Nicht alle Angestellten haben das Glück, in der Nähe der Arbeitsstätte zu wohnen. Lange Arbeitswege und entsprechend hohe Fahrtkosten sind keine Seltenheit. Der Lieblingsradiosender oder die eigene mit Hits gespickte Playlist können zwar für Unterhaltung während der Fahrt sorgen – die anfallenden Kosten bleiben trotzdem nervig.
Aber: Wer Glück hat, den entschädigt der Arbeitgeber mit einem Fahrtkostenzuschuss. In diesem Artikel erfahren Sie, worum es sich dabei genau handelt und welche Regelungen gelten.
Key Facts
- Der Fahrtkostenzuschuss ist ein freiwilliger Zuschuss des Arbeitgebers zu den Fahrtkosten der Arbeitnehmer und keine gesetzliche Verpflichtung.
- Fahrtkostenzuschüsse werden pauschal mit 15% versteuert und sind unter bestimmten Bedingungen steuerfrei, z.B. bei doppelter Haushaltsführung oder für Auszubildende.
- In Deutschland können Unternehmen 30 Cent pro Kilometer (für die ersten 20 km) bzw. 38 Cent (ab 21 km) als Fahrtkostenzuschuss zurückerstatten, basierend auf der kürzesten Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
- Personalkosten: Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
- Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber vs. Pendlerpauschale
- Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber 2023 & 2024
- Fahrtkostenzuschuss und Steuern
- Berechnen Sie den Fahrtkostenzuschuss: So geht’s
- Fahrtkostenzuschuss Minijob
Personalkosten: Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Bei einem Fahrtkostenzuschuss handelt es sich, wie der Name schon sagt, um einen Zuschuss von Arbeitgeberseite zu den Fahrtkosten, die der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf sich nimmt. Es geht dabei also um eine Entschädigung für den finanziellen Mehraufwand, der Teil der Personalkosten ist.
Ob ein Angestellter diesen Zuschuss erhält, das entscheidet der Arbeitgeber. Denn: Dieser Zuschuss ist eine freiwillige Leistung. Das Unternehmen ist also wie bei anderen geldwerten Vorteilen auch nicht dazu verpflichtet, einen Fahrtkostenzuschuss anzubieten. Nichtsdestotrotz ist er ein gern gesehenes Extra, das viele Mitarbeiter zu schätzen wissen.
Um sicherzugehen, wie derartige Benefits ankommen, lohnt es sich, eine HR-Software für Umfragen zu Mitarbeiterbenefits zu nutzen.
Letztendlich profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmende von der zusätzlichen Leistung. Denn: Arbeitgeber tun etwas für ihre Mitarbeiter*innen, was letztendlich die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation steigert.
Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber vs. Pendlerpauschale
Geht der Fahrtkostenzuschuss also mit der Pendlerpauschale einher? Was ist der Unterschied?
Während der Fahrtkostenzuschuss eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers ist, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um ein Angebot des Staates.
Dabei kann der Arbeitnehmer am Jahresende eine Pendlerpauschale als Werbungskosten in seiner Steuererklärung absetzen. Bei der Pendlerpauschale erhält der Mitarbeitende also kein zusätzliches Geld. Der Vorteil hierbei liegt darin, dass sich das zu versteuernde Bruttoentgelt reduziert.
Übrigens: Bundesfinanzminister Lindner hat vorgeschlagen, ab 2023 eine deutliche Erhöhung der Pendlerpauschale einzuführen. Konkrete, weitere Informationen gibt es zu diesem Vorschlag allerdings noch nicht.
Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber 2023 & 2024
Vorteile für den Arbeitgeber
- Gehaltserhöhung mal anders: Der Arbeitgeber bietet durch den finanziellen Zuschuss zu den Fahrtkosten quasi eine Gehaltserhöhung an. Besonders für Minijobber, die nicht mehr als 520 Euro monatlich verdienen dürfen, ist das eine gute Möglichkeit, das Entgelt zu erhöhen.
- Steuervorteil: Beim Fahrtkostenzuschuss wird nur ein verhältnismäßig geringer Steuersatz fällig.
- Gesteigerte Mitarbeitermotivation: Heutzutage, in Zeiten des War for Talent ist es wichtiger denn je, Mitarbeitenden Zusatzleistungen anzubieten. Das sorgt für mehr Zufriedenheit, ein verbessertes Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und letztendlich auch für mehr Motivation.
