaaS (Serviceleistungen auf Abo-Basis) bereitgestellt und ermöglichen einen dezentralen Zugriff. Hybride Modelle kombinieren beide Varianten miteinander. Sie sind typischerweise interessant für Unternehmen, die aufgrund hoher Sicherheitsvorschriften einen Teil der Daten auf internen Servern verwalten müssen.
Was sind Beispiele für ERP-Systeme?
Es gibt zum Beispiel Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite und das SAP ERP S/4HANA. Was ist der Unterschied zwischen ERP und SAP? Ersteres ist die Software, SAP hingegen das Unternehmen. Außerdem gibt es natürlich noch ERP-Teilsysteme wie unsere All-in-One Business Management Software.
