Im Jahr 2023 waren Arbeitnehmende in Deutschland laut Statista durchschnittlich fünfzehn Tage im Jahr krankgemeldet (Sonderurlaub wurde hierbei nicht mitgezählt). Diese Zahl ruft nach einem Fehlzeitenmanagement, das optimiert werden muss. Als Arbeitgebende haben Sie Einfluss auf die Fehltage Ihrer Belegschaft. Erarbeiten Sie Maßnahmen, um die Fehltage in Ihrem Unternehmen zu reduzieren. Dann profitieren Sie auch von gesunden Mitarbeiter*innen, die gerne zur Arbeit kommen, und von weniger Kosten. Ob psychische Probleme, Lustlosigkeit oder Rückenschmerzen – die Ursachen für hohe Fehlzeiten können ganz unterschiedlich sein.
Wie Sie Fehlzeiten reduzieren und ein erfolgreiches Fehlzeitenmanagement umsetzen, erläutern wir in diesem Artikel.
- Definition: Was bedeutet Fehlzeitenmanagement?
- Was sind die Ziele des Fehlzeitenmanagements?
- Fehlzeitenmanagement: Maßnahmen bei Krankheiten & Motivationsdefiziten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Zuverlässiges Fehlzeitenmanagement mit Software
Definition: Was bedeutet Fehlzeitenmanagement?
Durch viele Fehlzeiten entstehen wirtschaftliche Einbußen: hohe Kosten und Probleme im Unternehmen durch eine hohe Fehlzeitenquote. Beim Fehlzeitenmanagement schenkt man langen oder häufigen Fehlzeiten besondere Aufmerksamkeit. Denn diese gilt es zu reduzieren, beziehungsweise die Anwesenheit der Mitarbeiter*innen zu erhöhen. Ein wichtiger Faktor dabei ist die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit der Mitarbeiter*innen, die mit den richtigen Maßnahmen gesteigert werden kann.
Zunächst können sich Arbeitgebende einen Überblick über den Krankenstand im Unternehmen verschaffen, indem sie mit Krankenkassen zusammenarbeiten und Gesundheitsberichte erstellen lassen. Daraus lassen sich dann die Ursachen der Fehlzeiten finden. Lassen sich Muster oder Häufungen bestimmter Krankheiten erkennen, können Sie gezielt nach Lösungen suchen und Maßnahmen zur Besserung der Gesundheitssituation treffen.
Was sind die Ziele des Fehlzeitenmanagements?
Fehlzeitenmanagement verfolgt das allgemeine Ziel, die Ursachen der Krankheitstage herauszufinden und die Arbeitsbedingungen dementsprechend zu prüfen und zu verbessern. Weitere langfristige Ziele des Abwesenheitsmanagements sind:
- ein besseres Gesundheitsmanagement, um Ausfälle durch Krankheiten zu minimieren
- Steigerung der Mitarbeitermotivation
- Optimierung der Mitarbeiterführung für die emotionale und soziale Unterstützung der Mitarbeiter, auch bei der Wiedereingliederung
- Stärkere Kontrolle im Anwesenheitsmanagement, um nicht krankheitsbedingte Fehlzeiten zu minimieren
Fehlzeitenmanagement: Maßnahmen bei Krankheiten & Motivationsdefiziten
Um geeignete Maßnahmen für eine niedrigere Fehlzeitenquote zu entwickeln, müssen Sie schrittweise vorgehen.
Ursachen erkennen
Kennen Sie die Ursachen der Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen. Es geht um die Frage, welche Arten von Fehlzeiten im Unternehmen existieren und wo ihre Ursachen liegen. Eine Krankheit ist nicht der einzige Grund, warum die Fehltage der Mitarbeiter*innen in die Höhe gehen. Man unterscheidet zwischen folgenden Arten von Fehlzeiten:
1. Fehlzeiten aufgrund von Krankheiten (Arbeitsunfähigkeit)
Hierbei macht man außerdem einen Unterschied zwischen arbeitsunabhängigen Ausfällen und arbeitsplatzabhängige Ausfällen:
a) Arbeitsunabhängige Ausfälle:
- Krankheit aufgrund von äußeren Einflüssen, wie Infektionen, Erkältung im Winter etc.
- Krankheit aufgrund von der persönlichen Lebenssituation und dem Umgang mit der eigenen Gesundheit (chronische Schmerzen, psychische Leiden etc.)
b) Arbeitsplatzabhängige Ausfälle:
- Fehlzeiten aufgrund von Arbeitsunfällen
- Krankheit aufgrund von schlechten Arbeitsbedingungen, die zu psychischen oder körperlichen Belastungen führen
- Berufskrankheiten, die durch immer wiederkehrende Bewegungsabläufe entstehen
2. Fehlzeiten aufgrund von Motivationsverlust (Absentismus)
- Persönliche Ursachen, wie Alter, Qualifikation, Persönlichkeit, familiäre Umstände und soziale Verhältnisse
- Betriebliche Ursachen, wie schlechtes Arbeitsklima, das Verhalten von Führungskräften, das Verhältnis zu Kollegen, Arbeitszeiten, Überlastung, Sicherheit am Arbeitsplatz sowie das Gehalt
Fehlzeiten analysieren
Analysieren Sie die Fehlzeitenstruktur und stellen Sie sich folgende Fragen:
- Gibt es einen Unterschied der Fehlzeiten zwischen jüngeren und älteren Mitarbeiter*innen?