Vorteile für den Arbeitnehmer
- Neue Perspektive für Gehaltsverhandlung: Ein Fahrtkostenzuschuss bedeutet indirekt auch immer eine Gehaltserhöhung für den Arbeitnehmer. Solche Zusatzleistungen in einer Gehaltsverhandlung anzusprechen, kann dem Mitarbeitenden zugutekommen.
- Steuern? Nein, danke: Für den Arbeitnehmer ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei. Der Arbeitgeber übernimmt die Steuern in diesem Fall.
Fahrtkostenzuschuss Nachteile Arbeitnehmer
- Der einzige Nachteil für Arbeitnehmer besteht darin, dass sie am Ende des Jahres keine Fahrtkosten als Werbungskosten steuerlich absetzen können. Erhält der Arbeitnehmer keinen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber, kann er die Fahrtkosten steuerlich absetzen, hat aber erst einmal einen finanziellen Nachteil.
Fahrtkostenzuschuss und Steuern
Wir wissen jetzt, was ein Fahrtkostenzuschuss ist. Doch wie wird er versteuert?
Hinsichtlich der Steuern gibt es zwei Möglichkeiten:
- Pauschalversteuerung 15 % zzgl. Solizuschlag und Kirchensteuer
- Versteuerung gemäß der Einkommensklasse des Mitarbeiters
👉 Übrigens: Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Fahrtkostenzuschuss handelt, den der Arbeitnehmer direkt mit seiner Lohn- und Gehaltsabrechnung erhält, oder ob es sich um einen Zuschuss für ein Jobticket für die öffentlichen Verkehrsmittel handelt. Beide Optionen sind möglich.
Und: Der Arbeitgeber zahlt die Steuern.
Wann wird pauschal versteuert?
Der Fahrtkostenzuschuss wird pauschal versteuert, wenn:
- …sich der Zuschuss innerhalb des jährlichen Werbungskostenabzugs bewegt.
- …es sich um eine zusätzliche Arbeitgeberleistung handelt.
- …kein Teil des Arbeitsentgelts in einen Fahrtkostenzuschuss „umgewandelt“ wurde.
- …der Fahrtkostenzuschuss die Grenze von 4.500 Euro jährlich nicht überschreitet. Handelt es sich um ein gesponsertes Ticket für die öffentlichen Verkehrsmittel, dann ist die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat zu beachten. Gleiches gilt für Tankgutscheine. Hier finden Sie auch eine übersicht über die Sachbezugswerte für 2024.
Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?
Gibt es auch Ausnahmen, wann der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist? Ja, allerdings nur bei den folgenden zwei Ausnahmen.
- Doppelte Haushaltsführung: Die erste Möglichkeit, wann keine Steuern anfallen, ist bei der doppelten Haushaltsführung. Sprich, wenn Mitarbeiter beruflich außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte einen weiteren zweiten Hausstand unterhält, s. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG.
- Auszubildende: Eine weitere Ausnahme ist die Gruppe der Azubis. Erhalten Sie einen finanziellen Zuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und Berufsschule, werden ebenfalls keine Steuern fällig.
Berechnen Sie den Fahrtkostenzuschuss: So geht’s
Fahrtkostenzuschuss Deutschland
Die Entscheidung ist gefallen. Der Arbeitgeber zahlt einen Fahrtkostenzuschuss. Aber wie hoch ist dieser genau?
Unternehmen können ihren Arbeitnehmern für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 30 Cent pro Kilometer (für die ersten 20 Kilometer) bzw. 38 Cent (ab Kilometer 21) zurückerstatten. Dabei wird immer die einfache und kürzeste Strecke berücksichtigt.
Von diesem Betrag werden pauschal 15 Prozent Lohnsteuer abgeführt. Sozialabgaben fallen weg.
Beispiel Berechnung
Der Mitarbeiter Fred Becker arbeitet in Nürnberg und fährt werktags, Montag bis Freitag, mit dem Auto ins Büro. Eine Fahrt entspricht 45 Kilometern (einfache Fahrt). Wie oben aufgeführt erhält Herr Becker also für jeden gefahrenen Kilometer 30 Cent bis zu 20 Kilometern und ab dem 21 Kilometer dann 38 Cent.
