Exit-Interview: Der Leitfaden für das Abschlussgespräch

Einer Ihrer Angestellten hat sich dazu entschieden, Ihr Unternehmen zu verlassen. Das ist bei guten Fachkräften erst einmal ärgerlich. Unternehmen können die Situation allerdings auch positiv für sich nutzen und den Mitarbeiter zu einem Exit-Interview einladen. Mit den richtigen Fragen, erhalten Sie nützliche Informationen, die Ihnen dabei helfen, die Zahl der ungewollten Kündigungen seitens der Mitarbeiter einzudämmen.

Vergeuden Sie dieses Potenzial nicht und führen Sie überlegte und strukturierte Abschlussgespräche mit Ihren Mitarbeitern durch! Wir stellen den Leitfaden für ein zielorientiertes Exit-Interview zur Verfügung.

Definition: Was ist ein Exit-Interview?

Manchmal kommt eine Kündigung für den Arbeitgeber ganz schön überraschend. Damit Personaler die Gründe für eine scheinbar plötzliche und unerwartete Kündigung besser verstehen können, gibt es das Exit-Interview.

Es befasst sich mit den Gründen für eine Kündigung seitens des Mitarbeiters und gibt Aufschlüsse darüber, warum ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen möchte. Das Abschlussgespräch stellt somit eine wichtige Chance für Unternehmen dar und ist für die Unternehmensstruktur und -prozesse sowie für die Personalentwicklung und die -bindung von großer Bedeutung.

Wieso sollten Sie ein Exit-Interview bei einer Kündigung durchführen?

Ziele

Der Austritt eines Mitarbeiters ist eine gute Möglichkeit, sich als Arbeitgeber weiterzuentwickeln und Potenziale zu erkennen. In erster Linie sollen die Gründe für das Ausscheiden des Mitarbeiters aufgedeckt werden. Daraus lassen sich Probleme erkennen und entsprechende Maßnahmen ableiten, die die Mitarbeiterfluktuation reduzieren können.

Des Weiteren lassen sich die negativen Folgen von erhöhter Fluktuation vermeiden oder zumindest eindämmen:

• Negative Mitarbeiterbewertungen und damit einhergehender Imageschaden
• Hohe finanzielle Ausgaben durch die häufige Suche nach neuen Arbeitskräften
• Niedrigere Kapazität und schlechtere Auftragslage durch Personallücken

Vorteile

Einer der größten Vorteile des Abschlussgesprächs: Es bringt so gut wie keine Nachteile. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer hat das Gespräch über das Ausscheiden eines Mitarbeiters nur Vorteile. Ein guter Grund dafür, dass jedes Unternehmen Exit-Gespräche durchführen sollte.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Mitarbeiter fühlen sich gehört und ernst genommen.
• Mitarbeiter fühlen sich auch nach der Kündigung noch wertgeschätzt.
• Unternehmen können Probleme im Personalmanagement erkennen.
• Betriebe können die Mitarbeiterbindung auch nach Kündigung weiter stärken und so ein wichtiges Marketing-Tool nutzen: Positive Mundpropaganda und Mitarbeiterempfehlungen.
• Unternehmen profitieren von einem positiven Unternehmensimage.

Diese Vorteile sind von enormer Wichtigkeit für Unternehmen und ihre Personalentwicklung. Deshalb ist ein strukturierter Offboarding-Prozess inklusive gut durchdachtem Exit-Interview so wichtig für Unternehmen.

Wer sollte am Abschlussgespräch beteiligt sein?

Neben dem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, kann sowohl ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung an dem Gespräch teilnehmen als auch eine andere Vertrauensperson aus dem Unternehmen. Auch der oder die Vorgesetzte kann an dem Abschlussgespräch teilnehmen, sofern das Arbeitsverhältnis zwischen den beiden Beteiligten positiv war.

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Bei der Wahl der Gesprächsteilnehmer ist es besonders wichtig darauf zu achten, dass es keine Diskrepanzen zwischen den Parteien gibt. Nützliche Informationen und ein offener Austausch kommen nur zustande, wenn das Verhältnis zwischen den Gesprächspartnern nicht vorbelastet ist.

Worauf sollten Personaler beim Exit-Interview unbedingt achten?

