Immer mehr Mitarbeitende möchten gerne zeitweise aus dem Ausland arbeiten – bei deutschen Arbeitgebenden und mit deutschem Vertrag. Den Winter im Süden auf einer Insel verbringen und trotzdem beim Unternehmen mit deutschem Vertrag bleiben? Geht das? Was Arbeitgebende hierbei beachten müssen, hängt insbesondere von der Aufenthaltsdauer und dem Ort des Aufenthalts ab. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Infos für Sie zusammengefasst.

Key Facts

1. Das Homeoffice, also die Workation im Ausland, liegt im Trend und ist vor allem bei jüngeren Menschen beliebt.
2. Steuern fallen grundsätzlich erst einmal nicht im anderen Land an, wenn der Aufenthalt unter 183 Tagen bleibt – jedoch können die Regelungen von Land zu Land unterschiedlich sein. Regelungen zur Sozialversicherung hängen von der Dauer des Aufenthalts und dem Aufenthaltsort ab.
3. Die genauen Rahmenbedingungen des Homeoffice im Ausland sollten von Arbeitgebenden im Voraus genau erklärt werden, am besten durch eine Zusatzvereinbarung im Vertrag.

• Aktuelle Entwicklungen im Homeoffice und bei Workations
• Für Vorgesetzte: Grundsätzliches vorab klären
• Homeoffice aus dem Ausland: Regelungen zur Sozialversicherung
• Homeoffice im Ausland für deutsche Arbeitgebende: Was gilt in Bezug auf Steuern?
• Arbeiten im Ausland für deutsche Arbeitgebende Homeoffice – Vor- und Nachteile

Aktuelle Entwicklungen im Homeoffice und bei Workations

Das neue Normal seit der Pandemie

Spätestens seit der Pandemie haben sich die Arbeitsmodelle nicht nur in Deutschland, sondern weltweit gewandelt. Homeoffice ist seit der Pandemie fester Bestandteil vieler Unternehmen geworden.

Eine Untersuchung des ifo-Instituts veranschaulicht eindrücklich die Veränderungen vor und nach der Coronapandemie. Etwa die Hälfte der Unternehmen gab an, dass Beschäftigte vor der Pandemie regelmäßig von zu Hause aus arbeiteten. Nach der Pandemie waren es bereits 76 Prozent. Bei Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten sagten sogar 97 Prozent der Unternehmen, dass ihre Angestellten aktuell regelmäßig im Homeoffice arbeiten.

Das ist eine beeindruckende Entwicklung. 

👉 Für mehr Informationen rund um das Thema Homeoffice und wichtige Hinweise für Arbeitgebende lesen Sie auch unseren Blogartikel zum Thema.

Homeoffice aus dem Ausland – Workation liegt im Trend

Homeoffice ist mittlerweile Standard. Ein wachsender Trend ist hingegen das Arbeiten aus dem Ausland, auch bekannt als Workation.
Bei einer Workation arbeiten Beschäftigte zeitweise aus dem Ausland und verbinden dies oft mit Reiseerlebnissen – zum Beispiel, indem sie die Wintermonate in südlichen Ländern verbringen. Es kann jedoch auch vorkommen, dass Mitarbeitende vollständig aus dem Ausland arbeiten. In diesem Fall spricht man von einem Remote-Job, also Arbeiten aus der Ferne.

Wichtig ist, Workation von Remote Work zu unterscheiden: Bei Remote Work arbeiten Beschäftigte in der Regel ortsunabhängig, sei es von zu Hause, einem Café oder dauerhaft aus dem Ausland. Workation hingegen kombiniert gezielt Arbeit mit Urlaub und ist in der Regel zeitlich begrenzt.

Die Vielfalt dieser flexiblen Arbeitsmodelle wirft jedoch Fragen auf: Was ist erlaubt? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?

In diesem Artikel möchten wir insbesondere das Homeoffice aus dem Ausland, also die Workation, genauer erklären. Für ausführlichere Informationen zum Thema Remote Work werfen Sie gerne einen Blick in unseren Artikel dazu.

Für Vorgesetzte: Grundsätzliches vorab klären

Da die Möglichkeiten und konkreten Gestaltungsmöglichkeiten beim Arbeiten im Homeoffice so vielfältig sind, ist es wichtig, dass Sie als Vorgesetzte im Vorfeld mit Ihren Mitarbeitenden klären, was erlaubt ist und was nicht.

Dazu gehören unter anderem:

• Erreichbarkeit während des Auslandaufenthalts: Unterscheiden sich die Arbeitszeiten von den regulären Arbeitszeiten? Dies sollte insbesondere im Falle eines Auslandsaufenthalts berücksichtigt werden, wenn Mitarbeitende aus einer anderen Zeitzone arbeiten.
• Zeitliche Befristung: Wie lange können Mitarbeitende im Jahr im Ausland arbeiten?