- Spielt die Dauer der Anstellung, die Position, die Arbeitszeit oder die (regelmäßige) Teilnahme an betrieblichen Aktivitäten eine Rolle bei der Höhe der Fehlzeiten?
- Handelt es sich überwiegend um Kurz- oder Langzeiterkrankungen?
Maßnahmen einleiten
Erst wenn Sie die Ursachen und Faktoren der Fehlzeiten kennen, können Sie darauf abgestimmte Maßnahmen einleiten. Das können Sie tun:
1. Rückkehrgespräche führen
Ein Teil der Wiedereingliederung von langzeiterkrankten Mitarbeitern ist das Rückkehrgespräch. Der Fokus im Rückkehrgespräch ist es, dem Mitarbeiter Unterstützung anzubieten, um wieder in seine Tätigkeit zu finden. Die Vorteile von Rückkehrgesprächen: Sie sind günstig, einfach durchzuführen und können zu einem enormen Motivationsanstieg bei Mitarbeiter*innen führen. Durch die Wertschätzung und Aufmerksamkeit, die Sie den Mitarbeiter*innen entgegenbringen, kann die Produktivität angekurbelt werden. Außerdem können Sie die konkreten Ursachen für die Fehlzeit des Mitarbeitenden erfahren, sofern diese vorher nicht bekannt waren.
2. Sicherheit am Arbeitsplatz schaffen
Arbeitsunfälle sind selten, aber sie passieren. Und wenn sich jemand verletzt, kann dies fatale Folgen haben. Lange Fehlzeiten und eventuelle Einschränkungen, die sich über Monate oder sogar Jahre ziehen, sind die Folge. Sowohl im Büro als auch auf der Baustelle können Unfälle passieren. Sorgen Sie deshalb dafür, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen und regelmäßig kontrolliert werden.
3. Stress reduzieren und Work-Life-Balance verbessern
Psychischer Stress ist eine der häufigsten Ursachen für Fehltage. Das liegt vor allem an der ständigen Erreichbarkeit und einer schnellen Arbeitswelt. Das Resultat sind Stress und stressbedingte körperliche und psychische Belastungen – über alle Altersgruppen hinweg. Was Sie als Arbeitgebende dagegen tun können:
- Mitarbeiter*innen nach Feierabend nicht mehr mit Anrufen und E-Mails bombardieren
- Überlastungen vermeiden
- Gespräche mit Mitarbeiter*innen führen
- Gesundheitsmanagement
- Ermöglichen von Sabbaticals oder unbezahlter Urlaub (Auszeit für längere Reisen)
4. Für ein harmonisches Arbeitsklima sorgen
Mitarbeiter*innen sind motivierter und produktiver, wenn sie gerne zur Arbeit kommen. Ist ein toxisches Arbeitsumfeld oder eine schlechte Unternehmenskultur die Ursache für häufige Fehlzeiten, müssen dringend Veränderungen her. Wichtig für ein gesundes Arbeitsklima sind beispielsweise folgende Faktoren:
- Mitarbeiter*innen fühlen sich und ihre Arbeit wertgeschätzt.
- Neben einem angemessenen Gehalt, werden Benefits angeboten (zum Beispiel Betriebssport, Gutscheine, Snacks).
- Gute Arbeit wird belohnt.
- Mitarbeiter*innen werden bei Entscheidungen miteinbezogen.
Betriebliches Gesundheitsmanagement für das Fehlzeitenmanagement
Achten Sie auf die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ein Gesundheitsmanagement einführen oder optimieren. Ist ein Mitarbeiter erkältet oder hat einen Magen-Darm-Infekt, bestärken Sie ihn darin, zu Hause zu bleiben, und so andere Mitarbeiter zu schützen. Auch arbeitstypischen Krankheiten, wie Nacken- oder Rückenschmerzen können Sie entgegenwirken. Gesundheitsfördernde Maßnahmen für die Prävention von psychischen und physischen Belastungen können sein:
- ein ergonomischer Bürostuhl oder Schreibtisch
- Stehtische
- Betriebliche Fitnessangebote
- das Bereitstellen von gesunden Snacks
- flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeiten, von zu Hause zu arbeiten
Zuverlässiges Fehlzeitenmanagement mit Software
Die richtige Software unterstützt Sie dabei, einen Überblick über An- und Abwesenheiten zu behalten, Probleme zu erkennen und passende Maßnahmen zu finden. Mit der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung von Factorial sparen Sie sich unnötigen Papierkram, Tabellenkalkulation und müssen nie wieder für Ihre Mitarbeiter*innen manuell deren Urlaubsanspruch berechnen. Ihre Mitarbeiter*innen können Abwesenheiten selbst verwalten, ohne dass Sie die Kontrolle oder den Überblick verlieren. Dabei können Sie unterschiedliche Abwesenheitsarten einstellen, wie Krankheit, Urlaub (Urlaubsübertragung ist ebenfalls geregelt), Home-Office und mehr. Sammeln Sie die erforderlichen Daten für eine verbesserte Personalplanung und ein optimiertes Fehlzeitenmanagement.
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