Wenn sich jemand dazu entscheidet, ein Unternehmen zu verlassen, ist die Situation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber oft angespannt. Dann besteht ein Risiko, dass das Exit-Gespräch eher schädigend als hilfreich sein kann. Deshalb ist es umso wichtiger, dass ein Exit-Interview gut durchdacht ist. Wir haben einige Do’s und Dont’s zusammengestellt, die bei einem erfolgreichen Exit-Interview hilfreich sind.

Do’s

• Den richtigen Zeitpunkt für das Abschlussgespräch finden. Laden Sie den Mitarbeiter nicht unmittelbar nach Abgabe der Kündigung zum Exit-Interview ein. Lassen Sie ein wenig Zeit verstreichen. Der beste Zeitpunkt ist nach Ausstellung des Arbeitszeugnisses, damit jeglicher Druck aus dem Gespräch genommen wird.
• Einen sicheren Raum schaffen. Damit der Mitarbeiter auch über die nicht so gut gelaufenen Dinge offen spricht, sollten Sie eine angenehme Atmosphäre schaffen. Der Mitarbeiter muss sich wohl und sicher fühlen, um offen und ehrlich mit Ihnen sprechen zu können.
• Ein Gespräch unter vier Augen. Ein Vier-Augen-Gespräch wird meist angenehmer empfunden, als wenn einem gleich mehrere Fragensteller gegenüber sitzen. Es schafft Vertrauen und die Möglichkeit, die wahren Kündigungsgründe des Mitarbeiters zu erfahren.
• Informationen auswerten und nutzen. Nehmen Sie die gesammelten Informationen aus dem Exit-Interview mit und machen Sie sich Gedanken dazu. Was waren die Beweggründe des Mitarbeiters, das Unternehmen zu verlassen? Und was können Sie aus dem Gespräch mitnehmen, um ähnliche Kündigungsgründe in Zukunft zu vermeiden? Werden Sie aktiv und nehmen Sie sich der Personalsituation im Unternehmen an.
• Nehmen Sie sich Zeit. Planen Sie genügend Zeit für ein offenes Feedback-Gespräch ein. Zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie ihn wertschätzen und Ihnen etwas an dem Gespräch liegt. So können Sie in Ruhe zuhören und gegebenenfalls Anschlussfragen stellen.

Dont’s

• Vorwürfe machen. Anstatt dem Mitarbeiter Anschuldigungen an den Kopf zu werfen, sollte das Gespräch sachlich geführt werden. In der Regel machen sich Arbeitnehmer ausreichend Gedanken über eine Kündigung. Aus diesem Grund haben Beschuldigungen in diesem Gespräch nichts zu suchen. Kritik dagegen darf natürlich konstruktiv geäußert werden.
• Einen vorgefertigten Fragebogen nutzen. Das Exit-Interview sollte auf einer sachlichen, dennoch persönlichen Ebene stattfinden. Ein vorgefertigter Fragebogen zeugt von wenig Interesse. Lassen Sie sich auf Feedback ein und konzentrieren Sie sich auf die Aussagen des Mitarbeiters. Bei der Vorbereitung auf das Gespräch können Sie sich selbstverständlich einen Fragenkatalog erstellen.

Beispiel: Der Fragebogen für das Exit-Interview

Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor und stellen Sie die richtigen Fragen. Anhand dieser können Sie Missstände und Schwächen, aber auch Chancen für Ihr Unternehmen erkennen. Der Fragenkatalog gilt als Leitfaden und kann flexibel gestaltet werden.

Fragen nach den Kündigungsgründen

• Was hätte sich ändern müssen, damit Sie geblieben wären?
• Würden Sie das Unternehmen als Arbeitgeber empfehlen? Was hat Ihnen gut gefallen?
• Waren Sie mit Ihrem Gehalt zufrieden?
• Haben wir Sie ausreichend gefördert und gefordert?
• Hat Ihnen etwas gefehlt, um Ihre Arbeit gut zu erledigen?
• Welche Verbesserungen erhoffen Sie sich bei Ihrem zukünftigen Arbeitgeber?

Fragen nach den Beziehungen zu Kollegen und Vorgesetzten:

• Wie war das Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten?
• Waren Sie mit den Führungskräften zufrieden?
• Haben Sie etwas vermisst?

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