Bei der Berechnung orientieren wir uns an der Standardformel:
Fahrtkostenzuschuss
= Monatliche Arbeitstage x (Kilometer (einfache Fahrt = <20) x 0,30 Euro + Kilometer (einfache Fahrt = >21) x 0,38 Euro)
Also: 15 Arbeitstage x (20 Kilometer x 0,30 Euro + 25 Kilometer x 0,38 Euro) = 232,50 Euro
Herr Becker erhält in seinem Fall also einen Zuschuss von 232,50 Euro monatlich. Auf diesen Betrag fallen 15 % Pauschalversteuerung (Lohnsteuer) an. Weitere zu berücksichtigende Lohnsteuerabzüge sind:
- 5,5 % Solidaritätszuschlag
- 8 % Kirchensteuer (in Bayern und Baden-Württemberg) / 9 % in den restlichen Bundesländern (sofern der Arbeitnehmer der Kirche angehört)
👉 Wichtig: Für die Berechnung ist es nicht von Bedeutung, ob mautpflichtige Straßen oder Tunnel auf dem Arbeitsweg liegen. Selbst, wenn der Mitarbeiter aufgrund der Mautpflicht eine längere Umleitung wählt, um diese zu umfahren, wird der Fahrtkostenzuschuss basierend auf der kürzesten Strecke berechnet.
Fahrtkostenzuschuss Österreich
Wie sieht die Berechnung in Österreich aus?
Der Arbeitsweg wird mit öffentlichen Verkehrsmitteln absolviert: In diesem Fall ist es so, dass sich der Arbeitgeber den Preis des Tickets für ein Jahr anschaut. Dieser Jahrespreis wird durch 12 geteilt, um den monatlichen Fahrtkostenzuschuss zu ermitteln.
Aufgepasst: Sollte der Arbeitnehmer mit einem anderen Verkehrsmittel zur Arbeit fahren, dann wird trotzdem maximal der Betrag erstattet, der bei dem Arbeitsweg mit den öffentlichen Verkehrsmitteln angefallen wäre – auch, wenn der Mitarbeiter mit dem Auto kommt.
In seltenen Ausnahmen kann Anspruch auf ein pauschales Kilometergeld bestehen. Die Kilometerpauschale für Pkws in Österreich beträgt 42 Cent (Stand 2022). Etwas höher als in Deutschland also.
| Kilometerpauschale Deutschland | 30 Cent pro Kilometer (bis 20 km, ab km 21: 38 Cent) |
| Kilometerpauschale Österreich | 42 Cent pro Kilometer |
Fahrtkostenzuschuss Minijob
Eine attraktive Möglichkeit, zusätzlich Geld zu verdienen – und das ohne Steuern zu zahlen. Das sind die Vorteile des Minijobs.
Obwohl die Zahl der Minijobber aufgrund der Corona-Pandemie zurückgegangen ist, arbeiteten 2021 nach wie vor rund 7 Millionen Deutsche als Minijobber (Quelle: Statista, 2021).
Der Nachteil dieser Beschäftigungsart: Ein Minijobber darf seit Oktober 2022 nicht mehr als 520 Euro monatlich verdienen. Wird diese Grenze überschritten, dann müssen Steuern gezahlt werden.
Wie kann ich als Arbeitgeber also mehr Geld anbieten, ohne diese Verdienstgrenze zu überschreiten?
Die Antwort: Zusätzliche Leistungen wie Gutscheine für Essen, Zuschuss für Fitnesskurse, oder eben auch einen Fahrtkostenzuschuss. All diese Zusatzleistungen sind für Minijobber steuerfrei und werden nicht auf den 520 Euro Basislohn draufgerechnet.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Bei einem Fahrtkostenzuschuss handelt es sich, wie der Name schon sagt, um einen Zuschuss von Arbeitgeberseite zu den Fahrtkosten, die der Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf sich nimmt. Es geht dabei also um eine Entschädigung für den finanziellen Mehraufwand.
Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?
Gibt es auch Ausnahmen, wann der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist? Ja, allerdings nur bei den folgenden zwei Ausnahmen: 1) Doppelte Haushaltsführung und 2) Der Weg zur Berufsschule für Auszubildende.
Wie hoch ist der Fahrtkostenzuschuss in Deutschland?
Unternehmen können ihren Arbeitnehmern für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 30 Cent pro Kilometer und Arbeitstag zurückerstatten. Dabei wird immer die kürzeste Strecke berücksichtigt.