Tipp: Es ist sinnvoll, klare Leitlinien zu entwickeln, damit den Mitarbeitenden transparent ist, wie der Ablauf für die Meldung von Homeoffice im Ausland aussieht. Fragen, die geklärt werden sollten: An wen muss die Anfrage gesendet werden? Muss dies überhaupt formal erfolgen oder reicht eine informelle Mitteilung?

• Rückkehrpflicht: Welche Szenarien oder Bedingungen würden eine Rückkehrpflicht für den Mitarbeitenden auslösen?
• Sozialversicherungs- und steuerrechtliche Fragen: Diese sollten unbedingt genau geklärt werden.
• Auch die konkreten Arbeitsbedingungen vor Ort sollten geklärt werden. Haben die Beschäftigten während des Homeoffice im Ausland einen fixen Ort oder handelt es sich hier eher um mobiles Arbeiten im Ausland, d. h. die Beschäftigten können beispielsweise auch im Café arbeiten?

Es empfiehlt sich die vereinbarten Regelungen in einer Zusatzvereinbarung festzuhalten.

Regelung bei Homeoffice aus dem EU-Ausland

Grundsätzlich ist das Arbeiten aus dem EU-Ausland unproblematisch aufgrund der Freizügigkeit innerhalb der EU. Das bedeutet, dass EU-Bürger*innen für einen bestimmten Zeitraum aus anderen EU-Ländern arbeiten können, ohne dass sich arbeitsrechtlich etwas ändert. In der Regel liegt dieser Zeitraum bei drei Monaten. Nach diesen drei Monaten müssen dann meistens Sozialversicherungsbeiträge im jeweiligen Aufenthaltsland gezahlt werden. Auch die Meldepflicht besteht in der Regel ab einer Aufenthaltsdauer von drei Monaten.

Homeoffice aus dem Nicht-EU-Ausland

Insbesondere bei Arbeiten aus Nicht-EU-Ländern müssen Aspekte wie Meldepflichten und Visaregelungen beachtet werden. Hier können erhebliche Unterschiede auftreten. Grundsätzlich sind die Beschäftigten selbst dafür verantwortlich, sich um diese Angelegenheiten zu kümmern. Gleiches gilt für die Arbeitserlaubnis. Die Regelungen zur Sozialversicherung werden im nächsten Abschnitt genauer erläutert.

Arbeiten im Ausland als Entsendung

In der Regel möchten Beschäftigte für eine bestimmte Zeit im Ausland arbeiten. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit einer Entsendung. In diesem Zusammenhang gilt das Entsendegesetz sowie die EU-Entsenderichtlinie. Diese gewährleisten, dass Arbeitnehmende, die auf Anweisung ihrer Vorgesetzten ins Ausland gesandt werden, ähnliche Schutzstandards genießen, wie sie im Heimatland gelten.

Insbesondere im Rahmen der EU gilt, dass Arbeitnehmende, die nicht länger als 24 Monate in ein EU-Ausland entsandt werden, gemäß der seit dem 1. Mai 2010 geltenden EU-Verordnung VO (EG) 883/2004 weiterhin allen Zweigen der deutschen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Renten- und Unfallversicherung) unterliegen.

Ähnliches kann gelten, wenn Arbeitnehmende auf Weisung der Vorgesetzten in Drittstaaten gesandt werden. Voraussetzung ist hier, dass dies auf Weisung der Arbeitgebenden erfolgt und die Arbeit im Ausland vorab auf eine bestimmte Zeit begrenzt ist. 

Ausführliche Informationen zum Thema Entsendung finden Sie u. a. auf der Seite der IHK.

Heimlich arbeiten aus dem Ausland: Mit welchen Konsequenzen müssen Beschäftigte rechnen?

Was passiert, wenn Vorgesetzte mitbekommen, dass ihre Beschäftigten, die regelmäßig aus Deutschland im Homeoffice arbeiten, heimlich aus dem Ausland arbeiten? Im Internet, insbesondere auf TikTok, sind solche Vorgehensweisen unter dem Namen „Hush Trips“ bereits viral gegangen.

Doch diese „Trips“ sind natürlich keine gute Idee für die Beschäftigten. Es können Bußgelder sowie Einreiseverbote in den jeweiligen Ländern folgen, in denen sie heimlich gearbeitet haben. Außerdem kann es zu einer fristlosen Kündigung kommen, da Mitarbeitende gegen ihre Arbeitspflichten verstoßen haben

Dauerhaftes Homeoffice im Ausland

Auch ein dauerhaftes Homeoffice im Ausland ist grundsätzlich möglich, wenn der Betrieb zustimmt. Hier sollten jedoch unbedingt die Regelungen zu Steuern und Sozialversicherung beachtet werden. Dazu mehr im folgenden Abschnitt. 

Homeoffice aus dem Ausland: Regelungen zur Sozialversicherung

Seit Juli 2023 gilt innerhalb der EU ein multilaterales Abkommen in Bezug auf Arbeiten im EU-Ausland. Das Abkommen erlaubt es Mitarbeitenden unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 49,99 % ihrer Arbeitszeit im Wohnsitzstaat im Homeoffice arbeiten, ohne dass das Sozialversicherungsrecht des Wohnsitzstaates greift. Die Regelung gilt allerdings nur, wenn das Unternehmen im Mitgliedstaat ansässig ist und keine Drittstaaten involviert sind. Zudem muss die Arbeit aus dem Homeoffice im Wohnsitzstaat der Arbeitnehmenden erfolgen. 

Beispiel:

Ein Beispiel ist eine in Deutschland beschäftigte Software-Entwicklerin mit Wohnsitz in Tschechien, die bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit in Tschechien verbringen kann und trotzdem dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt. Diese Regelung kann für maximal zwei Jahre beantragt und anschließend verlängert werden. Die Regelung würde dann nicht gelten, wenn das Homeoffice aus einem EU-Land erfolgt, hier beispielsweise Spanien, in dem die Beschäftigte keinen Wohnsitz hat.

In allen anderen Fällen gilt, dass, wenn mehr als 25 Prozent der Homeoffice-Arbeit im Ausland geleistet wird, die Sozialversicherungsbeiträge im Land des Aufenthalts fällig werden. Eine Ausnahme bilden Grenzgänger*innen: Das sind Beschäftigte, die in einem Land arbeiten, aber in einem benachbarten Land wohnen und regelmäßig pendeln. In solchen Fällen können spezielle Regelungen dafür sorgen, dass die Sozialversicherungsbeiträge weiterhin im Heimatland der Vorgesetzten abgeführt werden.

Homeoffice im Ausland für deutsche Arbeitgebende: Was gilt in Bezug auf Steuern?

Viele fragen sich jetzt: Wie ist das mit dem Arbeiten im Ausland in Bezug auf Steuern? Die Regelung ist einfach: Im EU-Ausland gilt die sogenannte 183-Tage-Regelung. Das bedeutet, wenn Beschäftigte nicht länger als 183 Tage im Jahr aus einem EU-Ausland arbeiten, bleibt die Steuerpflicht in Deutschland bestehen. Wird diese Grenze überschritten, werden die Beschäftigten im Aufenthaltsland steuerpflichtig.

Auch in Drittstaaten kann die 183-Tage-Regelung Anwendung finden, allerdings können sich die genauen Bestimmungen von Land zu Land unterscheiden. Daher ist es besonders wichtig, sich vorab über die spezifischen steuerlichen Regelungen im jeweiligen Land zu informieren. In vielen Fällen kommen auch Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zum Tragen. Diese Abkommen sollen verhindern, dass eine Person in beiden Ländern für dasselbe Einkommen Steuern zahlen muss.

Arbeiten im Ausland für deutsche Arbeitgebende Homeoffice – Vor- und Nachteile

Insbesondere für die jüngeren Generationen sind mobiles Arbeiten und Arbeiten aus dem Ausland echte Anreize. Als Arbeitgebender werten Sie so Ihre Arbeitgebermarke definitiv auf. Werben Sie auch gerne auf Ihrer Karriereseite oder in den sozialen Medien damit. Beinahe die Hälfte der Generation Z beurteilt die Möglichkeit zur Remote-Arbeit laut einer aktuellen Forsa-Umfrage nämlich als wichtig. Das Einräumen dieser Möglichkeit steigert also die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation enorm.

Zudem stärken und erweitern Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden, sei es durch kulturelle Erfahrungen oder auch ganz konkret durch Sprachkenntnisse, von denen das Unternehmen nur profitieren kann. Unter Umständen können so auch internationale Netzwerke entstehen.

Die größte Herausforderung beim Remote-Arbeiten ist natürlich die Organisation und Koordination. Dies gilt insbesondere, wenn es um unterschiedliche Zeitzonen geht.

👉 Doch auch das ist kein Problem. Lassen Sie sich in diesem Fall von einer HR-Software wie der von Factorial unterstützen. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten über die App oder per Desktop tracken – und das mit einer Geolokalisierungsfunktion, sodass Sie immer sehen können, von welchem Ort Ihre Beschäftigten arbeiten. Zudem gibt es ein Tool, das die interne Kommunikation mit Echtzeit-Updates zu Projekten erleichtert. Auch das Onboarding selbst kann zu 100 % remote durchgeführt werden. Gleiches gilt für das Dokumentenmanagement.